Excel 軟件在醫院藥品信息數據核對中的應用

張斌，馮愛宏，陳妮娜，邱瑞桂

［作者單位］ 316000 浙江 舟山，解放軍東部戰區海軍醫院藥劑科

醫院藥事管理工作中，藥品采購監管、《藥品目錄》管理、醫保目錄變更維護［1］等工作比重較大，而這些工作均需核對大量的藥品信息數據，若靠人工核對這些藥品信息數據，需消耗大量時間和精力，且難以保證準確率。在用的藥品管理軟件系統沒有相關數據處理功能，且每升級一個模塊就需花費不少經費，而Office 辦公軟件（或WPS 軟件）所含的Excel 軟件（或WPS表格組件）則具備這些功能。因此，適當開發該軟件功能，創建藥品信息數據的批量核對方法，可解決以上問題。

1 藥品信息數據核對的目的

1.1 核對采購的藥品是否符合《藥品目錄》信息

藥品采購在醫院為敏感工作，按規定的采購目錄采購藥品是基本要求。醫院藥事管理規定：醫院采購的藥品名稱、規格、廠家必須與醫院《藥品目錄》相一致［2］，但由于供應商發錯貨物或采購員工作疏忽等因素，可能出現個別采購的藥品與《藥品目錄》信息不一致的情況。因此，藥劑科須定期核查過往一段時期內采購的藥品信息情況，并對異常采購及時進行相應的處理，從而起到監管作用。

1.2 核對篩選的藥品是否符合更新的《藥品目錄》信息

《藥品目錄》是醫院合法采購的依據，藥品的基本信息包含藥品名稱、規格、生產廠家3 個要素，此3 個要素綜合起來在《藥品目錄》中是唯一的。一般情況下，一兩年內未采購過的藥品，應提交藥事委員會研究決定是否對其更新換代。因此，篩選符合條件的藥品時需要嚴格核對其綜合信息。

1.3 核對醫院的《藥品目錄》是否對接省市變更的《醫保目錄》

市醫保局每月將省醫保目錄變更的藥品信息發至醫院，由藥劑科人員核對這些變更后的藥品是否涉及醫院《藥品目錄》中的藥品，并將涉及的藥品信息進行標記交由醫院醫保辦及時更新到醫保結算系統，若更新不及時可能會產生患者費用糾紛。

2 藥品信息數據核對的內容

由工作經驗得知，批量核對的藥品數據從數百條至上萬條不等，每條藥品信息由“藥品名稱”“規格”“生產廠家”3 個要素組成。藥品信息數據的核對，即核對以上3 個要素是否一致。

3 原核對方法存在的問題

原核對方法通常是組織員工利用Excel 軟件最原始的“查找”功能對每條藥品信息數據逐一查找并進行肉眼核對，此方法存在人力耗費大、效率低下、準確率難以保證、工作體驗差等問題。

4 新核對方法

在掌握Excel 軟件基本操作基礎上，如篩選、批量填充單元格、連接單元格內容、運用Countif 函數等基本功能［3］，創建Excel 軟件批量核對方法能有效解決原核對方法存在的問題。現以核對“上個月采購的藥品”與醫院的《藥品目錄》信息是否一致為例進行詳細介紹。

4.1 整理原始數據表

從藥庫藥品管理系統（軍字一號系統，下同）導出上個月藥品采購數據（截取部分演示）至Excel 表格，見圖1。由圖1 可見，該表內有空白單元格，需填充空白單元格并進行有效整理，形成符合Excel 軟件計算格式的標準數據表。具體操作步驟：鼠標點擊有內容的單元格，按Ctrl+A 全選表格→按F5 鍵在“定位”欄選擇“定位條件”中的“空值”選項→輸入“=”→按鍵盤上的向上箭頭“↑”→同時按組合鍵Ctrl+Enter，即完成空白單元格填充，同時原始表格也整理成規范的數據表，見圖2。

