關于規范星級飯店采購工作的幾點設想

目前，我們國家絕大多數星級飯店都設有采購部，有的是財務部下屬的二級部，有的是酒店獨立的一個部門。采購工作看似簡單，其實涉及到酒店內部和外部方方面面。采購管理工作是飯店成本控制的一個重要環節，采購工作雖不直接向客人提供服務，但其工作的好壞直接影響到整個飯店向客人提供服務的質量，因此，做好酒店的采購工作的管理有利于提高酒店的服務質量和經濟效益。下面就規范星級飯店采購工作提幾點拙見。

一、規范采購程序

1.完善采購合同，明確權利義務關系，減少因權利義務關系不明確導致的訴訟和經濟糾紛。目前很多四星級以下低星級飯店規范的采購合同文本尚未系統建立，有相當部分是口頭協議或是在對方起草的合同樣式基礎上進行修改，難免會出現合同條款遺漏或不利于飯店的條款，一旦出現糾紛，經常陷入被動。可考慮按照食品、煙酒、副食調料、電器、設備、辦公用品等分別制定格式文本(參考律師的意見)，對所有供應商進入飯店都要簽訂采購合同，用經濟合同來保障飯店的利益。

2.建立健全供應商的選擇程序。努力提升與供應商的合作水平，在嚴格執行比質比價的采購原則過程中，貫徹公開、公正、透明的工作原則，為供應商創造了一個公平的競爭環境。供應商的選擇是采購工作的起點，一個規范的起點，意味著事情成功了一半。從供應商的初選、資料證件審查、誠信調查、資信背景、樣品提供、物品試用、征求使用部門意見、決定供應商等環節突出“透明”二字，要敢于把整個決策過程透明化，杜絕人情化、私情化。要讓供應商覺得產品進入飯店雖然困難重重、但非常的公正，與飯店合作是互惠互利、雙方共盈。在鞏固原有合作伙伴關系的情況下，擇優選擇更多資質優良的供應商加入與飯店共同發展、共同前進的行列，做到互利雙贏。

3.加大對部門需求的了解，尤其是對經營部門的經營新舉措及飯店行業新的發展所引發的新需求，更要多方考察市場;一方面根據需求去摸市場，另一方面根據市場同類型新產品、新性能，向部門介紹，發揮市場和部門需求的紐帶作用，改變以往盲目采購，買回來的東西達不到部門的使用要求，然后推脫責任說“市場上的東西就是這樣”。

4.增強采購的計劃性，降低突擊和臨時采購的量。突擊和臨時采購固然不可避免，但相對計劃采購而言，突擊和臨時采購的價格監控很難，最容易出現問題，更容易導致成本費用的上升。

5.嚴格按照采購程序辦事，敢于堅持原則，不怕得罪人，行得正，做得端，對涉及采購的流言蜚語要冷靜、正確看待，多查找自己工作中的不足，對其他部門充分理解。

6.目前星級飯店的供應商有相當一部分是民營企業或個體戶，手續不健全，所供物品檔次和質量參差不齊、不穩定，一旦出現假冒偽劣和食物中毒事件，供應商承擔風險的能力不足，從而也給飯店的經營帶來隱憂。從飯店規避風險、提升用品檔次出發，可考慮對現有供應商分期、分批進行清理，逐步挑選有一定經濟實力、誠信、運作規范的公司型商戶建立與飯店的長期合作關系。

7.要經常聽取使用部門和財務部驗收的意見，對所有供應商建立誠信檔案，劃分等級，定期淘汰，在供應商之間要充滿競爭。

二、提高采購人員業務水平

1.定期組織員工加強業務學習，重點學習飯店行業所需物品的新產品、新型號、新性能，在“一專多能”的前提下突出“專”，注意與飯店、餐飲同行之間的交流，改變采購人員“只需跑跑腿就可以了”的傳統認識，逐步提高采購工作的技術含量。

2.加強職業道德教育。“廉潔、高效、規范、敬業”應成為采購人員的座右銘，要天天講、經常抓、警鐘長鳴。

三、加強采購監督

1.價格監控。可考慮采購部經理盡量不直接經辦采購事宜，重點放在內部監控和部門之間的協調、了解和把握市場，督導部門工作。避免“自己采購、自己審批價格”、“既當裁判員、又當運動員”的現象，把經濟利益和監控分開來，真正起到把關的作用。

2.對涉及家電、超市、電腦、大宗物品的采購，很多都有廠家、商家的返利或贈券、贈品，對此監控，可考慮與廠家、商家聯系洽談的人員不負責結賬付款，結賬付款的人員不負責采購事項的洽談，輔之由經理或第三者突擊與廠家、商家聯系、事后調查的辦法，盡量減少舞弊現象。

3.可由飯店總經理設立采購舉報信箱，由財務部和總經辦對署名的必回復，查實的公開懲處。

4.定期與供應商和財務核對賬目，建立有專人負責的業務臺賬、資金支付臺賬、質量臺賬等組成的臺賬體系，從資金流、物流方面保證帳目的清晰無誤。與財務部配合，降低現金的支用量，壓縮采購人員的報賬周期，采購人員的預借款按月與財務核對，防止采購人員借款長期積壓，到辭職和離任時才發現賬目有誤，追究責任已經是“馬后炮”了。雖然可以采取扣工資等方法適當補救，但說明在程序上存在漏洞，可以讓讓某些別有用心的人有機可乘。

5.由財務部建立與供應商定期對賬制度，防止采購人員挪用資金或中飽私囊，對采購人員用支票通過供應商套取現金的行為，一經查實，嚴肅處理。

6.采購人員不定期輪崗，對主要崗位采取強制休假制度，防止問題積壓長期不能得到暴露。

7.進一步完善采購事前報價制度，逐步延伸到所有物品的采購，堅持和落實“貨比三家”政策，杜絕東西買回來之后再補采購單的現象，沒有事先報價的物品采購可拒絕驗收。

四、主動采購，降低成本費用

目前餐飲成本中的高檔食品原材料、高檔煙酒占的比重很大，可考慮多方搜集市場信息，利用實地調查、公司報價、報紙、電視、互聯網、酒店同行交流等方式，盡可能掌握翔實的廠家、價格信息，不僅僅局限于本地，要多與產品的原產地、生產廠家建立聯系，盡量減少中間環節，由采購人員到產地、廠家直接采購，建立長期合作關系，定期結賬，真正把餐飲成本降下來。待積累經驗以后，逐步擴大到產地、廠家采購的范圍，把招投標機制融入日常采購中。對專業性很強的機器設備、電器、電腦、洗滌、化學用品等，充分聽取酒店專業人員的意見，但同時要保證采購工作的獨立性，排除干擾，一切按照操作規范來辦。