探析醫院檔案管理發展的必然趨勢

摘 要：醫院管理工作過程中，檔案管理往往會被工作人員所輕視，隨著醫院管理工作要求越來越高，且醫療工作不斷深入改革，醫院應加大重視相關檔案管理工作。以往醫院檔案管理工作存在諸多不足，如檔案信息連續性、完整性無法得到較好的保證，以及管理人員意識不夠、工作制度不健全等。時代在不斷進步，醫院管理也應與時俱進，共同發展。本文對以往醫院檔案管理中存在的不足進行分析，總結、歸納已出現的相關問題，探討加強醫院檔案管理的新思路，分析其管理發展的必然趨勢，以提高檔案的利用水平和安全性。

關鍵詞：綜合素質;管理理念;工作制度;醫院檔案管理;信息技術

醫院優秀成果、日常工作、建設方案、發展歷程等內容全部被記錄在醫院的檔案中，醫院能夠有序、規范開展相關工作離不開檔案管理工作的指導。但是，由于檔案管理工作缺少立竿見影的管理效果，且醫院的經濟效益無法直接從管理中獲得，導致部分管理人員對醫院檔案管理工作的重視度較低，在醫院長遠的發展過程中，經常忽視醫院檔案管理工作的重要性。醫院檔案管理工作是醫院內部管理的重要一環，如果想要醫院醫療水平和管理水平得到有效提升，就需要讓醫院檔案管理更加合理化、科技化。

一、 醫院發展、管理中檔案管理的意義

1.提供科學決策依據，幫助醫護人員管理醫院檔案

在醫院管理工作方面，會出現諸多相關的檔案信息、內容，在日常管理工作中，只有將產生的相關檔案信息、資料不斷傳承、累積，才能更好地促進醫院管理工作的發展。在開展新技術、新業務時，能夠推動醫療質量進步的原始依據是醫院檔案，以往的檔案信息、資料能夠提供一定的科學依據。臨床出現的疑難病、多發病、常見病等，能夠通過醫院檔案資料進行綜合研究，使醫療技術可以不斷提升，促進醫學科研成果與技術的發展。醫院檔案工作能夠使管理人員的能力和水平得到持續提高，使管理決策更加規范化、系統化、科學化，是醫院落實“以質量為核心”的根本保證。

2.檔案管理能夠推動醫院持續發展

醫院檔案是醫院資產的重要組成部分，是無形資產的一種，可起到精神推動的作用。在整個醫院的諸多實踐活動中，如科研、臨床、經營、管理等活動，將醫院檔案貫穿其中，完整記錄相關活動內容、成果，能夠提供極大的前進動力，推動醫院的可持續發展。在醫院管理實踐中，如果能夠應用到科研潛力和智力資源，將會得到極大助力，而醫院檔案資料中就蘊藏著這些助力。合理利用醫院檔案資料，能夠使醫護人員在工作中更好地發揮自身的創造性、主動性，全面調動醫護人員的工作積極性，更好的科學化、現代化管理醫院，促進醫學知識的創新。

3.醫院管理工作的信息來源是醫院檔案管理

醫院檔案永恒記錄了疾病的瞬間，將往復不斷的現象和過程也真實進行了記錄，提供了可靠的醫療數據，幫助準確尋找疾病的內在規律，幫助醫護人員更好地研究疾病本質。醫院檔案的真實記錄，能夠促進醫護人員積極創新，把握當下的各種疾病、醫療技術，對過去已經發生的、出現的可以回顧性全面了解。彩圖、影像、表格、數據、文字等檔案內容，對科研、教學、醫療等信息起到真實反映，通過醫院檔案信息，有助于提高醫療服務質量、技術水平，加快醫院的可持續及全面協調發展。

4.開發利用醫院檔案，為醫院發展服務

醫學技術水平和醫療服務質量提高的必要條件是醫院的檔案資料，醫院建設與發展的歷史可以在醫院檔案資料中被真實反映。制定工作目標和規劃長期發展戰略時，醫院檔案的資料與信息能夠給予醫院較大的保障和支持，為其提供更加詳細、真實的依據，幫助醫院長久可持續發展。對醫院檔案資源的有效、合理開發利用，為患者服務、醫院管理、業務發展是檔案管理的主要目的。

