供應-加工-配送管理模式在低值醫用耗材庫房管理中的應用效果

張丙淑

1 中國科學院大學附屬腫瘤醫院·浙江省腫瘤醫院 （浙江杭州 310022）；2 中國科學院基礎醫學與腫瘤研究所 （浙江杭州 310022）

隨著醫療技術的不斷發展、醫院規模的不斷擴大，醫用耗材的需求量越來越大，醫用耗材的種類、規格也越來越繁雜，這無疑增加了庫房管理員的工作壓力。雖然醫院在低值醫用耗材庫房管理方面付出大量的人力、精力，但是仍然存在大量的問題，如庫存積壓、配送服務不及時、耗材的安全性和可靠性欠缺、盤庫困難系數大、供應商眾多、耗材種類復雜、不能做到對耗材的追溯管理等。為進一步規范和加強醫用耗材的精細化管理，提高醫院的服務水平，國內已有多家大型三甲醫院成功上線供應-加工-配送（supply processing and distribution，SPD）管理模式[1]。SPD管理模式是一種以保證院內醫用耗材質量安全、滿足臨床需求為宗旨，以物流信息技術為支撐，以環節專業化管理為手段，強化醫院醫用耗材管理部門的全程監管，通過以協調外部與內部需求為主導，為全院醫用耗材在院內供應、加工、配送等物流提供一元化運營服務模式。本研究主要結合中國科學院大學附屬腫瘤醫院庫房管理工作的實際情況，分析低值醫用耗材庫房傳統管理模式與SPD管理模式的優缺點，探討管理中存在的問題，以促進低值醫用耗材的精細化管理，提高醫院醫用耗材的管理水平。

1 低值醫用耗材庫房傳統管理模式

目前，低值醫用耗材庫房管理主要包括驗收入庫、領用出庫、月末盤點及庫存管理3個方面，全過程使用信息系統對醫用耗材進行管理。

1.1 入庫管理

常規耗材入庫方式為貨票同行，庫房管理員按照采購員制定的采購訂單進行驗收入庫。入庫時，先檢查總數，后看包裝，見異拆驗，認真核對耗材的名稱、規格型號、數量、生產批號和有效期等有效信息，驗收合格后方可入庫，驗收不合格的作退貨處理；完成數量清點和質量檢查后，庫房管理員在供應商平臺入庫界面掃描送貨單號，如圖1所示，驗收單中的耗材名稱、規格型號、數量、生產批號、有效期、生產廠家、發票號碼等基本信息由系統自動生成，驗收員在驗收系統中錄入經辦人、經收人、采購科室、經費名稱，并核對發票明細信息，簽字確認后交由采購員和庫房會計審核、記賬入庫，建立一卡一物制，在材料卡上做好登記即可完成入庫[2]。

圖1 傳統管理模式下低值醫用耗材的入庫系統

針對貨票不能同行的耗材，如異地供貨方、缺貨需調貨、臨床上突發事件或手術急需貨物隨時送達等特殊情況，會出現送貨單和發票到但貨未到、貨到但送貨單和發票滯后。對于上述情況，庫房管理員進行預入庫登記管理，即認真核對耗材的名稱、規格型號、數量、生產批號、有效期、價格、供貨商等信息，貨單和發票送達后進行核對，方便入庫。

隨著醫院規模不斷擴大，醫院低值耗材規格型號繁多，使用量大，然而庫房空間和庫房管理人員數量有限，導致耗材發貨量急劇增加，若發貨不及時，容易出現混亂、錯發貨的現象。鑒于上述情況，若為臨床科室唯一定制、需求量比較大的一次性醫用耗材，供貨商可以直接送到臨床科室，臨床科室核對無誤后入庫，并在送貨單上簽字驗收，供貨商將送貨單和發票送到庫房，庫房管理員確認無誤后再交由采購員和庫房會計審核、記賬入庫。

1.2 出庫管理

為規范醫用耗材的管理，提高臨床科室醫用耗材的領用效率，避免出現重復申領情況，臨床科室根據需求在醫療耗材供應鏈管理系統中申請當周所需常用耗材或者急用、搶救用耗材，申領時間截止到每周二下午，庫房會計根據科室系統請領單打印領用出庫單，包括科室及耗材名稱、規格型號、數量、單價、金額、出庫日期、制單人、接收人等信息，庫房管理員于每周三、四對申領訂單進行發放，周二以后申領的耗材統一于下周發放，出庫順序按照“先進先出、易壞先出、近效期先出”的原則，經一人發貨、一人點貨，逐一核對領用出庫單上面的相關信息無誤后發放，并在材料卡上面進行登記，出庫單為“三聯單”，庫房妥善留存一份，以便追溯和查詢，領用人一份，領用科室一份。如遇到特殊急需情況，可與庫房管理員聯系，臨時填制領用出庫單（由庫房管理員發放）。除每周的發貨時間，其他時間為庫房補充進貨、整理時間。

