ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算中的信息化應(yīng)用

田瑞南

（海洋石油工程股份有限公司，天津 300452）

一、前言

隨著企業(yè)逐年加大研發(fā)投入力度，科研項(xiàng)目實(shí)施對企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的支撐作用越來越重要，管控科研項(xiàng)目已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。而科研項(xiàng)目管控的重點(diǎn)在預(yù)算管控，企業(yè)可以引進(jìn)ERP軟件系統(tǒng)來管理科研項(xiàng)目預(yù)算，具體是在ERP項(xiàng)目管理（PS）模塊下實(shí)施科研項(xiàng)目預(yù)算管理，最終利用信息化手段來管理科研項(xiàng)目預(yù)算。

二、相關(guān)概念

（一）ERP

企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP），是集成化的管理信息系統(tǒng)，對企業(yè)的運(yùn)營流程進(jìn)行優(yōu)化，以信息技術(shù)為核心，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與企業(yè)財務(wù)管理整合一體。通過系統(tǒng)化的管理使企業(yè)內(nèi)外部資源整合、分配，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）信息化

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。信息化是以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后可以很大程度上提高各種行為的效率，為企業(yè)提供有效的技術(shù)支持。

（三）科研項(xiàng)目

科研項(xiàng)目，即開展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨(dú)特、復(fù)雜并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標(biāo)或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。項(xiàng)目參數(shù)包括項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、成本、時間、資源等。

（四）WBS

工作分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure）是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項(xiàng)目的整個工作范圍，每下降一層代表對項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。可以把一個項(xiàng)目，按一定的原則進(jìn)行分解，項(xiàng)目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項(xiàng)項(xiàng)工作，再把一項(xiàng)項(xiàng)工作分解到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止。

三、企業(yè)ERP軟件系統(tǒng)科研項(xiàng)目預(yù)算應(yīng)用功能分析

ERP軟件系統(tǒng)在企業(yè)科研項(xiàng)目預(yù)算管控中有著重要作用。首先，從全局角度看，ERP軟件系統(tǒng)優(yōu)化了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提高了企業(yè)管理效率，用先進(jìn)信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工作業(yè)，最大限度地減少人工參與，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)型。其次，該軟件具有高度整合性，將原先分散企業(yè)各角落的數(shù)據(jù)整合起來，使數(shù)據(jù)得以一致性，并提升其精確性，展現(xiàn)了高效精準(zhǔn)的核算管理優(yōu)勢。在科研項(xiàng)目預(yù)算管理的實(shí)際應(yīng)用中，是把科研項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)據(jù)、預(yù)算、采辦、成本、收入等數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中整合，形成全過程管理數(shù)據(jù)。另外，ERP軟件系統(tǒng)還可以簡化科研項(xiàng)目成本核算，它全面監(jiān)控科研項(xiàng)目各環(huán)節(jié)所發(fā)生的成本，通過導(dǎo)出統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)提供項(xiàng)目組實(shí)施預(yù)算過程管控，從而實(shí)現(xiàn)對全面預(yù)算的有效控制，避免超預(yù)算、違規(guī)使用預(yù)算的現(xiàn)象發(fā)生。

結(jié)合實(shí)際工作的情況，分析ERP軟件系統(tǒng)科研項(xiàng)目管理（PS）模塊的具體功能。PS科研模塊主要包括創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）功能、更改項(xiàng)目狀態(tài)功能、維護(hù)結(jié)算規(guī)則功能、查詢項(xiàng)目結(jié)構(gòu)功能、查詢項(xiàng)目層級結(jié)構(gòu)報表功能、維護(hù)項(xiàng)目預(yù)算功能、調(diào)增調(diào)減項(xiàng)目預(yù)算功能、查詢項(xiàng)目預(yù)算功能、查詢項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整歷史功能、查詢項(xiàng)目成本行項(xiàng)目報表功能、查詢項(xiàng)目成本執(zhí)行情況功能、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人維護(hù)功能、上載工時信息等各項(xiàng)事務(wù)功能，以上都是通過輸入對應(yīng)的事務(wù)代碼實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)操作。本文重點(diǎn)針對ERP軟件系統(tǒng)中的科研項(xiàng)目預(yù)算的具體功能做出以下分析。

