水利科技檔案智慧化管理初探

摘 要：水利科技檔案實現信息化、智慧化管理，是水利檔案工作的重點，要想實現水利檔案管理智慧化，同時，更好地滿足實際應用的需求，檔案管理工作人員應從管理的理念、機制等各個方面實現戰略轉變，在本文中，筆者淺析了水利科技檔案智慧化管理實踐中存在的問題及我們應該如何有效地解決這些問題，以更好地推動水利檔案管理工作的穩健開展。

關鍵詞：水利科技;檔案;智慧化;管理;

水利科技檔案管理智慧化，是水利檔案管理工作的發展大方向，對整個水利事業的發展有非常積極且重要的作用，但是，在開展水利科技檔案智慧化管理工作時，也會遇到非常多的問題和挑戰，鑒于此，筆者總結本文。

1.水利科技檔案智慧化管理中遇到的問題

1.1存在一定的安全性問題

在開展檔案智慧化的時候，水利科技檔案涉及到的信息非常多，除了海量地理信息，還有很多保密性要求很高的信息，這些信息的安全性，是水利科技檔案開發、使用、管理的工作難點，具體包括電子檔案的安全和紙質檔案的安全，紙質檔案在進行人工整理、存儲的時候，會面臨火災、蟲害等危害，同時，還會有一些人為破壞的情況。對一些數字檔案進行加工的時候，在裝訂、掃描等工作中，可能會損壞檔案，有時候還可能會存在檔案丟失的情況，這些情況的存在，極易導致信息泄露。另外，在調用電子信息時，還有遭受電子病毒竊取的風險。保存數字檔案信息時，對載體壽命的依賴太大，如果介質的性能不穩或是遭受損壞，比如說電腦系統升級、光盤磁消等狀況，會對信息的使用率產生極大的影響，更有甚者會遺失數據，上述這些危害因素，均會對檔案智慧化管理的安全產生極大的威脅。

1.2對需求單位信息化建設能力有著一定的要求

一是，結合檔案智慧化在人、物等方面的具體要求，就需求單位而言，需要有一定的承受能力，另外，如果實體檔案的數量非常大，那么我們在規劃智慧化流程的時候，一定要有預判力;二是，檔案智慧化管理之后，需求單位要有一整套健全的檔案管理系統，借助電子審批、電子申請等過程，實現檔案智慧化管理，因此，需求單位應該積極營造和智慧化加工相匹配的條件和環境，配齊協調、高效的信息管理體系，，這些也是檔案智慧化建設的工作重點。

1.3水利科技檔案智慧化建設質量有待進一步提升

現在，各水利科技檔案管理單位均在積極實施檔案智慧化建設，但是，這一工作并不是一天兩天就能見效的，需要我們有持之以恒的態度。一是，檔案智慧化成果質量是整個智慧化建設工作的重點，主要包括：檔案是不是完整且清晰，是不是滿足了使用的要求，假設檔案成果的質量沒有達到要求，那么整個檔案智慧化工作就根基不穩。水利科技檔案涉及的信息非常豐富，涉及的范圍也很廣泛，不但涉及水利工程設計標準、水利工程建設所用的技術，還囊括了海量的圖紙，工程工期非常長，涉及的單位也非常多，因此，水利科技檔案的周期也相對較長。所以，在實施水利科技檔案智慧化管理的時候，要求也是更高。實施水利科技檔案智慧化建設和管理，需有一個長期的、有效的方案，一些水利科技檔案管理單位就是因為投入不足，致使檔案管理不夠精細，也就難以滿足檔案管理的基本需求，到最后，使得檔案管理的質量難以保證。

2.水利科技檔案智慧化管理途徑

2.1做好水利科技檔案的保密工作，確保檔案的安全性

水利科技檔案保密工作，是水利檔案智慧化建設的核心和重點，在管理工作人員方面，必須要充分做好和保密相關的宣傳工作，定期組織檔案管理人員進行安全教育，涉密人員務必要獲得相應的證件才能上崗工作，借助多方面、多形式、多內容的涉密教育，切實提高檔案管理工作人員的思想意識。在對檔案進行智慧化加工的時候，高度重視智慧化加工的軟硬件設施完善工作，力爭做到物理防護、網絡防護相結合，涉密數據必須要用涉密電腦進行處理，嚴禁復制涉密數據。再就是要嚴密監控檔案智慧化加工的現場，絕對不可以把涉密的設備、紙張等物料帶離加工現場，加工現場派有專人值班，以第一時間解決遇到的問題，與此同時，必須要嚴格執行保密制度，在使用這些智慧化的檔案數據的時候，必須要對數據使用人講解涉密數據的使用流程及在使用過程中應該注意什么問題，同時，要簽署保密協議書和承諾書，這樣可以明確責任。

2.2積極建設配套設施，完善相應制度

為更有力地推動檔案智慧化建設工作的開展，切實提升檔案數據的使用率，檔案管理職能部門要積極配置與管理工作相關先進的基礎設施。同時，結合智慧化工作的具體特征，配齊相應的硬件、軟件，讓檔案開發成果得到更好地保障。針對檔案管理系統選用工作軟件的時候，要優選穩定性的軟件，從而能夠更加快速地查找想要的數據，更好地實現多用戶數據掛接。積極使用能夠按照不同的要求統計圖像、目錄的多功能檔案管理軟件，這對于檔案智慧化建設及建設成果的高效運用，都是非常重要的。

2.3重視建設智慧化檔案室，以讓檔案智慧化成果的質量得到切實提高

檔案智慧化工作實踐中，應充分結合每個檔案室的實際情況，對智慧化檔案室進行合理規劃，切實增加人力、物力等方面的投入。參照建設智慧化檔案室的標準，對硬件設施和軟件設施進行優化配置，借助使用涉密數據儲存器、高清掃描設備等先進的設備，確保智慧化成果能夠及時轉化。明確檔案智慧化成果驗收工作的具體標準，相關工作人員必須要結合標準嚴格驗收智慧化成果的數量和質量，認真檢查實物檔案的內容和數量、成果轉化是否清晰，數據是不是完整等，若轉化成果不合格，必須要及時返修，直至驗收合格，方可進行交接。因為原始的實物檔案，質量相差很大，且使用的紙張也相對較脆，有些還存在字跡模糊的狀況，鑒于此，在掃描原件后應進行細致的加工和處理，把每個細節都細化，把影響降至最低，以讓檔案智慧化成果的質量得到切實提升。

3.總結

水利科技檔案涉及的內容很多，具體包含水利數據、地理數據、建設經驗等等，水利科技檔案智慧化管理，可節省人力、物力和存儲空間，還可切實提高水利檔案數字化管理的實效性和整體水平，這對于更好地實現檔案數據的共享是非常有利的，也可同時提升水利科技檔案的管理水平。

參考文獻

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[2]薛四新，衛化昱，楊艷.智慧檔案館研究思考[J].北京檔案.2019，（5）.28-30.

作者簡介：徐蓉? 性別：女? 民族：漢? 學歷：研究生? 職稱：工程師? 研究方向：水利工程? 單位及郵編：昌樂縣水利事業發展中心262400