出版社管理信息化轉(zhuǎn)型與實(shí)踐

侯文妍

（北方文藝出版社，哈爾濱 150000）

為了應(yīng)對信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)出版社大多建立了信息化管理部門，以滿足出版社經(jīng)營管理的精細(xì)化、創(chuàng)新化、科學(xué)化要求。出版社管理信息化轉(zhuǎn)型，是指出版社采用信息化技術(shù)手段，建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對各種與出版相關(guān)的信息進(jìn)行收集、整理、開發(fā)和利用。出版社管理信息化轉(zhuǎn)型是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，從簡單的信息處理電算化轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒓夹g(shù)與出版社經(jīng)營管理活動(dòng)相融合，以實(shí)現(xiàn)信息集成、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、拓寬客戶市場等目標(biāo)，進(jìn)而提升出版社的競爭力。

一、現(xiàn)狀分析

近年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展給我國出版業(yè)帶來了巨大影響。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提升了出版工作的效率，優(yōu)化了出版工作的流程，促進(jìn)了出版產(chǎn)品的多元化發(fā)展；另一方面，自媒體的發(fā)展降低了讀者對傳統(tǒng)出版物的需求，迫使出版社加快信息化轉(zhuǎn)型的步伐?；诖耍霭嫔绫仨殞⒊霭婀芾砼c計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行深度融合，實(shí)現(xiàn)出版社各環(huán)節(jié)信息的集成化、共享化。（見圖1）

圖1 出版社管理信息化的作用（圖片來源：作者自繪）

（一）信息化成果

各出版社對信息化的重視程度不斷提高，完善了信息化的軟硬件系統(tǒng)，如信息化管理系統(tǒng)及網(wǎng)站系統(tǒng)、信息管理及數(shù)據(jù)分析平臺(tái)等；將出版社整個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化處理，通過大數(shù)據(jù)收集、數(shù)字建模、信息化管理及監(jiān)控等措施，將傳統(tǒng)出版社打造成為流程型組織。具體來講，出版社管理信息化可以概括為以下兩個(gè)方面。第一，業(yè)務(wù)信息化再造。各出版社通過信息化建設(shè)來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)再造，為出版社業(yè)務(wù)的拓展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。第二，流程信息化再造。出版社運(yùn)用信息化手段，實(shí)現(xiàn)流程再造，推動(dòng)出版社業(yè)務(wù)流程從職能導(dǎo)向轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒虒?dǎo)向，建設(shè)中心化出版社管理系統(tǒng)，形成涵蓋出版社內(nèi)部管理全流程的管理體系。

（二）現(xiàn)狀問題

出版社管理信息化不是簡單地將信息化技術(shù)應(yīng)用于某個(gè)出版環(huán)節(jié)，而是要進(jìn)行管理思維、管理全流程等的信息化。目前來看，在這一過程中存在的問題如下。

第一，出版社信息化發(fā)展缺乏總體規(guī)劃，為了盡快跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，出版社在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)急于求成的現(xiàn)象，缺少長期的發(fā)展計(jì)劃。第二，出版社管理信息化以業(yè)務(wù)為單位，各個(gè)業(yè)務(wù)板塊之間容易出現(xiàn)各自為政的情況，導(dǎo)致信息共享水平、信息利用水平不高。第三，在數(shù)據(jù)資源不斷增長的情況下，出版社對數(shù)據(jù)信息的利用程度較低，沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效利用和共享。第四，出版社網(wǎng)站存在信息更新不及時(shí)等問題，網(wǎng)站質(zhì)量有待提高，另外，出版社管理信息化系統(tǒng)往往采用軟件系統(tǒng)外包的形式進(jìn)行開發(fā)，維護(hù)成本較高。第五，缺乏管理信息化人才，出版社管理信息化與每個(gè)員工息息相關(guān)，但是出版社管理信息化人才隊(duì)伍無法完全滿足出版社急劇增長的信息化需求，進(jìn)而導(dǎo)致信息系統(tǒng)功能無法得到完全發(fā)揮。

二、轉(zhuǎn)型方向

針對出版社管理信息化的現(xiàn)狀，結(jié)合我國出版市場的需求，以及出版業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)，可將出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的方向歸納為以下五點(diǎn)。

（一）總體布局：制訂長期規(guī)劃

當(dāng)前，我國出版管理信息化已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)全流程覆蓋，但是信息化關(guān)乎出版社的未來發(fā)展，出版社必須立足全局視角，把握發(fā)展方向，將信息化戰(zhàn)略納入出版社發(fā)展長期規(guī)劃之中，以實(shí)現(xiàn)信息化效能的充分發(fā)揮。出版社應(yīng)在進(jìn)行市場需求調(diào)查與分析的基礎(chǔ)上，確定出版社管理信息化的發(fā)展方向，圍繞出版社管理的各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，按照系統(tǒng)分析方法，明確發(fā)展目標(biāo)、發(fā)展路徑，做好資源分配，制訂科學(xué)、合理的出版社管理信息化發(fā)展計(jì)劃。

