解讀如何提升基層公共人才檔案管理服務水平

摘 要：檔案管理工作具有非常重要的服務功能，能夠更好地解決人才使用問題。為了能更好地促進基層公共人才檔案管理的服務工作，需要對其存在的問題進行分析，從而能夠更加具有針對性地進行相應措施的實施，有效促進檔案管理服務水平的提升。本文針對基層公共人才檔案管理服務工作存在的問題進行闡述，并且針對提升檔案管理服務水平的制約因素進行重點分析，提出具體的措施，包括加強公共人才檔案資源建設工作、提高檔案資源管理信息化水平、提供優質檔案管理公共服務內容、大力開發公共人才檔案文化產品以及加強檔案管理人才隊伍建設工作。旨在能夠有效促進公共人才檔案管理服務水平的提升，更好地為社會和人民服務。

關鍵詞：基層公共人才;檔案管理;服務水平;制約因素

在我國社會不斷發展的大背景之下，對人才的需求特別重視，只有對人才高效使用才能夠促進社會的發展。基層公共人才檔案管理工作具有大量的人力資源，能夠為相應的工作提供服務，可以更好地進行人才的應用，產生更加有效的社會經濟價值。可以有效提供檔案服務工作，能夠更好地滿足社會公共需求。

一、基層公共人才檔案管理概述

檔案管理指的是對實體檔案或者檔案信息進行管理并提供利用服務的工作總稱。根據中國統計年鑒顯示，截止到2020年，我國共有綜合檔案館3341個，管理人員35028人，國家專門檔案館206個，管理人員3413人，部門檔案館133個，管理人員1584人。其中檔案利用次數為2064.4萬次。由上述數據可以看出，我國檔案利用次數較多，必須重視檔案管理水平的提升，以此實現為社會提供良好服務。基層公共人才檔案管理工作具有至關重要的意義。基層公共人才檔案管理屬于一項服務性工作，該工作不會給單位代開經濟利益，但是其可以促進社會人才管理，給社會提供服務。目前，我國基層人才檔案管理上還存在一定的困難，例如對基層公共人才檔案有所忽視、管理人員不專業、檔案管理信息化水平較低等等，在很大程度上限制了基層公共人才檔案管理水平的提升。因此，想要提高管理水平，就應該深入分析目前基層公共人才檔案管理中存在的問題，有針對性地進行解決。具體的問題在下文進行了詳細分析。

二、基層公共人才檔案管理服務工作存在的問題

1.檔案管理服務與社會實際有差異

根據相關法律的要求，為了能更好地進行人才檔案管理，需要采用分級負責的形式，在檔案部門中形成一定的組織管理體系，能夠更好地進行人才檔案管理工作。但是，對于很多檔案部門來講，其所具有的檔案資源數量比較少，不能夠很好地進行相關服務的提供。檔案館現有的檔案內容比較單一，很多關于人才的檔案內容都沒有，如民生檔案、就業檔案等內容，而且此內容也缺乏一定的規范整理，不能夠進行快速檢索，嚴重影響了對人才檔案資源的有效使用。很多部門之間缺乏一定的溝通，對人才檔案管理工作造成影響，無法進行有效的服務工作。

2.檔案信息化水平與科技發展有差異

在我國新技術的不斷發展中，很多信息技術都在各個領域中進行應用，獲得比較理想的效果。但是，在人才檔案管理工作中使用的技術水平還是處于落后階段，缺乏一定的創新性。檔案管理服務工作受到科技水平的限制而無法發揮其所具有的最大能量，不利于檔案管理服務工作的實施。

比如，某檔案部門在進行信息技術的使用時，因為誤操作而造成人才檔案的丟失，為檔案管理工作造成了非常大的麻煩，不利于檔案管理服務工作的開展。很多檔案系統之間不能兼容，出現浪費資源的問題，不利于檔案管理工作的有效實施。

3.檔案服務工作與社會需求有差異

很多檔案部門的管理工作受到傳統觀念的影響，其服務內容比較單一，服務手段也比較少，服務內容和社會需求之間具有非常大的差異，不能夠很好地滿足社會需求。檔案管理工作缺乏開放性，影響人才檔案本身所具有的公共服務功能。同時，很多人才檔案無法進行多樣的信息檢索，對其社會應用具有一定的難度。

4.檔案管理隊伍建設與其發展有差異

檔案管理服務工作需要具備一支高素質的人才隊伍才能夠實現更好的服務，但是現在很多檔案管理人員所具備的專業素養比較低，他們的學歷比較低，具備專業學歷人才占比例為20%，限制了其服務水平。同時，有些檔案管理人員對計算機系統的使用不熟練，導致工作效率比較低，還有一些檔案管理人員在日常工作中不夠積極，也降低了檔案管理工作效率，導致檔案管理服務水平下降。

