信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中的實(shí)踐分析

羅秋華

（荊州市自然資源和規(guī)劃信息中心，湖北 荊州 434302）

對(duì)于我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系的建設(shè)，應(yīng)該與我國(guó)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化相適應(yīng)，且要強(qiáng)調(diào)其所嵌入的管理機(jī)制的科學(xué)性，這對(duì)于推動(dòng)內(nèi)部控制體系的良性建設(shè)具有關(guān)鍵意義。信息化內(nèi)部控制體系建設(shè)對(duì)于提高我國(guó)社會(huì)整體治理能力、風(fēng)險(xiǎn)防控水平等，能起到積極的影響。就我國(guó)當(dāng)前信息化發(fā)展來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的應(yīng)用改變著人們的當(dāng)下生活方式，使其獲得無(wú)數(shù)便利條件，同時(shí)也悄然改變了國(guó)家整體的治理方式，其中就包括對(duì)行政事業(yè)單位工作流程的改變和對(duì)其內(nèi)部控制體系建設(shè)的推進(jìn)。其表現(xiàn)就是，使相關(guān)流程、體系漸漸脫離了人工環(huán)節(jié)，向信息化、智能化轉(zhuǎn)變。筆者認(rèn)為，行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了我國(guó)行政事業(yè)單位應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代的迫切需求，因而，行政事業(yè)單位的管理人員有必要、有責(zé)任積極推動(dòng)自身的單位進(jìn)行內(nèi)部控制工作的信息化建設(shè)。

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的意義

一方面，相應(yīng)的信息化建設(shè)能夠提高單位管理效率。這是因?yàn)椋辛诵畔⒒鳛檩o助，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作可以更好地分配和明確各部門的職責(zé)，兼而有效落實(shí)部門工作人員的詳細(xì)責(zé)任，提高工作效率。尤其是對(duì)于大型行政單位來(lái)說(shuō)，可以使管理工作秩序化，使人員安排更加合理，對(duì)于推動(dòng)其工作效率的提升有積極的意義。對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行內(nèi)部控制管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)主動(dòng)制定科學(xué)合理的管理方法，將內(nèi)部控制所涉及到的各方面工作內(nèi)容都包括在內(nèi)，例如會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表明細(xì)分析、固有資產(chǎn)的管理、政府采購(gòu)貨物和服務(wù)采購(gòu)、單位工作流程規(guī)范等都應(yīng)以企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)為前提進(jìn)行內(nèi)部控制管理。

另一方面，相應(yīng)的信息化建設(shè)可以高效率保障行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)及會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和安全性。對(duì)于行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)來(lái)說(shuō)，如果出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，將會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，給自身帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。所以行政事業(yè)單位強(qiáng)化內(nèi)部控制信息化手段，可以更好地保證固定資產(chǎn)的安全性以及完整性，推動(dòng)其建立、形成合理的內(nèi)部控制信息化機(jī)制。筆者認(rèn)為，加大對(duì)固定資產(chǎn)的管理力度，對(duì)于推動(dòng)相關(guān)單位固定資產(chǎn)管理工作的進(jìn)行具有重要價(jià)值。

此外，對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息安全方面，加強(qiáng)內(nèi)部控制信息化的建設(shè)，有利于行政事業(yè)單位財(cái)會(huì)信息的正確反映，可以更加真實(shí)地掌握單位運(yùn)行情況，更有利于其未來(lái)的發(fā)展和規(guī)劃。尤其是在行政事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)交易時(shí)，其需要保證不違規(guī)違矩，應(yīng)該在遵循國(guó)家法律的基礎(chǔ)上，保障經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法進(jìn)行。對(duì)于行政事業(yè)單位展開(kāi)的內(nèi)部控制工作來(lái)說(shuō)，保障其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)，對(duì)于促進(jìn)自身可持續(xù)、良性發(fā)展有積極的作用。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化存在的不足