圖1 軍字一號系統導出的“上個月采購數據”（截取部分演示）

圖2 數據填充后軍字一號系統導出的“上個月采購數據”（截取部分演示）

4.2 連接數據信息要素

該步驟的目的在于將藥品的3 個不同要素信息轉化為單一要素信息。上文中介紹到完整的藥品信息包含“藥品名稱”“規格”“生產廠家”3 個要素，它們分別在同一行的3 個不同列單元格，現需將3 個單元格內容連接起來放置在同一行另一空白單元格，目的是核對2 個藥品是否為同一個藥品，需核對這兩個藥品的“藥品名稱”“規格”“生產廠家”是否一致，則只需核對連接后單元格內容“藥品名稱規格生產廠家”是否一致即可。具體操作步驟：在表格最后一列添加輔助列→在輔助列第一個單元格輸入“=”→鼠標點擊“藥品名稱”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標點擊“規格”單元格→輸入連接符“＆”→鼠標點擊“生產廠家”單元格→按Enter 鍵完成每行數據要素連接。組合成“藥品名稱規格生產廠家”放置在輔助列第一個單元格，將鼠標移到單元格邊框，待光標變作“十”時雙擊鼠標，數據表中的數據將自動批量生成同一形式的內容，見圖3，該列命名為“數據A”，見圖4；同理將《藥品目錄》內藥品相關信息組合后放置在輔助列，命名為“數據B”，見圖5。

圖3 連接數據信息要素（截取部分演示）

圖4 批量生成數據A（截取部分演示）

圖5 批量生成數據B（截取部分演示）

4.3 核對計算

利用Excel 軟件Countif 計數函數對“數據A”和“數據B”進行計算。具體操作步驟：英文輸入法狀態下，在“數據A”一側空單元格輸入“=Countif（輸入數據B 整列名稱，輸入數據A 第一單元格位置名稱）”→按Enter 鍵完成第一行數據計算→將鼠標移到該單元格邊框，見圖6；待光標變作“十”時雙擊鼠標，數據表中第二行以后的數據將參照第一行的計算規則自動完成批量計算，見圖7。

圖6 輸入函數效果

4.4 篩選計算結果

對計算結果進行篩選（操作略），正常情況下，計算結果只有一種，即“數據A”的數據與“數據B”的數據核對一致時，顯示結果為“=1”，表示《藥品目錄》包含了“上個月采購的藥品”，為按目錄采購的藥品行為，符合采購規則，見圖7；特殊情況下，會出現第二種結果，即“數據A”的數據與“數據B”的數據核對不一致時，顯示結果為“=0”，表示該結果對應的藥品未按《藥品目錄》進行采購，可能是非法采購行為，也可能是經審批后的合法臨時采購行為。對第二種結果，應立即查明不按目錄采購的具體原因，進行相應的處理。

圖7 數據A 與數據B 核對計算結果（截取部分演示）

5 結果

5.1 核對速度方面

由于該核對方法是由計算機自動批量計算結果并核對，數秒之內即可完成計算，相對人工核對而言，該方法用時幾乎可以忽略不計，且數據量越大，優勢越明顯。

5.2 核對準確率方面

理論上，在確保原始數據準確無誤的情況下，該核對方法的準確率為100%。

5.3 其他方面

同樣的方法可應用到文中提及的《藥品目錄》管理和《醫保目錄》變更維護等方面的核對，原理是一致的，操作上大同小異，在此不再贅述。

6 討論

6.1 創建該方法的必要性

《藥品目錄》管理、《醫保目錄》管理、藥品采購監管等工作，關系到藥事工作的嚴謹性、就醫患者費用結算的時效性、藥品采購的規范性等，利用新方法核對以上信息數據確保了時效性和準確率。

6.2 藥品信息“唯一性”問題

Excel 軟件在處理數據時，對數據的“唯一性”要求極高，否則影響核對準確率。因此，要注意各方面來源的藥品信息數據是否符合“唯一性”特點。筆者認為藥品信息“唯一性”標準為：所有藥品信息均符合最新版的《國家藥典》信息［4］，每一個藥品信息在全院均唯一存在。筆者所在醫院的藥品信息源主要有：醫院《藥品目錄》、藥庫藥品管理系統、市醫保局每月發送醫院的《醫保藥品變更目錄》等。由于種種原因，部分藥品信息存在以下問題。