三、制約基層公共人才檔案管理服務能力提升的因素

1.檔案部門體制制約

（1）行政環境差

檔案管理服務工作有一定的滯后性特點，因為行政環境比較差，會導致檔案服務水平比較低。例如，在進行人才檔案管理的過程中，需要進行分組管理工作，這樣就會導致人才檔案管理需要進行多個部門共同合作，但是因為檔案部門所具有的地位比較弱勢，很多單位部門不配合，從而導致檔案管理服務工作會受到一定的阻礙，提高檔案管理服務的難度。

（2）法律比較滯后

為能夠更好地促進我國檔案管理服務水平的提升，我國特別制定《檔案法》提供法律支持。但是，因為法律本身有一定的滯后性，在具體實施過程中會存在著落實困難的問題，需要進行相關規定審查工作，審查流程非常復雜，造成員工對工作失去積極性，工作拖沓，會影響整個檔案管理的服務水平。

（3）行政職能弱化

雖然檔案管理部門具備一定的行政職能，但是因為受到各種因素影響導致其行政職能無法進行充分發揮，從而造成相關工作執行不到位，無法進行有效的監督和管理工作。檔案管理部門還會因為自身的編制數量不足而導致無法設置法規科室，其行政職能弱化。因此，檔案管理部門并沒有得到應有的人力、物力和財力的保障，造成其服務水平無法得到提升。

2.檔案部門機制制約

（1）服務理念落后

良好的服務理念能夠助推檔案管理服務水平的提升，但是很多檔案管理工作都缺乏先進的服務理念。檔案部門的工作帶有非常濃烈的行政色彩，沒有樹立服務意識，沒有構建溝通交流渠道，所有的檔案服務工作都是單向輸出，缺乏有效的服務反饋內容，無法實現檔案管理服務水平的提升。同時，很多檔案管理部門缺乏良好的信息技術作為支撐，其服務水平無法實現提高。

（2）缺乏服務動力

檔案工作人員在日常工作中缺乏一定的動力，從內部因素來講，檔案管理服務工作具有一定的壟斷性特點，不會加入市場競爭之中，沒有競爭機制來對檔案部門進行施壓，自然不會提升自身的服務水平。有的檔案服務工作不會對相關數據進行具體的評估工作，造成工作內容比較粗糙，無法很好地進行針對性服務，不利于服務質量的提升。對于檔案服務工作來講，缺乏相應的監督管理，不利于檔案管理服務水平的進步。同時，人才檔案信息具有一定的秘密性，缺乏公眾的監督，就無法實現有效地監督和管理，造成服務水平比較低的問題出現。

3.檔案部門人才制約

（1）檔案管理人才專業程度受限

檔案部門工作人員的專業程度對整體的服務水平會造成非常大的影響，根據相關調查研究顯示，檔案部門管理人員所具有的專業性人才占比只有20%，工作人員專業素質較低，在很大程度上影響檔案管理服務質量。因為檔案管理工作人員缺乏相應的動力，不會在工作中進行專業能力的研究，也不進行專業方面論文的發表，缺乏壓力激勵，讓他們在日常的工作中變得越來越懈怠，從而降低了檔案管理水平，限制了檔案管理服務水平的發展。

（2）檔案管理人才綜合素質較差

檔案管理服務水平與工作人員的綜合素養之間具有非常重要的關系，為了能更好地為社會提供檔案資源服務，不僅需要工作人員具有專業的檔案管理知識，還需要進行綜合素養的提升。檔案管理人員應該具有信息技術應用能力，能夠在檔案管理工作中熟練進行計算機的運用，為檔案資源服務提供更快的工作效率。只有檔案管理人員具備多種能力，才能夠更好地為社會服務。

（3）檔案部門缺乏激勵機制體系

人才發展還與檔案部門的管理機制有非常大的關系，很多檔案部門沒有注重人才檔案資源的服務工作，因此沒有設定激勵機制，讓整個檔案管理工作人員失去工作動力，無法提高其工作積極性。長此以往，會在檔案管理部門形成不良的工作作風，管理人員工作疏忽、懈怠，無法促進檔案管理質量提升，更加無法提升檔案資源的服務水平，讓工作人員的工作熱情消失殆盡。

