新時代檔案個性化服務研究

■晏 周

隨著經濟社會的發展和科學技術的進步，當前社會已經進入到了一個信息快速增長的時代，傳統的檔案服務方式已不能滿足用戶信息需求層次的變化，檔案信息化以其管理和利用的便捷性越來越受到各單位的重視。2019 年，中共中央印發的《中國共產黨黨校（行政學院）工作條例》指出，黨校應重視運用現代信息技術，加強檔案信息的采集、整理和開發，積極推進數字資源共建共享工作，充分發揮信息化在教學科研和日常管理中的重要作用。面對新時代對檔案工作者提出的新要求，本文以安徽省直機關工委黨校為例，就創新開展檔案個性化服務談談自己的幾點粗淺認識。

一、檔案個性化服務定義、特點和前提條件

黨校檔案既包括學員在校整個培養過程的真實記載，又涵蓋老師教學及科研成果等重要內容，也能反映出教學管理人員科學管理的水平。在新時代，黨校的檔案人員應不斷提高服務主動性，努力把握用戶需求，為他們提供定制服務，增強服務針對性，進而更好地體現檔案的服務價值。

（一）檔案個性化服務的基本定義

檔案個性化服務是為用戶“量身打造”的信息服務，所有的服務都是根據用戶的設定或是通過滿足用戶需求的方式來實現。黨校檔案個性化服務就是學校檔案部門運用現代技術手段，在對學員、教師及教學管理者需求特點進行分析的基礎上，對相關的檔案資源進行收集、分類和整理，主動向服務對象推送個性化信息服務，逐步滿足黨校教學科研和日常管理的實際需要。

（二）檔案個性化服務的特點

1.檔案個性化服務強調以用戶為中心。首先要明確用戶的實際需求，并在細微處體現為用戶著想的理念。區別于傳統的標準化服務，檔案個性化服務注重用戶需求的收集、整理、分析，最后再進行匹配和輸出，因此，數據的收集和分析在這一過程顯得尤為重要。其次與傳統檔案管理模式相比，黨校建立學員個性化動態信息檔案，以學員、教師及教學管理者為中心，運用現代信息處理工具，依托校內信息網絡平臺，對檔案管理信息系統實現實時動態更新，從而達到黨校對學員培養過程的精確需要，逐步提升教師及教學管理者的工作實效。

2.檔案個性化服務依賴網絡環境。在如今的網絡環境和條件下, 檔案人員不僅可以一如既往地為傳統對象提供服務, 而且能使分類整理后的檔案信息被不同層次的用戶不受時空限制地實現統一檢索、享受實時服務。黨校檔案信息化致力將檔案資源轉化為數字化檔案信息，通過計算機管理方式對教學管理數字檔案進行收集、整理、保管、查詢、利用等工作，形成檔案信息數據庫，為開展檔案個性化服務、實現服務師生的目標夯實基礎。

3.檔案個性化服務突出針對性。檔案用戶的多元化, 決定了檔案需求各有不同。這就要求黨校檔案部門要不斷加強檔案資源體系建設，逐步實現對檔案利用服務模式的提升，此時的檔案信息服務將與傳統的檔案調閱工作不可同日而語。檔案部門將主動獲取不同用戶的個性化信息需求，并通過互聯網和校園網絡平臺將查找到的信息及時推送給用戶，實現主動服務用戶的目標。從這點不難看出，黨校檔案個性化服務既包含了檔案部門在創新科技手段幫助下，通過建立全新的個性化信息服務平臺，主動開展的針對性引導服務，還包含了按照師生提出的需求提供相應信息服務的內容。

（三）實現檔案個性化服務的前提條件

政策引導、資金支持及技術保障等因素都是實現檔案個性化服務的前提條件。伴隨當下網絡與信息技術的飛速發展，檔案信息化建設已經作為黨校現代化管理的重要內容和衡量黨校信息化水平的重要標志，擺上了黨校領導的重要議事日程。黨校要把握這一機遇順勢而為，充分利用自身的人才和技術優勢，在認真聽取檔案主管部門和有關專家意見的基礎上，盡快構建基于大數據的檔案管理系統，以便為學校各方面工作提供更好的個性化服務。

二、實現檔案個性化服務面臨的困境

（一）檔案信息化建設推進遲緩

目前，不少黨校對檔案信息化建設重要性認識不夠，沒有將檔案信息化建設納入學校信息化建設的“總盤子”同步建設和發展，而且管理體制過于單一，基礎設施比較薄弱。主要表現在檔案信息系統兼容性不足、信息化設備較為落后，已經遠遠無法滿足檔案管理工作的現實需要。在大數據時代網絡技術發展日新月異、硬件更新不斷加快的背景下，黨校應當在檔案信息化硬件配備上根據自身特色進行選擇，不能一昧求新求好。在軟件方面，則要對檔案信息化建設的重點和方向有足夠重視，依托檔案數據核心進行構建研究，面對用戶群體較小的個性化服務，可選擇第三方云技術公司提供設備支持。

