新形勢下鐵路建設項目檔案信息化建設淺議

■劉 驊

隨著我國鐵路建設的規模不斷擴大，檔案管理工作的重要性越來越明顯，鐵路建設項目檔案管理工作開展時應該根據實際情況綜合運用信息技術，優化和改進檔案管理方案，從而不斷提高檔案管理的效率與質量。同時信息化管理技術的應用還可以提高檔案信息管理的全面性和精準性。此外，管理人員應該結合鐵路建設項目開展的總體情況熟悉掌握信息化管理技術，確保項目檔案管理工作可以順利開展。

我國鐵路事業發展的速度比較快，并且鐵路工程項目的建設規模在逐步擴大，鐵路建設的過程中我國投入了大量的資金，主要為了保證區域經濟和社會的穩步發展。但是，隨著鐵路建設項目的增多，鐵路建設項目檔案管理工作開展的難度越來越大，為了提高項目檔案信息管理的總體質量和效率，管理人員應該根據鐵路建設項目檔案管理工作內容綜合運用大數據技術等先進的手段，提高鐵路建設項目檔案的管理水平，這對鐵路建設檔案價值的開發也十分有利。鐵路項目檔案管理相關部門必須加大對信息技術應用的重視力度，科學規范地運用信息技術，優化和改進鐵路建設項目檔案管理方案，推動鐵路事業持續穩定的發展。

一、鐵路建設項目檔案信息化建設的必要性

（一）提升檔案管理效率的重要保障

鐵路建設項目檔案信息化建設工作的開展可以提高檔案管理的效率。虛擬化檔案管理平臺的建立可以有效實現資源的整合，最大化提高檔案管理資源的利用率。信息化管理平臺的建立，相比于傳統的人工檢索方式，大大提升了檔案檢索的效率。采用信息化管理的模式可以將紙質、圖像等信息轉化為數字信息，減少了紙質等材料占用的空間。通過數字化管理平臺管理人員可以對檔案進行分類和查閱等，大大提高了工作的效率，實現了檔案管理物理空間的利用率。以信息化管理的方式對檔案進行管理，減少了管理人員的工作量，提高了信息更新與優化的速度，對信息的關聯性進行調整，提高了檔案信息管理的總體質量。

（二）檔案管理工作的重要發展方向

隨著大數據技術研發力度的加深，將其運用于檔案管理工作中可以有效改善當前檔案管理的質量，檔案管理信息化的建設也是當前檔案管理工作的重要發展方向。鐵路建設項目檔案信息化管理模式的應用可以將鐵路檔案人力資源釋放出來，優化檔案人力資源，這對于檔案資料收集以及檔案信息服務質量的提升有積極影響，大大提高了鐵路建設項目檔案的真實性以及可靠性。此外，信息化管理模式的應用還可以實現對鐵路建設項目檔案資源的優化配置，使得鐵路建設項目檔案管理的科學性和合理性提高。信息化管理模式的應用還可以拓寬鐵路建設項目管理的服務范圍，整合檔案管理的資源。

二、鐵路建設項目檔案管理特點

（一）成套性

就目前鐵路建設項目檔案管理的情況看，該工作表現出突出的成套性。項目的檔案內容比較多，從項目立項到最后的施工竣工驗收完，各個施工工序之間工作的關聯程度比較高。因此，項目檔案管理工作貫穿于鐵路建設項目的全過程。

（二）專業性

鐵路建設項目檔案管理工作開展大部分是根據《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》進行的，其中要求所有的鐵路建設項目涉及到的檔案信息必須全面收集，并且保證數據信息的可靠性，確保數據信息能夠反映出鐵路建設項目的真實情況，從而提高鐵路建設項目施工的質量。相比于其他工程項目鐵路建設項目檔案管理工作的專業性更高，要求管理人員必須扎實掌握檔案管理相關知識。

（三）動態性

鐵路建設項目竣工后，管理人員需要對鐵路工程項目運營的安全性以及可靠性進行全面的檢查，并且做好鐵路的試運營工作。同時，加大對技術改造的力度，制定合理的線路維護技術，及時解決鐵路工程項目中存在的問題，提高鐵路運行的安全性。此外，以動態化管理的方式開展鐵路建設項目檔案管理工作，提高檔案收集的全面性。

（四）周期長

鐵路建設項目施工需要較長的時間，因此，項目檔案管理工作的開展具有突出的周期長的特點。開展的過程中管理人員應該做好施工現場的勘察，并依據勘察所得的數據做好項目設計以及施工計劃等，保證施工能夠順利進行。此外，有些鐵路的跨度比較大，這種情況下鐵路的施工周期就會延長，增加了項目檔案管理的難度。