（一）主觀層面的重視缺失

主觀的對(duì)內(nèi)控信息化的重視長(zhǎng)期偏低，必然影響到相關(guān)建設(shè)的工作行為，導(dǎo)致相關(guān)信息化建設(shè)的滯后。而長(zhǎng)期被局限于傳統(tǒng)管理方式之中時(shí)，行政事業(yè)單位想要在內(nèi)部控制工作上有所改進(jìn)、創(chuàng)新，進(jìn)行信息化建設(shè)，其工作難度大大提升。同時(shí)，鑒于我國(guó)行政事業(yè)單位的內(nèi)部人才構(gòu)成，乃至其后續(xù)的因時(shí)而進(jìn)的發(fā)展，均與內(nèi)部控制關(guān)聯(lián)甚密。所以，一旦其內(nèi)控系統(tǒng)滯后于時(shí)代，則必然導(dǎo)致在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，內(nèi)部控制機(jī)制不能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。而通過(guò)對(duì)我國(guó)現(xiàn)實(shí)存在的企業(yè)倒閉破產(chǎn)事件的分析可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)公司倒閉的直接原因就是對(duì)內(nèi)部控制管理工作沒(méi)有實(shí)施有效的監(jiān)督。公司管理層使用的投資合伙創(chuàng)新會(huì)計(jì)方式，對(duì)公司倒閉有直接影響。而其過(guò)程中，部分公司成員卻對(duì)內(nèi)部的財(cái)務(wù)狀況不甚了解。在這樣的環(huán)境下，公司倒閉速度只會(huì)非常快。同時(shí)，由于我國(guó)公司在發(fā)展過(guò)程中往往只重視短期的營(yíng)業(yè)利潤(rùn)，忽視了對(duì)長(zhǎng)期企業(yè)規(guī)劃的實(shí)施，而其內(nèi)部管理層的薪酬又直接和企業(yè)營(yíng)業(yè)利潤(rùn)呈正相關(guān)，于是會(huì)很容易形成一種無(wú)形的引導(dǎo)，使得管理層更愿意致力于使業(yè)務(wù)盈利，或是基于會(huì)計(jì)方法的創(chuàng)新而使個(gè)人更多地獲利，甚至有人甘愿以會(huì)計(jì)作假來(lái)不當(dāng)獲利。盡管部分公司也針對(duì)現(xiàn)實(shí)的會(huì)計(jì)作假問(wèn)題進(jìn)行了尤為先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)量化方法應(yīng)用，以提高風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控力度，但是其仍舊缺乏對(duì)內(nèi)部控制工作的管理，使運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制形同虛設(shè)，最終，嚴(yán)重者就引發(fā)了公司倒閉的結(jié)果。從這些案例中我們可以看出：內(nèi)部控制工作對(duì)當(dāng)代任何一個(gè)企業(yè)的發(fā)展均有著重要意義，同理，對(duì)行政事業(yè)單位也尤為重要。

（二）信息化控制條件落后

對(duì)于行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，由于行政事業(yè)單位對(duì)信息化技術(shù)掌握較為落后，缺乏對(duì)內(nèi)部控制信息化進(jìn)行建設(shè)的條件，導(dǎo)致相應(yīng)建設(shè)工作停滯不前。行政事業(yè)單位具有的行政管理職能是履行執(zhí)法監(jiān)督和一些社會(huì)管理職能，使用信息技術(shù)可以更好地幫助這些單位完成上述管理工作。但是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作調(diào)節(jié)較為落后，使得單位在進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)時(shí)因發(fā)展條件不足而滯后。行政事業(yè)單位在履行自身職責(zé)時(shí)按照城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的特點(diǎn)，實(shí)行有效滲透，積極履行了行政方面的職責(zé)，但對(duì)自身內(nèi)部控制管理的基礎(chǔ)職能履行并沒(méi)有達(dá)到理想的效果，尤其是對(duì)自身未來(lái)的發(fā)展有著盲目性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的不斷繁榮，行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中不斷提高自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)通過(guò)內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，可以更好地推動(dòng)自身運(yùn)行環(huán)境的改變，使行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制從傳統(tǒng)轉(zhuǎn)到智能化。在行政事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，其對(duì)于先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用尚不能夠真正落實(shí)到日常內(nèi)控中。內(nèi)部控制信息化與行政事業(yè)單位實(shí)際管理方法具有一定差距，且傳統(tǒng)的信息搜集分析方式實(shí)用性較低。為了推動(dòng)行政事業(yè)單位的發(fā)展，實(shí)行信息化技術(shù)改革具有必要性。

