壽險公司快速業務節奏下的全面預算管理實操探索

周曉燕

（中國太平洋人壽保險股份有限公司四川分公司，成都 610000）

0 引言

近年來，國內各大壽險公司業務條線為應對日益激烈的市場競爭，常常需要用短至周甚至幾天的節奏，來帶動內外勤隊伍開展階段性銷售戰役。業務方案的區間一般可能為一周、半月、一月、一個半月或幾個月不等，預算費用等數據以方案或互相關聯的方案為基礎進行測算。這幾乎是所有壽險公司階段性銷售節奏的特點。然而，階段性方案達成數據，從諸如人管系統、銷售系統等業務系統數據（一般不含猶豫期退保數據）計算過渡到具體方案的費用數據，再過渡到準確的財務報表數據，按照常規，往往需要短至一個半月時間，視方案期間長短，長則可至幾個月甚至幾個季度。如此的節奏不匹配，必然導致財務數據反映業務狀況的嚴重滯后，導致需要預提預留的費用誤差過大等問題，不但預算分析和控制形同虛設，而且對管理層的經營決策也起不到應有的支持作用，嚴重的還可能導致報表信息披露出現重大差錯。

1 理論依據

法國著名管理學家亨利·法約爾在其代表作《工業與一般管理》中指出：“在一個企業中，控制就是核實所發生的每一件事是否符合規定計劃、所發布的指示及所確定的原則。其目的就是要指出計劃執行過程中的缺點和錯誤，以便加以糾正、防止重犯。控制在每一件事、每個人、每個行動上都起作用。”因此，為使業務方案及其數據的每一次進展變化都快速準確地反映到財務數據上，“核實所發生的每一件事是否符合規定計劃”，我們在工作分工、預算編制、管控流程、報表工具、程序代碼幾方面均做了如下的設計和優化。

2 解決路徑

2.1 設計基礎分工

為解決以上問題，對于全面預算管理這一兼具戰略目標實現手段和內部控制手段功能的管理活動，應進行更深入地學習和理解。“預算管理，是指企業以戰略目標為導向，通過對未來一定期間內經營活動和相應的財務結果進行全面預測和籌劃，科學、合理配置企業各項財務和非財務資源，并對執行過程進行監督和分析，對執行結果進行評價和反饋，指導經營活動的改善和調整，進而推動實現企業戰略目標的管理活動。”由以上定義可以看出，預算管理中充滿“對未來一定期間內經營活動和相應的財務結果進行全面預測”，這種預測是全面的，因而是業務和財務共同進行的。具體到實操中，應可以分工為“業務上做業務數據的預測，財務做相應的財務結果預測”。該項分工原則，成為后續一系列解決上述問題的所有工作的基礎。分工如果原則不明晰，在實際工作中就會導致業務財務相互推諉、敷衍，進而潛移默化地影響數據的及時性和準確性。

2.2 優化預算編制

預算編制是預算管理的起點，無論年度預算和方案預算皆應始于此。要做到業務方案預算的高效管控，必須首先落實在年度大節奏費用預算編制上，其次落實在階段方案費用預算編制上。

2.2.1 針對年度業務費用預算

年度大節奏銷售預算編制主要確定兩個內容：一是預算年度的業務大節奏，二是每個大節奏的變動費用與保費的管控比例。年度預算編制時間一般應固定在每年的11—12 月，與次年工作計劃和業務目標預算等同時進行。應根據與業務目標掛鉤的可取得費用和不與業務目標掛鉤的可取得費用之和，進行綜合預算，且與次年的年度銷售節奏匹配，并平衡安排。應注意的是，此項年度預算，確定預算年度的業務大節奏應盡可能與預算年度工作計劃相匹配，同時要在計算了所有可用費用（含保費和方案取費）的基礎上，確定各大節奏的費用與保費的自我管控比例。特別是管控比例，須遵循預算編制流程，從上至下，從下至上，可反復為之，最終確定。一經管理層審核通過，便具有一定剛性，用于形成對未來一年內大節奏的預算費用約束。也就是說，根據預算年度業務發展好壞，預算費用金額可以變化，而管控比例不能隨意變更。在實操中可以根據自身情況，對表1 經修改完善后使用。

