信息化時代機關事業單位檔案管理的創新探討

張彥生

摘 要：信息化時代的機關事業單位檔案管理，需要各家機關事業單位必須認識檔案管理進行改革與創新的必要性，堅持檔案管理改革與創新原則，開辟應用現代信息化技術改革與創新檔案管理途徑，體現檔案管理自動化與數字化建設水平。

關鍵詞：信息化時代;機關事業單位;檔案管理;創新

機關事業單位檔案是它們在工作過程中形成的各種數據或資料，針對這些數據或資料，需要進行必要的收集與整理，以利幫助人們更好了解機關事業單位具體工作狀況，并為開展它們的后續工作，提供一定科學參考依據。伴隨新時代社會發展，傳統的機關事業單位檔案管理工作已經暴露了諸多問題，并對檔案管理工作同樣提出了更高的要求，需要對機關事業單位檔案管理進行必要的改革與創新。

一、機關事業單位進行檔案管理創新的必要性

（一）順應新時代社會發展要求

新時代社會在不斷發展與進步，以網絡為典型代表的數字化早已滲透到了人們的生產、工作、學習或生活當中，比較傳統的紙質檔案數據或信息已經被電子數據所替代。針對傳統紙質數據信息而言，應用電子數據進行存儲，使數據信息獲取或整理均實現了便捷性，備受檔案管理人員青睞。所以，以傳統紙質為在載體的機關事業單位檔案管理，已經不再適應新時代社會發展需求，需要進行必要的改革與創新。

（二）體現事業單位的改革需求

目前，我國事業單位正在進行改革，使許多事業單位在發生轉變。在進行的改革過程中，需要借助對一些檔案數據信息的查閱、分析或利用。如果再應用比較傳統的檔案管理方式，則無法應用網絡技術對相關數據信息進行查閱、分析或利用，將不利于促進事業單位的改革。這就需要對傳統的檔案管理實施改革與創新。

二、機關事業單位檔案管理改革與創新原則

（一）堅持服務性原則

機關事業單位工作職能就是在體現它們的服務屬性，這也就直接導致了它們的檔案管理所要實現的最終目標，同樣要體現它的服務性。所以，進行機關事業單位管理改革與創新，必須要堅持服務性原則。

（二）堅持靈活性原則

改革或創新機關事業單位檔案管理，需要體現其一定靈活性，既要體現收集檔案收集信息的靈活性，又要體現檔案數據信息整理的靈活性，將那些比較重要的數據信息，必須要做到準確而全面的收集，并對它們進行及時的整理，再根據分門別類管理方法，歸入檔案資料系統當中。

（三）堅持規范性原則

針對檔案每一環節的管理，都要充分體現規范性原則。只有將檔案資料進行到位的規范化管理，才能體現它們的完整性、全面性、真實性與準確性，并能保證檔案資料管理與存儲保管的安全性。

（四）堅持科技性原則

社會在不斷進步與發展，致使單純應用比較傳統檔案管理方式，已經不再社會或科學技術的發展需要。所以，在機關事業單位檔案管理改革與創新過程中，需要更多應用現代科學技術，比如像數字化技術或電子化技術等等，促進檔案管理水平提升。這就需要堅持科技性原則。

三、信息化時代機關事業單位檔案管理創新途徑

（一）應用信息化技術增加檔案服務內容

機關事業單位檔案管理，在體現服務屬性，所以，在實際檔案管理工作中一定要愈加應用目前先進信息化技術，原來增加檔案服務內容。信息化技術的出現，為機關事業單位檔案管理，提供了必要的技術支持，這就需要各家機關事業單位，一定要緊密結合自身單位工作實際，靈活應用信息化技術，做好檔案資料數據信息分析工作，制定檔案管理計劃，進行檔案管理創新，尤其要對檔案管理內容，進行細節性收集，以利增加檔案管理內容，用以保證檔案管理實現創新。促進檔案管理實現高效。同時，機關事業單位的檔案管理部門，一定要構建好專門性檔案管理網絡系統平臺，并借助或通過這樣的系統平臺，向檔案使用者提供便捷高效服務。除此以外，更要建構電子檔案管理機制，以此充分做好檔案數據信息化處理工作。想要做到這些，需要機關事業單位及其檔案管理工作人員，必須要提高對應用信息化技術與受眾技術的正確認知，樹立主動服務理念，體現檔案管理創新。

（二）構建檔案數字化與自動化管理模式

在信息化社會環境下，需要機關事業單位充分應用好目前的信息化技術，構建自動化檔案資料數據信息自動化管理方式，體現檔案管理數字化。這就需要引入數碼掃描、二維碼識別、電子標簽或指紋識別等自動化技術，并將它們應用到檔案管理實際工作中，幫助檔案管理實現自動化，能夠對檔案數據信息進行自動收集、分析、整理、篩選、檢索或管理等，促使檔案管理流程真正實現自動化。這樣，既能促進檔案管理工作效率，又能降低管理出錯率，提升檔案資料數據信息管理精準性，體現檔案數據信息資源與進行快速查詢的高效融合。應該說，進行檔案數字化管理，是一種先進管理方式，尤其是在信息化技術不斷發展的社會時代，它需要機關事業單位一定要應用好數字化技術，建立數字化檔案管理機制，將原來比較傳統的紙質檔案變為電子檔案，體現檔案管理的傳統紙質化與現代電子化的緊密結合，體現電子檔案管理模式為主，以利適應新時代社會發展需求。

（三）體現檔案管理中的動態管理

想要提高機關事業單位檔案管理水平或質量，就必須要強化管理，尤其要構建動態管理制度。因為檔案管理人員工作狀態在變化，需要收集的新檔案數據信息在進行動態性增加，檔案電子化管理技術在不斷發展與進步，所以要構建檔案動態管理制度。只有這樣，才能實現機關事業單位工作與檔案管理工作的同步開展，做到對新產生的檔案數據信息資料進行及時的收集、整理與歸檔，在體現檔案良好動態管理中，端正檔案管理人員工作正確態度，增加新檔案數據信息管理內容，更新檔案管理電子化技術，體現機關事業單位檔案管理的現代性。但它需要檔案管理人員，必須強化學習，及時了解、學習或掌握新的檔案電子化管理技術。

結束語

在信息化技術背景下，機關事業單位檔案管理，需要利用現代信息化技術，進行管理工作的改革與創新，構建自動化和數字化檔案管理方式，依靠動態管理機制，不斷增加檔案管理內容，體現檔案管理改革與創新，提高檔案管理水平。

參考文獻

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