三、鐵路建設項目檔案信息化管理內容

鐵路建設項目檔案信息化管理工作的過程中主要是通過使用先進的信息技術，實現對數據信息的獲取、傳遞、整理以及存儲等，借助信息管理系統，管理人員可以了解項目施工的具體進度，并且能夠實現對鐵路建設項目質量的分析目標。信息化管理模式應用時管理人員可以對數據信息進行掃描和壓縮，構建健全的數據庫，實現項目建設檔案資源共享的目標。

（一）實行數字化信息加工

鐵路建設項目檔案管理工作開展前管理人員應該對數字化信息進行合理的加工，保證項目檔案信息化管理工作能夠順利開展。數字化信息加工包含三方面的內容：第一，存量項目檔案的數字化，該工作開展時工作人員需要對數據進行收集和鑒定，做好數據的整理和歸檔工作。針對需要納入檔案管理范疇的紙質項目檔案，管理人員應該對其進行掃描加工，將紙質資料進行數字化加工，從而延長項目檔案的保存時間。由于鐵路建設項目涉及到的檔案數據信息比較多，在開展管理工作時可以與第三方專業機構進行合作，保證鐵路建設項目檔案信息化管理工作更好地開展。鐵路建設項目檔案管理工作開展時針對新增的項目檔案，管理人員應該制定日常維護和管理措施，并且建立健全檔案管理數據庫，提高項目檔案信息化管理的水平，做好紙質檔案和電子檔案的數字化錄入，提高數據的完整性。第二，建立電子文檔。項目檔案管理建設時工作人員應該做好紙質文件和電子檔案的整理，并將紙質文件進行掃描，從而保障電子檔案可以保留更長時間。同時，按照《紙質檔案數字化規范》以及《數碼照片歸檔與管理規范》等相關的文件，制作電子文檔，并檢查電子文檔的真實性。第三，數據掛接驗收。鐵路項目檔案管理工作人員可以根據實際情況建立健全項目檔案管理系統，及時將項目電子文檔接入到項目檔案管理系統中，做好項目紙質檔案的驗收。同時，按照《中國鐵路總公司鐵路建設項目檔案管理辦法》開展檔案管理工作，明確項目檔案歸檔范圍，檢查掃描文件的準確性，保證與紙質材料保持一致。電子文件應該存儲到專門的檔案管理系統中，并且做好電子檔案的加密工作，避免出現電子檔案丟失等問題。

（二）開發信息化管理系統

就目前的情況看，當前市場中檔案管理系統的種類比較多，但是大部分檔案管理系統都是根據市場的發展建立的通用型檔案管理系統，使用時缺少必要的靈活性，并且沒有根據鐵路項目建設有針對性的管理系統。鐵路建設項目檔案管理工作具有突出的特點，采用通用性的檔案管理系統無法提高檔案管理的質量，并且檔案管理工作中遇到的問題沒有辦法及時解決。因此，必須全面分析鐵路建設項目檔案管理的特點，建立有針對性的項目檔案管理系統。第一，系統構架。鐵路建設項目檔案信息化管理工作開展的過程中，管理人員應該構建系統構架，對項目管理系統和項目檔案管理系統進行合理的對接，保證數據信息的可靠性。項目建設管理系統包含的內容有很多，其中主要的有鐵路項目建設信息庫和實施計劃等。項目檔案管理系統建設時管理人員應該做好目錄以及電子目錄數據的接收，并且做好項目檔案歸檔組卷以及項目檔案查詢等相關工作。設置數據接口，為信息的傳輸提供保障。第二，功能設置。鐵路建設項目檔案管理系統的復雜程度比較高，并且其功能具有多樣性，其中主要包括文書檔案、聲像檔案以及科技檔案等，管理人員應該對檔案進行分類處理。技術人員應該加大力度開發檔案自定義功能管理系統，對檔案進行科學分類，從而提高檔案自定義功能管理系統的可靠性。自定義功能系統應該對字段進行定義，并對功能屬性進行設定，結合檔案管理體系使用的情況對界面進行定制。根據項目檔案信息化管理需要，實現檔案管理系統集成。具體來說包括三個層級：一級包括科技檔案、文書檔案、聲像檔案等等。二級是在一級基礎上的再細分。如，項目科技檔案包括項目工程前期文件、建設管理類文件、施工文件、驗收資料等等。在一二級基礎上，再在系統中設置案卷級目錄參數和文件級目錄參數，如案卷題名、文件題名、立卷單位、檔號、文字說明等為三級。第三，庫房管理。鐵路建設項目檔案信息化管理工作開展的過程中應該規范開展庫房檔案管理工作，以卷為單位，保證項目檔案真實可靠地被錄入到系統中。明確檔案存放的位置，對庫房板塊進行模擬，為后期檔案查閱等工作的開展提供保障。

（三）夯實網絡化管理基礎

鐵路建設項目檔案管理信息化建設的過程中，管理人員應該夯實網絡化管理基礎，為檔案信息化管理工作的順利開展提供保障。同時，結合網絡技術發展的情況，從項目檔案管理效率提升的角度進行分析，加大對互聯網和局域網綜合應用的力度。項目檔案管理體系建立時可以適當地添置計算機以及掃描儀等設備，為了保證項目檔案管理體系中數據信息的安全性，管理人員可以設置防火墻等，避免“不法分子”的侵入。