表1 XX 業務條線年度變動費用預算表 單位：萬元

2.2.2 針對階段方案費用預算

方案的預算，一般必須由業務條線在歷史數據和預測數據基礎上進行測算得出。眾所周知，預算編制方法有滾動預算法和彈性預算法。滾動預算法要根據上一期預算執行情況和新的預測結果，按照一定的滾動頻率，將原有的預算進行調整更新。而彈性預算法要在分析業務數據與預算項目間數量依存關系的基礎上，確定不同業務量（樂觀、悲觀、基準數據）及相應所消耗的資源。在方案預算的測算編制中，則是將彈性預算放在各期滾動預算中，而滾動頻率確定為兩周。這個頻率必然意味著加大精細化預算工作量，但是，在現代數據處理技術下，實操中我們還是能夠在不增加工作量的同時，成功避免在方案執行過程中，因方案預測的不準確性導致財務預警管控無力，預提預留誤差等問題。在實操中可以根據自身情況，對表2 樣式，一個方案一個方案地持續記錄、每半月前后反復更新。

表2 XX 業務條線XX 階段方案滾動預算表 單位：萬元

2.3 嚴控管控流程

每兩周一次的彈性預算滾動頻率，對業務部門和財務部門來說都是一個不小的考驗。而且每一次滾動預算的準確性都關系到下一階段的經營措施決策，如果管控流程不順暢，極有可能造成業務財務雙方疲憊不堪，還不能提供準確有用的報表給決策層。因此，針對實踐中遇到的問題，文章在此對管控流程作專門說明。

首先，業務財務之間要達成共識，不得在三個數據報告時間點上有任何托詞和借口拖延，即確保方案策劃后實施前、每月15 日和每月末三個時間點，財務能夠及時獲得滾動預算數據。其次是填報人員的落實。業務上填報人必須為該方案的策劃人員，更新數據必須經上級管理者審核。第三，財務在方案第一次預算表上報后，則必須立即采取程序代碼工具檢驗（方法后續給出），目的是快速得出截至目前所有在執行方案的大類預算科目各自歸屬的大節奏費用與大節奏保費比例是否在年初的自我管控比例之內。如果超出，則財務出具超支預算警示，供業務條線壓縮修改方案；如果未超出，則出具剩余預算提示，也供業務條線完善方案。最后，滾動預算較前次預算發生變化后，可能導致悲觀預算到樂觀預算的轉變，從而可能使費用變得超支。因此，每次滾動預算后，財務的提示或警示都必須是及時和不可或缺的。

如此短的時間之內，一般是一小時內或一天之內，需要對如此龐大的數據（方案數量前后積累，前面的已兌現已結束，或未兌現未結束，后面新方案又接踵而來）做出警示和提示，財務人員要不斷提高效率，確保數據及時準確反饋。

2.4 引入程序代碼工具

在科技發展如此快的今天，財務人員不應只局限于日常的辦公軟件，還可以學習編程等技術，解決辦公中重復勞動問題。尋求表格公式或PYTHON 編程語句方法來解決報表問題。

2.4.1 使用表格公式法

通過使用Excel 中內置的函數，我們實現了將《××業務條線年度變動費用預算表》和《××業務條線××階段方案滾動預算表》中的數據統計整合，并按照歸屬大節奏和費用分類兩個關鍵字提取并列出管控比例比較的方法。具體來說，使用的公式公布如下，可復制并修改完善后使用。

公式的整體思路是利用AGGREGATE 函數忽略ERROR 行的思路，篩選出符合我們需要提取的條件的方案名稱（例如：填寫“首月”“競賽費用”在表頭，就是我們需要提取的符合“查看所有屬于大節奏首月的方案的競賽激勵費用實際預算與（標準）保費比之和”條件），然后通過ROWS 函數作為枚舉的索引，接著再使用INDEX 函數進行定位抓取，將所需的方案數據呈現出來。關于公式詳細說明見附錄。

