基于RFID智能管理系統在開館環境下圖書盤點工作的探索與實踐

摘 要：圖書盤點是圖書館的一項兼具常規性、復雜性的重要工作。我館作為泉州市唯一的少兒圖書館，讀者數量多，圖書流通量大，卻受人員不足、設備落后等因素影響從未做過系統的圖書盤點工作。此次圖書盤點主要以我館為例，探索在開館環境下，如何利用RFID手持設備進行圖書數據采集和通過數據對比處理，達到圖書盤點的目的。

關鍵詞：盤點;RFID手持設備;在館不在架;數據比對;清點

一、背景

泉州市圖書館少兒分館（以下簡稱“我館”）是泉州市圖書館（以下簡稱“中心館”）的主分館之一，于2017年3月13日正式開館，是泉州市區首個獨立的少兒圖書館。在漫長的發展過程中，受限技術、設備、場地和人員等歷史原因，我館從未進行過全面、系統的圖書清點和盤查，interlib系統中顯示的數據與實際有出入。

至2019年下半年，中心館整體搬遷至新的館舍，讀者反映OPAC檢索數據與實際不符的“在館不在架”的情況突然暴增，嚴重影響了正常的館藏查找和圖書流通，讀者亦對我館的管理和服務產生了質疑。為避免矛盾繼續激化，提高館藏數據的準確性和規范性，切實提升服務質量和服務水平，我館決定對本館館藏圖書進行一次系統、全面的盤查和清點。

二、存在的問題和原因

1.存在的問題

我館場館由原“萬維生郵票藝術館”改造而來，原計劃中心館少兒部（以下簡稱“少兒部”）整體搬遷，后因種種原因，只實現了部分搬遷。原少兒部搬遷而來的圖書，加上新采購的圖書兩部分共同構成了我館的館藏。館藏主要分布在兩個樓層，館舍一層設置“低幼繪本閱讀區”（以下簡稱“低幼區”），館舍四層設置“少兒圖書閱覽區”（以下簡稱“青少區”）。我館未設置新的館藏地點，與仍舊保留的少兒部共用“04|少兒”，低幼區和青少區亦未做區分。

2019年底，中心館整體搬遷至新的館舍，設置新的館藏點“44|中心館二樓少兒閱覽區”，少兒部搬遷至新館舍的圖書重新錄入系統，登記更改館藏為“44|中心館二樓少兒閱覽區”;原“04|少兒”更改館藏名稱為“04|少兒分館”。至此，少兒部發展過程中，因種種原因導致的數據混亂和錯誤全部遷移至少兒分館。

2.原因

（1）客觀原因

一是中心館建館六十余年，經歷過數次搬遷，少兒部更因館藏和借閱量的增加，多次擴張和搬遷。數次搬遷均是在開放狀態下進行，均未開始使用自助借還設備。本部人員既要完成流通的人工借還和上架整理工作，以及處理流通過程中遇到的讀者咨詢、丟書賠償等業務，還要進行圖書的打包、搬遷和拆包、上架等工作，人少事雜，難免忙中出錯。二是我館自2017年3月開館即采用開放式、自助式的圖書借閱方式，隨著百姓書房、街區24小時圖書館等分館的陸續建設，中心館與各分館和借閱點均實行“通借通還”的大流通模式。RFID技術和設備的引入，開放、自助、大流通的管理模式，極大方便了讀者，也在一定程度上緩解了人員不足的問題。同時，也帶來了不少問題，如讀者操作的準確性直接影響了館藏顯示的準確性，圖書的跨點借還對糾錯也是一個很大的挑戰。特別是百姓書房、街區24小時書房這些無人值守的借閱點，一旦讀者操作失誤，要糾錯更是難上加難。

（2）主觀原因

第一，少兒部在發展過程中，兩次遭遇嚴重自然災害，暴風雨引起館舍和圖書被淹。在處理被淹圖書時，存在遺漏和不規范操作：一是晾曬泡水不是很嚴重的圖書時可能存在回收不及時等遺失問題;二是泡水嚴重圖書未及時、規范進行系統的剔除操作。第二，圖書分編過程中，由于分編人員誤操作或不規范操作，部分未到館圖書提前登記驗收。

