地勘單位紙質檔案數字化的實施策略探討

李美玲

（湖南省煤田地質局第三勘探隊，湖南 永州 425000）

一、紙質檔案數字化概述

數字化是指利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。“存量數字化”則指對紙質等類原有存在的檔案（存量檔案）進行數字化加工形成數字化產品。紙質檔案數字化是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工、使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關系的處理過程。

當前，大部分檔案保管機構庫房的檔案仍以紙質檔案為主，它們占據了大部分的存儲空間，保管成本高。在頻繁地使用過程中易磨損、不斷接觸空氣易遭微生物細菌侵擾，并且檢索效率低下，難以滿足人們對檔案資源日益增長的需求，對現在紙質檔案進行數字化加工勢在必行。一是提高檔案信息利用率。節省人們對檔案的檢索時間，提高檔案人員的工作效率，同時檔案利用者可快捷地滿足需求，實現檔案信息資源的開發利用，使得“死”檔案內在的價值充分得到釋放和體現。二是更好地保護紙質檔案原件。由于檔案是真實記錄歷史的一種重要載體，它具有原始性、真實性、唯一性特點，將紙質檔案進行數字化并異地異質備份，可以更好地保護好原件及它的原貌，避免當突發事件來臨時遭受巨大的災難。同時也實現紙質檔案價值增值，由于更多的人得知它利用它進而產生出更多的成果，紙質檔案蛻變成了 “活”檔案。三是提高辦公自動化、信息化、網絡化水平。隨著我國電子政務的普及和推廣，無紙化辦公已成為各行各業的工作方向，檔案信息化建設步伐的加大，也不斷地對檔案數字化工作提出了更高的要求。四是充分發揮地勘單位各類檔案資源價值。地質工作是經濟社會發展的基礎性、先行性工作，而地質工作中產生的大量成果都通過地質檔案體現出來，通過不斷挖掘地質檔案資源，能高質量地服務社會經濟的發展。

二、紙質檔案數字化的現存問題

（一）紙質檔案種類繁多

目前，大多數成立時間較長的企事業單位檔案庫房內還存放著大量的多種類別紙質檔案及其他載體的檔案。這些紙質檔案由于形成時間不同，紙張的材質不同，形成紙質檔案的方式方法也不同如油印、鉛印資料等，有的紙張極薄透明，同時還有各類透明圖、藍圖及手稿草圖。在有些卷宗里，紙張大小規格不一、材質不一、質量不一、筆跡及墨跡也不一。調查了解的一些地勘單位，庫房還存放著大量的原始地質資料，這些地質資料包括：基礎地理、基礎地質、水文地質、環境地質、工程地質及地質資源等類別。這些資料都需遵循《檔案法》《保密法》《實物地質資料管理辦法》等相關規定對其數字化處理。

（二）紙質檔案保管狀態較差

由于大部分地勘單位都經過多次搬遷且保管條件有限，有的檔案經過多次借閱后紙張破損，紙張上充斥了不同年代地質人的利用折痕，字跡褪色模糊不清，圖紙變色變脆，有的紙張上出現黃色的斑點等現象，有的圖紙在修復過程中由于方法使用不當，造成二次損壞，若在進行數字化過程中處理不當就會進一步加大對原件地損壞。

（三）紙質檔案投入不足

紙質檔案通過一系列的工作流程進行數字化加工，需要人們投入一定的人力物力財力。紙質檔案數字化加工方式一般可采取以下方式：單位內部的檔案管理機構進行數字化加工、全部或部分外包給檔案專業服務機構進行數字化加工。無論利用哪種加工方式單位都需投入大量資源。由于在檔案管理中缺乏對紙質檔案數字化的考慮，加之檔案從業人員本來就少，造成了資金和人才的嚴重不足，致使地勘單位檔案管理數字化進展受阻。

（四）電子化過程存在安全隱患

在紙質檔案進行數字化加工過程中，由于掃描或拍攝過程中參數設置不恰當，會使得數字化信息失真，加上數字化后的檔案信息易被篡改被復制，這是數字化檔案的不足之處。人們將經過數字化后的檔案信息放入計算機中進行掛接操作，這時信息易受不安全因素影響，易遭受計算機病毒破壞或因計算機硬件軟件自身因素原因而丟失。

