新時期事業單位檔案信息化建設研究

龐遠東

摘 要：隨著我國經濟水平的不斷提升，也促進了事業單位的健康發展，檔案管理在事業單位的管理過程中具有極其重要的作用，只有提升對于檔案管理的重視程度，積極通過信息技術加以支持，實現信息化建設與檔案管理的有效融合，才能夠進一步推動事業單位朝著更加科學的方向發展。由于在信息化建設的過程中，檔案管理還存在著一些急需解決的問題，只有對實際存在的問題進行深入的研究與分析，提出合理化的解決措施，才能夠提升事業單位的檔案管理水平，促進事業單位的可持續發展。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理

在我國經濟體制改革的背景下，在事業單位的發展過程中，對于檔案管理也提出了更高的要求與標準，由于檔案管理的數量急劇增加，對于檔案管理的質量，也必須提成重視程度，為了有效地提升檔案管理質量，就要對目前的信息化建設進行完善，以便于為檔案管理創造更加良好的基礎條件。只有對新時期的檔案信息化建設進行精細化的分析，全面了解建設內容，并提升檔案管理的整體效率，才可以為事業單位的發展提供更多可能性，促進事業單位的健康有序進行。

一、事業單位檔案管理信息化建設的作用

（一）有利于提升數據信息的精確性

在事業單位的檔案管理過程中運用信息技術進行支持，能夠對傳統的管理模式進行改進與升級，實現檔案管理的信息化發展，只有通過科學的網絡管理平臺實現對信息資源的管理，才能夠為相關的部門提供更加有效的數據信息，使數據具備更強的安全性與精確性。

（二）有利于節約人力資源

由于傳統的人工檔案管理模式具有一定的滯后性，難以提升檔案管理的效率，必須耗費大量的人力與時間才能完成檔案管理的具體內容，在這種情況下，便會為管理人員帶來較大的工作壓力。只有在檔案管理的過程中加強信息管理，實現有效數據的合理運用，才能夠避免管理失誤情況的出現，實現資源的共享，以便于為工作人員帶來極大的便利，降低工作人員的工作強度。

（三）有利于長時間進行檔案資料保管

由于紙質檔案在保存的過程中具有一定的復雜性，隨著檔案數量的不斷增多，也會為管理人員帶來更大的挑戰，特別實在檔案的登記與處理方， 如果不能夠進行有效的升級與調整，依舊沿用傳統的檔案管理方式，很難適應目前事業單位的實際需求，基于此，只有將紙質檔案進行信息化處理，轉變為電子檔案進行保管，才可以為檔案存儲提供更大的存儲空間，以便于實現檔案資料的長期保存。

（四）極大地提升了工作效率

事業單位在開展信息化管理之前，在傳統管理模式的影響下，難以對各項管理流程進行系統的管理，在檔案查閱的過程中，由于程序相對復雜，很容易使檔案的時效性受到影響。傳統的檔案管理模式不僅耗費時間，也會使管理人員的工作變得更加復雜，導致資源難以進行有效地運用。通過開展信息化管理，能夠對目前的檔案進行信息化處理，以便于建立更加完善的數據庫，由于數據庫能夠為單位人員提供精確的檔案信息，通過簡單的操作，便能夠對關鍵的信息進行查詢。

（五）有利于事業單位信息共享的實現

通過對檔案管理進行信息化管理，有利于實現數據信息的有效共享，有利于對之前的檔案資料進行合理運用，以便于對目前的管理過程提供有利條件，只有通過信息共享模式，才能夠實現各部門之間的信息交流，使部門之間形成較強的凝聚力，為事業單位的檔案管理發展提供堅實的基礎條件。