（一）工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）創(chuàng)建功能

首先，要修改系統(tǒng)的用戶狀態(tài)到立項(xiàng)狀態(tài)，再開始創(chuàng)建WBS節(jié)點(diǎn)，而創(chuàng)建科研項(xiàng)目WBS是所有后續(xù)操作的基礎(chǔ)，WBS號有具體的編碼規(guī)范。WBS首層部分：第1位表示項(xiàng)目類型，“E”表示科研類項(xiàng)目；第2位為分隔符“-”；第3、4位代表公司代碼后兩位；第5、6位表示項(xiàng)目立項(xiàng)年份后兩位；第7位表示科研類項(xiàng)目類別；第8-10位為流水號；WBS主體部分：第11-22位表示分隔符+WBS流水號。另外，在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中，為了規(guī)范和加強(qiáng)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理，解決科研項(xiàng)目資金核算問題，在進(jìn)行科研項(xiàng)目資本性投入時需要跟蹤不同性質(zhì)資金的使用情況，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的國家撥入資金、上級撥入資金和公司配套資金等不同來源資金的使用及獨(dú)立核算。因此，WBS結(jié)構(gòu)項(xiàng)目定義的最末層節(jié)點(diǎn)建議按照科研項(xiàng)目資金來源拆分，分為國家資金、集團(tuán)公司資金、公司配套資金、公司依托資金及分（子）公司自籌資金等。WBS創(chuàng)建完成后，按要求把科研項(xiàng)目結(jié)算規(guī)則均結(jié)算至總賬科目“成本費(fèi)用-科研-生產(chǎn)研究”項(xiàng)下，最終實(shí)現(xiàn)整個WBS的管理費(fèi)項(xiàng)下單獨(dú)核算。

（二）維護(hù)項(xiàng)目原始預(yù)算功能

完成WBS節(jié)點(diǎn)創(chuàng)建后，需要修改系統(tǒng)的用戶狀態(tài)到預(yù)算狀態(tài)，即科研項(xiàng)目完成立項(xiàng)工作后，系統(tǒng)中再繼續(xù)錄入與科研協(xié)議/合同書中一致的原始預(yù)算，啟用科研項(xiàng)目預(yù)算管控功能。在系統(tǒng)操作中對項(xiàng)目原始預(yù)算的維護(hù)主要是在各WBS元素上維護(hù)具體的原始預(yù)算值，一般在最末節(jié)點(diǎn)上錄入預(yù)算數(shù)據(jù)。建議使用CJ30事務(wù)代碼，系統(tǒng)操作中是在“期間”字段選擇需要維護(hù)原始預(yù)算的總體或者具體年度。在維護(hù)各WBS元素上的原始預(yù)算值時，必須滿足以下校驗(yàn)：1.同一年度下，子層WBS節(jié)點(diǎn)上的原始預(yù)算之和≤父層WBS上的原始預(yù)算；2.同一WBS節(jié)點(diǎn)，年度預(yù)算之和≤總體預(yù)算，否則系統(tǒng)將發(fā)出“報錯”且無法保存原始預(yù)算。科研項(xiàng)目預(yù)算管控功能可以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目成本的事前管控，系統(tǒng)不允許對所有超預(yù)算的手工記賬或后勤單據(jù)創(chuàng)建，從而避免科研項(xiàng)目超預(yù)算現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）更新項(xiàng)目預(yù)算——預(yù)算調(diào)增調(diào)減功能

項(xiàng)目原始預(yù)算錄入完成后，修改系統(tǒng)的用戶狀態(tài)到實(shí)施狀態(tài)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，當(dāng)需要變更科研項(xiàng)目原始預(yù)算時，需要首先完成預(yù)算變更線下審批工作，再返回ERP軟件系統(tǒng)中更新預(yù)算，這就可以通過預(yù)算調(diào)增和調(diào)減操作功能來實(shí)現(xiàn)。建議使用CJ37/CJ38事務(wù)代碼啟用按項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算調(diào)增調(diào)減功能，因?yàn)閼?yīng)用這個事務(wù)代碼可以保留原始分配預(yù)算，并且對預(yù)算的調(diào)整形成記錄。

在系統(tǒng)操作中對項(xiàng)目增減預(yù)算的維護(hù)主要流程：當(dāng)增加預(yù)算即項(xiàng)目維護(hù)的原始預(yù)算不足時，需要在線下完成預(yù)算追加審批手續(xù)后，使用CJ37事務(wù)代碼啟用按項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算調(diào)增功能，它可以對預(yù)算進(jìn)行調(diào)增的補(bǔ)充預(yù)算操作，從而實(shí)現(xiàn)既保留原始分配預(yù)算的同時又對預(yù)算的調(diào)整形成記錄；當(dāng)減少預(yù)算即項(xiàng)目維護(hù)的原始預(yù)算過多時，需要在線下完成預(yù)算調(diào)減審批手續(xù)后，使用CJ38事務(wù)代碼啟用按項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算調(diào)減功能，它可以對預(yù)算進(jìn)行調(diào)減的減少預(yù)算操作，從而實(shí)現(xiàn)既保留原始分配預(yù)算的同時又對預(yù)算的調(diào)整形成記錄。

