常態化疫情防控下社區檔案管理工作的幾點思考

楊倩青

摘要：在常態化疫情防控下，社區檔案的服務價值得以充分體現。但與此同時社區檔案在受重視程度、質量和信息化水平方面還存在問題，各相關部門必須齊抓共管、加強宣傳，統籌資源、優化流程，與時俱進、數據共享，讓社區檔案在應對新型冠狀病毒肺炎疫情時能夠提供系統完備、精準高效的檔案信息，助力打贏疫情防控阻擊戰。

關鍵詞：常態化疫情防控 社區檔案 治理水平 信息共享

2020年習近平總書記在北京市朝陽區調研指導新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作時強調：“社區是疫情聯防聯控、群防群治的第一線，也是外防輸入、內防擴散最有效的防線。把社區這道防線守住，就能有效切斷疫情擴散蔓延的渠道。”[1]發揮社區檔案在常態化疫情防控中的基礎性、綜合性作用，是基層檔案部門履行“四方責任”的使命與擔當。

（一）有助于提供決策參考依據

社區是最基礎的社會單元，其形成的社區檔案涵蓋黨群、衛生、文化等多元化內容，是極具價值的資源庫。開發利用社區檔案信息，有利于黨委政府精準掌控社區第一手資料，清晰了解社區人員構成（比如老年人、孕婦、兒童等特殊群體數量）、身體健康狀況，第一時間對社區情況進行分析研判，形成社區疫情防控決策，快速提升疫情防控的處置效率，最大限度地保護社區居民生命安全。

（二）有助于降低疫情傳播風險

社區檔案的共享利用是體現社區檔案價值的重要舉措。社區檔案在控制管理的基礎上適度開放，可以方便相關單位獲得社區檔案基礎信息，節約大量入戶排查所要付出的人力、財力、物力，減少人員直接接觸。立足于“常態、長效”，充分利用社區檔案，既可以有效降低新型冠狀病毒傳播風險，又可以充分發揮社區檔案服務功能，促進疫情防控與檔案職能發揮“兩不誤”。

（三）有助于提升社區治理水平

按照網格化工作要求，社區在居民健康、疫情統計、醫療救助和防護資源整合、外來流動人口登記、密接人員流調溯源等工作中形成了各類檔案。這些基礎檔案信息能夠助力社區疫情防控，比如輔助包聯人員第一時間找到傳染源，阻斷傳播途徑；提供社區居民的健康情況，為醫療機構提供救治參考等。黨委政府、社區及其他相關部門通過及時對這部分檔案進行總結和宣傳，既可以讓群眾了解疫情防控進展和處置措施、穩定居民心理和情緒，又可以進一步提升社會公眾對社區檔案價值的認知，有條不紊地推進社區防疫工作的開展，提升社區治理水平。

（一）社區檔案受重視程度有待加強

2015年11月，國家檔案局和民政部聯合頒布的《城市社區檔案管理辦法》中第三條規定：社區檔案工作在業務上接受街道辦事處（鄉鎮人民政府）及檔案行政管理部門和民政部門的監督和指導。[2]但在現實情況下，在社區檔案工作方面，各相關部門之間的溝通協調有待進一步加強。街道辦事處和檔案行政管理部門在人員、資金、基礎設施及業務上給予的指導不夠，在社區檔案宣傳上的力度也有待加強。再加上社區還承擔著多項事務性工作，資金出項較多，社區領導在安排工作時，往往什么急就先安排什么，檔案工作被拖后或者忽視。總之，目前社區檔案的重要作用及價值還尚未引起相關管理部門重視，社區檔案工作齊抓共管的氛圍需要進一步強化。

（二）社區檔案的質量有待提高

近年來，新型冠狀病毒的肆虐凸顯了社區檔案的重要性，同時也暴露出社區檔案質量存在諸多不足。例如，社區人口眾多，每家每戶的情況又不盡相同，檔案信息來源廣泛，尤其是在常態化疫情防控下，需要采集的信息更多、更細致，涉及工作、出行、健康等方方面面，極易出現冗余重復和門類不齊的問題。同時，由于大部分社區檔案的形成仍然依靠入戶摸排或者逐戶電話聯系，有的社區居民不積極主動配合，數據資料就難以準確、具體，也會對社區檔案的質量造成影響。

（三）社區檔案信息化水平有待提升

檔案的根本價值在于利用，信息化是檔案利用的基礎，開放共享是檔案利用的靈魂。目前社區檔案工作在收集、管理、利用各流程仍以人工為主，信息化程度不高，既容易出錯又影響使用，著重表現在未形成統一的社區檔案共享信息化平臺、數字化轉換進度緩慢、檔案提供利用服務手段原始、線上服務根基薄弱、共享程度不高。這些都與常態化疫情防控的形勢要求不相稱，有待進一步改善。

（一）齊抓共管、加強宣傳，多元促升社區檔案受重視程度

社區檔案工作綜合性強，涉及人數眾多，相關部門應有效結合形成管理合力，不斷提高認識、加強宣傳，對社區檔案工作進行統籌安排。

1.各單位可參照《城市社區檔案管理辦法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等文件規定，結合常態化疫情防控實際，制定社區檔案統一的歸檔與整理標準，協助社區做好檔案文件資料的收集、歸檔。