二、事業單位檔案管理實現信息化的重要性

為了實現事業單位的健康運行，必須要做好事業單位的檔案管理工作，加強事業單位的信息化建設，才能夠積極應對事業單位所面臨的眾多挑戰，為中國特色社會主義的建設添磚加瓦。在經濟發展的新時期，群眾的生產生活也會為檔案管理工作提出了更高的要求，所以，必須要提升檔案管理的信息化程度，通過信息化的管理方式提升數據信息的真實性與有效性，才可以實現信息建設的有序發展。在對檔案信息管理的過程中，通過運用信息系統對檔案分類進行管理，能夠使工作內容變得更加簡單，有利于實現檔案資源管理的多元化發展，有利于提升檔案管理的規范性與科學性。作為事業單位的管理者，必須要結合當今時代的發展需求，緊跟時代發展的腳步，實現網絡技術、電子技術與檔案管理的充分融合，才能夠發揮檔案的價值與優勢，提升目前檔案管理的整體效率。

三、新時期事業單位檔案管理信息化建設的主要內容

（一）完善的政策法規

為了能夠在事業單位的檔案管理過程中合理運用信息技術，必須要結合相關法律制度的具體要求，對檔案的信息化建設進行完善，針對數據信息的保存、檔案信息的公開等問題，都需要明確的政策法規加以指導，只有嚴格按照規章制度執行檔案管理工作，才能夠為事業單位的檔案發展指明方向，以便于適應目前新形勢的需要。

（二）健全的內部管理體制

由于我國已經出臺了關于檔案管理的相關法律，但在檔案的信息化管理問題上，并沒有做出詳細的規定，基于此，事業單位只有結合檔案管理的實際情況，建立健全更加合理的信息化管理制度，才能夠促進檔案信息化的健康有序進行。

（三）專業化的管理人員隊伍

檔案管理的信息化發展，必須要專業能力較強的人才進行支持，才能夠提升檔案管理的信息化水平，為了在人才方面把好關，必須要實現人才的合理安排，將最適合管理檔案信息的人員選派到具體崗位，充分發揮管理人員的作用與潛力，以便于實現檔案信息的高效發展。

（四）科學的系統設計

事業單位檔案管理要想提升信息化水平，必須要設計一套與單位發展相符合的信息系統，提升系統設計的科學性與安全性，并定期做好系統的維護工作，提升對于資料備份、系統認證等方面的重視程度，使檔案的管理具備更強的規范性與可靠性。

四、事業單位檔案案管理中存在的問題

（一）資金投入不足，缺乏完備的配置支撐

實現檔案管理的信息化發展，必須要合理運用先進的技術手段進行支持，為其配備更加完善的軟硬件設備，為檔案管理提供堅實的基礎。為了使系統具備更強的科學性與規范性，也應該提升設備的性能，以便于應對復雜數據的整理與分析，這就要求事業單位必須要加大資金的投入力度，但從當前事業單位的發展情況來看，并沒有充足的資金投入到檔案管理的信息化建設當中，難以在短期內實現信息化管理的高效運行，在這種情況下，便會導致信息化建設的效率逐漸降低。

（二）專業人才缺乏

事業單位的檔案信息化管理，是一種現代化的管理方式，對于管理人員也必須提升相應的要求與標準，檔案管理人員的專業水平與綜合素質直接制約著信息化管理水平，必須要提升專業人才的重視程度，才能夠從根本上提升管理效率，為事業單位檔案管理提供源源不斷的動力。由于傳統的檔案管理只要使用紙質材料進行保管，只需要進行簡單的登記與管理，便能夠完成管理的要求，對于人員的專業水平要求相對較低，一般不需要專門的管理人員進行負責，在這種情況下，便會導致檔案管理比較隨意，難以將有價值的數據信息進行合理運用，通過信息技術與檔案管理進行有效的融合，對管理人員的水平也提出了更加嚴格的標準，但由于事業單位難以引進更加先進的人才，在這種狀態下，也無法將信息化管理準確落實到實處。

（三）信息化建設存在安全隱患

從目前事業單位的檔案保存情況來看，由于管理的設備以及工具相對落后，在紙質材料的保存過程中，很容易導致信息的丟失，不利于提升檔案管理的信息化水平。除此之外，由于紙質材料的數字化工作缺乏安全性，也會為信息化建設帶來風險問題。