6.2.1 藥品名稱信息不“唯一”（1）英文、希臘文、羅馬文混搭現象，例如藥品“注射用聚乙二醇干擾素α-2b”中的“α”應為希臘文而非英文“a”，但在醫院藥品信息源中有的使用羅馬文“α”，有的使用英文“a”。因此，同一個藥品其名稱有多種形式存在。類似的還有如“硫酸鋇（Ⅱ）干混懸劑”中的“Ⅱ”應為羅馬數字“Ⅱ”而不是2 個大寫英文“I”組成的“II”。（2）酸根使用不唯一，例如藥品“鹽酸異丙嗪注射液”，部分臨床科室在工作中簡寫為“異丙嗪注射液”，省略了“鹽酸”。（3）劑型描述不唯一，例如藥品“注射液青霉素鈉”，有些描述為“青霉素鈉粉針劑”等。

6.2.2 藥品規格信息不“唯一” 例如，規格中“μg”錄入為“ug”，規格為“g”的錄入為“G”，規格為0.9% 的氯化鈉注射液，直接使用“0.9%氯化鈉注射液”作為該規格氯化鈉的名稱，實際上“氯化鈉注射液”及“0.9%”應分別錄入在名稱欄及規格欄，5%、10%等規格的葡萄糖注射液也存在類似現象。

6.2.3 藥品生產廠家信息不“唯一” 由于藥庫藥品管理軟件系統本身原因，藥品生產廠家一欄最多只能輸入4 個字，而《藥品目錄》生產廠家則為生產廠家全稱。例如藥品“注射用青霉素鈉”在藥品管理軟件系統中的生產廠家為“山東魯醫”，《藥品目錄》中的生產廠家為“山東魯抗醫藥股份有限公司”，本為同一生產廠家的藥品，軟件在處理信息時識別為2 個不同廠家。

6.3 解決藥品“唯一性”的措施

可以從以下4 個方面入手，確保藥品信息數據“唯一性”。（1）規范藥庫藥品管理軟件系統內名稱及規格，使之與最新版的《國家藥典》信息相統一。（2）梳理醫院《藥品目錄》藥品名稱及規格信息，使之與藥品管理軟件系統內信息相統一。（3）健全《藥品目錄》生產廠家信息，將藥品管理系統內藥品生產廠家簡稱通過Excel 軟件中的Vlookup 函數匹配至《藥品目錄》對應的藥品生產廠家欄，標注為“廠家簡稱”單列，并保留原“生產廠家全稱”欄，標注為“廠家全稱”單列，應用函數計算時通常使用“廠家簡稱”列。（4）其他如藥品信息涉及標點符號的均使用中文格式、清除表格數據單元格內的空格字段、刪除表格數據間的空行等。

6.4 Excel 軟件在藥學管理方面的其他應用

筆者了解到，有同行在“Ⅰ類切口手術預防使用抗菌藥物點評”工作中，很好地運用了Excel 軟件的功能，創建了一套點評系統。其詳細描述了開發步驟，得出了能明顯提高點評工作效率和準確率的結論。其系統的特點是巧妙地將多個函數配合起來使用，如If、Countifs、Counta、Vlookup 等函數的單獨或嵌套使用。值得一提的是，其使用的Countifs 函數即為本文使用的Countif 函數的升級版。其文中同樣認為完全依靠軟件公司開發的專業軟件存在費用高、效果不盡理想、后續升級難等問題，積極開發Excel 軟件中強大的數據統計功能成為提高工作效率的有效途徑［5］。

綜上所述，醫院藥品采購員按照規范采購藥品、庫房管理員及時掌握藥品信息流通情況、醫院藥事委員會管理好《藥品目錄》是其本職工作，應嚴格落實好。以前數據核對是讓人“一聽就煩惱，一做就頭暈”、具有強烈挫敗感的工作，且擔心數據核對不準確造成“違規違紀”問題，使用該核對方法后，以上問題隨之解決，本方法可供同行參考拓展使用。