四、提高基層公共人才檔案管理服務水平措施

1.加強公共人才檔案資源建設工作

為能夠更加有效地提升人才檔案管理服務水平，需要加強人才檔案資源的建設工作。首先，需要對檔案機構的行政職能進行優化，能夠更好地避免不愿意移交檔案的問題出現。對相關檔案管理部門職能進行確定，才能有助于檔案管理工作的實施。其次，需要豐富人才檔案資源。建立多元化的檔案資源，才能夠更好地對檔案進行管理，有效為檔案服務工作提供更多的資源。通過對多種人才檔案資源的融入，能夠更好地促進服務水平的提升。最后，需要加強檔案的征集工作，通過征集檔案能夠更好地對基層公共人才的檔案資源進行整合，才能夠有效豐富檔案資源的內容。還可以在網絡上進行信息的收集，因為網絡上有著非常多的信息資源，可以更好地豐富檔案資源。同時，需要保證具有一定執行力，才能夠順利進行相關工作的開展，為提高檔案管理服務水平奠定基礎。

2.提高檔案資源管理的信息化水平

良好的檔案管理服務水平需要進行信息技術使用，才能夠更加有效地進行檔案管理工作，有效打破時間和空間對檔案資源服務的束縛，有效推動人才檔案服務工作開展。檔案管理部門需要加強自身數字化檔案建設，更好地將電子版人才檔案進行存儲管理，從而形成數字化人才資源檔案管理體系。同時，做好備份工作，以防出現檔案信息丟失的問題。還應該注重計算機網絡安全問題，進行網絡安全措施的制訂和實施，從而保證檔案部門計算機數據的安全。還需要加強檔案網站的建設工作，能夠更好地通過網站進行人才檔案信息管理，有效促進檔案檢索工作效率的提升，為提高檔案服務水平奠定基礎。此外，還需要建立檔案信息共享服務平臺，通過平臺進行人才檔案信息資源的查閱和使用， 有效提升檔案資源的服務水平，進一步推動社會的發展。

3.提供優質檔案管理公共服務內容

為能夠更好地促進人才檔案管理服務水平的提升，需要為社會提供優質的公共服務內容。因此，在進行檔案服務的過程中，應該采取“以人為本”的服務宗旨。首先，需要進行服務理念的轉變。檔案管理人員需要牢記自身的工作使命，熱心進行檔案服務，提升服務質量。還需要進行多種服務方式的實施，可以通過網絡在線咨詢服務，為人們進行一定的檔案服務工作。還可以進行個性化服務、推送服務等方式，從而能夠更好地借助網絡信息來為人們提供檔案信息服務。同時，還需要對服務環境進行一定優化，如應該建設休息室，提供休閑場所，提高檔案管理服務水平。另外，還需要建立一定的反饋機制，能夠了解自身的服務水平情況，從而不斷進行優化，提升自身服務水平。還需要做好檔案的鑒定工作，有效進行檔案管理創新，并對檔案相應地開放，讓群眾更好地監督，同時 對于一些機密檔案必須進行保密，確保維護公共安全。

4.大力開發公共人才檔案文化產品

為能夠提升檔案管理服務水平，需要進行人才檔案文化產品的開發。可以進行檔案活動的開展，更好地將群眾吸引到檔案館之內，還可以開展公益性的講座，進行文化產品品牌知名度的打造，有效提升知名度。此外，加強檔案的編輯工作，可以更好地提升檔案管理工作質量， 在檔案管理的過程中更加精準地提供服務。

5.加強檔案管理人才隊伍建設

人才的建設是檔案管理服務水平提升的基本保障，需要對檔案管理人員的專業能力進行培養，讓其能夠對檔案管理的專業知識進行了解，同時也需要對其進行具體的工作技能培養。

比如，可以對工作人員進行計算機檔案管理技能的培訓，讓其能夠更好地利用計算機技術進行檔案管理，從而提高檔案服務質量，提高工作效率。同時，還需要加強檔案管理人員的綜合素養，加強其職業道德建設，有效提高工作人員的責任感。建立有效的人才考核機制，通過人才考核制度來進行人才的工作成果評價，能夠更好地促進檔案管理人員不斷努力，不斷提升自身的服務水平。

五、結語

綜上所述，基層公共人才檔案管理工作十分重要，能夠更好地為社會提供有效的公共服務，同時也能夠滿足社會對人才的需求，有效促進我國社會經濟和民生的發展。檔案管理部門應該對人才檔案資源進行建設，在檔案管理工作中充分應用信息技術，進行人才隊伍的建設，不斷提升檔案管理服務工作質量，發揮檔案管理工作的作用，更好地促進人才檔案管理，進一步為社會提供相應服務。

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（作者單位：濱州市公共就業和人才服務中心）

作者簡介：王英（1970—），女，漢族，山東博興人，副研究館員，本科學歷，研究方向：檔案管理和就業失業人員檔案管理方面的研究。