工程建設階段的合同管理與費用控制措施

朱文新

(中國水利水電第十二工程局有限公司，浙江 杭州 310004)

1 工程建設階段合同管理對于費用控制的作用

1.1 具有預警作用

工程建設階段的合同管理對于費用控制具有良好的預警作用，可以有效提升工程項目在建設階段的質量、進度和效率。

1.2 豐富建設維度

合同管理與費用控制在工程項目建設階段的起點、功能與所發(fā)揮出來的作用不盡相同，合同管理與費用控制理念的提出使得工程項目建設的維度和內容更加豐富多彩，對于工程建設階段已經(jīng)確定的風險，通過合同管理與費用控制可以得到有效地化解。

1.3 保證項目質量

合同管理與費用控制在一定程度上可以保證工程項目建設的質量，健全與完善的合同管理與費用控制有助于促進工程建設的正常運行和穩(wěn)定發(fā)展，可以幫助施工企業(yè)了解和掌握工程建設階段存在的問題，提升工程項目建設的質量，對于工程建設階段出現(xiàn)的負面影響和存在的風險發(fā)揮著積極的作用。

1.4 促進信息流通

合同管理與費用控制的最大作用在于更好地促進了工程建設階段信息的流通性，信息管理人員可以從其中獲得信息的管理方法。然而，部分工作人員對合同管理與費用控制在工程建設階段的作用認識不充分、意識低下，為此可以通過集中培訓的方式使管理人員充分理解合同管理對于費用控制的作用，以此確保工程建設階段合同管理與費用控制工作的有序推進，促進信息流通。

1.5 完成監(jiān)督管理

近年來，我國工程建設合同管理與費用控制的法律法規(guī)正處于不斷完善的過程中，施工企業(yè)更是在不斷地健全與完善著工程建設合同管理與費用控制體系，實現(xiàn)了工程建設監(jiān)督管理水平質的飛躍。

2 工程建設階段合同管理的費用控制問題

2.1 認識不足，意識淡薄

現(xiàn)階段，建筑施工企業(yè)之間的競爭愈演愈烈，使得合同管理與費用控制逐漸出現(xiàn)了不規(guī)范的現(xiàn)象，更是缺乏示范文本，合同內容不僅簡單粗糙而且存在著較多漏洞，甚至部分的合同還有失公平與公正，出現(xiàn)了合同雙方權利與義務不對等的現(xiàn)象，嚴重擾亂了建筑市場的秩序。

從合同文本的角度來看，當前很多合同文本中大部分的條款往往都由發(fā)包方制定的，重點強調了承包方的義務及相關違約處罰，往往還有工程款支付比例比較苛刻，人工、材料不予調差等不合理條款，而對于業(yè)主的制約條款十分少見，特別是對于業(yè)主違約的約定并不具體，缺乏針對性的處罰措施。

以上問題的存在，究其原因都是由于施工企業(yè)對于合同管理與費用控制在工程建設階段的重要性認識不足與意識淡薄而造成的。

2.2 文本缺陷，責任不明

就目前的工程建設合同文本來看，施工企業(yè)簽署的文本合同，大部分合同責任劃分不明，缺乏對合同文本各個參與方責任與義務、違約處理的具體描述，履約雙方的權責不對稱，也是合同管理與費用控制難以有序進行的重要原因。

同時，在大部分的合同文本中，還由于缺乏對工程保險、索賠計算的約定，而工程保險與索賠計算又是保證合同管理與費用控制的有力手段，施工企業(yè)對于這一點的重要性認識不足，在日益激烈的市場環(huán)境中，工程建設階段合同管理與費用控制是一項充滿挑戰(zhàn)與風險的工作，如何有效地降低和減少這一風險，彌補文本缺陷，明確責任，是施工企業(yè)必須要解決的首要問題。