（三）內(nèi)控制度停滯于不完整的局面

用大數(shù)據(jù)時(shí)代視角來(lái)看，行政事業(yè)單位的內(nèi)控制度不完整乃是其實(shí)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)的難點(diǎn)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不完善的內(nèi)部控制制度可能會(huì)給自身帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)樵趩挝话l(fā)展面臨僵局時(shí)，可能會(huì)因?yàn)閮?nèi)部管理制度的缺陷，導(dǎo)致管理層之間形成一定的沖突。在僵局得不到合理的解決時(shí)，法律就規(guī)定了在這種情況發(fā)生下的解決方法。而實(shí)踐表明，雖然我國(guó)有相應(yīng)的法律解決方法，但常產(chǎn)生令人尷尬的情況：公司起訴，法院要求其在起訴書上蓋公章，此時(shí)如果公章正在掛失，公司沒(méi)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其訴訟就無(wú)法進(jìn)行，最終的有效法律程序也會(huì)過(guò)于漫長(zhǎng)，會(huì)給相應(yīng)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

鑒于內(nèi)部控制在企業(yè)與行政事業(yè)單位中的實(shí)踐表現(xiàn)有相通性，以下選取了了著名的紫光集團(tuán)作為分析案例。紫光集團(tuán)乃我國(guó)有實(shí)力的芯片制造企業(yè)之一，其對(duì)于我國(guó)芯片的自主研發(fā)貢獻(xiàn)了較大力量。然而，該集團(tuán)卻在社會(huì)發(fā)展下，走向了衰敗，其于2021年宣布破產(chǎn)，并向法院申請(qǐng)了公司更生法保護(hù)。通過(guò)回顧紫光集團(tuán)的發(fā)展，分析其管理，可以總結(jié)出其最終破產(chǎn)倒閉的幾大重要原因：一是，紫光集團(tuán)在對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)非核心業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)把控上不夠全面，在公司快速發(fā)展過(guò)程中，逐漸背離了公司主要業(yè)務(wù)目標(biāo)，而轉(zhuǎn)向發(fā)展了新業(yè)務(wù)——飲食，諸如食品加工等副業(yè)。但隨著世界經(jīng)濟(jì)風(fēng)暴的來(lái)臨，該集團(tuán)的這些副業(yè)不但不再增值，反而變成了負(fù)資產(chǎn)，這就給集團(tuán)的發(fā)展帶來(lái)了沉重的經(jīng)濟(jì)壓力；二是，集團(tuán)盲目的擴(kuò)張，忽略了對(duì)擴(kuò)張業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理。集團(tuán)內(nèi)部控制工作效率低，內(nèi)部控制措施不完善，經(jīng)營(yíng)存在的風(fēng)險(xiǎn)也缺乏相應(yīng)的解決措施。在短短六年間，紫光在國(guó)內(nèi)的零售點(diǎn)擴(kuò)展到了50多家。但同時(shí)，其擴(kuò)張并未搭配進(jìn)行業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管理，導(dǎo)致最后無(wú)法適應(yīng)國(guó)家宏觀政策的新變化，只能夠通過(guò)信貸來(lái)維持?jǐn)U張。由此，面對(duì)著低回報(bào)、高投入的投資風(fēng)險(xiǎn)，紫光集團(tuán)最終陷入了破產(chǎn)的境地。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)可行策略

