大數據時代醫院文書檔案管理工作優化探索

■王澤蓓

一、醫院文書檔案管理與大數據技術

醫院在進行各項決定、修訂有關制度、開展各項管理及舉行各種臨床研討會的過程中，都需要通過文字方式記錄一系列內容，這些醫院在各個時期發展的政策、制度和黨群、人事等各類文件，以及臨床記錄、科研日志等內容共同組成了醫院文書檔案，醫院文書檔案在醫院檔案建設與管理中具有非常重要的地位和作用，是醫院建設發展歷史與臨床科研開展的重要基礎條件。

在大數據時代，計算機技術、網絡技術和移動技術已經滲透到了社會各個領域，是人們生活與工作中不可或缺的部分。大數據技術依靠其巨大的數據體量、多樣的數據類型和迅速的處理速度已經成為提高各行各業核心競爭力的關鍵因素，在醫療領域，通過大數據技術對大量臨床醫療信息進行處理，能夠更好地分析病人情況，提高診斷精確度。除此之外，大數據技術在醫院行業的應用還應有更多拓展，新形勢下，醫院在發展過程中，文書檔案因其數量大，類型豐富，管理難度變大，為此，醫院在文書檔案管理中也要加強對大數據技術的應用，在文書檔案的收集、整理、儲存和利用等一系列流程中發揮重要作用，做好科學規范的醫院文書檔案管理工作,有效推進現代醫院管理體系的發展。

二、醫院文書檔案管理工作的主要問題

當前，一些醫院對文書檔案管理的重視程度不夠，其文書檔案管理工作依然采用傳統的管理方法，不能滿足醫院現代化發展的要求，主要存在著以下方面的問題：

（一）分散管理，不便歸檔

醫院文書檔案包含豐富，在內容上既包括以人為記錄對象的人事檔案，也包括以醫院診療、科研、管理為對象的業務檔案，因此，醫院文書檔案是由多個部門形成的資料而整合的，在這個過程中便有可能產生分散管理的問題。各個部門獨立管理本部門所需檔案，設置專人對檔案進行保存，再加上多個部門之間信息交流不及時，對部分信息會進行重復收集和整理，這就造成了人力、物力和空間的浪費。除此之外，不同的管理主體對文書檔案的管理標準和規范不同，加之部分部門的文書檔案管理意識薄弱，能力較低，很容易造成文書檔案管理的混亂。在報送至醫院檔案機構進行保存時，也會加大機構人員的工作壓力，機構人員進行完善時也可能會因為內容的專業性造成信息誤差，既不便于歸檔，也會對文書檔案的利用產生不利影響。

（二）人工管理，效率低下

醫療衛生事業是民生大事，現代醫學各項新技術突飛猛進，各大醫院積極引進先進設備與技術提高醫療水平。但從醫院目前的檔案管理情況來看，大部分醫院文書檔案管理的模式仍處于傳統階段，紙質檔案同電子檔案的融合率較低。雖然計算機技術已經在文書檔案管理工作中普及，但在實際工作過程中，部分醫院只是單純地使用計算機進行資源的存儲與歸檔，在對所需檔案信息進行檢索時，仍然使用人工查詢的方式，本質上仍然是人工管理的模式，大大降低了文書檔案的工作效率，這不僅是對時間和精力的消耗，還有可能對文書檔案的準確性與下一步工作的開展造成影響。

（三）延遲管理，容易丟失

在傳統管理階段，醫院文書檔案工作具有延遲管理的特點。一方面，文書工作與檔案工作具有相對獨立性，文書是檔案的開始，檔案是文書的終點，在醫院各個部門的文書檔案管理工作中，從文書轉為檔案是存在時差的；另一方面，各部門檔案遞交至醫院檔案機構并不是實時的，往往是在某項工作安排結束后，或者是定期處理完某一階段的事務后將過程中產生的檔案一同報送至檔案機構。因此，檔案的生成和移交保存都是延后的，這也會不可避免地導致文書檔案的丟失或失真，影響醫院文書檔案的整體質量與利用。

