事業單位體育檔案管理的信息化建設探究

蘆靜

信息化建設對于事業單位體育檔案管理的重要價值首先體現在成本控制和效率提升方面，其次則有助于轉變工作觀念、提升服務品質。這種更加先進的工作機制也愈發反襯出傳統模式下的諸多缺陷，包括過度依賴人工管理降低品質、效率;被動管理、事后服務制約價值發揮等問題都需要通過加快信息化建設予以修正。新時期事業單位體育檔案管理的信息化建設不僅需要完善頂層設計，強化制度供給，也需要充分利用技術提高前瞻性、主動性、針對性，還需要堅持教育培訓，夯實人才隊伍基礎。

事業單位體育檔案管理信息化建設是時代發展的現實要求。傳統模式下形成的固有套路不僅與環境發展變化產生了愈發顯著的差距，而且正在不同程度地制約事業單位體育檔案管理工作品質與效率。因此，信息時代大背景下，事業單位迫切需要加快體育檔案管理信息化建設進程。這也是新形勢下事業單位管理事務全局加快轉型升級、提質增效的重中之重。

1 事業單位體育檔案管理信息化建設的重要性

1.1 降低成本、提高效率

信息技術能夠在短時間內實現全面普及，一個根本原因就是其具有顯而易見的降本增效技術優勢。同理，事業單位體育檔案管理信息化建設的重要價值之一就是降低成本、提高效率。

最突出的表現就是對人員數量的控制。在完全依賴人工管理的狀態下，不斷增加的檔案數量和基本保持不變的管理人員存在嚴重沖突。人的時間精力始終存在上限，一旦超過人的承受范圍，則管理效率勢必大幅降低。傳統模式下，解決此類問題只有增加人員數量這一個渠道。

但利用信息技術則不然。事業單位檔案管理信息平臺不僅可以自動獲取電子檔案數據，而且能夠按照后臺預設程序自動整理、歸納、分析、存貯，或在有需要時提供查詢結果等。因此，大量簡單重復的機械性管理工作都可由機器代勞。事業單位不必再通過增加人手應對持續增加的檔案，現在有限的管理人員也能更加從容地開展更具創造性的管理工作。

1.2 轉變工作觀念、提升服務品質

傳統模式下，事業單位檔案管理幾乎等同于保管檔案。不僅管理工作相對被動、滯后，而且完全依賴人工管理也始終無法徹底規避人為疏忽導致的錯誤、疏漏問題。這對事業單位檔案管理工作無疑是巨大的掣肘。

但在信息化管理狀態下，系統分擔了絕大部分機械重復的工作內容，檔案管理人員可著重于信息分析和價值挖掘。這便為被動管理向主動服務的轉變提供了條件。同時，平臺管理基礎性工作也有利于防止人為錯誤的產生，這將在更大程度上提升事業單位體育檔案管理服務品質，使體育檔案切實發揮價值再創造的積極作用。

2 事業單位體育檔案管理傳統模式的常見問題

2.1 過度依賴人工管理降低品質、效率

對大多數事業單位來說，檔案管理不僅是相對后端的管理服務，且受到人員編制制約，多年來檔案部門始終存在過度依賴人工管理且人少事多的困境。這種相對不利的局面常常造成檔案管理工作低質低效的顯著缺陷。也就是隨著檔案數量持續增加，有限的管理人員終究無法承受巨大的工作量，進而在日常管理工作中越來越多地出現檔案缺失、張冠李戴、破損遺漏等問題。不僅如此，其他部門或人員提出查詢檔案的要求還會進一步加大檔案人員進退失據的問題。久而久之，各種問題日積月累之下，組織內檔案管理的缺陷問題積重難返，最終嚴重阻礙各項工作提質增效。

2.2 被動管理、事后服務制約價值發揮

作為珍貴的歷史信息，檔案本質上具有無可限量的潛在價值挖掘作用。但一些事業單位陳舊落后的檔案管理模式存在十分突出的被動管理、事后服務現象。長期的被動與滯后性不僅會打擊、降低組織內部成員查詢、搜索檔案的興趣與熱情，也會逐漸干擾和阻礙事業單位各類檔案持續發揮價值再創造作用。這也是不少事業單位各種珍貴檔案逐漸塵封、價值湮滅的重要原因之一。

3 事業單位體育檔案管理的信息化建設途徑

3.1 完善頂層設計，強化制度供給

信息化建設的有序推進既要基于互聯網思維的系統性指導，也要充分利用網絡與信息技術的實際應用。這就需要事業單位體育檔案管理事先完善頂層設計，通過不斷強化制度供給提升信息化建設實踐的規范性。

比如制定標準化、精細化的管理制度。與傳統人工管理存在較大隨意性問題不同，信息化管理基于互聯網平臺與信息技術的要求更加嚴苛。特別是在平臺獲取電子檔案信息時，任何未按規則要求記錄的數據都將無法識別。因此，事業單位需要事先針對體育檔案管理出臺一整套規章制度，而這些規則不僅要涉及基本原則、根本目標、流程步驟，也要包括更加具體的操作辦法，尤其要對傳統模式下熟視無睹的細節加強說明，明確要求。

