用Excel VBA開發實驗室記錄表格

劉永康，羅正婷，肖質，羅永彬,彭光珍，毛康

1.云南瑞奇德醫院檢驗科，云南昆明 650224；2.昆明同仁醫院檢驗科，云南昆明 650100；3.云南省臨床檢驗中心，云南昆明650032

醫學數據是重要的醫療資源，不僅包括患者的病歷等數據，還包括醫務人員進行檢驗等獲得的實驗數據。實驗原始記錄作為實驗進程的直接證據，是檢測數據的真實反映，是檢測結果能夠實現準確復現的重要依據[1]，有助于研究者保持清晰的實驗思路[2]。因此必須要保證原始記錄的原始性、準確性、真實性和全面性。許多實驗室直接使用電子表格Excel來填寫記錄，其帶來的問題是調用和錄入的過程費時，數據容易被人為修改，也難以避免補填記錄的作假現象發生。針對以上存在的問題，考慮到絕大多數人都熟悉Excel的界面，用戶體驗較好，而且VBA是Excel自帶的一種編程語言，對硬件、軟件環境要求不高，簡單易學，更便于一線檢驗工作者開發最貼切實用、自己滿意的軟件。該研究采用了Excel VBA（visual basic for application,VBA）進行實驗記錄，并探討了該記錄方法的效率和安全性，具體內容如下。

1 Excel VBA的記錄介紹

Excel是Microsoft Office辦公套裝軟件的一個重要組成部分，用來幫助用戶完成信息保存、數據計算處理、數據分析決策、信息動態發布等工作。同時Excel又是一個開放的平臺，允許用戶使用編程語言開發出符合特定工作需要的應用程序。而VBA語言就是一種非常流行、也非常成熟的開發工具[3]。研究發現，Excel VBA在成績管理、測量數據處理、科研檔案目錄生成、門診藥房輔助設計庫存盤點等中已有廣泛應用[3-7]。

1.1 記錄的種類

所開發的電子記錄是對LIS記錄的補充，因此需根據本科室所用LIS的功能而定。Excel自2007版本后，可以將所有的記錄放在一個工作簿里，但這樣做在選擇所需的記錄表格（工作表）時效率太低，解決的方法是將不同類型的記錄分為不同的工作簿，例如主任工作記錄、員工記錄、儀器保養記錄、設備檔案、檢驗前記錄等，每個工作簿可包含幾十個同類型的記錄表，調用時方便快速。

1.2 錄入界面

為不同的記錄制作不同的窗體，在Excel各個工作表里都設置一個按鈕，可調出該記錄所對應的窗體。界面的布局要考慮錄入效率，因此絕大部分記錄可自動錄入或點擊選擇錄入。對每一步操作進行優化，提高錄入速度。記錄的日期、時間均為自動記錄，工作人員姓名等可輸入工號后轉換，也可直接點擊下拉選擇，需當事人親自確認的重要記錄，則須輸入密碼后轉換為姓名。

記錄內容項的設置留有余地，如疫苗接種記錄，如果是以前接種了疫苗，現在可能已測定過抗體，如果剛接種了疫苗，抗體檢測項就可以不填。一些項目在雙擊填寫框后都可在右側提示框內提供相應的選擇項，使用方法與全世界實驗室通用的細菌耐藥性監測數據處理軟件WHONET相同，符合檢驗人員的使用習慣。

窗體上不設記錄的填寫日期和時間欄，受程序控制，記錄的填寫日期和時間會自動記錄到工作表中相應的單元格里，在窗體上方會顯示當前日期和時間。見圖1。

圖1 員工接種記錄

不同的儀器保養記錄有不同的窗體，如果當日的保養順利完成，點擊相關的按鈕即可快速填寫保養記錄并保存，效率遠高于填寫紙質記錄。見圖2。

圖2 儀器保養記錄

用于錄入的窗體有大有小，根據記錄項目的多少而定。在標準化管理過程中，已檢測的樣本的處理也需有詳細的記錄，將VBA與條形碼方案結合可以快速記錄科室里每天大量的已檢測樣本。“樣本保存與銷毀”的窗體最小，這是為了在工作表中看到更多內容的動態變化，所以壓縮了該窗體的尺寸。檢測后的樣本在放冰箱保存之前逐一掃描樣本的條形碼，在工作表上即自動添加相關記錄,如保存日期等；一個試管架放滿后需更改架號，冰箱的一層放滿后需更改層號，以此類推。到了規定的樣本保存期，從冰箱里取出樣本，在銷毀前將取出的樣本再次逐一掃碼，軟件可迅速查找到該樣本的保存記錄，自動填寫銷毀的日期等內容。見圖3。

圖3 樣本保存與銷毀記錄

1.3 記錄的繼續錄入

這是為保證記錄查詢統計的便利而設置的一項功能，例如多名員工參加同一學術活動，為了便于將來對每位員工的學習情況進行統計，一行記錄只保存一名員工的姓名，點擊“繼續錄入”按鈕可保留學術活動的日期、地點、內容等信息，只需選擇下一名員工的姓名即可。在疫苗接種等多個記錄中也有此應用。

1.4 電子記錄的真實性

記錄表中的日期和時間分為填寫記錄的日期時間和事件發生的日期時間，通過VBA代碼的控制，記錄日期自動選為當前日，時間為當前時間且不能更改，如果不填寫事件發生的日期，也默認為當前日，以往發生的事件不能追加補充記錄。這不僅僅是為了提高錄入速度，也是為了保證記錄的真實性，已經保存的記錄受程序的保護，不能修改，比紙質記錄更可靠。