就工作內(nèi)容角度而言，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作可涵蓋戰(zhàn)略計(jì)劃的制定和經(jīng)營(yíng)效率效果的預(yù)算、對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及管理信息真實(shí)的保障等，同時(shí)應(yīng)該在保障資產(chǎn)安全、完整的同時(shí)，遵循國(guó)家法律法規(guī)和有關(guān)監(jiān)督要求。對(duì)于內(nèi)部控制工作來(lái)說(shuō)，其涉及到的內(nèi)容較多，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制工作，無(wú)論是其理念，還是具體的執(zhí)行方式方法，均已不再適用于當(dāng)今的事業(yè)單位新發(fā)展。相對(duì)而言，建設(shè)內(nèi)部控制信息化平臺(tái)則對(duì)其發(fā)展更具積極意義。

（一）提升對(duì)信息化重視，構(gòu)建主體意識(shí)

就目前而言，我國(guó)行政事業(yè)單位信息化內(nèi)部控制體系的建設(shè)尚處于初步階段，內(nèi)控信息化水平較低。筆者認(rèn)為，對(duì)于信息化內(nèi)部控制體系的建設(shè)，主觀性因素必須被有效把握，需以人員對(duì)信息化的重視為基礎(chǔ)，構(gòu)建新的主體意識(shí)。在我國(guó)十九大報(bào)告中指出，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開(kāi)展工作。因此，在可行舉措上，要集中提升相關(guān)單位的信息化建設(shè)水平，可以通過(guò)單位信息系統(tǒng)的建設(shè)，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的全方位、全流程、全覆蓋，使得相應(yīng)的國(guó)家監(jiān)督可以更好地實(shí)施。為了有實(shí)效地貫徹內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，增大對(duì)信息化內(nèi)控體系的支持力度，推動(dòng)相關(guān)單位發(fā)展，應(yīng)使內(nèi)控信息化落地。

（二）完善事業(yè)單位制度，營(yíng)創(chuàng)良性內(nèi)控環(huán)境

相應(yīng)的環(huán)境營(yíng)創(chuàng)，旨在為內(nèi)部控制信息化的實(shí)施提供良好的氛圍，推動(dòng)其信息化發(fā)展。事業(yè)單位信息化內(nèi)部控制的建設(shè)中，要一并提高管理層對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的重視。尤其是在單位制定長(zhǎng)期發(fā)展的目標(biāo)時(shí)，一方面要注意將會(huì)計(jì)信息化建設(shè)作為長(zhǎng)期發(fā)展的目標(biāo)，制定標(biāo)準(zhǔn)化制度，確保會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)。另一方面要注意結(jié)合本單位發(fā)展的真實(shí)情況，更新相應(yīng)的工作方法、管理理念以及完善評(píng)估機(jī)制，找準(zhǔn)內(nèi)控信息化建設(shè)關(guān)鍵點(diǎn)，進(jìn)一步完善內(nèi)部控制信息化的建設(shè)。同時(shí)，改善單位內(nèi)部控制環(huán)境，無(wú)疑將更好地為信息化建設(shè)帶來(lái)積極的影響。相關(guān)單位可自覺(jué)建立內(nèi)部控制信息化平臺(tái)，令部門的常態(tài)化溝通合作更加緊密，兼而提高員工工作效率，這將為各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)內(nèi)部業(yè)務(wù)的完成。我國(guó)的信息技術(shù)公司華為針對(duì)財(cái)務(wù)信息化管理推出了AI+RPA財(cái)務(wù)智能化、自動(dòng)化控制系統(tǒng)。通過(guò)這個(gè)財(cái)務(wù)智能控制系統(tǒng)，可以更好地幫助行政事業(yè)單位進(jìn)行信息化內(nèi)部控制管理工作。該系統(tǒng)覆蓋了企業(yè)稅務(wù)管理、管理費(fèi)用報(bào)銷等多個(gè)場(chǎng)景，也兼而考慮了企業(yè)對(duì)RPA的需求。RPA向客戶提供了廣闊的空間和疊加的可能，能幫助行政事業(yè)單位管理人員持續(xù)為單位創(chuàng)造價(jià)值。同時(shí)，軟通動(dòng)力很早就實(shí)現(xiàn)了讓RPA機(jī)器人與企業(yè)內(nèi)控合規(guī)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。其中，機(jī)器人實(shí)行實(shí)名化制度，并推出了數(shù)字員工等模式，這種系統(tǒng)的應(yīng)用、推廣將成為行業(yè)趨勢(shì)。以上列舉的信息化、智能化系統(tǒng)，均能夠輔助行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制體系建設(shè)，使其相應(yīng)的信息化建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)又快又好。

