淺談衛生健康監督機構檔案的數字化管理
——以滄州市衛生健康監督檔案管理為例

■劉立杰 薛亦杉 董 帥

一、衛生健康監督檔案數字化的意義

（一）提高經濟效益

滄州市、縣兩級衛生健康監督機構過去解決檔案管理難點的方式過于單一，僅用增派人員和提升辦公經費的辦法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案打破傳統，將紙質檔案轉化為電子版的機讀檔案，化繁為簡，打破了原有紙質檔案存放硬性的空間環境要求，且電子搜索查閱檔案更加高效便捷，減少了人力與物力的浪費，降低了辦公管理成本。

（二）為檔案管理工作提質增效

檔案數字化充分借助計算機與網絡技術優勢，為各種類型各種載體的檔案提供一個統一管理平臺，全面促成檔案的收集整理、檔案管理、庫房管理、查詢、統計、利用等業務的實施，減少手工勞動方式下的眾多重復勞動，全面提高檔案管理基礎工作效率，保證檔案管理工作的效率與質量。

（三）增強檔案原件保護

檔案的存放時限按照不同類別的檔案管理要求有不同的時限要求，而紙質檔案由于其紙張易損的特點，在查閱過程中容易造成磨損，尤其對于存放時間久遠的檔案材料，數字化處理可以避免紙質檔案多次查閱不易保存的缺點，可對檔案原件起到更好保護作用。同時用電子掃描等方式進行數字化處理后的檔案，可有效預防檔案的丟失及篡改。

（四）提高檔案資料的使用效率

檔案數字化后可逐步建成檔案資源庫和信息知識庫，達到更加有效的使用檔案資料的效果。檔案是所有具有保存價值的資料、文件的最終匯集地，數字化檔案系統的建設，能夠集中管理用戶的所有檔案、資料，并以此為基礎，開發用戶信息需求分析和檔案信息二次加工功能，利用知識挖掘技術，更加有效的為用戶的業務工作及管理決策提供知識管理和知識增值服務，并逐步形成資源庫和知識庫，把檔案資料的效益最大化。

二、衛生健康監督管理機構檔案數字化工作現狀

（一）對檔案工作的基礎作用重視程度不夠

衛生健康監督檔案是對衛生健康監督執法監督過程的歷史性記錄，加強衛生健康監督檔案管理是提高衛生健康監督工作管理水平，維護群眾合法權益，促進被監督對象依法依規行為的基礎性工作。但各級衛生健康監督機構由于受落后觀念影響，普遍存在重業務工作輕檔案管理工作的錯誤思想，對檔案工作的基礎性作用、歷史性作用重視程度不夠，未將檔案管理工作納入衛生健康監督工作整體規劃中，導致衛生健康監督檔案管理工作原地踏步。

（二）檔案管理數字化意識模糊

據不完全統計，滄州市、縣兩級衛生監督機構負責人中，有一半以上不了解衛生健康監督檔案數字化工作，即使了解也是很淺顯的了解，不曾深入研究過。衛生健康監督檔案數字化管理工作在大多數負責人的頭腦中尚無概念或概念模糊，致使這項工作未有實質性進展。

（三）具備綜合業務知識的專業人員普遍缺乏

衛生健康監督檔案數字化管理是一項需要具備專業基礎知識和技術能力的工作，它需要兼顧檔案管理、計算機技術、衛生健康監督的多個專業知識。但通過調研滄州市、縣兩級衛生健康監督機構，發現從事檔案管理的人員普遍不具備融合的專業知識背景，且大多檔案從業人員并非專職人員。而各級衛生健康監督機構相關人員多年來也未受到過專門的業務知識培訓，面對這項工作時往往無從下手。

（四）經費投入和場地、設備等基礎設施欠賬較多

據統計，滄州市、縣兩級衛生健康監督機構2021年度在檔案管理方面的經費投入合計不足兩萬元，有二分之一的衛生健康監督機構沒有檔案管理方面的工作經費，檔案管理信息化建設普遍滯后，配有檔案管理專用軟件的只有一家，還有兩個機構受客觀條件限制沒有專用檔案室。財政投入不足和基礎設施的匱乏，是滄州市各級衛生健康監督機構檔案管理數字化工作迫切需要解決的難題。