2.街道辦事處作為社區管理的主要機構，應加大對社區檔案工作的指導、支持和幫助力度，從經費、人員、基礎設施等方面提供保障，為社區檔案工作有序展開提供支撐；借鑒企業扁平化管理模式，通過建立微信群、騰訊會議等形式，加強人員培訓、明確職責要求、掌控實時動態，提高疫情檔案信息處置效率，為人員身份溯源、織密織牢疫情防控網奠定基礎。

3.檔案部門應充分利用廣播、電視、報紙等傳統媒體和微信、微博、抖音等新興媒介主動宣傳，使屬地黨委政府和相關部門重視社區檔案工作，并持續開展社區檔案管理人員的業務培訓，真正夯實社區檔案工作基礎、提高社區檔案管理人員工作效率、破解社區檔案管理與服務中的制約因素。充分利用檔案資源、主動為領導決策提供信息參考，是檔案部門服務經濟社會發展和黨委政府決策的一項重要職能。在常態化疫情防控下，檔案資政的服務價值體現得更加充分。檔案部門必須提前介入、主動作為，根據國家和省市要求建設常態化疫情防控社區檔案專題數據庫，利用自身優勢開展疫情檔案編研工作，編制《戰疫應知應會手冊》等系列讀本，提供有針對性的醫學防護、社區服務、法律咨詢等方面參考建議，為應對各種突發公共衛生事件提供系統完備、精準高效、科學有序的檔案信息支持。

（二）統籌資源、優化流程，提高社區檔案質量

檔案因其原始記錄性，成為人民群眾辦理日常事務的憑證和依據，尤其是社區檔案和人民群眾的生活息息相關。為此，社區應優化檔案收集流程，注重提升社區檔案質量，以便為常態化疫情防控下的社區治理和居民生活提供精準、精細的服務。在疫情防控的前提下，針對社區檔案信息來源廣泛，容易出現冗余重復和門類不齊的問題，我們可以從以下方面進行改善。

1.將社區檔案收集貫穿疫情防控工作全流程。社區應設置專門的檔案管理人員，主動對社區組織和居民活動中有保管價值的紙質、電子、聲像等各種載體介質的原始記錄進行收集，并貫穿疫情防控預警、應急響應和疫情善后階段，做到“應收盡收”，同時由專人把關，各個階段無縫對接，力求避免出現冗余重復、資料不齊全等情況。

2.堅持多類型收集社區檔案。對于社區檔案，首先要根據國家有關檔案工作的法律標準開展收集。其次，社區還應重視居民健康檔案、文藝作品和紀錄片、疫情防控標語等檔案的收集。針對不同的檔案，設計不同的保存方式，合理劃分社區檔案庫房區域。

3.由專人負責制作社區檔案宣傳標語，貼于小區展覽墻或者單元樓下，使小區居民在耳濡目染中提升對社區檔案重要性的認識，進而在相關人員入戶摸排或者電話統計信息時，能夠積極配合，提供準確而翔實的家庭、個人信息，促進社區檔案質量的提升。

（三）與時俱進、數據共享，實現社區檔案資源的最大化利用

常態化疫情防控下，由屬地政府牽頭，按照社區治理數字化的要求，加快構建安全、高效、規范的社區檔案信息化管理體系，既著力增強社區檔案信息化建設能力，又探索實現疫情防控檔案數據協同治理、聯防聯控機制，使社區檔案真正成為聯系社區與居民、社會與政府的紐帶。

1.搭建社區檔案共享信息化平臺，構建“疫情防控專題檔案數據庫”，明確社區疫情檔案進庫的流程和范圍、檔案保密開放要求及用戶權限，最大范圍保護個人隱私、最大化數據共享利用；動態管理各類數據，健全信息報送反饋渠道，通過防控系統“大數據”與社區檔案信息的比對，快速高效整合篩選、摸排中高風險地區返回人員等重點人員信息，切實做到不漏一戶、不漏一人，提升精準防控能力和水平，凸顯社區檔案信息數據在常態化疫情防控下的重要價值。

2.由檔案部門指導，對社區檔案進行規范化整理，遵循“存量數字化、增量電子化”原則，對紙質檔案進行數字化掃描、原生電子檔案入庫，并在平臺進行條目著錄和原文掛接。

3.對社區疫情檔案數據與其他部門疫情檔案數據進行整合與融合，逐步實現在線利用；挖掘檔案數據深度關聯，對疫情全流程進行分析與總結；發揮檔案存史、資政作用，形成疫情防控題材的文藝作品，保留戰疫成果，作為應對突發公共事件的參考。

常態化疫情防控對社區檔案管理而言既是一次嚴峻的考驗，更是一個難得的改進契機。社區檔案管理人員要以統籌疫情防控和社區管理服務為中心，以推進社區檔案信息化建設為切入點，以檔案資源更大程度的開發利用為目標，積極參與常態化疫情防控，加強社區檔案管理工作水平，助力打贏疫情防控阻擊戰。

注釋及參考文獻：

[1]趙滟.新型冠狀病毒肺炎疫情防控與社區健康檔案管理水平提升研究[J].北京檔案，2020（6）：28-30.

[2]《城市社區檔案管理辦法》[N].中國檔案報，2015-12-10（002）.

作者單位：長島綜合試驗區政策研究中心（檔案館）