內控視角下公立醫院合同信息化分類管理的探索

許協輝，鄺鵬

(黃石市婦幼保健院/湖北理工學院附屬婦女兒童醫院，湖北省黃石市 435000)

隨著越來越多的公立醫院高擎“高質量發展”大旗，致力推動醫院運營管理模式的精細化發展，公立醫院在采購業務、資金資產管理和建設項目等方面的經濟往來日益增多，作為對外經濟活動事項的重要支撐和依據的合同扮演著越來越重要的分量。以筆者所在的公立醫院為例，每年簽訂經濟合同的總價占財務總支出的65%左右。2020年末國家衛生健康委、中醫藥管理局聯合下發了《關于印發公立醫院內部控制管理辦法的通知》中明確將合同業務內部控制作為業務層面內控建設的一個單設章節，對歸口管理、簽核機制、履約流程和糾紛解決等事項作了明確規定。在現行公立醫院合同種類越來越多、涉及領域越來越廣以及主管部門越來越重視的大環境下，如何對醫院合同實行有側重點的分類管理，明確合同簽訂和履行階段的內控風險并加以防范，在分類的基礎上巧用信息化手段提升合同管理效率，最終實現幫助醫院防范法律風險、預防經濟糾紛、提高醫院資金使用效率的目標，直接考驗和反映著一個醫院的管理運營和制度建設的現代化水準[1]。本文結合醫院推動內部控制規范化和醫院資源規劃(Hospital Resource Planning，HRP)系統上線運行的契機，對合同的分類及后續跟蹤管理信息化運用進行了積極探索，最終達到了工作效率和內部控制水平的雙提升。

1 資料來源

選取醫院2015年至2019年來簽署的經濟往來類合同，對所有書面合同名稱及具體內容進行統計匯總，對合同所屬的類別進行分析，對合同標的金額、權利義務、履約方式、違約解決等要素條件進行登記，繪制專門表格和設置查詢條件，以此作為開展合同分類管理的初始資料來源。

2 方法步驟

公立醫院合同信息化分類管理包括合同的內容劃分、合同的分類設置、各類合同內控重點梳理、合同管理業務流程確認及合同信息化管理功能設置等5個環節。

2.1 合同的內容劃分

《中華人民共和國民法典》合同編對買賣合同、贈予合同等19項典型合同作了具體介紹，但民法典畢竟是涵蓋社會生活的百科全書，醫院所涉及到的合同不能與民法典中的典型合同一一對應。通過對醫院2015年至2019年來簽署合同的分析，發現公立醫院簽訂的經濟往來類合同往往集中在采購、服務和工程建設等方面，在合同的分類設置上，我們不僅結合了民法典對典型合同的分類設置辦法，更遵從了醫院從事經濟往來活動的實際和數量金額大小，從而將醫院的合同確定為采購合同、建設工程合同、服務類合同、信息化建設合同、合作類合同及捐贈類合同等六大類，并將2015年至2019年簽署的合同一一歸屬到六類中去。在此過程中，我們廣泛咨詢了醫院法律顧問的意見，確定了醫院經濟往來類合同的分類原則。

2.2 合同的分類設置

醫院作為獨立法人通過購置各類物品、從事各類買賣活動來滿足其日常運營管理的需要，采購合同無疑占據著醫院簽訂合同的絕大部分，為實現合同的精細化管理，區分對待各類采購物資的特性和合同要素，十分有必要對采購合同進行二次分類。同樣由于受疫情影響，國家極力推動公立醫院公共衛生體系的建設，各地醫院的改擴建項目增多，再加上建設工程的專業性，我們對建設工程類合同按照專項和日常建設進行了二次分類[2]。在目前國家大力推動醫院信息化建設的大背景下，專業化和技術性程度都較高的信息化建設合同有必要進行單獨的分類設置。在綜合醫院實際和經濟往來重心的前提下，結合前期內容的劃分，通過召開職能主管部門座談會、咨詢法律專家意見、上報院長辦公會等程序對六大類合同劃分進行了細化設置，明細見表1。

表1 公立醫院合同分類設置明細表

2.3 各類合同內控風險點梳理

醫院經濟往來類合同在進行精準的分類設置后，最終目標是要根據各類合同的特點和性質，找出除合同標的、價款支付、權利義務和違約責任等實質性條款之外的個性化特征，對合同訂立及履行階段的風險進行充分評估并實行相應的控制措施。在此過程中，我們運用了文獻分析法、翻閱相關法律條文、舉辦臨床專家及供應商座談會等方式，擬定了各類合同的內部控制重點(見表2)。

表2 各類合同內控重點一覽表

2.4 合同管理業務流程確認

合同內控風險點的確定對合同的全流程閉環管理具有重大指導意義，旨在加強合同擬定、簽批、履行和歸檔等環節的相互關聯，建立有效的跟蹤反饋機制，優化合同的審批流程和提升管理效率[3]。先確立合同各階段實施的基本原則：確定合同簽署和執行的部門為后勤保障科(信息化建設合同基于其專業性歸屬于信息科負責)，合同審核及內部審計的部門為審計科，合同歸檔的執行部門為行政辦公室。在確立合同管理原則前，基于前期合同二級分類及內部控制風險點梳理分析基礎性工作，由合同簽署執行科室、財務和審計等實施，確定各類合同的標準化模板。在合同簽署階段，對照招標文件及參數要求、辦公會紀要等材料，后勤保障科(信息科)具體發起人重點對格式合同模板內的簽約方信息、合同標的、合同效期、履約因素、付款方式及費用等內容進行修改和填寫，與簽約方確認無誤后進入簽署流程，先后經過后勤保障科(信息科)負責人、審計科專審人員及負責人、執行科室分管領導分別進行審核簽字。對于涉及“三重一大”重要事項合同的簽署，還需要附有領導集體決議并由院長對合同進行全面審核并簽署意見。合同簽署環節完成后，執行部門發起人按照簽署意見將合同打印后加蓋公章并執行。合同履行過程中后勤保障科(信息科)作為主管科室進行貨物驗收、款項支付等工作，但款項的支付必須經過內部審計部門，內審部門主要核查合同執行與合同內容的一致性，款項支付后合同交由行政辦公室進行存檔。