（二）檔案專業人才十分匱乏

長期以來，由于對檔案工作重視不夠和“看門守攤”思想的影響，不少黨校專兼職檔案人員專業素質較低，年齡偏大的同志對計算機知識知之甚少，這些都影響了檔案信息化建設的發展。為了適應檔案個性化服務這一創造性和挑戰性并存的創新工作，首先要求黨校檔案人員通過崗位培訓、技能實訓、學習取經等形式，不斷提升其業務水平、技術處理能力，積極創新檔案服務，切實提高檔案數據資源的利用率。其次，基于檔案個性化服務連續性和保密性的特點，黨校應積極轉變管理理念，在優化檔案人力資源配置的同時，注意保持檔案專業人才的相對穩定，避免由于人員調整給檔案工作帶來不利影響。

（三）檔案信息安全面臨挑戰

開展檔案信息化建設，檔案信息系統安全和檔案信息內容安全是值得關注的重要環節。大數據時代，伴隨著檔案信息化的發展，檔案信息平臺暴露出數據意外損壞、數據遺失以及黑客攻擊、數據被非法獲取等安全問題，在黨校檔案信息化建設過程中也不可避免。眾所周知，黨校教學培訓對象里有很大一部分學員來自省直單位各個不同的領導崗位，他們的相關檔案信息的開放利用必須經過嚴格的審查。為確保學員檔案信息安全保密，黨校在提供檔案個性化服務過程中應當采取嚴格的管控措施和技術手段及時排查隱患，確保信息安全，同時也應防止相關檔案被過度信息化。

三、檔案個性化服務模式構建

在當今快節奏的生活方式下，人們對獲取信息的方便程度也有了新的認識和需要。黨校構建檔案個性化服務的目的就是通過檔案管理系統和黨校網站，讓用戶一次性輸入個人需求從而長久獲得個性化的檔案信息服務。個性化服務模式的構建首先要符合以人為本的原則，將為用戶提供優質高效服務作為檔案部門的工作重心。其次，個性化服務模式也要符合動態調整的原則，切實做到數據實時更新。我們在構建檔案信息個性化服務模式的過程中，應當特別注重各類數據庫的內容更新，并隨著用戶需求的變化及時更新模式，為用戶提供實時檔案信息服務。最后，個性化服務模式的構建要符合開放包容的原則，檔案信息資源的高度開放是個性化服務的基本保障，沒有檔案的開放，利用和服務便無從談起。

根據以上構建模式的原則，筆者初步設計出適合黨校檔案信息個性化服務的四種模式:

（一）數據庫定制個性化服務

這一模式主要是通過分析檔案信息資源的利用情況來完成，包括系統界面定制、系統資源定制和系統資源檢索定制三種形式。黨校數據庫定制個性化服務注重以人為本，分析的主要依據是學生進校注冊信息的管理及相關資源的保留、共享等，也可以根據黨校教學、科研工作的需要, 對科研成果展示、名師公開課、精品課視頻進行特色展示。教師的課件及研究成果、教學管理者的制度和流程、行為信息設置等內容，以及整個教學管理全過程等信息服務類型和服務方式，都可以通過動態的數據庫定制高效優質的用戶界面和服務功能，以獲得“量體裁衣”的信息服務。為了給黨校不同的用戶提供準確、快速的服務，使大家獲得更好的服務體驗，各個數據庫之間實現管理統一，保持銜接順暢顯得尤為重要。

（二）信息推送個性化服務

推送服務模式需要黨校打造一個信息主動推送的智能平臺，該平臺應針對不同用戶構建用戶模型，盡力收集用戶可能會需要的信息，經分析將經過整理的檔案信息通過平臺自然呈現于用戶眼前。這些信息與用戶需求相吻合，用戶既可以借助平臺進行交流，也可以隨時隨地收到自己想要的信息，極大提高了檔案信息的流通性。與此同時，平臺還可以提供推薦服務，推送服務器將匹配用戶的檢索命令與用戶數據庫, 然后將提取的結果傳送到檔案信息資源數據庫,最后將數據庫中對應的檔案信息推送給用戶，充分體現了其智能化的優勢。

（三）信息檢索個性化服務

為使檔案信息的獲取更加快速、準確和便捷，信息檢索個性化模式要求黨校檔案部門開發高效的檢索工具，將檔案管理系統與黨校網絡平臺融為一體，檔案用戶再也不必親自到檔案部門去查閱檔案資料。鑒于有的用戶習慣用關鍵詞在平臺上檢索、造成查準率降低的情況, 用戶普遍希望接入黨校網絡平臺的檔案管理系統登錄程序便捷、檢索服務高效,便于他們快速準確獲得所需信息。個性化信息檢索功能就是用戶在黨校網絡平臺的檔案數據庫檢索界面上輸入要檢索的信息，隨后在充分集中各類檔案信息資源的基礎上，運用現代信息檢索技術，對檢索的結果進行匹配，并將檢索結果發送給用戶。黨校網絡平臺應當注重提升在線數據庫檢索系統的性能，不斷優化檔案數據庫檢索系統主頁版面，完善檢索方式與途徑、檢索幫助與指南等相關模塊，為學校不同類別的用戶提供更準確、更精準的服務。