以最簡單的登記日期為例。在傳統紙質檔案模式下，不少人常常根據個人習慣隨心所欲地填寫年月日。有些人仿照國際慣例按“月-日-年”的順序填寫，但另一些人則傾向于使用中國人更加熟悉的“年月日”。還有一些人只填“月-日”而不寫年份，或者只有年份與月份卻沒有具體日期等。如此林林總總、各式各樣的日期填寫在紙質檔案上似乎無傷大雅，然而在信息化平臺系統中，混亂的日期格式往往就是系統無法識別的主要原因之一。

可見，從最直接和表相的角度看，制定標準化、精細化的管理制度是事業單位體育檔案管理信息化建設順利推進的前提和保障。但從更深層次講，標準化、精細化的管理制度也是從根源上突破管理粗放、隨意瓶頸的重中之重。嚴格執行體育檔案管理規章制度有助于事業單位構建一套更加科學嚴謹、專業權威的整體架構，進而促使組織內全體成員提高對于體育檔案管理的認識水平，進而在各種管理實踐中更加有意識地規范操作行為。

不僅如此，標準化、精細化的管理制度還有助于組織成員全面轉變對于體育檔案管理的錯誤定位、認識偏見。例如一些人始終認為體育檔案管理屬于后端管理工作，對于單位各項主體事務的影響相對有限，甚至認為檔案管理工作缺乏實質性價值，因而在日常工作中往往相對忽視、漠視體育檔案管理，且幾乎不會主動為提高檔案管理工作效能提供幫助或協作。而在更加標準化和精細化的管理規則體系中，各種認識偏見或誤解往往能夠得以厘清或消除。這對于事業單位內部營造更加健康、良好的管理工作業態同樣具有非常重要的意義。CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB

又如，在規章制度體系中明確非檔案部門及其成員的協助責任、合作義務。這是由于事業單位體育檔案管理不是檔案部門一門的事務，而是涉及每個部門、崗位和人員的分內事。因此，本單位內部成員應當自覺主動地配合檔案部門做好體育檔案管理日常工作，還應為信息化建設積極建言獻策。同時，要將此類協助、合作義務體現在績效考核評價體系中。即，各部門、崗位、人員在本單位體育檔案管理信息化建設中的配合程度應當通過績效管理得以展示，要對主動積極配合且成效良好者給予適當表彰獎勵，而敷衍塞責的行為則要通過績效懲罰進行警示、處罰。

再如，要針對信息化建設制定常態化的資源投入制度。信息化是與主客觀多重因素息息相關的系統性建設工作。一方面，構建體育檔案管理信息化體系離不開包括終端、線路等硬件設施設備。另一方面，實現信息化管理也需要為網絡平臺配套相應操作軟件、設置適宜后臺程序等。不僅如此，信息技術是更新速度最快的現代科學技術之一。短短數十年間，網絡與信息技術的更新迭代速度就從五至十年縮短到三至六個月。這種極致的推陳出新不僅需要使用者及時購置軟硬件設施設備，也需要結合實際需求加大對技術漏洞的修補與彌合。而這一切都需要規模不等、數額不菲的投入。

因此，事業單位體育檔案管理的信息化建設也需要伴隨著持之以恒的資金和資源投入。這種投入或許可以適當縮減體量與數額，但核心在于保持持續性。只有形成常態化和長效化的投入機制，體育檔案管理信息化才能始終緊跟時代發展速度、滿足現實客觀要求。

3.2 充分利用技術提高前瞻性、主動性、針對性

傳統行業熱衷于信息化管理的最根本原因在于信息技術能夠實現顛覆性改變。具體而言就是幫助各行各業突破長期存在的管理瓶頸、形成具有超越性的新機制、新模式。就事業單位體育檔案管理而言，加快信息化建設的核心價值就在于促使檔案保管向全面利用飛躍。因此，新時期事業單位體育檔案管理的信息化建設還需要充分利用技術提高前瞻性、主動性。

傳統模式下，事業單位檔案管理工作的重心在于存貯和保管，而對檔案的使用、檔案信息的潛在價值挖掘則是相對次要、邊緣的實踐應用項目。而在信息化管理模式下，事業單位體育檔案要更加側重于價值挖掘與信息利用，也就是要充分利用信息技術實現越來越多的價值再創造。

比如，利用大數據、云計算、人工智能等前沿技術實現對體育檔案的自動整理、歸納、分析，并將所得結果與特定部門、崗位、人員相匹配，繼而結合現實工作狀態、效果等提出改進工作的意見建議。借助機器計算的強大算力，系統能夠實現對各崗位或事務的全程跟蹤和分析，從而使檔案數據中可供利用的信息實時或提前傳送至對應人員端口。這將有助于該人員及時發現現在工作的缺陷、漏洞，或從檔案信息分析結果中發現可供優化的途徑、形式等內容。顯然，系統能夠在該崗位成員意識到自身短板之前給予提示，從而將改進與優化充分提前。而這種事前干預顯然使體育檔案管理的信息挖掘服務具備了高度前瞻性與預見性。這不僅使事業單位檔案管理工作從根本上改變了滯后、延遲的缺陷，更可基于信息技術的輔助促進組織內部各項業務、實務全面優化。