通過精心設計的表格公式法，我們可以對滾動預算表進行快速的匯總。每次接到新的《××業務條線××階段方案滾動預算表》，更新到本表格位置，再手工填入需要查看的“首月”“競賽激勵費用”，或“首月”“客戶積累費用”等表頭組合條件，可以快速得出截至目前某大節奏的某項預算費用是否在年初計劃控制比例范圍內，是因為哪一個或幾個方案造成的等，一目了然，一個小時內可快速反饋業務。

2.4.2 運用程序代碼法

此法運用PYTHON 基礎語言，一次性免除生成報表的重復勞動。將《××業務條線年度變動費用預算表》置于Sheet1，將《××業務條線××階段方案滾動預算表》置于Sheet2，執行代碼，則可在Sheet3 生成以大節奏和費用類型為矩陣的費用管控比例明細對比表，同時在Sheet4 生成總的費用管控比例匯總表。更為清晰地呈現每次滾動更新后的財務預算結果，便于快速的警示和提示。

具體程序代碼如下，實踐中可在此基礎上修改完善。

第一步：首先生成所有以各大節奏和各費用類型為條件的實際方案“預算費用與（標準）保費比”，取每個表的合計比例，可與年初各個自我管控比例比較，即Sheet3：

第二步：生成與《××業務條線年度變動費用預算表》相同樣式的各方案實際的“預算費用與（標準）保費比”的匯總表，即Sheet4，可比較看出截至目前哪個大節奏的哪類費用已經達到警示條件：

2.5 事前業務方案限制

最后，為使預算控制更為有效，還需要指出的是業務方案本身需要有幾點限制。①大金額的激勵方案必須是設封頂條件的。對于有些按照達成數量來實施的激勵，務必有封頂數量，否則可能導致方案預期外的巨大超支。②方案的期間最好不要跨年，跨年費用一部分應納入次年預算管控，如果太多跨年費用延展到次年，可能導致彈性測算和比例管控的不準確。③各方案之間的關聯關系最好不要超過兩個，否則會導致一個方案的變化，對多個方案數據變化的影響，從而放大對最終結果的影響。④方案涉及實物、旅游等需要招標比價等方式采購的，應于方案形成前多方詢價，形成客觀的采購價預算，方案一旦通過，則必須通過采購流程盡快確定實物的價格，以便準確更新滾動預算數據。在此還需要說明的是，如果管理層在預算執行過程中，對年初自我管控比例預算有調整，則各方案實際的“預算費用與（標準）保費比”需要對照的是按照規定流程調整后的“自我管控比例”。

3 結語

以上方法流程，在經過長期的實踐檢驗中證明，通過明晰地分工，綜合運用全面預算的滾動預算法、彈性預算法，嚴格業務財務取數流程，對業務方案進行必要的限制，重點是設計運用新型實用的表格公式和程序代碼工具，便能夠有效滿足預算管理控制、內部信息傳遞控制，以及財務報告控制等內部控制要求。從解決預算管控及時性入手，更好地發揮預算管理在實操中的管控功能和作用。當然，如果開發與之功能相匹配的費用管理信息系統，也能達到同樣效果，但可能耗資巨大，在此不作探討。

附 錄

1.AGGREGATE函數的原型為AGGREGATE（functionnum，options，array，k），其中functionnum 為編號，可以選取如最小值、平均值、最大值等函數，options 為調節是否忽略ERROR 行等的設置，array 為數據列，k 為選取第k 小或第k 大的參數。我們使用的AGGREGATE（15，3，data，k）的第一個參數為15，意為SMALLER，和最后一個參數k＝ROWS（W￥5：W6）配合，可以取數列中第k 小的值，同時options＝3 可以忽略ERROR 行。

2.data 參數較為復雜，在此主要由以下幾部分構成。

最后，使用INDEX（data，rownumber）函數來從數據列中定位和顯示所需要的數據。值得一提的是，如果k＞data 中為True 的個數，AGGREGATE 函數會報錯，于是我們使用了IFERROR 函數來忽略這個錯誤。