淺談人事檔案管理與企業政工工作的關系

李麗

摘? 要：企業檔案是企業發展中最有價值的資料。隨著企業改革步伐的持續不斷推進深化，對檔案管理的重視程度越來越高，檔案管理的標準越來越細。在推進企業股份制改革實施過程活動中，思想政治工作充分發揮起了構建統一戰線、凝聚企業人心、匯聚群眾力量等的特殊優勢特色和生力軍作用，人事檔案的有序管理比以往任何時候都更加突出、更為重要。但是在實際工作中，企業大都重視科技、基建等方面檔案的管理，對于人事檔案管理的意識還很薄弱、制度還不健全。因此，新形勢下，思考如何加強人事檔案管理，以適應企業改革發展的需要是十分必要的。

關鍵詞：人事檔案;思想政治;措施

一、人事檔案管理與企業政工工作的關系

人事檔案資料主要是為了反映職工個人的直接的從事各類社會政治、經濟、科學、文化藝術工作等各類重要崗位社會實際生產的實踐經歷或管理活動進行過程而直接保存或間接形成留存下來的帶有各類檔案文字、圖表實物資料等多種實物形態載體性質的人事各種勞動歷史記錄，是為上級政工組織領導以及對所屬的系統里的各類行政

人事部門，按照上級頒布實行的這一系列人事干部政策要求，在基層單位開展教育培養、選拔使用培訓和考試任用及正式領導干部的考察選拔等各項選拔工作程序實踐中需要直接歸檔形成而來整理的專門的記載有關本職位干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作態度積極業績表現、工作實際貢獻與業績工作表現情況等各種相關事項內容材料形式的有關文字材料，并將分別是按照原上級組織部門有關做好人事檔案材料分類管理制度等各項規定與程序分別進行分類認真整理有序分類收集整理后歸檔整理和綜合材料分類匯總處理歸檔后歸檔整理的組成歸檔的電子文本資料，是作為日常考察、了解單位及個人情況必須公開發布的其中一種最重要的工作履歷內容，是人事部門要正確的把握機關選人、用人，嚴格考核甄別與選拔和造就選拔德才兼備型合格的德才兼備高素質領導干部關系的另一條很重要可靠的依據。

二、人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理意識薄弱

檔案管理大多注重科技、文書、基建等方面檔案的收集和歸檔，對政工方面的檔案歸檔整理，沒有提到應有高度，沒有形成具體的規劃和考核機制。在企業實際經營工作環境中，缺乏員工人事檔案動態管理服務意識，對管理人事檔案信息化的應用重要性還認識不夠，存在人事檔案管理人、財、物支持和設置不足的情況，使人事檔案管理的工作效率不高。

2.人事檔案管理方式落后

當前上級組織部門由于對開展黨員政工工作要求制度過嚴、標準也較瑣細，涉及各類工作檔案項目比較眾多，特別可貴的一方面是由于工作會議紀要記錄檔案等相關文件基礎資料雖然甚多，卻同時又因依然需要堅持長期采用這種相對比較原始記錄形式保存的傳統純紙質手工抄表和記錄，既要比較多耗時費力而很耗時財力，又會因其不便組織部門統一維護管理，容易發生記錄的出錯、損壞，還需要比較多需要具有一定存儲容量的電子記錄儲存空間。一些企業認為人事檔案只不過是簡單的整理工作，不值得投入先進的設備設施，不需要采用先進的管理方式。

3.人事檔案管理標準不夠細化

大多數企業在人事檔案管理上，以文書檔案、人事檔案等作為參考，沒有形成人事檔案歸檔、整理、組卷的標準體系，沒有形成檔案裝訂、查閱的規范格式，人事檔案制度化、規范化管理水平不高，按章管檔、歸檔執行和落實力度不夠。

4.人事檔案移交不夠主動

人事檔案資料大多保存在各政工部門，在沒有具體制度和機制的約束下，政工工作人員沒有養成及時歸檔的習慣，存在資料亂放、無序管理、丟失損壞等問題，導致人事檔案收集不及時、不完整。

三、人事檔案管理與企業政工工作開展的措施

1.加強人事檔案管理制度建設

時代在進步，企業在發展，人事檔案的規章制度也需要不斷健全完善。要積極制定完善好個人長期教育計劃，逐步規范完善人事檔案數據的整理收集方式、標準和工作辦法，形成規范、高效的政工歸檔工作機制。要全面按照現代化檔案庫房管理制度要求建立規范檔案立卷及歸檔整理制度、檔案查詢借閱記錄制度、檔案移交利用登記和歸檔保密管理制度等以及館藏檔案安全鑒定保管銷毀制度，保證形成的人事檔案齊全、完整。

2.抓好人事檔案基礎

資料是檔案的基礎，是管理的關鍵。為切實全面準確增強反映本地區檔案信息內容資料的完整科學真實性，需要有上級人事檔案工作社會化服務管理辦公室協調本部門各組織機關和地方同級以上各相關主管及業務部門單位進行共同努力，相互配合。檔案管理部門同時還要做到繼續加強檔案工作與對直接和涉及全局各級政府人事檔案系統各管理部門人員信息的各種信息資料協作與配合管理和業務聯系和溝通，及時有效完成材料收集、歸檔、建檔，抓好有關人員基礎材料登記管理，抓好企事業單位干部人事檔案業務數據和統計與歸檔匯總工作，對其各項人員基礎資料、臺賬報表全面整理，核實檔案價值標準與規范建立基礎檔案目錄，確保各類基礎資料完整、數據真實。

3.健全人事檔案管理體系

人事檔案資料目前大多零散分布存放于全國不同級別的機關政工部門，對于有一些單位不能確保按時完成移交手續的集體人事檔案，可以逐步通過制定檔案目錄、電子系統、信息化手段等有效方式，分三個階段統一移交、分類留別和歸檔，進而全面解決基層人事檔案管理存檔對象分散、標準格式不全面統一規范的問題。同時，為了降低人事檔案收集難度和專業標準，可以通過建立具體制度和標準，明確不歸檔內容和范圍，從事政工工作的人員只負責收集檔案，不需要嚴格按照檔案管理的類別、保管期限、組卷標準等要求來區分，從而確保重要人事檔案資料能及時收集、整理和歸檔。

4.細化人事檔案管理流程

人事檔案業務主管審批部門都要按規定切實按照嚴格要求并及時按照政府有關行政檔案文書資料接收、鑒定、整理、保管、利用及開發工作等法律法規相關操作程序與要求及時實施和動態規范歸檔管理，強化各類企業人員日常相關行政人事檔案文書工作的及時主動跟蹤催收、催辦、轉結，凡對后續資料處理要求較好完備手續齊全符合規定的文書原始記錄資料，都是一定要按規定全部和按有關紙質檔案規定的及時進行分類整理歸檔并入庫后妥善密封存放，確保實物與電子文書內容和各地現行電子紙質文件標準格式保持了一致。

四、結束語

企業人事檔案數據的分析收集利用工作仍然是極為繁瑣艱巨的任務，需要充分重視發揮當前具備的管理技術優勢，借鑒其他先進理念和一套科學高效的工作管理技術制度，提升全員人事檔案數字化管理科學化水平，提高員工人事檔案的服務規范化水平，滿足當代企業快速發展人才的戰略新需求、新要求，為企業提供有價值的人事檔案資料和依據。

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