（四）檔案管理信息化水平較低

從目前事業單位檔案信息化管理的實際狀況來看，由于一些事業單位并沒有意識到信息技術對檔案管理的作用，并沒有使信息化建設有效地融入到檔案管理工作當中，在這種情況下，便會使信息化管理技術難以更大的作用，導致信息技術存在一定的滯后性，不利于檔案管理的順利開展。檔案管理工作對工作人員的要求較高，必須要具備專業的知識儲備以及綜合素質，全面了解檔案管理的各項業務，熟練掌握信息技術的使用方式，才能夠為檔案管理帶來更大的便利，滿足檔案信息化的實際需求。但從目前情況來看，由于檔案管理人才較為稀缺，便會直接影響檔案信息化的發展速度，難以實現數據資源的共享。

（五）缺乏先進的管理理念

從目前事業單位的檔案管理模式來看，由于受到傳統思想模式的制約，在檔案管理的信息化建設方面缺乏重視，難以對當前的管理理念進行改進與升級，這種情況便會導致資金的投入力度不足，難以對檔案管理工作進行深入的研究，為檔案管理的信息化建設帶來較大的阻礙。與此同時，由于檔案管理人員缺乏先進的信息化管理理念，無法提升自身的創新意識與實踐能力，難以在短時間內適應信息化建設的實際需要，便會從主觀上制約了信息化建設水平的提升。

（六）安全防護不足，法規制度不健全

事業單位的檔案建設必須要基礎設施作為支持，但從目前檔案管理的實際情況來看，由于基礎配置不完善，辦公條件相對較差，缺乏安全的防護措施，在這種情況下，便會導致檔案管理存在風險問題，在缺乏監控設備的情況下，也難以對檔案進行實時的監管，導致信息泄露等問題的出現。與此同時，由于事業單位缺乏統一的建設標準，沒有進一步完善信息化制度，難以從檔案管理的全過程進行精細化的管控，在這種情況下，也難以提升工作人員的執行力，無法以嚴謹的工作要求規范自身的工作行為，甚至在檔案管理過程中出現人為失誤，難以對有效的數據信息進行合理運用。

五、事業單位檔案管理信息化創新路徑

（一）健全檔案信息化管理體系

為了促進事業單位檔案信息化的正常運行，主要可以從以下幾個方面做起，首先，作為單位的領導人員以及檔案管理人員，必須要從自身做起，樹立正確的檔案管理意識，提升對于信息化管理的重視程度，實現檔案管理的統籌與協調，將各項責任準確落實到個人。其次，要完善信息化建設的相關制度，并結合事業單位的實際情況，建立科學合理的管理體系，以便于對檔案進行精細化的管理。最后，要嚴格按照國家的相關制度，完善檔案管理標準體系，為事業單位檔案的信息共享奠定堅實的基礎，實現信息化平臺的有效對接與兼容，使管理人員所負責的工作內容具備更強的規范性。

（二）搭建信息化管理模式

由于檔案管理工作具有較強的系統性，傳統的檔案管理模式難以與各個軟件系統進行兼容，在這種情況下，便會造成資源的浪費，不利于提升檔案管理水平。基于此，事業單位必須要合理運用多媒體技術以及信息系統，實現檔案的電子化管理，并加強事業單位部門之間的溝通與交流，以便于使檔案管理朝著更加便捷的方向發展。只有合理搭建信息化的管理模式，才能夠降低工作人員的工作壓力，為工作人員提供科學規范的管理平臺，為檔案資料的保存、查詢、運用等方面提供有利條件。

