規范化建設背景下民主黨派基層組織檔案管理工作探析

摘 要：檔案工作是民主黨派基層組織建設中的一個薄弱環節。用好民主黨派基層組織規范化建設的契機，提高民主黨派基層組織檔案工作水平的重要性和必要性日益凸顯。文章論述了檔案工作具有完整保存民主黨派的組織記憶、推進民主黨派基層組織規范化建設和宣傳教育的重要作用，分析了目前廣泛存在的黨派基層組織成員檔案意識薄弱、相關領導部門對民主黨派檔案重視程度不足、信息化管理水平較低的問題，在此基礎上提出將檔案工作納入民主黨派組織建設規范化建設標準、加強所在單位和民主黨派上級組織對檔案工作的指導、加強民主黨派檔案工作制度建設、做好兼職檔案員的培養、推進民主黨派基層組織黨務資料管理信息化、重視民主黨派重要人物檔案收集等具體策略。

關鍵詞：民主黨派;基層組織;規范化;檔案管理

中共十八大以來，以習近平同志為核心的中共中央大力推進多黨合作理論、政策和實踐創新，加強對多黨合作事業的全面領導，推進多黨合作制度建設，召開中央統一戰線工作會議、中央政協工作會議，明確提出中國共產黨領導的多黨合作和政治協商制度是新型政黨制度，是國家治理體系的重要組成部分，是對人類政治文明的重大貢獻。

推動多黨合作事業發展進入新階段;提出各民主黨派是中國特色社會主義參政黨，明確民主黨派的基本職能是參政議政、民主監督、參加中國共產黨領導的政治協商，為參政黨更好發揮作用提供了廣闊空間;發布《加強社會主義協商民主建設的意見》《加強人民政協協商民主建設的實施意見》《加強政黨協商的實施意見》《加強中國特色社會主義參政黨建設的意見》《新時代加強和改進人民政協工作的意見》等一系列重要文件和《中國共產黨統一戰線工作條例》，進一步提升了多黨合作制度化規范化水平;提出中國特色社會主義進入新時代，多黨合作要有新氣象、思想共識要有新提高、履職盡責要有新作為、參政黨要有新面貌，為新時代多黨合作事業發展提供了根本遵循。

推進民主黨派基層組織規范化、標準化建設，是加強民主黨派自身建設、實現統戰工作高質量發展的有效抓手和加強新時代參政黨建設的重要途徑，包括強化、固化黨派成員的政黨意識等價值性要素，制度規范健全及執行等制度性要素，基層組織、黨派成員等主體性要素，黨派成員的教育、管理、監督等載體性要素，經費、場地、外部支持等保障性要素所規定的規范要求，最終達到進一步增強民主黨派基層組織活力，提升履職能力的目標。

民主黨派檔案是國家檔案的重要組成部分和寶貴資源，基層民主黨派檔案工作在民主黨派工作中占有重要地位，是民主黨派開展各項履職工作與活動的重要見證，對習近平新時代中國特色社會主義多黨合作和政治協商制度的進一步完善與發展發揮著重要促進作用。市級以上民主黨派組織的檔案參照機關檔案管理已引起應有的重視，地方檔案館已將民主黨派檔案納入收集范圍。然而，廣泛分布于各基層單位的民主黨派基層委員會、支部的檔案管理工作不完善，仍然是民主黨派檔案工作的薄弱環節。在基層組織規范化建設過程中，做好基層民主黨派檔案工作具有重要的價值。

一、民主黨派基層組織檔案工作的現實意義

1.保存較完整的民主黨派組織記憶

民主黨派基層組織掌握黨派組織發展與履職的第一手資料，包括民主黨派基層組織機構基本資料、人事信息，以及開展參政議政、民主監督、社會服務等重要活動資料，是各基層民主黨派工作的真實記載和客觀反映，也是各民主黨派進行自身建設和全面發展的重要依據，為中國特色社會主義下的多黨合作制度和民主協商制度保存了珍貴的歷史遺產。民主黨派的檔案文化傳播作用、輔助決策作用、社會調解作用等，可以為習近平新時代中國特色社會主義服務，這些功能的實現，都要以檔案資料的完整性保存為基礎。