二、醫院檔案管理的問題及不足

1.檔案管理人員綜合素質普遍偏低

以往從事此項工作人員，往往對信息處理操作流程和新技術缺乏認識，同時受限于理論水平和自身專業能力，在從事醫院檔案管理工作過程中，非常容易出現實踐操作較差的問題。由于操作體系和技術水平得不到有效滿足，相關專業化人才數量不足，在互聯網+視域下，無法良好的落實醫院檔案管理模式。

2.從事檔案管理的人員不足

檔案管理工作人員可以由醫技、護理、行政等人員轉行而來，多數人員并非是專業人員，存在較大的人員流動性和文化水平差異。因為兼職工作人員不夠重視工作，對工作缺乏專業精神，也因為管理工作人員數量相對不足，造成檔案管理工作難以創新，無法更好、更快速地發展。

3.存在比較滯后的檔案管理理念

由于存在落后的管理理念，檔案管理工作人員在進行內部檔案管理工作時，依然采用傳統方式和理念。隨著信息技術不斷發展，滯后的管理理念無法良好的改善管理工作，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當下檔案管理工作需要。在傳統的檔案管理模式中，電子信息庫和數據化處理的技術沒有應用在實際工作中，只是更換數據存儲位置，在電腦中收錄檔案信息。傳統模式下，無法保障全面優化醫院檔案管理工作，無法讓相關數據發揮其實際價值。

4.未能明確醫院檔案歸檔范圍

醫院檔案應該嚴格明確分類，按照兒、婦、外、內等歸檔內部檔案。醫院內部檔案在進行分類時，也應明確對病種的分類，無論是在二乙醫院或是三甲醫院，或是各級各地醫療衛生系統，都應嚴格遵循相關管理。但是，現階段醫院檔案管理不便于醫護人員的利用、查閱，相對比較分散，存在檔案病種分類不明確問題。

5.不健全的檔案管理工作制度

在工作管理制度方面，臨床科室具有較多、較明確的制度。在實際管理工作中，檔案室卻只有較少的工作制度，存在很多疏漏和問題，未能得到較大的重視，因此需要不斷完善檔案室的相關工作制度，隨時改進和提高，以適應越來越科技化的醫療衛生系統。

6.欠缺對檔案的開發力度和重視程度

在檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員在思想意識方面重視不足，未能將醫院的各方面管理與醫院檔案相關聯，沒有考慮到對科研工作、對醫院醫療經驗傳承、對醫院未來發展的重要性，僅僅只是將醫院的經濟效益放在首位。醫院檔案管理工作者忽略了檔案管理工作內容，對工作的投入精力較少，工作時一直保持傳統舊思路工作，沒有跟隨時代的步伐，沒有與時俱進，工作意識過分傳統守舊，未能將檔案利用率充分發揮。

7.信息化設備配置應用不足

隨著科技的不斷進步，逐漸有較高的網絡設備資源應用于醫院內，高配置的電子產品極大滿足了患者和醫護人員的諸多需要，也更好地滿足了醫患的要求?？墒?，大部分的醫院關注度都是在醫療業務，相對會存在忽視醫院檔案管理工作的情況，這就導致傳統管理模式下，醫院信息檔案提取滯后、分析合理性不足、存儲功能欠缺、網絡設備配置不足等問題較為明顯，已無法良好順應醫院的發展，難以有效提升檔案管控工作和管理人員的工作效率，嚴重制約醫院的可持續發展。

三、檔案管理工作的對策

1.提高工作人員素質

提高工作人員專業素質，加強崗前培訓和繼續教育，促使員工更好地了解在業務范圍和工作性質，通過提高自身能力，深入了解科室對檔案的要求，才能在進行檔案管理工作時高效完成工作。

