淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

摘要：本文首先分析了提高機關事業單位檔案管理科學化水平的重要性，接著從提高檔案管理的重視度、加大檔案管理的投入、積極樹立“大檔案觀”以及提高檔案管理信息化安全等方面提出了提高檔案管理科學化水平的路徑選擇。

關鍵詞：檔案管理 科學化 路徑

作為機關事業單位基礎管理的一部分，檔案管理逐步被提上日程，運用有效手段實現檔案價值不只是為了發展事業單位的檔案建設要求，也是適應國家文化建設方針的要求。隨著我國機關事業單位改革步伐的加快，對檔案管理的要求也越來越高。要提高檔案管理科學化水平，連接結構化與非結構化信息，對提高機關事業單位檔案管理成效起到了很好的作用。

1 提高機關事業單位檔案管理科學化水平的重要性

檔案信息管理是機關事業單位管理工作的重要組成部分，主要是日常工作中形成的技術數據、影像資料、財務基礎建設等各個科室部門的數據資料管理。隨著信息技術的發展，機關事業單位檔案管理不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在檔案管理過程中，提高機關事業單位檔案管理科學化水平，運用現代信息系統能夠實現實體檔案向數字化存儲的轉變，實現了管理方式的規范化發展，提高了機關事業單位檔案管理的工作效率。在新時期，要明確機關事業單位檔案的特點，認清檔案管理工作的重要性，提出有針對性的措施來規范檔案管理工作，為事業單位的持續發展提供智力支撐。

2 提高檔案管理科學化水平的路徑

2.1提高檔案管理的重視度

作為機關事業單位檔案管理部門，要充分認識到新時期進行檔案管理工作的重要性，對單位檔案進行科學有效的管理與規劃，對檔案信息管理進行一個整體的布局，結合檔案部門內部管理與外部需求，改變傳統的信息割據局面，實現檔案管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準確率。因此，檔案管理部門對檔案管理過程中的辦公狀況進行認真的分析，積極優化其中的關鍵流程，做好檔案管理的宣傳與匯報工作，以便得到上級領導的支持與重視。通過建立一支高素質、業務精良的工作團隊，在工作中樹立信息化系統理念，提高檔案管理的有效性。

2.2加大檔案管理的投入

要提高機關事業單位檔案的管理成效，就要加大相關投入力度。其中，物質的投入是重要的前提和基礎。要有專業的攝像機、計算機以及打印機、掃描儀等，這些現代化的管理設備是必備的設施。當然還有滅火器、去濕器、濕度測試儀器、消毒殺蟲設備等。我們以照片檔案為例，照片檔案保存的要求要比紙質檔案的要求更高，這是由照片檔案的載體所決定的。在保存照片檔案的時候，要注意防火、防水和防潮，還要防日光以及紫外線等，檔案室的溫度要嚴格控制在25攝氏度以下，濕度大約控制在百分之三十到百分之五十之間。對于那些照片檔案比較多的單位要配置相應溫恒濕柜，因為如果把檔案照片跟其他檔案混合放在一起，沒有達到相應的溫度和濕度要求，就可能會使一些照片變黃或者褪色，出現一些難以彌補的損失。

2.3積極樹立“大檔案”觀

機關事業單位在進行檔案管理的時候，要打破傳統檔案管理模式的束縛，不能只把檔案的范圍限定在知識層面，要對單位社會實踐活動進行完整的記錄。要制定措施明確部分隱性檔案，突出其顯性化特征，結合具體實踐進行具體問題具體分析，樹立“大檔案觀”，這是提高檔案存儲成效的舉措。總之，機關事業單位檔案管理要跟市場環境因素等有效的結合在一起，重視外部環境因素，切實認識到檔案管理不只是數據與信息的收集和整理，還要進行動態化的知識管理，這樣才能提高檔案科學化管理的效率，轉變傳統狹隘的思想觀念，結合事業單位實際與知識管理內容來擴展檔案管理的外延，進而提高檔案管理有效性。

2.4提高檔案管理信息化的安全性

首先，在檔案管理過程中，要對程序的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現。管理人員要結合檔案管理工作實際，要求專業人員在系統設計的時候制定相應的操作規范，包括檔案管理系統操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統的安全性，要設定相應的管理人員操作權限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統垃圾，為系統提供良好的運行環境，避免未授權人員進入檔案管理系統造成不良后果。再次，重視計算機機操作與管理，制定相應的管理制度，要求檔案管理人員嚴格按制度規范進行檔案信息的錄入和整理，制定數據的備份方案等。

2.5提高檔案管理員的綜合素質

要提高檔案管理科學化水平，需要檔案管理員具備專業化的知識與技能。作為檔案管理人員，首先要能夠做到干一行、愛一行，重視檔案管理細節，具備全身心服務檔案管理的理念，愛崗敬業，切實增強檔案管理的事業心與責任感，保管好、使用好檔案資料。其次是機關事業單位要要注重檔案管理人員的培訓工作。比如，專業基礎培訓。對于新入職的職工在上崗之前就要開展培訓，具體內容包括檔案管理崗位的工作職責，具體工作流程，操作方式等。掌握各個門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個工作環節之間的聯系，提高培訓的針對性和實效性。此外，檔案管理人員還要熟悉國家關于檔案管理方面的法律法規，開展信息化技能培訓。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案價值進行專業評估，對檔案歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。最后，檔案管理單位還要制定嚴格的培訓績效評估方案，在課程培訓結束之后，按照計劃進行抽檢，鼓勵檔案部門全員參與培訓，使學習培訓常態化、制度化。

3 結論

綜上所述，新時期，機關事業單位要轉變思想認識，提高檔案管理的重視度，加大檔案管理的投入，積極樹立“大檔案觀”，提高檔案管理信息化的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質，進而為機關事業單位檔案管理工作持續健康發展打下堅實基礎。

參考文獻

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作者簡介

劉挺（1969-12-12），性別：男，籍貫：四川省樂至縣，工作單位：樂至縣公路工程質量監督站，學歷：大專，職稱：助理館員，研究方向：事業單位檔案管理方面