1.3 盤點及庫存管理

由于庫房耗材出入量比較大，為規范醫用耗材的盤點工作，保證醫用耗材賬物一致，庫房管理員要定期（每個月1次）對庫存耗材進行清點盤查，一般安排在每個月月末。每次盤點前，應確保在庫房會計記賬的情況下，打印出醫用耗材的庫存清單，不得將盤貨期間所到的醫用耗材列入盤點范圍，應停止收發耗材，同時不得隨意轉移耗材，這樣才能保證醫用耗材盤點的準確性。盤庫時，采用人工的方式，兩人一組，對庫房中實際存放的耗材逐一清點，認真核對實際數量與庫存數量是否吻合，如果出現賬物不符，則核對領用出庫單和材料卡，及時查找原因，如錯領、錯發貨、入庫及出庫手續未辦理等情況，糾正并進行盤存盈虧登記，使其賬物相符，并將每個月的庫存清單打印、簽字確認、歸檔保存，以備上級審核。盤庫期間，庫房會計也要參與其中，輔助并監督庫房管理員完成盤庫工作。

2 低值醫用耗材庫房傳統管理模式存在的問題

2.1 人工成本

采供部共計5人，主要負責醫用耗材采購、庫房管理及發放。而醫院的庫房管理系統只有簡單的出入庫、記賬、盤點功能，其余大部分管理工作都需要大量的人力、時間和精力，這樣傳統的人工管理模式工作極其煩瑣，存在數據不準確、不完整，醫用耗材漏入庫、多發、少發、漏發等問題，庫房管理人員為了糾錯需要花費大量的人力、時間去追蹤正確的出入庫信息[3]。

2.2 醫院成本

驗收合格入庫后的醫用耗材即歸入醫院的成本中，中心庫及科室二級庫極易出現囤貨過多，占用醫院大量庫房空間和資金成本，尤其是國慶、春節前，醫院要囤儲大量的備用醫用耗材供臨床科室使用，這樣無形中增加了醫院的運營成本，容易出現近效期醫用耗材增加、醫用耗材結算數據大、人工管理失誤等問題。

2.3 醫療時間成本

申購醫用耗材的具體操作流程：醫護人員先將醫用耗材加入購物車，提交后由科室負責人審核，到達采供部的采購系統，由采購員將訂單提交給供應商，到貨驗收入庫后，電話通知科室領用。臨床科室醫用耗材管理主要采取人工盤點、人工申領，極易出現漏申領、多申領、少申領，需電話聯系中心庫直至解決問題，占用醫護人員的醫療工作時間，影響臨床的工作效率[4]。

3 低值醫用耗材庫房SPD 管理模式

基于SPD 管理模式建立醫用耗材庫房信息化管理，對低值醫用耗材采購入庫、存儲管理和出庫配送的生命周期進行實時跟蹤和監控，將供應商、臨床科室、物流中心有效、有序地串聯起來，見圖2。其中，中心庫是根據醫院管理規定進行改造并建立在院外的醫用耗材存儲區域，利用智能化設備能夠主動獲取醫院各二級消耗點定數包耗材的消耗數據，實現庫內的揀貨、加工、科室推送、上架、盤庫服務，同時實現庫存降低后自動向供應商生成補貨計劃的物流服務中心。

圖2 低值醫用耗材庫房SPD 管理模式運行圖

3.1 入庫上架

SPD管理模式在實際運行中，供應商接收到訂單通知后，確定訂單并制作銷售清單，將銷售清單及耗材一并配送到院外中心庫，院方驗收員與中心庫驗收員共同認真核對耗材名稱、規格型號、數量、配送廠家、生產批號、有效期等基本信息并簽字確認，驗收合格的醫用耗材在辦理入庫單的同時打印二維條碼標簽（耗材的基本信息），在手持槍上選擇“中心庫系統指示上架”，掃描賦碼條碼，顯示庫位，將耗材整齊放入庫位，掃描庫位條碼確認，該耗材上架完成（注意，應區分管理低值醫用耗材和高值醫用耗材的標簽顏色）。在此過程中心庫驗收員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫：（1）未經院領導或部門主管批準的；（2）不屬于該科室采購范圍的；（3）與采購計劃或配送單不相符的；（4）與耗材質量包裝要求不相符的；（5）與采購計劃生產批號、有效期等信息不相符的。

