事業單位檔案管理信息化建設探討

陳磊

摘? 要：信息化時代的來臨，給我們生活各方面帶來了很大的改變。與此同時，事業單位在檔案管理工作活動開展的過程中也在朝著信息化的角度發展，當前背景下，有效推動檔案管理信息化是一項重要的任務，本文針對檔案管理信息化建設進行了研究，希望能夠有所幫助。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

面對當前的背景，傳統檔案管理工作活動已經無法適應當前信息化時代的發展，所以事業單位需要通過檔案管理信息化建設，緊跟時代發展步伐，正確認識檔案管理信息化的重要作用[1]。堅持實事求是的原則，從當前具體工作實際作為出發點，采取有效的措施，推動檔案管理信息化建設，以此來滿足事業單位的發展需求。

一、檔案管理的特點

1、時效性

在整個檔案管理的工作過程中，檔案記錄了在職員工的基本信息資料，主要包括員工的學籍材料、組織關系材料、工資材料、獎勵材料、處分材料、考核材料等不同的材料。這對于單位的經營和發展來說，充分地把握員工的基本檔案，有利于判斷員工的特點，通過員工的資料給予員工合適的調配以及升遷等相關的工作，所以在整個檔案管理的過程中，必須要保證檔案的時效性，以此來更好地應用到這個管理中去[2]。

2、動態性

在整個檔案管理的工作過程中，由于員工的個人信息以及履歷等方面的資料都會產生變動，所以檔案的信息應當及時的進行更新管理，以此來確保檔案管理的真實性和可靠性。檔案記錄工作人員在工作開展的過程中，要對員工的職位變動等一些基礎的信息，及時地進行更新，做到動態性的管理，以此來保證檔案的全面性[3]。

3、真實性

員工的檔案資料需要保證真實性，只有這樣，才可以反映出員工在工作過程中的表現以及個人能力的展現檔案的真實性，有利于讓用人單位更加明確員工的真實表現，更好地判斷個人的能力，從而對員工做出合理的工作崗位安排。如果在檔案中存在造假的現象，那么員工的能力與檔案則會不匹配，在工作的過程中容易出現各種失誤[4]。

二、檔案管理信息化建設的重要作用

1、提升信息檔案管理效率

檔案管理工作信息量龐大，傳統的檔案館落成工作耗費了巨大的人力、物力。電子信息技術的幫助，大幅度的提高了工作效率，電子信息檔案可以借助光盤、硬盤、U盤等信息儲存方式進行超長時間的儲存，在利用計算機強大的信息處理能力，對檔案信息進行分類和管理，核實信息的準確性，同時利用計算機的這一特點，可以實現檔案信息的快速檢索，節省了信息處理的大量時間，節省人力物力的同時，高質量、高效率的保證工作的正常進行。

2、提升檔案管理的安全性

傳統的檔案管理工作在信息傳遞的過程中主要是以人為主，在進行信息的傳輸的過程中，耗費巨大的人力資源同時，信息檔案的安全性存在著重大的安全隱患。檔案的泄漏、外傳、丟失等事情時有發生，工作方式決定了工作的效果，出現這些問題是在所難免的。對檔案的彌補工作也有巨大的漏洞，拿已經丟失的文檔來說，對丟失文檔找回和彌補十分困難，但是電子信息檔案可以解決這些難提，檔案丟失的情況不會發生。

3、實現檔案的云端管理

電子信息檔案的電子化儲存，可以進行數據的共享，建立檔案信息庫云平臺，對檔案進行集中管理，并對檔案內容隨時進行補充和完善。對于事業單位來說，檔案信息龐大，如果能夠將檔案信息進行合并、整合，能夠大幅度節省社會資源，電子信息檔案的云端，能夠保證信息檔案管理工作的公正、公開，對于營造事業單位形象，構建事業單位管理新形式有著重要意義。

三、事業單位檔案管理信息化建設策略

1.適當改善檔案管理信息化建設的方法

在整個檔案管理工作活動開展的過程中，要想推動信息化建設就必須要指明發展的方向。首先需要結合事業單位發展的具體情況開展工作活動，總結事業單位當前的發展規律和特點，明確具體的需求，這樣一來，有利于積極完善各項方案。其次，要做好各個部門之間的配合工作，通過實時交流和討論的方式對相關的工作展開研究，不斷提升單位內部的工作質量和工作的效率。必須要清楚地認識到在開展實施計劃之前，要做好準備提前做好方案設計工作，針對可能出現的一些風險，提前做好風險規避計劃，以此來推動信息化建設的步伐。

2.加強檔案管理人員綜合素質培訓

在整個檔案信息化建設的過程中，需要很多高素質的人才來完成這項工作。所以在人員招聘的過程中，應當招聘更多的高素質人員，通過綜合素質訓練和培養的方式來提升管理活動的有效性。在培訓活動開展的過程中，應當始終堅持以人為本，注重培養工作人員的興趣，不斷的提升工作人員的學習積極性。這樣一來，才能夠取得更好的培訓效果。同時在招聘相關檔案管理工作人員時，應當擴大招聘的途徑，吸引更多優秀的人才，以此來推動整個檔案管理信息化建設工作的發展。

3.建立健全網絡監督體系

在整個檔案管理過程中會面臨著很多的難題，其中影響工作最困難的問題是信息安全與真偽這一問題。所以在整個工作活動開展的過程中，必須要建立健全嚴格的監督體系。網絡監督管理體系可以通過內外兩個不同的方向來開展監督和管理活動，對內做好相關數據的保護工作，對為防止外部干預，通過這樣的方式實現監督管理的最大化。與此同時，在管理過程中，對于網絡病毒這一問題也不能忽略，要通過專業人員定期的對檔案數據庫和設備進行檢查和維護，實時保障信息的安全，減少檔案管理工作過程中存在的一些問題。

總而言之，當前時代發展的背景，為整個事業單位檔案管理工作活動帶來了很多的機遇。與此同時，整個管理工作也面臨著很大的挑戰。所以在今后具體工作活動開展的過程中，事業單位管理部門，必須要認識到檔案管理信息化建設工作的重要性。及時創新管理理念、不斷提升管理工作人員的綜合素質，定期做好技術設備，維護和開發相關的工作，以此來更好地順應時代發展的步伐，推動工作活動的順利開展。

參考文獻

[1]劉金龍，邢磊，賈宏慧.探索事業單位檔案管理信息化建設的途徑[J].蘭臺內外，2020（22）：25-27.

[2]曲娟，馬靜，王鄭文.對機關事業單位檔案管理信息化建設的探討[J].蘭臺內外，2020（31）：13-15.

[3]徐娟.事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].蘭臺內外，2020（32）：4-6.

[4]李雪瑩.事業單位檔案管理信息化建設探析[J].中國管理信息化，2019，22（12）：167-168.

[5]宋林靜.淺談事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法[J].河北企業，2019（06）：47-48