2.健全檔案管理制度

在實際工作中，增加規章制度建設和匯總檔案制度，調整補充缺失部分制度，提高制度的可操作性。工作制度的要求應盡可能適合本單位檔案工作，根據實際情況建立一套合適的檔案管理制度，嚴格遵循相關制度要求，對工作人員提出硬性要求，在借閱、參考檔案等時，避免出現差錯、疏漏。同時，不定時進行全面檢查醫院檔案，確保醫院檔案的及時性、完整性、真實性。

3.集中分類管理

設立單獨的特殊科室，統一、集中管理醫院檔案，建立完整的檔案管理數據庫。在進行分類過程中，擺放資料時需按病種不同、病區不同區分對待，擺放的最終目的是能夠快速、準確搜集、查詢相關資料，確保工作過程中能夠將檔案價值充分發揮。

四、醫院檔案管理發展必然趨勢

1.檔案數字化管理

紙質版存檔是以往醫院傳統的檔案資料保管方法，在提取檔案信息時，往往需要耗費較大的人力、時間，而醫院進行日常管理的有效手段是數字化管理，這就要求在醫院檔案管理中以數字化管理為基礎，通過文檔形式存儲、展示檔案內容，利用信息化技術進行管理，從而使利用、提取檔案資料時更加快速、便捷。全面結合檔案安全保障體系建設、資源體系建設、數據庫建設及網絡建設，對醫院檔案的軟件、平臺、信息服務進行整合，創造更利于服務的醫院檔案管理體系。

2.檔案信息化管理

隨著信息時代的到來，信息技術被廣泛應用同時，也得到更加充分的發展，提高效率逐漸成為時代的新要求，提升醫院檔案管理效率成為現階段醫院的重點需求。以往各個科室內保存著本科室相關的醫院檔案資料，不利于查閱非本科室的檔案資料，而信息技術的應用，能夠在計算機上建立不同科室的檔案信息，使得檔案的利用率、檔案工作效率得到極大提高。分類標準化和數據準入標準化是檔案管理信息化的基礎，技術編碼標準化的建設大大推動了檔案信息化進程，能夠更好地實現檔案信息共享，進一步系統化、標準化地管理各項檔案數據庫。隨著信息技術的發展，檔案資源庫的建立能夠發揮其綜合利用價值，便于第一時間處理檔案信息，方便相關人員取用分析，且相較于紙質保存，計算機能夠保存更多的檔案資料和信息，使檔案工作的效益最大化。

3.檔案的精細化管理

精細化管理的重要部分是對醫院的空間資源、物、財、人的管理，這些部分的資源利用、分析、儲存、整合、收集等，醫院檔案均有所涉及。隨著信息技術的推廣應用，醫院檔案管理向精細化管理模式轉變，只有符合現階段的需求，才能更好地體現檔案管理的核心價值。醫院運營的狀況以信息的形式被記錄在檔案中，分析和提取此項信息資源，有利于醫院精細化運營管理的提升。

比如，維護醫院工程設備時，對現有維護項目、費用與歷史信息相對比，就需要提取相關檔案資源，只有合理利用檔案資源信息，才能更好地保障醫院工作的經濟性和準確性。

綜上所述，醫院檔案管理在醫院發展、改革中有著極高的價值，為了適應社會的要求，檔案管理工作需要不斷發展，努力創新，積極探索。提高檔案管理工作人員的專業素質，完善相關管理制度，加大重視檔案管理工作，在醫院精細化檔案管理工作的要求下，充分利用醫院檔案信息，以精細化為目標，以信息化為手段，以數字化為基礎，向大數據信息技術手段發展，向共享、便捷、規范、系統的方向大力發展，是當下醫院檔案管理發展的必然趨勢。

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（作者單位：昌樂縣人民醫院）

基金項目：昌樂縣人民醫院滿意度調查研究。項目編號：X19RWZC03。

作者簡介：齊國強（1972—），男，漢族，山東昌樂人，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理和干部人事檔案管理方面的研究。