2.具有重要的宣傳教育價值

中國各民主黨派是中國共產黨領導的愛國統一戰線的重要組成部分。黨的十九大報告指出：“要高舉愛國主義、社會主義旗幟，牢牢把握團結大聯合的主題，找到最大公約數，畫出最大同心圓”。民主黨派是中國特色社會主義的親歷者、實踐者、維護者和捍衛者，改革開放以來我國社會主義現代化建設取得的輝煌成就當中，包含著各民主黨派廣大成員的重要貢獻，這些寶貴的歷史記錄就記錄在民主黨派基層組織檔案之中，是廣泛開展愛國主義教育、推動實現中華民族偉大復興的中國夢的生動素材。依托這些檔案材料可以廣泛開展宣傳報道，有利于團結一切可以團結的力量，為完成黨和國家建設的宏偉藍圖提供強大力量支持。

3.有助于推進民主黨派基層組織規范化建設

民主黨派基層組織規范化，是對民主黨派工作從工作條件、組織建設和工作履職等各方面進行全面規范，包括了民主黨派工作的辦公條件、組織建設、日常工作和干部管理等各個方面。組織規范化和相關工作拓展了民主黨派工作的內容，產生了更多有價值的文書檔案、聲像檔案、實物檔案等，系統記錄民主黨派基礎條件規范化、組織建設規范化、履職要求規范化、專職干部管理規范化等方面的成功做法。加強對基層組織檔案工作資料的規范化管理，建立健全科學、系統的檔案庫資料，是對黨派歷史的回顧和基層組織規范化建設成功經驗的全面總結，是推廣基層組織規范化建設成功經驗的必備條件。

二、民主黨派基層組織檔案工作存在的問題

1.基層組織成員檔案意識薄弱

民主黨派基層組織由于成員分散、工作繁忙等原因，一些基層組織生活十分松散，而檔案管理任務重、人員少，資料繁雜。由于檔案意識不足，少有黨派基層組織安排專門人員去負責檔案工作，致使很多日常職能活動中形成的有重要保存利用價值的文字、聲像等記錄都沒能及時完整地收集保管。在組織會議、開展調研活動和社會服務活動時，也普遍沒有意識留存這些活動記錄，甚至沒有意識去拍攝照片留存。即使有些檔案資料保存下來，也常常散落于不同參與的成員手中，在需要調用時也無法收集完整，給檔案工作造成被動和損失。

2.上級主管部門對民主黨派基層組織檔案重視程度不足

基層單位黨委和民主黨派上級機關一起承擔著支持和指導民主黨派基層組織開展工作的任務，但長期以來，仍存在著對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作的職責與意義認識不足的問題。

比如，在日常工作中缺乏對檔案工作的要求和指導、未予配備相應的工作條件等。基層單位黨委統戰部的檔案工作與民主黨派組織的檔案有重復交叉，也是民主黨派檔案工作被忽視的一個原因。一方面，部分民主黨派基層組織檔案可以通過黨委統戰部的檔案得以保留，但是這也在一定程度上使民主黨派基層組織產生了一定的依賴性，認為在統戰部門要求范圍之外的資料不重要，可以不用保存。造成民主黨派基層組織對自身的其他檔案的關注力度不足。

另一方面，所在單位檔案室對民主黨派基層組織的檔案也不夠重視。單位檔案室的收集往往以部門為單位，民主黨派組織作為一個在基層單位中的橫向組織，并沒有直接的隸屬部門。如果沒有專門把民主黨派基層組織檔案明確寫入正式的收集范圍，就形成了檔案工作的盲區。