三、地勘單位紙質檔案數字化的實施策略

加快檔案資源數字轉型，繼續做好“存量數字化”是“十四五”全國檔案事業發展規劃的主要任務之一。地勘單位在對紙質檔案進行數字化加工過程中，根據紙質檔案特點必須遵守五大原則：價值性、實用性、完整性、現實性及安全性，保障檔案在加工過程中保持其原來真實面貌。內部加工就是單位內部檔案管理機構在根據紙質檔案數字化的工作原則、目的及主要工作任務在單位內部自己組織成立紙質檔案數字化加工領導機構，配備數字化工作所需設備和人員，實施檔案數字化加工。內部加工所需的設備一般包括平板、高速、零邊距掃描儀和數碼翻拍儀等設備。紙質檔案數字化操作需要固定的工作場所，并且還需在場所內安裝攝像頭監控數字化工作全過程，確保數字化工作順利開展。由于紙質檔案數字化工作包括數字化前處理、數字化數據采集、數字化數據處理、數字化數據存儲及數字化后處理等五個基本環節，由此就每個工作環節必須配備合適的專業技術人員，彼此配合，共同協調合作完成紙質檔案數字化工作。

地勘單位更適合采取紙質檔案數字化內部加工：一是內部加工，可以培養單位內部檔案管理機構人員技術人員，以便長期對存量檔案進行數字化；二是由于單位內部檔案管理機構人員具有檔案專業知識背景，熟悉檔案法律法規及相關標準；三是單位內部機構之間人員都相互熟悉了解，能夠彼此協調配合完成共同工作；四是便于檔案管理機構人員進一步熟悉單位檔案庫房各類檔案存檔情況及存檔數理；五是有利于保護檔案和檔案實體安全。

（一）建立紙質檔案數字化領導機構

為了加強對紙質檔案數字化工作的管理，確保存量檔案數字化工作順利開展，成立紙質檔案數字化領導機構，并根據數字化加工流程下設相應的工作小組。例如，后勤服務工作小組，它要確保數字化過程所需的人力財力到位及在數字化工作中工作人員進出工作場所檢查等，每個小組需配備具有相應技能的工作人員，他們必須熟悉檔案管理工作業務，熟知檔案數字化相關標準規范，掌握檔案數字化所需的計算機及相關設備操作技能技巧及計算機知識，了解檔案數字化加工流程，能保守檔案及檔案數字化成果的秘密。

（二）建立健全紙質檔案數字化管理制度

根據《紙質檔案數字化規范》DA/T 31-2017 相關規定制定適合本單位實際的規定及切實可行的紙質檔案數字化管理制度、崗位責任制度。管理辦法應當包含對崗位、人員、場地、設備、數據及檔案實體管理。由于紙質檔案數字化需依靠大量工作人員經歷多個工作環節并且需要花費相當長的一段時間共同協作才能完成，沒有規矩不成方圓，因此，根據紙質檔案類別及相應的規范標準，制定切實可行的檔案數字化管理制度，細化數字化過程中每個環節每位工作人員崗位責任，明確數字化各個工序間的交接手續，同時設計好整個工作過程中各個環節都要有專人負責，每份紙質檔案的進出、流轉都要有相應的表格書面記載，通過各項制度來實現對檔案數字化工作人員及整個工作流程進行科學化規范化管理，保障檔案數字化工作有條不紊地進行，同時確保檔案實體安全。

（三）規范紙質檔案數字化工作流程

根據《紙質檔案數字化規范》規定，紙質檔案從最初出庫到最終入庫整個流程須經過五個工作環節：數字化前處理、數字化數據采集、數字化數據處理、數字化數據存儲及數字化后處理。在紙質檔案數字化前，檔案管理機構必須先要依據檔案信息化建設要求對庫房內的紙質檔案進行價值鑒定，根據其價值大小來確定檔案數字化范圍；剔除紙質檔案里重復歸檔的多份文件；對有密級標注的文件認真進行判定，對已經開放紙質檔案要加蓋解密標識，對那些仍在保密期限內以及仍需保密的文件，則不能隨意進行數字化；對庫藏檔案中沒有文件題名或題名不確實不完整的，必須根據文件內容重新擬定文件題名；對需要數字化的檔案進行清點制表并報送相關部門領導審批同意，數字化的紙質檔案方才可出庫房，依次進入下述各個環節：1.檔案拆裝整理：確定掃描頁→清查檔案內容→目錄數據準備→拆除裝訂→紙張處理→技術修復→登記處理；2.數字化數據采集：選擇掃描設備→設置參數→數字化操作；3.數字化數據處理：圖像處理→圖像質量檢查；4.數字化數據存儲：存儲格式選擇→文件存儲組織→目錄數據庫建立→數據掛接；5.數字化后處理：數字化成果驗收→檔案裝訂與歸還入庫→數字化成果移交和管理。