（三）加強(qiáng)內(nèi)部人員教育，提升信息技術(shù)素養(yǎng)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化背景下，內(nèi)控制度的建設(shè)應(yīng)該與行政單位的業(yè)務(wù)相結(jié)合，加強(qiáng)各部門之間數(shù)據(jù)和信息的傳遞，減少在人力、物力上的消耗，減少建設(shè)內(nèi)部信息化控制成本，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作的進(jìn)行。同時(shí)，應(yīng)該提高事業(yè)單位工作人員綜合素質(zhì)。工作人員綜合素質(zhì)的提高對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的建設(shè)，具有積極的影響。內(nèi)部控制信息化于行政事業(yè)單位實(shí)際工作中的實(shí)現(xiàn)，需要靠單位內(nèi)部成員的共同奮斗。其中，行政事業(yè)單位的外部環(huán)境、內(nèi)部環(huán)境，以及硬件、軟件設(shè)施，均應(yīng)相互配合，構(gòu)成一個(gè)完整的信息化內(nèi)控產(chǎn)業(yè)鏈，為內(nèi)部控制信息化建設(shè)提供保障。筆者認(rèn)為，對(duì)于行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的建設(shè)，可以在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高工作效率。對(duì)于傳統(tǒng)的內(nèi)部控制工作模式來(lái)說(shuō)，在數(shù)據(jù)計(jì)算方面，分析和設(shè)計(jì)師都會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，且正確率較低，其在增加員工工作量的同時(shí)，還提高了內(nèi)部控制人工成本。而通過(guò)建立內(nèi)部控制信息化平臺(tái)，則可以提高數(shù)據(jù)收集、處理、分析效率，在信息技術(shù)的應(yīng)用下使會(huì)計(jì)核算工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和方便。同時(shí)，對(duì)于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確率的提升，以及單位領(lǐng)導(dǎo)的決策方面，平臺(tái)也能提供更加可靠的依據(jù)，促進(jìn)了內(nèi)部控制信息化建設(shè)的完善和優(yōu)化工作的進(jìn)行。因而，支持、提倡事業(yè)單位對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，必然會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的高質(zhì)量建設(shè)。行政事業(yè)單位對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理過(guò)程中，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用可以對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)知并采取相應(yīng)的措施，對(duì)于減少經(jīng)濟(jì)活動(dòng)對(duì)單位帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失具有現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)然，以上類似于鏈條式、體系化的事業(yè)單位內(nèi)控信息化管理的實(shí)現(xiàn)，還需工作人員的高素養(yǎng)、專業(yè)技術(shù)水平作為依托。因此，行政事業(yè)單位要更多致力于對(duì)相關(guān)人員的技術(shù)培訓(xùn)、理論培訓(xùn)，使他們逐漸成長(zhǎng)為內(nèi)控信息化建設(shè)中的“排頭兵”。事業(yè)單位需提高業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)、能力，定期對(duì)事業(yè)單位人員進(jìn)行檢測(cè)，不斷提高從業(yè)人員專業(yè)水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)指引下，建立信息化管理平臺(tái)是行政事業(yè)單位發(fā)展的一部分。行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的建設(shè)，能在不斷的努力之后更好地以智能、高效的形式服務(wù)于人民。同時(shí)，信息化內(nèi)部控制的建設(shè)還督促著行政事業(yè)單位突出對(duì)內(nèi)部控制工作的重視，以及完善事業(yè)單位制度，營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，推動(dòng)內(nèi)部控制工作的進(jìn)行，最終營(yíng)造出與現(xiàn)代化相適應(yīng)的，科學(xué)的管理局面。