（二）流程梳理：明確業(yè)務(wù)整合與分工

出版社應(yīng)對管理信息化流程有一個(gè)整體的把控，為此應(yīng)進(jìn)行流程梳理。在這一過程中，首先需要對業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行明確、清晰的整合和劃分，將本質(zhì)聯(lián)系較為緊密的分散業(yè)務(wù)單元整合為一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，將不同的業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)根據(jù)邏輯關(guān)系連接起來，形成管理模塊，如出版業(yè)務(wù)模塊、辦公業(yè)務(wù)模塊、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)模塊等。最后按照不同業(yè)務(wù)模塊的相互關(guān)系、信息需求等進(jìn)行信息化流程模型構(gòu)建。既要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)整合，提升信息資源的利用水平和利用效率，又要明確業(yè)務(wù)分工，為出版社管理流程的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而構(gòu)建出版社管理信息化體系。

（三）數(shù)據(jù)管理：保證安全性與共享性

出版社應(yīng)加強(qiáng)信息化管理的共享性與安全性。在數(shù)據(jù)信息急速增長的情況下，數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)安全便成了信息化管理過程中不可忽視的重要問題。出版社在出版物的生產(chǎn)過程中，從選題計(jì)劃、審校流程、印刷發(fā)行，到企業(yè)內(nèi)部管理等過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)。推動(dòng)出版信息標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，提高信息溝通的效率。此外，在出版社管理方面，通過提高信息共享能力，可以為出版社管理人員進(jìn)行決策提供參考。而數(shù)據(jù)信息基本都記錄在服務(wù)器上，因此不應(yīng)忽視對硬件設(shè)施及信息安全的維護(hù)。出版社必須建立完備的信息安全監(jiān)控體系，增強(qiáng)安全意識(shí)，做好數(shù)據(jù)信息維護(hù)工作，增強(qiáng)安全意識(shí)，確保出版社的信息安全。

（四）平臺(tái)建設(shè)：進(jìn)行開發(fā)與維護(hù)

出版社應(yīng)重視管理信息化平臺(tái)的開發(fā)與維護(hù)。首先，對于已經(jīng)建立的門戶平臺(tái)和內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，要對其進(jìn)行有效管理。例如，出版社門戶網(wǎng)站要根據(jù)讀者的需求，增加出版物檢索、信息咨詢、訂單生成、交流評價(jià)等應(yīng)用模塊，并且進(jìn)行及時(shí)的信息更新，提升用戶的使用體驗(yàn)。其次，在出版社需求與市場需求的導(dǎo)向下，應(yīng)建設(shè)相關(guān)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，并且將各個(gè)平臺(tái)整合在一起。從全局的視角出發(fā)，形成管理信息化平臺(tái)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，簡化操作流程，提升管理效率。最后，應(yīng)開發(fā)出版行業(yè)的專業(yè)性、商品化平臺(tái)系統(tǒng)，有針對性地開發(fā)功能模塊，在滿足使用需求的同時(shí)，節(jié)省開發(fā)成本。

（五）人才培養(yǎng)：建設(shè)復(fù)合型管理信息化人才隊(duì)伍

第一，出版社應(yīng)對現(xiàn)有的信息化管理人才隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)，使其轉(zhuǎn)換思維，學(xué)會(huì)從全局、全流程的視角看問題，并且熟練運(yùn)用信息化技術(shù)，提升自身的管理能力和管理水平。第二，引進(jìn)高素質(zhì)、復(fù)合型的信息化管理人才，通過將具有較強(qiáng)頂層梳理及信息設(shè)計(jì)能力的人才引入出版社信息化管理隊(duì)伍，快速增加信息化管理人才儲(chǔ)備。第三，加強(qiáng)對出版社全體人員的信息化培訓(xùn)，信息化覆蓋全流程不僅是指在各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)用信息化技術(shù)，而且要注重人員信息化思維的培養(yǎng)，提升全員的信息化素養(yǎng)。

三、轉(zhuǎn)型實(shí)踐

近年來，在進(jìn)行出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)的全面化、深層次應(yīng)用成為出版社管理信息化轉(zhuǎn)型的重要實(shí)踐表現(xiàn)。無論是在財(cái)務(wù)管理、出版管理方面，還是在編務(wù)管理、發(fā)行管理方面，出版社都在利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行信息資源整合，在此基礎(chǔ)上制訂合理的計(jì)劃，推動(dòng)經(jīng)營管理利益最大化、效益最大化。因此，將財(cái)務(wù)系統(tǒng)、編務(wù)系統(tǒng)、出版管理系統(tǒng)、發(fā)行管理系統(tǒng)整合在統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)上，是出版社實(shí)現(xiàn)管理信息化的有效手段，有利于形成涵蓋數(shù)據(jù)收集、整合、應(yīng)用全過程的信息鏈，促進(jìn)出版社管理決策的科學(xué)化發(fā)展。ERP系統(tǒng)在出版社管理的實(shí)施包括以下基本流程。