2.5 合同信息化管理功能設置

2020年2月，醫院上線HRP系統。為改善以往合同簽署、審核、實施和存檔等工作反復跑腿、耗費大量人力和時間、浪費大量紙張的弊端，醫院將合同信息管理系統作為單獨的HRP模塊上線，前期合同二級分類管理和內控風險點梳理工作準備充分，再加上合同管理業務流程的確認，合同信息化管理系統僅用時3 d就完成設計上線工作。根據合同分類原則將11類合同標準化模板同步上傳至系統，在合同簽署階段對各類合同按照緊急程度設置了每個流程的簽核時間，規定了天數并設置了預警功能，未在規定時間內簽核的會發送郵件進行提醒；在實施階段，系統根據不同類別合同的內部控制要點，摘取了付款信息、合同有效期、驗收時間等關鍵信息，到期進行提醒，對即將到期的合同提前30 d進行郵件提示。在合同存檔環節，最終打印的紙質版合同自動加有醫院水印，降低了篡改的風險。同時由于進行了合同分類管理，系統記錄了合作方、合同價款等信息，可按照合同類別、供應商等不同維度對合同金額統計匯總和分析，實現了合同管理的全流程電子化和無紙化。

3 結果

將2015年至2019年度、2020年3月至2021年10月的合同管理分為兩個階段進行數據的比對分析：合同從執行部門簽字開始到審計部門審核完畢時的平均耗時從9.7 d縮短至3.2 d；合同款項逾期支付率，即按照合同條款到期應付款項而未支付的比例，由之前的12.3%下降到0；合同存檔完整率，即簽署合同總數與歸檔合同總數的比率，從87.5%上升到100%。

可見，運用合同二級分類管理和合同業務管理流程信息化后，不僅實行了合同運轉各流程階段的實時監控和痕跡管理，對合同流轉動態和執行進度提出了更高的要求，大大提高了工作效率。同時信息化的手段為合同管理的監控和反饋提供了數據分析和收集的便利，醫院設備購置、藥品采購、耗材使用等金額都可以通過合同分類進行直觀體現，為醫院各項決策部署提供了基礎性數據支撐。

4 討論

4.1 構建職能科室協作配合而又相互制約的聯動機制至關重要

隨著醫院規模的不斷擴大，職能科室設置增多，相關科室“各自為戰”的局面逐漸凸顯。建立合同分類的全流程化管理，將承辦部門負責合同擬定、簽訂、變更、履行等職責，財務部門負責合同價款、預算、財務手續的審查，審計部門對資金來源、審批手續、合同價款支付結算的合法性審查的工作職責相對固定下來，明晰了各部門在合同分類管理中的職責權重，充分發揮了各部門的專業優勢。同時通過合同簽署的流程化管理和電子化記錄，上一個部門的工作內容沒有完成無法到達下一階段，這種相互制約的工作機制有利于提升各相關科室的工作責任感，提升了合同的簽署和執行效率，一定程度上解決了辦事拖沓的弊端。

4.2 構建合同分類管理與信息化動態監管的融合體系至關重要

通過頂層設計和信息化推進的契機，將合同管理嵌入到HRP系統中，在系統中實現合同簽署前、簽署及執行以及查閱歸檔的全過程動態監管[4]。一是在合同簽署前準備階段，合同簽訂的數據來源于預算收支管理、可行性論證、招投標資料和同類物品的購置信息等資料，將以上信息錄入到HRP系統中，在擬定合同階段有利于避免實質性條款不符合要求。二是合同簽署的全流程包括會簽審批、蓋章登記、付款審核等數據信息全部移植到系統中，通過動態監測和反饋跟蹤機制，明晰了合同簽署及執行過程中的滯后點，提高了工作效率。三是以合同分類設置為前提，在HRP系統中建立了統一的合同歸檔編碼規則，將不同分類的合同進行區別編碼，方便了后續的統計和查詢工作，完善了合同檔案管理的同時為醫院經濟活動的決策提供了原始數據。

4.3 構建完善的合同管理制度和人員能力提升培養機制至關重要

合同的信息化分類管理的實施過程中暴露了醫院內部控制制度和流程的薄弱環節，為建立健全完備的內控機制，根據合同的實施階段，建立了諸如合同分類簽審制度、績效考評制度、責任追究制度和分類授權等制度，有效地防范了合同風險[5]。在合同管理的過程中，培養既懂專業又懂法律的復合型人才至關重要，為此我們通過召開各部門的聯席座談會、邀請各部門負責人結合各自的崗位職責講授財務、審計、后勤管理、工程建設和招投標等專業知識、對于重大經濟類合同邀請外部法律專家審核并分享經驗等方式，對合同文本的合法性、經濟性、可行性進行重點審核，明確了審核的重點，在各科室培養了一批合同管理的行家里手，人員素質的提高規避了合同管理過程的風險，醫院近五年來因合同引發的糾紛僅1起。