四、鐵路建設項目檔案信息化管理對策

（一）提高思想認識，健全組織保障

鐵路建設項目檔案信息化管理工作質量提升的前提條件是提高工作人員的思想認識，并且健全組織保障體系。深入對項目檔案管理信息化建設的認識，并且強化業務輔導，保證項目檔案管理各項工作能夠順利開展。項目檔案管理人員應該嚴格落實各項管理規章制度，明確項目管理工作的重要意義，按照項目檔案管理計劃完成各項管理工作。此外，管理人員應該注重自身的學習，不斷提高思想認識，明確自身工作職責，保證項目檔案管理工作有序開展。鐵路項目檔案管理部門管理人員應該做好相關的監督與管理工作，加大對信息化系統運轉的管理力度。提高項目檔案管理人員的綜合素質水平，結合項目檔案信息化管理的總體情況，制定檔案管理工作人員培訓計劃。

（二）實行統一管理，完善規章制度

鐵路項目檔案信息化管理工作開展的過程需要經過較長的周期，并且工作內容復雜多樣，因此，項目檔案管理工作的開展必須建立約束機制，從多個方面出發對項目檔案信息化管理規章制度進行調整，提高制度的實用性。同時，項目檔案管理人員應該對施工合同等進行綜合全面的分析，從項目立項開始直到最后質量審核工作完成，項目檔案管理人員必須全面收集相關數據信息，做好數據的整合與分析。

（三）加大投入力度，提升管理水平

鐵路建設項目檔案管理工作開展的過程中應該加大資金投入力度，保證項目檔案管理工作需要使用的硬件以及軟件設施更新換代速度更快，提高系統運行的效率，促進項目檔案管理信息化建設工作更好地開展。同時，加大對工作人員業務培訓力度，提高檔案管理人員的業務知識水平，為檔案管理信息化建設工作的順利開展奠定基礎。

（四）檔案資料收集的信息化

鐵路建設項目檔案管理信息化建設的過程中必須要有真實可靠的數據信息為依據，通過網絡技術等多種不同的先進技術，管理人員可以開展在線信息收集與管理工作。同時，隨著網絡技術的不斷提升，可以對審簽流程進行電子化處理，做好項目檔案管理的全過程記錄。同時，將電子化技術應用到工程驗收階段，可以大大提高工程驗收的效率以及質量，減少鐵路建設質量問題出現的概率。

（五）檔案信息數據的標準化

鐵路建設項目檔案管理工作開展的過程中管理人員應該明確檔案數據信息收集的標準，不斷提高檔案信息數據的標準化程度。項目檔案管理信息化建設的過程中管理人員可以通過使用先進的技術對數據信息進行歸檔、分類和保存，及時找出不可靠的數據信息，并對其進行矯正，避免后期檔案管理工作的順利開展受到影響。同時，建立項目檔案信息化管理的統一平臺，根據項目內容，設置不同的版塊。

（六）檔案信息化管理平臺的建設

首先，鐵路檔案信息化管理平臺的開發需要明確系統架構。一般而言，鐵路建設項目的信息化管理系統分為項目管理系統和檔案管理系統并行，依靠標準的數據接口進行互聯。前者包括項目建設的信息數據庫、項目進度計劃、檔案歸檔計劃、實施全過程管控、項目驗收管理、成果展示與歸檔、項目考核等；后者包括檔案管理的目錄、信息數據的接收、檔案歸檔組卷、檔案查詢、檔案借閱、統計分析、價值開發，依靠標準化的數據接口進行兩個并行系統的信息傳輸。其次，鐵路檔案信息化管理平臺的功能。該系統主要有三級功能：一級功能是將檔案進行大類劃分，如聲像、文書、科技等。二級功能是將一級分類進行細分歸劃，如聲像檔案是將多媒體、聲音、圖像等電子信息進行收錄歸檔。三級功能是將一、二級功能進行目錄編制、卷宗編制、文件名編制、檔案號編制等。最后，將庫房管理納入信息化管理平臺。一般從卷入手進行檔案錄入，檔案卷在庫房的位置要在系統中標明，系統模擬庫房進行案卷管理，方便后續使用和開發。

（七）檔案信息安全的保障

項目檔案管理人員應該結合實際情況不斷提高檔案信息的安全性，保證檔案信息管理工作更加順利地開展。第一，全面檢查硬件設施的質量，并且對硬件設施的功能以及使用性能等進行全面的分析，確保硬件設施在安全的環境中運行。第二，建立多元化保障防護系統，在系統中安裝合適的殺毒軟件以及防火墻，明確管理權限，數據信息共享的同時，提高對項目檔案信息保護的力度。