3.檔案規章制度不健全

首先，民主黨派基層組織缺乏適用的檔案工作規章制度。例如，沒有制訂收錄標準、移交接收、分類辦法、立卷歸檔等應有的規章制度，基層組織無章可循，對檔案工作無法進行安排和落實。其次，已經收集的資料缺乏規范的管理標準，平時的管理具有很強的隨意性，沒有按歸檔要求進行整理，導致檔案的利用困難，以后一旦換人管理，現存有哪些資料都難以清查。最后，保密、制約方面的制度措施不足，可能會產生拋棄損毀、違規調檔，甚至隨意刪改等問題。

4.信息化管理程度低

在目前辦公自動化程度越來越高的背景下，應歸檔的電子資料在所有資料中的比例也逐步升高。相比紙質資料，電子資料仍面臨保存不當而丟失的風險，如不按要求備份資料、人為誤刪除、管理混亂導致找不到資料，各類存儲盤丟失、老化損壞等，這就要求檔案工作具有完善的信息化管理方案，如可靠的數據庫管理系統和妥善的硬件保存條件等。當前，雖然文件資料的電子化程度提高了，但民主黨派基層組織工作的信息化程度仍然較低，人員、統計數據等信息的管理長期停留在電子表格階段。成員參加的學習活動和公益活動、撰寫的參政議政的社情民意信息、成員和組織的榮譽資料等很多其他資料也沒有統一的管理系統，歷年資料更是保存散亂無法集中，使數據之間無法形成聯系，調取某一成員各方面的信息和履職表現非常困難，管理數據效率低下。文檔管理也非常容易產生很多內容不同的副本，結果就是造成數據的混亂。

可見，由于較低的信息管理能力，電子資料的增加不僅沒有緩解民主黨派基層組織保存檔案的困難，反而更增加了收集和利用檔案的難度。

三、民主黨派基層組織檔案建設思路

1.加強所在單位和民主黨派上級組織對檔案工作的指導

民主黨派基層組織在所在單位黨委和地方民主黨派機關的領導下開展工作，在檔案工作方面，需要由所在單位黨委統戰部門和上級民主黨派機關共同加強對檔案工作的支持力度。首先，應將黨派檔案工作納入自身建設的一部分，成立檔案工作領導小組，明確分管副主委及具體責任人，落實檔案工作責任制，確保檔案工作有人抓、抓到位。 其次，要建立黨派基層組織在單位與上級各民主黨派機關的溝通機制，明確各方指導責任范圍和對檔案工作的具體要求，對于管理內容有交叉的要通過協調統一標準，避免要求不一致導致的重復勞動，形成雙方共同推進民主黨派基層組織檔案工作的合力。同時，要協助民主黨派基層組織建立與相關單位的有效溝通機制，暢通民主黨派基層組織獲取資料的渠道。比如，與所在單位的人事部門建立溝通機制，可以定期調取自身黨派成員的人事信息，及時了解人員在崗情況、職稱變動、獎懲情況等;協助與所在單位檔案室建立協調機制，明確檔案室對民主黨派基層組織的指導職責，在檔案收集與日常管理等方面及時獲取檔案部門專業人員的指導，提升檔案工作的意識和工作水平。

2.用好民主黨派組織建設規范化建設的契機

規范化建設是對民主黨派組織建設在思想引領、履職工作、自身建設等各方面的一次全面的規范，可以從多個方面對檔案工作給予保障和提升，是檔案工作規范化的一次重要契機。

（1）加強臺賬和文書工作的規范化。在民主黨派基本情況資料、班子成員花名冊及分工、成員花名冊等在內的傳統臺賬的基礎上，進一步規范民主黨派組織的臺賬和文書工作。應該成文的重要事項，如請示、匯報要按照行文的規范正式成文，會議要有正式的會議記錄、簽到表，計劃總結等材料要詳細、規范，開展活動要撰寫新聞報道，成員參加上級民主黨派組織或者單位組織的統一戰線活動，以及撰寫的提案、建議、社情民意獲得批示、獲得本職工作和統一戰線方面的榮譽，要留照片、存臺賬等。平時的工作記錄完善了，才有檔可存，未來才有檔案可用。