（四）積極應對紙質檔案數字化過程中存在的問題

數字化成果是紙質檔案存在的另一種形式，與紙質檔案相比，它查閱利用起來快捷方便。在確定掃描頁時應根據相關規范對紙質檔案客觀地進行數字化工作，盡可能重現檔案原始面貌，并確保檔案完整形態。

當遇到字跡退化、紙張破損皺褶殘缺的紙質檔案無法進行正常掃描則應由技術人員利用專業的修復技術進行專業修復。在運用掃描儀對紙質檔案掃描過程中，選擇恰當的掃描儀，設置好各類參數，確保掃描后的文字數據圖像清晰、完整、圖像效果能夠真實地反映紙質檔案原貌。當發現掃描后的圖像模糊、偏斜、出現黑點黑邊黑框泛藍時要采取相應的措施糾偏和去污去光。當利用現有的掃描儀無法一次性完成大幅面紙質檔案（如地圖、照片等）掃描時，應對紙質檔案進行分幅掃描，相鄰圖像之間應保留足夠的重疊，以確保后期利用Photoshop等圖像處理軟件進行拼接處理合并為一張完整的無明顯拼接痕跡的圖像。

根據《紙質檔案數字化規范》規定“原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部進行掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注”，對紙質檔案進行數字化時，要保證數字化檔案的完整性，不能人為地割開它們之間的內在聯系。應該按照各類紙質檔案組卷（件）的構成及卷（件）內排序依次掃描，圖像形成的格式可為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，多頁文件掃描后合并成為一個TIFF或PDF文件，保存到指定的路徑，以便準確掛接入庫。建立紙質檔案數字圖像存儲路徑，以紙質文件歸檔的檔號為基礎對數字圖像命名，命名方式應確保圖像命名的唯一性。

（五）切實保障數字化檔案和檔案實體安全

在紙質檔案數字化全過程中，檔案機構工作人員要做好紙質檔案出入庫的詳細登記并編制檔案出入庫清單明細，認真檢查出入庫的紙質檔案的狀況、數量、完好程度、編號、頁碼及是否存在缺頁、重頁、倒頁等情況，在內部交接時，雙方工作人員都要進行檢查，并簽字予以確認；在紙質檔案數字化工作場所，只允許從事檔案數字化工作人員入內，其他無關人員不得入內；同時應對數字化工作場所進行不定期檢查，防范杜絕影響檔案安全隱患發生。對已完成數字化的檔案采取多種存儲介質保存，并保存多套數據，盡可能做好檔案數字資源備份工作，在工作中逐步完善數據備份機制，在整個數據備份過程中進行全程監督，同時做好數字化后檔案的在線存儲備份、離線備份工作，以防數據丟失及被破壞風險。維護存儲紙質檔案數字化成果的主機存儲設備等硬軟件正常運行，確保數字檔案長期有用。

（六）實現紙質檔案數字化后的全文檢索

本文認為只有對需要進行編輯或利用率極高的紙質檔案才可能會被全文檢索，這就需要運用OCR技術，即安裝專門的OCR識別系統，即在紙質檔案全文數字化過程中一般先把一份文件掃描成多頁JPG、TIF或PDF文件，再運用OCR軟件識別并判斷識別效果，并進行必要的調整和修復就可以到達全文數字化的要求。在掃描生成頁面后，OCR技術針對印刷體的頁面文件一般識別率可達98%以上，在自動糾錯、人工校對后，基本符合檔案數字化的要求。

四、結語

為確保紙質檔案數字化工作順利完成，地勘企業還需要注意以下幾個方面：一是加強對內部加工工作人員進行檔案專業知識及相關法律法規及標準的學習，同時還需加強計算機專業知識及操作技能的培訓，例如，Photoshop制圖軟件、OFD信息技術知識的學習等。因為在對大幅圖紙進行掃描時，需要分幅掃描，然后再進行無痕拼合，這個拼合過程就需要運用圖像軟件進行操作。二是加大資金的投入，人才培養和設備購置同樣也需要資金投入，出于信息安全保密考慮，例如，購置質量好、性價比高、功能全的國產掃描儀以備將來系統升級之需。三是領導要從思想觀念上認識到檔案資源信息化的重要性，特別是對存量檔案進行數字化的必要性。

總之，紙質檔案數字化是檔案信息資源發展的一項重要任務，努力促進單位檔案資源數字化轉型是檔案工作者的目標之一，實施內部加工是地勘單位紙質檔案數字化的最佳選擇。