（四）遠程利用個性化服務

為了更好地服務黨校中心工作，檔案部門可以在開展廣泛深入調研的基礎上，推出符合學校管理需求的遠程利用個性化服務。比如根據學員檔案管理的需要和發展,提供實時在線服務，方便學員辦理檔案借閱、歸還、借閱人查詢、分類查詢等。特別是在疫情期間，檔案部門可以通過電話、學校網絡平臺、微信公眾號等渠道，充分運用檔案信息化成果，按照權限管理的要求，為學員提供方便快捷的遠程查閱和教學服務。此外，黨校在利用多媒體技術、開展遠程音視頻服務、網上法治宣傳、舉辦網上展覽等方面也大有可為，通過擴大檔案工作的影響，逐步提高全員檔案意識和法治觀念，充分發揮檔案資源的文化教育功能。

四、檔案個性化服務模式實現策略

（一）轉變傳統觀念，夯實業務基礎

對于傳統的黨校檔案工作來說，信息個性化服務是新生事物，如何將這項服務做好做出彩，是擺在大家面前的重要課題。因此，新時代黨校檔案工作者必須適應新時代要求，圍繞學校中心大局，增強創新意識，關注用戶需求，以創新思維來激活檔案工作。以學生檔案管理為例，作為學生在校期間各科成績、黨性教育，外訓活動中形成的具有保存價值的原始記錄，應當確保檔案信息的真實性和完整性。因此，在開展學生檔案數字化過程中，檔案部門要確保存儲的電子文件內容與紙質文件內容相統一，并采用現代技術手段保證電子文件在拷貝、傳送中保持原有的面貌。

（二）整合檔案資源，提升服務水平

檔案信息化建設作為黨校信息化建設的重要組成部分，要求黨校檔案部門對建校以來的檔案信息資源進行分類整合，盡快完成海量信息的基礎梳理和數字化工作。為了更快實現檔案個性化服務這一目標，從根本上改變傳統檔案工作效率低下和程序繁瑣的局面，黨校檔案部門需要大量采用現代信息技術，并依托學校網絡平臺完成個性化、實時更新的檔案管理信息系統建設，將經過加工、有針對性的檔案信息及時呈現給用戶，切實提升檔案工作管理服務水平，充分滿足黨校師生員工對檔案信息特定的個性化、專業化需求。

（三）開展互動交流，加強協同合作

檔案個性化服務要求黨校檔案部門充分利用全省黨校系統的互動性屬性，在黨校檔案資源建設和服務需求征集上加強與用戶之間的信息交流和協同合作。檔案用戶可以根據自己的實際需求定制檔案信息服務，檔案部門針對用戶的個性特點以及定制的服務內容，積極主動為用戶匹配最合適的資源并加強信息的動態調整。協同合作主要有以下三種路徑：一是加強內部分工協作, 共同完善學校檔案信息資源數據庫，共同開發檔案網絡服務平臺；二是加強與兄弟院校合作，合作開發信息化處理工具、簽訂檔案異質異地備份協議等,進一步提升服務效能，保障檔案信息資源數據庫安全；三是與上級黨校以及同級黨校開展協同合作,實現網上服務平臺的互聯互通，提供“異地查檔,在線出證”等遠程利用服務。

（四）突出平臺建設，拓寬服務領域

為了更好地發揮黨校檔案信息資源的作用，首先需要利用最新的科學技術來對網上服務平臺進行及時的升級，完善現有功能、消除安全隱患、提高服務效率。其次要注意在構建基于社會化媒體的檔案信息個性化服務模式的過程中，加快數據庫的內容更新步伐，要隨著用戶需求的變化來更新用戶需求模型，進行跟蹤服務。最后檔案部門要想用戶所想，通過分析用戶特點預判其需求，努力實現檔案服務變被動為主動，全方位、多層次為用戶提供個性化服務。

隨著現代信息技術的飛速發展，檔案用戶的實際需求也在悄然發生變化，檔案個性化服務能否有力有效，將對檔案事業創新發展、高質量發展產生影響。本文圍繞黨校檔案個性化服務的風險挑戰、服務模式以及實現路徑展開闡述, 以期更好滿足黨校不同檔案用戶的需求, 最大程度發揮檔案資源的社會價值和經濟價值。為更好地貫徹落實新修訂《檔案法》的有關規定，黨校應進一步加大對檔案信息化建設的投入，在提高檔案人員綜合業務素質、加強檔案資源深層次開發的同時，不斷強化網絡服務平臺的維護和監管，準確及時地處理信息安全暴露的問題和漏洞，實現為黨校用戶提供更加方便快捷服務的目標。