（四）查詢項(xiàng)目預(yù)算功能

項(xiàng)目實(shí)施過程中，如果需要查詢項(xiàng)目預(yù)算，即項(xiàng)目組如果需要實(shí)時查看項(xiàng)目的原始預(yù)算和當(dāng)前預(yù)算等信息，以及要查詢項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整歷史時，建議使用CJ31顯示預(yù)算的事務(wù)代碼，它是可以查看項(xiàng)目的預(yù)算、預(yù)算調(diào)增調(diào)減等信息，顯示的內(nèi)容中包括在WBS元素上的預(yù)算、當(dāng)前預(yù)算、已分配的、可分配的、累計的、剩余的等相關(guān)的預(yù)算信息，通過查詢預(yù)算功能實(shí)時管控預(yù)算。

（五）查詢項(xiàng)目成本行項(xiàng)目報表功能

成本管控是科研項(xiàng)目實(shí)時管控的重點(diǎn)，科研項(xiàng)目管理人員需要實(shí)時控制已發(fā)生的成本，以保障科研預(yù)算的合規(guī)使用。在科研項(xiàng)目成本錄入ERP軟件系統(tǒng)后，項(xiàng)目管理人員如需要查看項(xiàng)目的WBS元素上發(fā)生的成本行信息，可以使用CJI3-實(shí)際成本/收入事務(wù)代碼。它通過在篩選執(zhí)行前輸入數(shù)據(jù)庫概要、利潤中心、WBS、記賬日期、生成報表布局格式等各選項(xiàng)信息后，即可按需生成對應(yīng)成本報表，生成的報表信息主要包括財年、過賬日期、參考憑證編號、成本要素、貨幣值、憑證抬頭、WBS元素、用戶名等各字段信息。通過成本行項(xiàng)目查詢功能，項(xiàng)目組能及時進(jìn)行成本分析。

（六）報表開發(fā)相關(guān)功能

為了使ERP軟件的輸出數(shù)據(jù)更符合使用者需求，可以為ERP軟件系統(tǒng)二次開發(fā)各類功能性預(yù)算相關(guān)的報表，例如，查詢項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整歷史、查詢項(xiàng)目成本執(zhí)行等報表。科研項(xiàng)目組如果需要查詢預(yù)算調(diào)整歷史，除了可以在SAP系統(tǒng)中詳細(xì)查詢項(xiàng)目做過的預(yù)算調(diào)整信息，包括最初預(yù)算、當(dāng)前預(yù)算、補(bǔ)充預(yù)算、減少預(yù)算、釋放預(yù)算等信息，還可以定制開發(fā)能查詢預(yù)算調(diào)整的報表；如果科研項(xiàng)目組需要查看單個/多個項(xiàng)目的WBS元素上發(fā)生的項(xiàng)目成本執(zhí)行情況信息，包括當(dāng)前預(yù)算、實(shí)際成本、承諾的、已分配的、可用的等各項(xiàng)信息，可以定制開發(fā)能查詢項(xiàng)目成本執(zhí)行情況的報表。

四、企業(yè)ERP軟件應(yīng)用存在的問題

ERP軟件系統(tǒng)上線后，如何充分利用并優(yōu)化系統(tǒng)的功能，促進(jìn)ERP軟件系統(tǒng)更適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，這就需要我們不斷發(fā)現(xiàn)應(yīng)用中的問題，主要存在以下幾個方面的問題。

（一）科目逐一匹配性問題

科研與財務(wù)科目逐一匹配性方面問題突出。具體表現(xiàn)為當(dāng)科研項(xiàng)目啟動預(yù)算下達(dá)后，在ERP軟件系統(tǒng)中，需通過財務(wù)科目進(jìn)行實(shí)時的費(fèi)用記賬，那么就要求科研預(yù)算科目與財務(wù)科目一一對應(yīng)，才能夠真正地實(shí)現(xiàn)對于項(xiàng)目預(yù)算花費(fèi)的控制以及統(tǒng)計。而在當(dāng)前企業(yè)的ERP軟件系統(tǒng)WBS節(jié)點(diǎn)結(jié)構(gòu)下，財務(wù)記賬的會計科目與科研項(xiàng)目合同書中的核算科目尚未實(shí)現(xiàn)逐一匹配，主要是多個財務(wù)記賬的會計科目在系統(tǒng)中記賬后對應(yīng)到一個科研預(yù)算科目上，查詢科研項(xiàng)目成本時，通過導(dǎo)出的成本行項(xiàng)目報表無法直觀判斷科研預(yù)算科目是否合理，需要手工篩選判斷。