又如，傳統模式下，組織內部成員在查詢檔案時往往不同程度存在盲目性，也就是在翻閱歷史檔案時傾向于全面撒網，試圖通過擴大搜索范圍避免遺漏或缺失。然而盲目搜索的后果不僅是極大地增加工作量、消耗了過多的時間成本、隨機成本，且數量過多的檔案信息反而容易分散查詢者的注意力，導致其查詢目標與最終結果之間出現程度不同的差異。顯然，這種完全依賴人力搜索的形式不僅耗時費力，且質量和效果都難以得到保障。

因此，事業單位在加快體育檔案管理信息化建設過程中還當著力提高系統服務的主動性和針對性。即，要充分發揮信息平臺自動化、智能化的技術優勢，結合查詢者所在部門、崗位、工作形式、崗位等客觀要求及其搜索的關鍵字，系統可在最短時間內提供縮小范圍、精煉內容后的結果。查詢者只需要在這些極為有限的搜索對象中進一步篩選，最終得到的答案不僅最接近查詢目標，還能得到后臺程序提供的優化建議等附加內容。

3.3 堅持教育培訓，夯實人才隊伍基礎

無論是體育檔案管理還是信息化建設，人的主觀能動性都是確保工作質量、提高管理效率的決定性因素。因此，事業單位在探索體育檔案管理信息化建設進程中，人的因素都應當被置于不可或缺的核心地位。因此，堅持教育培訓，夯實人才隊伍基礎不容忽視。

這種教育培訓實踐至少需要著眼于兩個基本方向。其一是重點培養關鍵人才。也就是集中各方資源要素打造一支能夠發揮主導作用的核心人才隊伍。正所謂企業中80%的價值是由20%的關鍵人才創造。事業單位體育檔案管理同樣由少數幾個核心人員主導整個信息化建設的進程和狀態。只要重點培養這支精干優異的核心力量，事業單位在探索體育檔案管理信息化建設過程中就能基本實現有序推進和健康發展。

而要培養這支關鍵人才隊伍，可以嘗試“引進來、走出去”的雙向策略。即，結合本單位實際情況面向社會招聘高端人才，使其能夠成為推動體育檔案管理信息化建設的中流砥柱。同時，挑選現有管理人員隊伍中的佼佼者，由第三方專業教育機構采取委培等方式強化檔案管理信息化方面的知識和技能。由于被選中的優秀人才已具備一定理論基礎和實踐經驗，因此第三方的強化訓練通常不需要耗費漫長時間，這便能夠在節省事業單位有限經費的同時盡快實現返崗工作。顯然，這種雙向發展的舉措可在較短時間內夯實組織內部核心人才基礎，有助于事業單位體育檔案管理信息化建設盡快基于關鍵人才引領實現系統性發展。

其二，保持常態化儲備人才培養。任何組織中的人才隊伍都存在新老交替問題。老一輩人才離退休之后都需要后來者繼續其未盡之事業。而新一輩人才則要在繼承優良傳統基礎上不斷創新與創造。因此，儲備人才對于任何組織與單位都具有影響未來發展方向的重要作用。事業單位體育檔案管理的信息化建設是一項長期的系統性工程，其對人才隊伍的要求具有長期性和一貫性。保持常態化儲備人才培養不僅是做好信息化建設的根本要求，對事業單位整體人才隊伍的建設也具有至關重要的積極意義。

4 結束語

事業單位體育檔案管理的信息化建設涉及到大量技術層面的制度創新和模式優化，因此在信息化建設實踐中要積極應用多種手段構建更加立體和全面的管理體系與機制。然而這并不意味著事業單位只需要關注體育檔案管理技術手段的改良，也不等同于各種信息化技術手段的簡單堆砌和疊加。相反，信息時代基于技術創新促進產業升級的前提條件是管理思想信息化。即，只有率先樹立信息化管理理念，事業單位體育檔案管理信息化建設才能基于互聯網思維引導實現信息化建設有序推進、持續發展。因此，事業單位體育檔案管理信息化建設的根本在于以互聯網思維促進檔案信息挖掘、基于信息化建設實現檔案潛在價值再輸出。故，事業單位體育檔案管理信息化建設的著眼點不能僅僅停留在管理方法的表面，而是要深入到具體應用的深層次。即，要利用信息化建設實現對體育檔案潛在信息的深入挖掘和持續挖掘，并基于歷史信息的參考與借鑒促進當下管理事務提質增效。這不僅是事業單位體育檔案管理信息化建設的出發點與立足點，也是新形勢下事業單位依托信息化建設加快管理工作系統性升級的必由之路。

（作者單位：唐山市體育運動學校）CB9D15CF-157F-441D-8AAC-15910BCC95BB