3.2 揀貨

手持無線數據采集器，按科室合并揀貨單，選擇“中心庫系統指示出庫”，掃描揀貨標簽，掃描周轉箱，顯示耗材庫位及補貨數量，找到該庫位，檢查耗材規格、生產批號、有效期等信息無誤后，掃描二維條碼進行下架，將耗材放入周轉箱中，該單個耗材揀貨完成，按此操作步驟，一物一箱，直至將該科室所有耗材揀完。揀貨員在揀貨時必須嚴格按照先進先出、近效期的耗材優先使用的原則，避免出現醫用耗材存在失效、過期，保證耗材效期安全，當天揀貨任務完成后，將剩余耗材上架到拆零區指定庫位上。

3.3 加工

將該科室揀貨完成的所有周轉箱推到對應加工臺，準備加工，在SPD系統“加工包裝”界面中選擇“配送箱號”，掃描槍掃描配送箱條碼，光標自動轉入“揀貨箱號”，用掃描槍依次掃描所有周轉箱條碼，每掃描1次周轉箱，條碼打印機即打印出該周轉箱內耗材的加工標簽，掃描完成后，“未加工品種明細”顯示為“0”，加工標簽全部打印完成后，點擊“保存”“打印”后打印出該科室推送單，將周轉箱內的耗材根據加工標簽上相應的數量進行加工包裝，并貼上該加工標簽，要求不遮擋耗材名稱、規格、有效期，待全部加工完成后將耗材整齊放入之前掃描的配送箱內，并將推送單放入配送箱內。

3.4 科室推送

將配送箱推送至目的科室，在手持槍上選擇“科室庫指示上架”，顯示“推送單號”“耗材標簽”兩欄，用手持槍先掃描推送單上推送條碼，再掃描定數包標簽，顯示耗材庫位，找到庫位將該耗材放在里面、將原有庫存耗材放在外面，再掃描該庫位條碼確認，該定數包上架完成，直至全部定數包上架完成后，手持槍上“推送單號”消失，通知科室庫管理員上架確認，在SPD系統中依次選擇“科室庫管理”“上架確認”，點擊“確認”，上架完成。

當科室庫耗材不足或無庫存時，配送員應及時通知科室庫管理員提交采購計劃，并由醫院采購員發出采購計劃。當科室部分耗材漏消耗導致科室無貨可用時，配送員應及時與科室溝通，為其緊急配送所需耗材。

3.5 盤庫

SPD 系統可根據設置提醒近效期的耗材，實時提供耗材在庫、出入庫監測數據報表。SPD 倉庫管理人員定期對中心庫進行手持掃碼槍掃碼盤點管理，對實際盤點數據進行盤盈、盤虧處理，確保賬物相符。SPD 中心庫每季度至少全庫凍結盤存1次，如圖3所示，定期做好醫用耗材的盤點，確保做到賬物相符。

圖3 SPD 管理模式盤庫系統

4 SPD 管理模式的效果分析

4.1 降低人力成本

SPD 管理模式下臨床科室人員不再需要人工請領、上架、盤點二級庫存[5]。科室消耗至庫存補貨點，自動生成補貨計劃，由SPD 第三方配送人員主動配送，掃描條形碼消耗，操作方便，且耗材使用記錄實時跟蹤，無需工作人員花費大量的時間反復清點，提高醫務人員工作效率及患者就醫滿意度。另外，SPD 管理合理規劃二級庫房布局，對常規使用耗材進行分類整理，節約庫房空間。

4.2 實現精細化管理

醫院的SPD系統、醫院信息系統（hospital information system，HIS）、病歷系統等無縫對接，能夠提取、核對和分析每個月醫用耗材的使用和收費情況，有效防止“跑、冒、滴、漏”的情況發生。SPD管理模式與傳統管理模式最大的區別是以領代銷，通過掃碼消耗，出庫后計入醫院成本，可以真實地掌握庫存情況，且定數包形式可有效減少耗材浪費、降低耗材積壓風險、提高庫存周轉率[6]。

4.3 降低醫院運營成本

為滿足臨床科室的需求，系統管理中中心庫必須具備較大的庫存量，占據較大的空間和資金，人力、物力在一定程度上造成了浪費。SPD系統基于數據分析預測需求，設置合理的補貨點、最大庫存、安全庫存，根據消耗主動配送，急需時立即配送，可以有效管理臨床的耗材用量，解決臨床“囤貨”問題，實現“零庫存”[7]，并實現耗材“代管”模式，降低醫院醫用耗材的運營成本，提高資金周轉率。

5 總結

我院以滿足臨床科室的需求為中心，通過引進SPD 管理模式實現了醫用耗材掃碼消耗的精細化管理、信息化管理，使得醫護人員從煩瑣的耗材管理工作中脫離出來，提升了醫用耗材的流通性，減少了醫院庫存的存儲和資金占用率，優化了中心庫的采購流程。隨著醫用耗材的種類與數量不斷增加，醫用耗材的管理成本也逐步提高，因此，更需要發揮SPD 管理模式具有的便捷、精細、提高工作效率的優勢作用。