（二）系統(tǒng)中分包成本控制問題

未啟用科研分包服務(wù)流程，未全面實(shí)現(xiàn)分包成本控制。ERP軟件系統(tǒng)里的科研項(xiàng)目分包成本控制功能，理論上是通過建立分包服務(wù)訂單后每月按進(jìn)度對分包成本進(jìn)行確認(rèn)，分包服務(wù)訂單費(fèi)用占用項(xiàng)目預(yù)算。而在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中，因分包合同過多而出現(xiàn)分包服務(wù)訂單創(chuàng)建、訂單進(jìn)度確認(rèn)上不及時導(dǎo)致系統(tǒng)中出現(xiàn)遺留部分訂單未進(jìn)行確認(rèn)，從而未啟用ERP系統(tǒng)中的分包服務(wù)流程，對科研分包合同的處理方式以線下確認(rèn)進(jìn)度為主，分包費(fèi)用由財務(wù)采取先掛賬然后再根據(jù)實(shí)際分包費(fèi)用進(jìn)行沖銷處理，這就造成無法對分包成本進(jìn)行實(shí)時分析。

（三）報表使用情況問題

適用高層領(lǐng)導(dǎo)的報表較少。當(dāng)前，在科研預(yù)算管理實(shí)施過程中，因業(yè)務(wù)需求未清晰描述，尤其是未充分梳理高層領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)需求，適合高層領(lǐng)導(dǎo)使用的報表較少。例如，科研研發(fā)投入執(zhí)行情況、科研投入與產(chǎn)出情況等決策投入類的報表，最終因高層領(lǐng)導(dǎo)無法通過ERP軟件系統(tǒng)看到他所關(guān)注的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，所以，可能減少對ERP軟件系統(tǒng)的關(guān)注度、參與度。

五、企業(yè)ERP軟件應(yīng)用的優(yōu)化及改進(jìn)對策

（一）建立財務(wù)與科研科目對應(yīng)關(guān)系

企業(yè)應(yīng)制定與科研預(yù)算科目對應(yīng)財務(wù)科目解釋相關(guān)的管理制度，規(guī)范科研與財務(wù)科目間的對應(yīng)關(guān)系；優(yōu)化報表功能，在財務(wù)導(dǎo)出的報表原始憑證行項(xiàng)目中增加科研科目列信息，與財務(wù)科目在報表中建立對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對于項(xiàng)目預(yù)算成本的控制以及分類統(tǒng)計。

（二）上線科研分包成本控制流程

企業(yè)在后期ERP軟件系統(tǒng)優(yōu)化時，由各業(yè)務(wù)用戶自行嚴(yán)把數(shù)據(jù)源頭質(zhì)量，并通過建立相應(yīng)管理制度明確劃分分包確認(rèn)及管理職責(zé)后，考慮啟用科研項(xiàng)目分包服務(wù)流程，通過確認(rèn)實(shí)時分包進(jìn)度計入分包成本，最終實(shí)現(xiàn)分包成本分析。

（三）開發(fā)滿足高層領(lǐng)導(dǎo)決策相關(guān)的報表

管理者的正確決策、大力支持、積極參與，是ERP軟件系統(tǒng)應(yīng)用獲得成功的關(guān)鍵因素，因此，企業(yè)應(yīng)在充分調(diào)研高層領(lǐng)導(dǎo)需求后，通過可視化、網(wǎng)絡(luò)化的報表四化技術(shù)手段形式展示輸出數(shù)據(jù)，提升管理者對ERP軟件系統(tǒng)的關(guān)注度、參與度。

六、結(jié)語

相較于傳統(tǒng)管理模式，ERP軟件系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是數(shù)據(jù)共享功能，它涉及企業(yè)管理的各個方面，為其提供良好的溝通橋梁。ERP軟件系統(tǒng)的功能強(qiáng)大、功能模塊多，因此，企業(yè)需要保障ERP軟件系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從預(yù)算管理角度出發(fā)，企業(yè)應(yīng)搭建與ERP軟件的科研預(yù)算管理模塊中主數(shù)據(jù)相關(guān)的子系統(tǒng)，例如，采辦管理系統(tǒng)、財務(wù)云、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、科研成果管理系統(tǒng)等，以滿足相關(guān)業(yè)務(wù)需求。通過開發(fā)子系統(tǒng)與ERP的接口來傳輸數(shù)據(jù)，從而確保ERP軟件系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的質(zhì)量，使ERP軟件發(fā)揮最大化的應(yīng)用價值。

隨著企業(yè)管理理論和IT技術(shù)的不斷創(chuàng)新、市場需求的不斷變化，企業(yè)科研預(yù)算管理流程也必然隨之而改變，這需要經(jīng)過艱難的ERP軟件系統(tǒng)二次開發(fā)和實(shí)施才能實(shí)現(xiàn)，未來，ERP系統(tǒng)可能會朝著可視化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，因此，企業(yè)在實(shí)踐中要積極地借鑒優(yōu)秀的管理理念，在實(shí)踐中不斷升級和優(yōu)化，以促進(jìn)企業(yè)通過數(shù)字化、智能化實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。