三、衛生健康監督機構檔案管理數字化對策建議

（一）高度重視，不斷提高現代化水平

衛生健康監督檔案管理數字化工作是提高滄州市各級衛生健康監督機構的業務水平和能力，維護全市人民健康權益和被監督對象利益的基礎性工作。各衛生健康監督機構應高度重視這項功在當代，利在千秋的工作，把本單位的檔案管理工作納入今后一段時間衛生健康監督發展規劃和年度工作計劃，成立機構，安排專門人員和協調專項工作經費，配齊檔案管理工作必備的基礎設施等，應特別注意保持檔案管理人員的相對穩定和傳承性。衛生健康監督檔案的數字化建設要與單位其他信息化工作同步，逐步實現各類衛生健康監督檔案管理數字化、服務信息化，不斷提高衛生健康監督檔案管理工作現代化水平。

（二）選派專人，做好檔案人才培養

衛生健康監督檔案管理人員同其他行業檔案管理人員一樣，都需要專業的檔案管理知識，尤其是在疫情防控期間，衛生健康監督機構的檔案管理人員除了要掌握專業的檔案管理知識和專業的信息化技術外，還需要在疫情發生時具有敏捷的反應能力和敏銳的判斷力，以及與疫情相關的綜合業務知識。要做好檔案人才培養工作，一方面應選派檔案管理專業方面的人才，用專業的人做專業的事；另一方面也要通過開展多樣化、靈活性的相關專業培訓教育，提升現有工作人員專業技能。應多鼓勵專業人員走出去參與學術交流培訓會議，從而更好地適應疫情防控背景下的檔案數字化管理要求。

（三）加強信息化技術保障工作

當前各行各業的信息化工作發展迅猛，網絡的觸角延伸到經濟社會發展的各個領域。衛生健康監督機構的檔案管理信息化工作在不同地區都有不同程度的應用發展，但在滄州市衛生健康監督機構尚處于萌芽狀態。下一步，滄州市各級衛生健康監督機構應從多方面發力推進檔案信息化工作。按照信息化工作要求，做好網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設等，添置專業的打印機、復印機及掃描設備，提高檔案管理工作效率，同時加強工作人員的信息化水平培訓，確保工作人員可以熟練操作各類相關的設施，充分發揮各項信息化設施的作用。

（四）制定和實施疫情防控衛生健康監督檔案的數字化管理標準，包括材料收集范圍和檔案鑒定標準等

疫情期間，衛生健康監督機構產生的檔案主要來自于衛生審核工作、衛生監督行政處罰工作、衛生監督投訴舉報處理工作、大型活動衛生監督保障工作、衛生監督檢查工作、衛生監督監測工作以及日常運轉工作等。上述工作均會產生大量的文件資料，如何界定資料收集范圍與歸檔價值，如何開展數字化采集，如何進行數字化管理與利用，都需進一步明確。因此只有建立健全各類規章制度，對不同載體、不同門類、不同格式、不同來源的疫情防控檔案均根據統一的標準來進行整理與完善，使其能夠實現統一內容、統一分類以及統一格式。同時要求相關工作人員學習和掌握相關標準和要求，才可以推動疫情防控檔案數字化管理走向規范化，使得疫情防控檔案管理范圍上全覆蓋，管理對象上全納入，管理方法上全專題。

（五）探索檔案數字化工作外包機制并做好保密工作

在目前滄州市各級衛生健康監督機構歷史欠賬較多的情況下，短時間內檔案管理人員業務水平提升、基礎設施配置很難一步到位，各機構在歷年疫情防控過程中積累下來的檔案資料全部實現數字化收集、管理和利用短時間內無法完成。若放置時間過久，又有遺失風險。因此可探索服務外包模式，即將部分數字化工作外包，選擇具有國家檔案部門和保密部門認可的，且具有成熟業績的專業服務公司。借助其成熟的操作模式，盡快將多年積累的檔案資料數字化，后續產生的檔案資料產出即轉換成數字成果。

需注意的是，對一些涉密檔案要采取嚴格保密措施杜絕泄密，數字化加工過程要嚴格落實《國家檔案局關于切實加強檔案數字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》各項要求，嚴密防范泄密事件發生。