新時期檔案管理工作優(yōu)化策略探討

摘 要：檔案的重要性無須贅述，但由于一些單位對個人檔案的要求不嚴(yán)格或根本沒有，使得人們對檔案的重要性更是觀念淡薄，認(rèn)為檔案有沒有都可以，對自己的工作、生活沒有影響。其實不然，檔案不僅是我們個人信息的重要記錄，更是與我們生活息息相關(guān)。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案管理；存在問題；解決措施

中圖分類號：G64；文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

檔案管理是一個相對來說比較基礎(chǔ)的工作，檔案匯集企事業(yè)單位所有工作者及工作的資料，只有做好檔案管理工作，才能為企事業(yè)單位更好地開展工作奠定基礎(chǔ)。隨著社會朝著信息化的方向發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正不斷融入人們的工作和生活，以往的檔案管理已難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，因此企事業(yè)單位開展檔案管理也要逐漸脫離以往傳統(tǒng)的管理方式。在新時代，要不斷規(guī)范檔案管理工作，逐步提升檔案管理效率和質(zhì)量。雖然借助現(xiàn)代化管理手段會在一定程度上加強(qiáng)檔案管理的工作效率，但依然存在一系列問題，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展。因此，需要綜合分析檔案管理中的問題，進(jìn)一步健全檔案管理制度，這樣不僅能提升單位的檔案管理水平，也能為企事業(yè)單位制定決策等提供有效依據(jù)。

1 目前檔案管理工作存在的主要問題

1.1檔案管理工作沒有獲得足夠的重視

雖然國家一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的理論意義和現(xiàn)實意義，但是落實到地方和單位之后依然存在力度不足、態(tài)度敷衍等多方面的問題。總的來說，檔案管理在組織中沒有得到應(yīng)有的重視。市場經(jīng)濟(jì)條件下很多組織都認(rèn)為獲得經(jīng)濟(jì)利益對其來說是至關(guān)重要的，檔案管理工作不能直接帶來經(jīng)濟(jì)利益，在組織運營和管理中自然而然地就被邊緣化了。具體來說，很多組織都不能及時地保存檔案資料，也很難抽出時間和精力來進(jìn)行檔案整理和維護(hù)。一些檔案管理機(jī)構(gòu)工作方法陳舊，不能與時俱進(jìn)地分析客戶的真正需求，在客觀上阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展和生存。

1.2檔案管理制度缺失

檔案管理體系的缺失直接導(dǎo)致了檔案管理工作的無序，這在無形中使得檔案事業(yè)的快速發(fā)展步伐受到了牽絆。很多地區(qū)檔案管理工作只是一種形式，與之對應(yīng)的制度保障基本處于零的狀態(tài)，這對檔案統(tǒng)一管理和統(tǒng)一規(guī)劃是極其不利的，檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量也難以獲得明顯的提升。雖然各地區(qū)都在推行計算機(jī)式檔案管理，但是這種檔案管理模式只是實現(xiàn)了電子化的檔案存儲和處理，卻沒有真正地實現(xiàn)檔案資源共享，這導(dǎo)致了大量的檔案數(shù)據(jù)資源的使用價值一直沒有真正地挖掘出來。檔案管理制度的缺失必然導(dǎo)致檔案管理過程的隨意性，最終影響著檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

1.3檔案管理工作者素質(zhì)有待提升

檔案管理工作是信息更新速度非常快的行業(yè)，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能都提出了較高的要求，與此同時也對其綜合素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理質(zhì)量和水平的高低在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，他們是檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提，也是檔案管理科學(xué)化的攻堅力量。從目前檔案管理隊伍的情況來看，素質(zhì)提升依然是亟待解決的一個問題。

2 新時期檔案管理工作優(yōu)化策略

2.1配置完善的檔案管理設(shè)備

新時期，企事業(yè)單位要加大在檔案管理方面的資金投入，全面引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，快速配置檔案管理所需的現(xiàn)代化設(shè)備，促使其滿足新時期檔案管理工作的需求。主要內(nèi)容包括：一是配備完善的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施，例如：為檔案庫房配置所需的除濕、除蟲等設(shè)備。此外，還必須設(shè)計相應(yīng)的防盜、防火等自動監(jiān)控或報警設(shè)施，利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)滿足新時期檔案管理需求。二是運用現(xiàn)代化手段管理檔案信息，也就是依托計算機(jī)開展各項管理工作。企事業(yè)單位應(yīng)建立本企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不僅有利于管理者開展各項檔案管理工作，也使檔案管理工作更加科學(xué)化。

2.2重視檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化已經(jīng)成為了未來的趨勢，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案信息化建設(shè)的重視程度。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就成為了檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，既要從整個行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個環(huán)節(jié)中。檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運用信息化技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。

2.3要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員

建設(shè)一個強(qiáng)大的高效的檔案隊伍，多多吸納一些復(fù)合型的技術(shù)人才。檔案管理人員不僅應(yīng)該有過硬的專業(yè)素質(zhì)，還要有較強(qiáng)的接受和學(xué)習(xí)新事物的能力，要不斷給自己充電，學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域以外比如計算機(jī)技術(shù)等新的技術(shù)。同時要有敬業(yè)精神，熱愛自己的工作崗位，具有嚴(yán)格的保密素質(zhì)，以保證檔案的安全性。此外，還要多組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)會或者是工作心得交流會，號召大家多學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗，提高自己的能力。

2.4檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的開展。

結(jié)束語

綜上所述，完整的檔案資料不僅是企事業(yè)單位優(yōu)良文化的體現(xiàn)，也能夠反應(yīng)該單位檔案管理水平，對企事業(yè)單位制定正確的決策等方面發(fā)揮著重要作用。為進(jìn)一步加強(qiáng)企事業(yè)單位檔案管理的有效性，相關(guān)管理部門應(yīng)積極應(yīng)用新技術(shù)、新方法，積極創(chuàng)新，確保檔案管理工作得以全面、有效開展。

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（作者單位：1.嘉祥縣規(guī)劃發(fā)展服務(wù)中心；2.嘉祥縣公共資源交易中心）