三、盤點流程

1.前期準備工作

（1）人員、時間準備

我館讀者量多、借閱量大，閉館盤點影響較大。因此，我們最終采取邊開館邊盤點的方式。在小范圍測試采集時效后，大致估算此次數據采集所需時間為3～5天，避開流通量大的周末和節假日。在征得所有工作人員同意后，重新調整人員休假方式，盤點當周全員在崗。

（2）環境準備

在盤點前清理全館在館圖書。整理破損、待處理圖書，修改狀態為“修補”;清理全館各角落（包括還書箱）圖書歸架，確保所有館內圖書均在架，避免數據采集時遺漏。

（3）數據準備

盤點首日，在數據采集前，系統導出所在館“04少兒分館”，館藏狀態為“在館”的所有館藏清單，即“系統在館清單”。

（4）區域劃分

根據估算的采集時效，將書庫劃分為多個區域，并對每個區域進行分區命名和記錄。為確保后期數據導出的準確和完整，在系統操作采集時錄入相應的分區命名。

2.盤點方法

根據采集按區域采集數據，所有數據采集完成后，導出采集到的數據，即“實際在館清單”。將“系統在館清單”和“實際在館清單”進行數據比對，篩選出“系統在館清單”的唯一項，即為“在館不在架”圖書。

3.數據采集

（1）系統

此次盤點我們采用的是上海阿法迪公司的“平板電腦+手持RFID讀寫器”的手持設備。操作簡單便捷，讀寫速度快，距離遠，同一采集文檔下同一數據不會重復讀寫;數據導出為EXCEL格式，兼容性高，方便處理。缺點是讀寫范圍過廣，數據采集時經常讀寫到其他區域圖書，不利于采集數量的人工復核。數據處理軟件采用WPS軟件。

（2）操作方法

我館兩大借閱區設置相同館藏地方，圖書分類有大量交叉。為方便讀者借閱，根據實際流通需求，館內設有包含多種類型圖書的“四大名著”“0-3周歲讀物”“立體圖書”等主題書架。按圖書類型逐類采集逐類比對的方式不適合本館實際情況，因此我們采用按區域采集的方式。為提高采集數據的準確性，將數據采集組分為兩兩一組，一個負責人工清點和記錄每行在架圖書數量;另一個負責采集圖書數據和復核機器采集數量與人工清點數量是否一致。因RFID標簽易損壞、易受金屬干擾以及手持讀寫器感應范圍過廣等問題，機器采集數量與人工清點數量無法要求完全一致，我們將這個誤差控制在5%以內。

在開館條件下，數據采集受流通影響較大。數據采集開始后，讀者還回圖書不在我們已導出的“系統在館清單”內，這部分圖書數據我們無須采集;另一部分采集期間讀者借出的圖書，在“系統在館清單”內，但不會影響最終數據的處理。針對這兩個問題，我們采取凍結還書箱圖書以及凍結正在盤點區域圖書的方法。凍結還書箱圖書，即還回圖書不再上架流通，亦不采集數據;凍結正在盤點區域圖書，即封閉已經人工清點圖書數量、正在采集數據的區域，不再讓讀者進入該區域借閱。

4.數據處理

（1）數據導出

全館在架圖書數據全部采集完成后，導出各盤點儀采集數據，并整合形成一份完整的EXCEL文檔，即“實際在館清單”。導出數據如圖1所示：

利用EXCEL文檔數據處理工具，選擇唯一項“條碼號”進行比對，篩選并刪除重復采集的數據，確保“實際在館清單”每條數據的唯一性。

（2）數據比對

為方便數據處理，將“系統在館清單”和“實際在館清單”整合到同一個EXCEL文檔內，利用WPS軟件表格里的“數據對比”里的“標記唯一數據”工具（圖2），選擇唯一項“條碼號”進行比對。“區域1”選擇“實際在館清單”所有條碼號，“區域2”選擇“系統在館清單”所有條碼號（圖3）。數據比對后，兩份清單內的唯一條碼號即被標記出來。“系統在館清單”比對出來的唯一條碼號即為我們此次盤點的目標數據——“在館不在架”圖書數據。將篩選出來的目標數據，復制所有條碼號至txt文檔，系統批更改館藏狀態“清點”。