2.3 機制不全，流程不明

一些施工企業(yè)不注重合同管理與費用控制，合同管理與費用控制機制不全，任何一個人都可以簽訂合同，導致合同管理程序不明，該履行的手續(xù)不能正確履行，對合同內容缺少必要的審核與評估，施工企業(yè)缺乏對合同管理與費用控制的力度，特別是一些中小型的施工企業(yè)，在工程建設階段更是將大部分的時間和精力放在了公關和預算管理方面，忽略了合同管理與費用控制，甚至沒有專門的人員和部門從事合同管理與費用控制工作[1]。

3 工程建設階段合同管理可以采取的措施

3.1 提升全員合同管理與費用控制意識

合同管理與費用控制對于工程建設階段來說是一項特別重要的經(jīng)濟管理工作，合同管理與費用控制水平的高低對于工程項目經(jīng)濟效益具有重大影響。合同管理與費用控制不僅是合同管理人員的職責，合同管理與費用控制涉及內容較多，而且需要在施工企業(yè)內部營造一個全員都能重視合同管理的氛圍，將規(guī)范化的合同管理作為責任制考核的重要目標，與合同管理人員個人效益掛鉤。

另外，施工企業(yè)還需每季度或者每年對合同管理與費用控制人員進行培訓，邀請專業(yè)人員開展關于合同管理與費用控制的講課并傳授先進的經(jīng)驗，促使企業(yè)形成依法簽約、依法經(jīng)營的思想理念，將合同管理與費用控制工作放在企業(yè)的重要位置上，逐漸提升全員合同管理與費用控制意識。

3.2 做好合同簽訂準備，注重合同文本擬定

工程建設階段合同簽訂指的是在經(jīng)過對發(fā)包人資質、能力與誠信詳細了解的基礎上，認為其可以承擔這一項目建設時，本著“公平、公正、公開”的原則，與發(fā)包人簽訂文本合同，并根據(jù)發(fā)包人提出的要求，逐條進行研究與分析，做出是否能夠全部承諾的過程[2]。

誠然，由于施工合同內容較多，在通常情況下，對于發(fā)包人提出的合同條款，施工企業(yè)還需要與發(fā)包人進行談判，在談判的過程中，需要對合同的通用條款、專用條款和協(xié)議書進行談判，特別是對于承包人承擔義務的條款，比如項目經(jīng)理到位、人員設備進場時間、項目進度計劃時間等問題，都要進行提問，而對于發(fā)包人提出的這些問題，施工企業(yè)都應當能給予明確的答復并作出承諾；同時承包人也可就合同中的條款進行提問，比如工期滯后的處罰，工期提前應增加獎勵，人、材、機調差方式，進度款支付比例，履約保證金為保函還是現(xiàn)金等問題。經(jīng)過談判，合同雙方就施工合同中的各項條款達成一致的意見后，即可簽訂正式的合同文本，合同簽訂流程如圖1所示。

圖1 合同簽訂流程

還需要注意的是，在擬定合同文本的內容時，需要注意以下方面的內容：①合同管理與費用控制人員必須就工程建設的現(xiàn)狀深入調查和研究，使合同文本的擬定更具合理性；②要詳細分析合同內容，避免已經(jīng)簽訂完成的合同出現(xiàn)歧義；③明確合同簽訂時間，核定工程量清單，注重索賠條款的擬定；④對擬定的合同初稿進行合法性與完備性分析，確認發(fā)包人和承包人雙方具備相應的建設能力與建設資格[3]。

3.3 建立合同管理機構，優(yōu)化合同管理流程

為了更好地促進合同管理與費用控制工作的順利開展，施工企業(yè)就工程建設還應當建立合同管理機構，比如合同管理專職機構、兼職機構，使合同管理與費用控制能夠覆蓋到延伸到企業(yè)的每一個角落中。尤其是一些大中型施工企業(yè)，更應當建立有權威性的管理與費用控制小組，小組成員應當由經(jīng)營人員、技術人員、財務人員、企業(yè)負責人或者是法律顧問等人員組成，由企業(yè)主要領導人擔任組長。