（一）實(shí)施準(zhǔn)備

1.需求分析

出版社必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確出版社的管理需求，為系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)提供有效信息。在進(jìn)行出版社管理系統(tǒng)需求分析時(shí)，應(yīng)遵循如下原則。第一，簡易性。由于出版社的工作人員對ERP技術(shù)的理解水平不一，在考慮管理效率的前提下，必須將系統(tǒng)設(shè)計(jì)得簡單、易上手，功能明確，操作性強(qiáng)。第二，規(guī)范性。在進(jìn)行需求分析時(shí)，應(yīng)考慮數(shù)據(jù)信息的共享性，以及信息資源的統(tǒng)一維護(hù)。第三，層次性。在進(jìn)行流程梳理的基礎(chǔ)上，要充分考慮信息處理的操作者，各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息情況要簡潔、完整，常見可變項(xiàng)要有修改的機(jī)會(huì)，保證信息的及時(shí)更新。

2.應(yīng)用準(zhǔn)備

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，要保障完善的系統(tǒng)配套。在人員準(zhǔn)備方面，首先要讓相關(guān)人員與系統(tǒng)開發(fā)人員進(jìn)行溝通，明確自身需求；其次要對操作人員及使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其充分掌握ERP系統(tǒng)的使用方法。不僅要掌握本流程的操作方法，還要對相關(guān)流程有所了解，提升ERP系統(tǒng)的使用效率。在制度準(zhǔn)備方面，要制定完備的配套制度，如輪崗制度、AB角制度等，保證操作的安全性、信息處理的高效性，以及對人員的監(jiān)督。在流程準(zhǔn)備方面，要明確各流程中不同崗位的權(quán)限設(shè)置，進(jìn)行明確分工，保證系統(tǒng)功能的最大化發(fā)揮。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

針對出版社管理需求，設(shè)計(jì)ERP系統(tǒng)基本框架如圖2所示。

圖2 出版社ERP系統(tǒng)構(gòu)架（圖片來源：作者自繪）

數(shù)據(jù)層是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)條件。數(shù)據(jù)層有基本的數(shù)據(jù)處理功能，如數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)查詢等。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于數(shù)據(jù)處理的功能要求越來越高，因此搭建數(shù)據(jù)層的網(wǎng)路環(huán)境至關(guān)重要。

技術(shù)層包括對功能模塊的技術(shù)支持，如動(dòng)態(tài)建模平臺(tái)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、前后端分離技術(shù)、安全技術(shù)等。除了搭建技術(shù)框架，出版社還需要穩(wěn)定運(yùn)行的服務(wù)器，以及日常維護(hù)程序的設(shè)置，以滿足ERP業(yè)務(wù)的需求。

應(yīng)用層包括財(cái)務(wù)子系統(tǒng)、發(fā)行子系統(tǒng)、出版管理子系統(tǒng)、編務(wù)子系統(tǒng)。其中，編務(wù)子系統(tǒng)是基礎(chǔ)，為其他系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)；出版管理子系統(tǒng)對圖書的印裝，原料進(jìn)行管理；發(fā)行子系統(tǒng)對庫存信息、銷售信息進(jìn)行處理，以滿足圖書的發(fā)行需求；財(cái)務(wù)子系統(tǒng)則是對出版社財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行管理，包括收付款、憑證等財(cái)務(wù)信息處理。而在功能模塊，應(yīng)用層設(shè)置有協(xié)同功能，滿足預(yù)警、工作流、消息推送等要求；用戶管理功能，對使用系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理和崗位設(shè)定；出版監(jiān)控功能，包括編輯端、技術(shù)端、領(lǐng)導(dǎo)端的功能。此外，還應(yīng)設(shè)置與外部單位進(jìn)行溝通的功能。

（三）應(yīng)用效果

從實(shí)踐情況上來看，應(yīng)用ERP系統(tǒng)使得出版社管理流程朝著集約化的方向發(fā)展，在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、減少重復(fù)勞動(dòng)、圖書信息規(guī)范、改善使用體驗(yàn)、增強(qiáng)各系統(tǒng)的聯(lián)系、提供決策功能等方面有了較大的發(fā)展。但是，ERP系統(tǒng)在實(shí)施過程中，依舊存在信息化思想未及時(shí)更新、信息平臺(tái)建設(shè)與完善落后、對于信息處理的重視程度不高等問題。

結(jié) 語

出版社管理信息化轉(zhuǎn)型不是一蹴而就的，在信息化理念普及、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面還需要不斷地優(yōu)化和升級。在這一過程中，面向供應(yīng)鏈管理的ERP系統(tǒng)是進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型及數(shù)字化建設(shè)的必要條件，對于優(yōu)化資源配置及提升出版社的核心競爭力有著重要作用。因此，為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求，出版社必須建立并完善ERP系統(tǒng)，以促進(jìn)出版社的長遠(yuǎn)發(fā)展。