（三）加強相關的軟硬件建設

為了進一步推動事業單位檔案的信息化建設程度，必須要以充足的自己作為支持，只有加強資金的投入力度，才可以對目前單位的信息化管理平臺進行升級，使軟硬件設備滿足檔案管理的需求。事業單位積極引進相關的信息設備，便能夠對管理體系進行完善，使檔案管理朝著信息化、智能化的方向發展。除此之外，為了能夠使信息化管理正常運行，還需要相關部門的積極配合，及時對管理軟件進行升級與更新，并完善信息自動化系統，使檔案的管理水平得到有效地提升。

（四）打造高素質的檔案管理隊伍

管理人員的專業能力與綜合素質，能夠直接影響檔案信息化的建設水平，基于此，事業單位必須要重視對于管理人才的培養，才可以為單位的檔案管理提供充足的動力。首先，事業單位應通過多種方式提升管理人員的業務水平，可以通過定期開展培訓的方式，使管理人員學到更多的專業知識。另一方面，事業單位也要搭建培訓體系，使管理人員能夠了解信息管理技術，對目前的管理模式進行創新與升級，提升目前的信息化管理水平。最后，事業單位也要完善目前的人才管理體系，積極學習先進的人才管理經驗，并引進先進的復合型人才，提升管理團隊的綜合實力。

（五）健全檔案管理信息化的制度機制

事業單位在完善信息化體系的過程當中，必須要建立健全相應的管理機制，在具體的操作過程當中，不僅要對各項管理環節進行優化與升級，也應該使工作人員之間形成相互配合的工作模式，以便于促進檔案管理人員與信息技術人員之間的交流，為實現信息化建設提供有力的技術條件。另一方面，也要對目前的考核制度進行完善，使信息化建設融入到檔案管理當中，以便于提升工作人員的工作積極性與主觀能動性，使工作人員能夠嚴格規范自身的工作行為，以更加飽滿的工作狀態投入到檔案管理工作當中。除此之外，事業單位也應該建立健全獎懲機制，針對表現優異的工作人員，要及時地給予物質獎勵以及精神獎勵。管理人員只有充分發揮自身的職能優勢，才能促進檔案管理水平的提升，滿足事業單位檔案管理信息化的工作需求，以便于對目前的各項工作流程進行嚴格的管控。只有將信息化制度作為檔案管理的有利條件，才能實現對有效數據信息的開發與運用，提升檔案管理的安全性與全面性。

（六）加強安全管理，提高防范意識

在對檔案進行信息化管理的過程當中，也要注意對于這些資料的保存，嚴格按照相關的工作流程進行設計，防止由于個人原因出現資料丟失以及損壞的情況。與此同時，也應該提升管理人員的安全意識，能夠從自身做起，規范自身的工作態度，樹立正確的檔案管理意識，提升保護數據信息的責任感，并及時對相關的數據信息進行備份，防止因為系統損壞而造成數據風險。

（七）明確檔案信息化建設的規范標準

傳統的檔案管理工作是實體模式下的管理方式，已經難以適應新時期的發展需求，在信息技術不斷發展的當今時代，只有實現檔案的信息化管理，才可以使相關的數據信息得到更加有效地運用。在信息化建設的環節上，必須要發揮檔案的共享性，明確檔案信息化的相關準則，使檔案的信息化管理具備更強的規范性與合理性。在實際操作過程中，也應該嚴格按照國家的相關標準進行管理，認清目前事業單位檔案管理的實際情況，將軟硬件進行統一管理，以便于實現數據信息的高度共享。

六、結束語

綜上所述;在信息技術不斷發展的當今時代，事業單位的檔案管理工作也面臨著嚴峻的挑戰，由于傳統的管理方式具有較強的滯后性，難以適應當今社會的發展需求，必須要結合目前的檔案管理情況，提升信息化管理水平，才能夠促進事業單位的健康發展。檔案信息化管理對于檔案管理具有極其深遠的影響，只要將信息化管理作為事業單位發展的必然趨勢，使管理人員能夠結合工作現狀制定更加科學的管理方式，通過合理的措施進行管理過程中存在的實際問題，才能夠實現檔案管理與信息技術的有效融合，以便于為事業單位的發展奠定堅實的基礎。

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