四、盤點結果和分析

1.盤點結果

我館本次盤點共耗時5個工作日，其中數據采集6人，使用3套盤點設備，歷時3個工作日;數據處理和人工復核兩個工作日。共計完成人工清點在館圖書59054冊，采集圖書信息58704條，誤差率不到1%。經數據對比，共計篩查出“在館不在架”圖書數據10499條，共計成功處理館藏狀態“清點”圖書數據10420條。

2.結果分析

（1）“實際在館清單”比對出來的唯一條碼，部分為讀者歸還圖書未正確操作，仍是“借出”狀態;部分為采集數據過程中凍結圖書被誤上架。這部分圖書數量較少，需人工核驗，“借出”狀態的圖書需一一找出進行還回處理。

（2）開館環境下，在采集數據的過程中，已在“系統在館清單”內，但未采集數據的圖書被讀者借出，這部分數據在進行數據對比時，會進入“在館不在架”數據清單。館藏處理時，這部分外借圖書數據狀態不可修改，因此不會對館藏產生影響，無須進行特殊處理（圖4）。

（3）受網絡、金屬、芯片損壞和人為因素影響，盤點時部分在館在架圖書未采集到數據，會進入“在館不在架”清單，狀態變更為“清點”。此次清點數量龐大，無法再次進行人工復核。被“清點”的圖書，在流通過程中，無法被借出，因此被誤“清點”的圖書也無須進行特別處理，可在流通過程中被逐步發現，逐步改正。

（4）大流通環境之下，盤點結果會影響到中心館和其他分館，需與總館和其他分館相關部門溝通協調好后期的誤清點糾錯事宜。

五、思考與措施

Interlib智能圖書管理系統和RFID智能管理系統的應用是圖書館圖書盤點方式的重要變革，與傳統盤點方式相比，在效率和準確性方面有了極大提升。首先，其對數據采集人員要求較低。兩兩一組，一個負責人工清點在架圖書數量并做好記錄，一個負責數據采集并核對。這種采集方式簡單、重復、準確性高，可較長時間連續工作，這一點對開館環境下的采集工作尤為重要。開館環境下，要盡量降低采集工作給讀者帶來的不便影響，又要保證采集工作的準確性，必然要提高采集效率，在最短的時間內完成數據采集工作;其次，有糾錯空間。在采集過程中，因網絡、手持設備、芯片損壞等原因引起的遺漏數據，被處理成“清點”狀態，這部分圖書數量不多，但若要人工一一復核無疑是一個巨大的挑戰。但是，基于 Interlib智能圖書管理系統，這部分圖書無須馬上核校，只需做好相關告示，在流通過程中逐步發現糾正;最后，盤點儀導出的數據清單，按采集時間排序，包含條碼號、分類號等。除部分主題專架包含多種分類圖書外，我們亦可通過數據分析，找出錯架、亂架圖書進行正確歸架。

受主題專架影響，此次盤點針對我館實際情況，采用的是“全館盤點法”，即全館在架圖書數據采集完成后，再進行數據比對的方式。這種方式優點是不要求在架圖書的歸架準確性，無須復位主題專架圖書，無須核查錯架亂架圖書。但是，也存在較為明顯的缺點，在開館環境下，這種盤點方法更適合中小型圖書館，大型圖書館無法在短時間內完成數據采集，準確性會大打折扣。

要提高館藏數據的準確性和規范性，切實提升服務質量和服務水平，定期的圖書盤點是行之有效的方法。除此之外，日常的檢查和維護也是很有必要。在日常維護方面，我館采取了兩大措施：一是所有讀者歸還的圖書，在上架之前利用RFID自助借還書機全部重新檢查一遍，這一方法我館稱之為“過書”。作為以少年兒童為主要服務對象的少兒圖書館，基于RFID的自助借還系統在給讀者帶來極大方便的同時，也因服務對象的特殊性，經常出現因操作失誤導出的圖書未正確歸還。過書可以檢查圖書是否歸還成功，及時糾正未正確歸還圖書;二是每周巡架。將借閱區進行分區，分區到人，每個管理員按排班表每周定時巡查書架，逐本翻檢，挑出錯架、亂架圖書。

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（作者單位：泉州市圖書館）

作者簡介：潘曉萍（1986—），女，漢族，福建南安人，本科，少兒分館主任，館員，研究方向：兒童圖書館管理。