（2）完善檔案相關工作制度。工作制度是在具體執行方面對工作的規范，具有強制性和約束性。檔案工作制度的建立，有利于改變存在于民主黨派基層組織檔案工作的誤區，改變“檔案工作是檔案員的事情，與普通成員無關”的錯誤觀念，提升每一名黨派成員對檔案工作的意識。

民主黨派基層組織的檔案工作規范化的起步階段，更加需要制訂具體完善的規范作為指導，使檔案員在工作中有章可循。要明確每名成員妥善保存和及時移交自己經手的組織工作資料的責任和義務，按照《檔案法》等相關法律法規的要求，在上級民主黨派機關和所在單位檔案室的指導下，制訂明確的《民主黨派基層組織檔案管理辦法》等基層民主黨派檔案管理制度，明確收錄范圍及檔案保管期限、收錄標準、移交接收、分類辦法、立卷歸檔、利用的標準和程序，實現檔案工作的制度化管理。對本支部或基層委員會的工作內容、形成哪些資料、哪些資料應該歸檔、具體保管期限要邏輯清晰、目標明確，在具體實施上通過單位檔案室給予指導，歸檔工作有了可以依靠的規范，減少了工作對具體人員的依賴，從而加強檔案工作的穩定性。

（3）提升檔案工作基礎條件保障。做好檔案工作，需要安全、穩定的存放空間和較大容量存儲設備等基礎條件，民主黨派基層組織規范化建設對辦公條件和活動場所的重視，客觀上也為檔案工作的提升創造了條件。紹興柯橋區的民主黨派基層組織規范化建設明確提出“落實一處辦公場所，黨派服務中心在統戰部集中辦公，辦公用房按照機關辦公用房標準落實，而且明確支持各黨派至少建設一個活動場所，并落實一筆專項經費，將民主黨派專項經費列入財政預算，實行集中統一管理，保障日常活動所需”，這些都是做好檔案工作的重要保障。要為民主黨派基層組織的檔案工作給予充分的經費支持，在落實辦公條件的基礎上，統一為各民主黨派基層組織購置文件柜、檔案盒、移動硬盤等辦公家具和用品，安排好存放空間，為存儲實體和電子檔案提供安全的保存條件。

（4）加強對檔案的收集和管理。進一步擴大檔案的收集范圍，把基層組織的機構沿革等基本情況資料、活動記錄、財務資料，以及黨派成員政治學習、獲得榮譽、參加民主監督、參政議政、社會服務等各類履職活動等方面的資料納入檔案工作范圍，同時把檔案工作是否規范、是否配備兼職檔案員納入考核民主黨派組織建設規范化建設是否合格的指標，確保檔案工作在規范化建設中可以順利推進，實現黨派基層組織檔案管理規范化的目標。

3.做好兼職檔案員的培養

兼職檔案員承擔著所在基層委員會的檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等環節的重要工作，是做好民主黨派基層組織檔案工作的重要一環，要從職業素質、知識儲備、業務能力等方面入手做好兼職檔案員的培養。

（1）開展檔案法律法規的學習。依法管理檔案是檔案工作的重要原則，這一原則體現在檔案工作的每一個細節當中，要求檔案相關工作人員具備較強的檔案法律法規意識，學法、知法、懂法、守法。檔案工作的性質以及社會的飛速發展都要求檔案工作者必須加強和注重檔案法律法規的學習，遵循國家相關法律規定實施管理，因此要著重培養兼職檔案員的法律意識。在兼職檔案員上崗前要安排學習《檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案管理規定》等，并引導兼職檔案員積極學習其他有關檔案管理的法律法規，著重提升對檔案的保護意識和保密意識，提高依法履行檔案管理職責的能力。

（2）加強兼職檔案員業務技能的培養。檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，在多年的實踐中已形成了一整套專門的理論、技術和工作方法，檔案工作人員需要掌握本專業的理論與業務技能，并能熟練運用到實際工作中。在檔案能力培養方面，要每年定期開展檔案業務培訓，聘請檔案專業人員介紹最新的檔案收集整理要求，傳授檔案工作尤其是電子檔案收集和管理的知識和技能，改善他們的知識結構和儲備，提升檔案人員信息素養。要把所在單位在用的檔案管理系統操作方法列入培訓內容，使兼職檔案員具備獨立完成歸檔檔案系統錄入能力。檔案系統的熟練使用也可使檔案員掌握檔案利用的技能，在需要查詢檔案時可以隨時調用。