在企業(yè)內部還應當獨立設置合同管理與費用控制部門，科學劃分管理人員職責，定期或者不定期地由企業(yè)分管經(jīng)營領導人組織開展合同管理與費用控制協(xié)調大會，并根據(jù)工程項目建設的實際情況，發(fā)現(xiàn)合同管理與費用控制工作中的問題與不足，不斷總結工作經(jīng)驗，進一步優(yōu)化和完善合同管理與費用控制工作流程。

4 工程建設階段的費用控制措施

4.1 制度與體系

1)制定費用控制標準，完善費用控制標準體系，費用控制標準是否合理對工程項目建設各項費用的開支有著重要影響，費用控制標準也是項目建設考核依據(jù)，費用控制的標準有很多，施工企業(yè)應當在實踐中不斷總結和整理，使其形成科學合理的費用控制體系，以此提升費用控制標準。

2)建立費用控制信息反饋系統(tǒng)，及時準確地反映實際費用與計劃費用之間的差異，將其反饋到企業(yè)的管理層，以便采取針對性的解決措施，與財務部門協(xié)調，全面完成費用控制目標。

3)建立費用控制組織體系和責任體系，費用的控制既要由財務部門負責，又應當在各個施工節(jié)點完善費用控制責任制，并委派專業(yè)人員進行定期檢查，嚴格按照費用控制標準對工程項目在建設過程中的各項費用實施嚴格控制。

4.2 人工與材料

工程項目建設階段的費用控制指的是其在建設過程中所花費的全部費用，人工與材料是重要組成部分，占據(jù)工程項目的比例為60%及以上。

1)人工費用。人工費用在整個工程項目的建設階段占據(jù)著很大比重，因此要嚴格控制人工費用，作為工程項目的主要負責人，要合理安排企業(yè)中的人力資源，有針對性和有目的地減少或者縮短某些工序，從而達到降低人力消耗、實現(xiàn)費用控制的目的。

2)材料費用。材料費用直接影響著整個工程項目的建設成本和經(jīng)濟效益。一方面，企業(yè)應當根據(jù)工程項目的實際情況購買材料，在材料的使用過程中實行限額領料制度；另一方面，在滿足質量要求的情況下，盡可能使用低價的材料代替高價的材料，作為材料采購人員要對材料市場進行調查，選擇物美價廉的材料，合理組織運輸路線，遵循就近購買原則，合理確定材料的采購次數(shù)和數(shù)量，降低材料的庫存。

4.3 質量與進度

1)質量。杜絕和減少工程項目返工現(xiàn)象的出現(xiàn)，在工程項目具體的建設過程中，嚴格把控質量關，加大施工過程中的質量檢查和管理，采取針對性的措施，保證工程項目建設一次成型，一次合格，避免返工中人力、物力和材料的再次投入，加大工程項目建設成本。

2)進度。進度作為工程項目建設過程中一個動態(tài)管理過程，是隨著項目的建設而不斷調整的過程，根據(jù)合同條件、規(guī)劃條件和外部約束條件對工程項目進度進行控制，進度控制是以項目建設工期為對象，以約定的建設工期為目的，如果加長工程項目建設周期，將會直接影響工程建設過程中人力、物力和材料的投入，加大工程項目建設費用。因此，施工過程中要運用先進的施工方法，并編制科學合理的施工進度表，縮短工程項目建設周期，降低項目建設成本。

5 結束語

合同管理與費用控制是工程建設階段的核心所在，工程建設的各方面管理工作都應當圍繞這一核心來展開，合同管理與費用控制已經(jīng)成為我國大部分施工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要手段。為此，合同管理與費用控制不能陷入僵硬的狀態(tài)中，它應當是一個動態(tài)的過程，注重的是方式與方法，講究的是技巧。所以，施工企業(yè)應當在高度重視合同管理與費用控制的基礎上，在實踐中不斷地探索與歸納，總結合同管理與費用控制技巧，尋找新的方法與路徑，規(guī)避風險，維護建筑市場秩序，保證合同管理與費用控制工作的有序推進，為工程項目的建設質量、效率奠定堅實的基礎。

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