三、大數據技術在醫院文書檔案管理中的應用探索

針對上述問題，主要是源自傳統文書檔案管理模式與方法帶來的弊端，在數字化時代背景下，醫院文書檔案管理工作應自上而下進行創新變革。在宏觀上，第一應加強對醫院文書檔案管理工作的認識，醫院領導提高對醫院檔案機構的重視，促使機構人員轉變傳統的文書檔案管理理念，從主觀上提高機構人員的積極性；第二應完善醫院文書檔案管理制度，設計科學合理的檔案處理流程，更新文書檔案管理工作方式，提高機構人員工作能力，從客觀上規范文書檔案管理工作的開展。而在具體的變革措施中，著力點便是發揮大數據技術在文書檔案管理工作中的優勢，從理念、制度、流程和方法等方面探索大數據技術的應用，進而解決上述問題。在大數據技術具體的應用上，主要有以下幾點要求：

（一）統一文件標準

醫院文書檔案既包括紙質檔案，也包括電子檔案，運用大數據技術對文書檔案進行管理，首先要推進所有紙質檔案到到電子檔案的轉化。另外，無論是轉化的電子檔案還是原始電子檔案，均應有一套規范的記錄標準，這便要求醫院檔案機構根據不同部門的實際情況進一步規范記錄標準，包括文件命名、字體、樣式等，保證醫院內部檔案文件格式的一致性。各個部門在整理文書檔案的過程中也應遵守統一制定的記錄標準，對待同類型的文件要保證記錄一致，在文書檔案的移交過程中做好標注，方便檔案機構對收集完成的文書檔案進行統一分類、編目和保管。

統一文件標準是利用大數據技術的前提，也是減少人力浪費、提高工作效率和質量的必要條件，有利于文書檔案的歸檔與利用，

（二）提高信息化能力

大數據技術為醫院文書檔案管理工作轉型提供了便利的技術支持，以電子計算機為核心的各種新技術逐漸應用于檔案管理中，這不僅要求醫院要加大硬件設施投入力度，增加信息化設備，提高檔案機構信息化水平，還對檔案機構人員的信息化能力提出了要求。醫院在聘用文書檔案管理工作人員時，可以適度引進有計算機專業背景的人才，側重對其進行能力的考核，錄用后也要定期進行專業培訓與指導，確保其具備醫院文書檔案管理工作的基本素質。同時也要加強醫院文書檔案管理工作隊伍的建設，定期舉辦專業的信息技術培訓活動，引導其掌握計算機有關軟件和信息化平臺的操作方法。為保證工作人員學習信息化技術的積極性，醫院可以設立對應考核機制與獎懲機制，提高其能動性，培養檔案理論知識與信息技術兼具的管理人才。

培養檔案管理工作人員掌握信息化技術是利用大數據技術的保障，文書檔案信息化管理過程中，檔案管理人才是其中重要的組成部分，高專業素養和計算機水平的機構人員能夠有效提高工作效率。

（三）建立文書檔案管理系統

建立醫院文書檔案管理系統能夠密切檔案管理機構同其他各部門的聯系，對檔案管理機構而言，該系統能夠實時匯總醫院各個部門需要歸檔的電子文件，按照不同部門、不同文件類別自動分類儲存，成立電子檔案資料庫，減少了不必要的工作量，更有力地保證了文書檔案工作的準確性。對醫院各部門而言，工作人員直接通過系統錄入數據信息，能夠實現文書檔案的實時整理及上傳，降低了工作失誤可能性，同時該系統設置目錄和檢索功能，對醫院內各部門提供相關檔案資料的查詢和利用服務，保證各部門之間的檔案資源信息共享與交換，提升檔案服務質量，為開展各項工作提供了便利條件。另外，該系統作為網絡平臺，能夠極大程度地節省存放空間，提高醫院空間利用率。