1.5 利用Excel的功能

設計的窗體主要用于快速錄入，而Excel本身具有的許多功能可以直接利用，如查找、排序、篩選等，既減少了軟件開發的工作量，也符合多數人使用Excel的習慣。

1.6 字典的建立

字典也稱基礎數據，是記錄時用于選擇的內容，一次維護好可以長期使用，必要時也可修改補充，基礎數據存于Excel的工作表內，項目較多，比如姓名、工號、醫院科室名稱、樣本類別等，需根據本科室的具體情況錄入相關信息后保存。

1.7 記錄文件的編號

記錄也是文件，有相應的文件編號，可根據實驗室的編號規則執行。在主任辦公記錄模塊中有文件管理功能，對實驗室的所有文件實行有效控制。

1.8 紙質記錄的處理

在醫院內部可以使用電子記錄，但在與醫院外的單位溝通交流時仍會有一部分紙質文件，因為各單位的信息化程度不一樣，需要分類保存這些紙質文件，如委托檢驗的合同、免疫接種卡等。由于軟件操作快速，可做一份電子記錄，將來查詢起來更方便。

2 討論

醫療信息不僅對患者來說是有價值的信息，在醫療保健提供、質量評估和改進中也發揮著重要作用[8]。妥善保存臨床就診記錄有助于更好地跨時間和跨提供者繼續護理，提供客觀證據來評估和監測臨床實踐，并作為醫療保健支付和報銷系統的基礎[9-10]。但是，在目前各個醫院的醫療系統中，這些信息大部分是不能互換使用的，這就導致需要對每個患者進行新的醫療來記錄患者的醫療信息，數據往往只能通過模糊的記憶來獲得。雖然大部分醫院都會使用紙質病歷，但紙質病歷很容易損壞或丟失，是一種非常不可靠的醫療信息記錄方式。另一方面，利用傳統數據庫實現醫療信息共享，往往會因為一些不道德的工作人員倒賣而被泄露，給患者造成進一步的損失。

醫療數據來源廣泛、更新迅速[11]，長期以來一直缺乏統一規范的信息管理平臺，數據分散存儲于不同的系統中，由各家醫院自行保管，導致數據共享難、數據使用權限不明、信息孤島化嚴重，無法保證數據從生成到使用的完整記錄[12]。當前，鑒于標準化、信息化、智能化正在滲透著各行各業，基于大數據、機器學習、人工智能的精準醫療更需要合適的數據記錄方式[13]。醫學實驗人員每天都需要制作大量繁瑣、重復的紙質記錄表格，記錄過后的表格成捆堆放。這種記錄方式效率低、格式繁雜，一旦需要查詢多年前某日某個記錄將會費時費力，進而導致這種記錄方式得不到有效的利用，也就丟失了記錄最初的意義。當前，自動化正前所未有地被應用于實驗人員的實驗中，輔助著檢驗人員的工作。檢驗人員、醫生、患者共同需要的是如何將實驗結果進行轉化，從而更好地為患者的健康服務，基于此，檢驗人員更需要致力于挖掘檢驗結果的臨床意義，進而開發患者個性化的精準檢驗方法。另外，最近的改革已經建立了標準化的指導方針，以提高醫療記錄的質量。

實驗室常見的溫濕度、儀器保養定標等記錄，可以通過信息技術實現自動記錄，其記錄可以做到實時記錄、實時警報、長期保存、高效存取。而實驗記錄是醫學實驗室標準化管理的重要組成部分，目前各實驗室都執行CNAS-CL02《醫學實驗室質量和能力認可準則》（ISO 15189：2012，IDT）的標準。根據這個標準，醫學實驗室所需的記錄性文件多達數十種，而實驗信息系統（laboratory information system，LIS）目前通常未能滿足日常記錄的需求，只能采用紙質的記錄本，不僅繁瑣、細碎、重復、耗時，也難以保證記錄的真實性，比如可以在上級檢查之前突擊性地將以前多日漏記的記錄補上，這樣就失去了記錄的真正意義。CAN-CL02（ISO 15189：2012，IDT）規定：“只要易于獲取并可防止非授權的修改，記錄的媒介可采用任何形式或類型”。檢驗原始記錄是檢驗檢測真實性的重要證據，是檢驗檢測單位產品質量保證的依據。伴隨著實驗室管理系統的廣泛應用和無紙化辦公的進一步要求，電子檢驗原始記錄的應用勢在必行[14]。

VBA是一種宏語言，使用VBA程序不能脫離Excel[15]，結合微軟辦公軟件很容易將日常工作流程轉換為VBA程序代碼，可使實驗記錄工作實現自動化。該研究發現，與紙質記錄相比，Excel VBA優勢明顯，主要有以下幾點：①無紙化、環保、低成本，每年可節省大量的紙張，減少了支出，也減少了垃圾；②操作簡便，記錄速度快，以圖2的AU480生化儀保養記錄為例，操作僅需幾秒鐘；③記錄日期真實，記錄內容不能更改，杜絕突擊性補填歷史記錄的作假行為，保證了記錄的真實性；④軟件置于醫院的服務器內，在權限范圍內數據共享，調用方便；⑤具有快速查詢分析功能，而紙質記錄無法做到。

綜上所述，以Excel VBA為工具，按照CNAS-CL02的要求，實現記錄電子化，是一種低成本，高效率的解決方案。由于各實驗室均遵循CNAS-CL02標準，這套電子記錄軟件具有通用性，實驗室有一些個性化的需求，可對程序代碼進行修改。醫院的其他科室同樣也執行標準化管理，用Excel VBA開發電子記錄的方式，對其他科室的記錄管理也具有推廣價值。