（3）制定相應激勵政策。所在單位、民主黨派機關應當在落實檔案責任制的基礎上制訂兼職檔案員的績效管理辦法，對兼職檔案員進行工作能力、工作成效的考核，對于出色完成歸檔工作的兼職檔案員進行表彰。為了充分調動兼職檔案員的工作積極性，可以探索將兼職檔案員等民主黨派黨務工作納入職務職稱晉升的評價體系和年終考評，從而使兼職檔案員的工作引起應有的重視，保證兼職檔案員隊伍的穩定性。

4.推進民主黨派基層組織黨務資料管理信息化

信息化背景下，網絡數據庫是存儲信息的主流方式，具有數據資源共享范圍大、易于進行分布式處理、數據資源使用形式靈活、便于數據傳輸交流等優勢。開發民主黨派黨務信息集成管理系統，有利于實時將重要資料和信息進行有效整合，提高了日常工作效率，也為歸檔提供了真實、完整、可用、安全的數據來源，可以較好地解決民主黨派基層組織檔案信息匯總收集和管理的難題。

在高校、醫院等民主黨派成員集中的單位，適合由所在單位統戰部門牽頭，為各民主黨派基層組織建設統一的、網絡化的數據管理系統，管理好民主黨派成員信息、參政議政等成果和獲獎信息、參加各類會議學習培訓等活動信息，有效減輕工作量，數據也可以根據需要實時共享。

在具體實施上，要通過數據庫系統實現各類資料的信息化、集成化的管理，實現不同的信息整合。管理系統要包括民主黨派成員信息管理、會議活動管理、參政議政成果管理、獲獎資料管理等功能模塊，發揮數據庫系統的數據關聯優勢，將會議活動資料、參政議政成果、獲獎情況信息、參與民主監督工作情況、擔任黨派與人大、政協職務情況等與具體成員基本信息進行掛接，同時提供會議記錄、提案建議全文、獲獎證書等資料的上傳等功能，使各類資料形成一個系統，可以提供多種查詢方式對數據資料進行利用。管理系統要有自動歸檔功能，可以實現分門別類自動化導出上一年度的數據報表和文件資料，大大減輕檔案員的工作壓力。

5.重視民主黨派重要人物檔案的收集和利用

民主黨派領導干部擁有較強參政議政能力，是黨外代表人士隊伍的重要來源，具有模范性和典型性。做好這些重點人物檔案的收集，保留他們的生平事跡、重要手稿和實物等資料，對展示統一戰線人物的時代精神，不斷擴大黨外人士的社會影響力，激勵和引導更多的黨外人士成為社會主義核心價值觀的積極宣傳者和努力實踐者具有重要的作用。應把各民主黨派基層組織內現任或曾任省級以上人大代表、政協委員或民主黨派省委會委員以上職務的成員納入人物檔案的收集范圍，從中篩選出代表性強、事跡突出的人物重點收集。按照人物檔案的收集要求，在內容上重點收集在長期的工作、學習、生活中，尤其是作為黨外代表人士在履職過程中對國家和社會具有保存利用價值的各種文字、聲像、圖片和實物等。在利用方面，可以組織開展統戰人物檔案的專題資料匯編，舉辦統一戰線人物的專題展覽，并利用媒體、櫥窗等進行宣傳，擴大統戰人物社會影響力。

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（作者單位：溫州醫科大學）

基金項目：溫州醫科大學黨建與思政工作研究課題（統戰專項）“加強和改進高校民主黨派基層組織建設研究”階段性成果（課題編號：17DJSZTZ1）。

作者簡介：于建峰（1983—），男，回族，山東臨清人，碩士，助理館員，研究方向：為檔案管理。