房地產企業工程項目檔案管理初探

蔣杜娟

摘要：從當前房地產企業工程項目檔案來看，其管理過程中還存在一系列的問題，這些問題將會影響房地產企業檔案管理的整體發展。從此角度出發，該文將對相關問題進行梳理并提出完善房地產企業工程項目檔案制度、科學并規范地保管好房地產企業工程項目檔案、積極進行房地產企業工程項目檔案數字化建設、提高房地產企業檔案管理人才的素質等四項針對性應對措施，從而提高房地產企業工程項目檔案管理水平，助力房地產企業健康可持續發展。

關鍵詞：房地產企業 工程項目檔案 制度 人才

近年來，我國房地產行業發展迅速，規模不斷擴大，相應地，房地產企業工程項目檔案大幅度增加，因此科學有效地管理房地產企業工程項目檔案顯得越發重要。房地產企業工程項目檔案是指從地產項目立項開始所進行的一系列記錄，包括前期手續辦理、土地手續辦理、招投標、勘察設計、施工監理及設備采購等過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的資料，具有成套性、綜合性、復雜性的特點。接下來，本文將對房地產企業工程項目檔案管理中存在的問題進行詳細的分析，并提出一系列可操作的解決措施，以期推動房地產企業檔案管理水平的提升，進而使房地產企業工程項目檔案更好地服務于區域經濟發展。

（一）房地產企業工程項目檔案管理制度不完善

房地產企業工程項目檔案管理制度不完善是當前房地產檔案管理中存在的突出問題之一。有些企業未制定貫穿于工程項目全生命周期的檔案管理模式，在進一步的歸檔過程中，常常出現缺失詳細的歸檔制度要求，從而導致歸檔工作不到位的情況。而有些企業盲目地制定一些工程項目檔案管理實施準則，但是在責任和分工方面未予以明確，常常導致工程管理部門集中精力抓工程質量，尤其是工程進度，怠于收集職責范圍內經手的項目資料或是忽視督促總承包商和監理單位同步整理工程資料，從而增加了檔案收集上的難度。另外，房地產企業工程項目涉及的部門較多，容易出現多頭負責的情況，若不提前以制度的形式予以明確，最終可能導致檔案收集不齊全或者重復收集等問題。

（二）房地產企業工程項目檔案保管不規范

一般而言，房地產企業檔案管理部門和公司的盈利并沒有直接的關系，在公司處于邊緣位置，這使得一些房地產企業并不重視檔案的管理，甚至不會建立專門的檔案庫房。檔案材料往往跟隨工程項目進度被收集并隨意堆放在辦公室，導致因保管不當造成一些工程圖紙、藍圖紙張泛黃，回形針銹蝕、部分被浸水或者被蟲蝕等問題，從而影響了整個項目檔案的質量。

（三）房地產企業工程項目檔案數字化水平不高，難以實現數據共享

隨著房地產企業工程項目越來越多，檔案的數量不斷增加，工程項目檔案的管理難度不斷加大。利用傳統方式管理檔案，在檔案中找到所需材料需要耗費大量的時間，而且傳統檔案管理方式容易造成文件丟失、檔案收集不全等問題。隨著信息化建設的普及，目前許多房地產企業建立了自己的檔案信息管理系統，但是多數只是實現了對檔案的錄入、檢索、統計等基本功能。因工程項目涉及不同管理單位，面對工程項目檔案龐大的數據，各單位采用的檔案管理軟件可謂五花八門，無法形成整齊劃一的大數據庫。同時，工程項目各參建單位數據保存格式和形式也多有不同，難以實現數據對接、數據共享。

（四）房地產企業工程項目檔案管理專業人才匱乏

當前房地產企業工程項目檔案管理人員存在專業知識結構不完善、計算機技術欠缺、職業素養缺乏等問題。此外，部分項目工程參與單位的資料員大多是由兼職人員或者未經過崗位培訓的人員擔任，這就必然導致檔案管理方面存在人才上的制約。從房地產項目建設各環節上來看，建設周期較長、涉及的環節較多，這就需要工程項目檔案的管理人員熟悉項目全生命周期各個環節，具備建筑領域相關知識。而目前房地產檔案部門此類檔案管理人才嚴重缺乏。另外，從發展前景來看，房地產企業檔案管理部門在公司中往往處于較低的地位，晉升空間有限，這也成為阻礙人才加入檔案管理部門的重要因素之一。

（一）完善房地產企業工程項目檔案制度

檔案制度是“在一定歷史條件下形成的與檔案事務相關的體系安排及特定成員在檔案相關事務中共同遵守的行為規則”，是檔案事業規范化發展的重要支撐。房地產企業首先需根據國家及各級檔案主管部門相關文件精神及企業的自身特點，結合項目所在地頒布實施的資料管理規程中的要求，編制詳細的歸檔制度。在制度中，要明確建設單位對工程項目檔案工作負總責，實行統一管理、統一制度、統一標準，加強與參建單位的相關溝通。在項目運行過程中，建設單位可以按工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷。例如，由筆者所在單位作為建設主體的北京大興國際機場噪聲區安置房及配套設施項目，該項目建設體量大、涉及參建單位多。在項目開工前，筆者單位根據項目較大的特點，修訂了公司《檔案管理辦法》，組織參建單位召開資料交底會，明確各參建單位檔案管理機構及人員職責，明確項目名稱、使用軟件類型、歸檔范圍、移交份數、歸檔質量要求、竣工圖章樣式及電子檔案格式等。除此之外，筆者單位（建設單位）還編制了《工程建設項目檔案管理標準化手冊》，指導參建單位在項目檔案管理中有章可循，為參建單位在工程建設過程中資料的收集和整理指明方向。這樣也可以有效避免責任不清、保存不當、資料丟失等問題。

（二）科學并規范地保管好房地產企業工程項目檔案

根據檔案制成材料的物理和化學性質及其變化規律，采用科學的技術方案保管檔案，可以最大限度地延長檔案的壽命，是檔案業務工作的重要部分。房地產企業首先應建立專門的現代化檔案庫房，將各種工程項目檔案，分門別類地整理存放，并根據檔案材質，科學、合理地調節庫房溫濕度。筆者所在單位領導始終重視檔案工作的發展，為進一步確保檔案的安全保管、提高公司檔案管理水平，于2017年建立了專門的檔案室，并且配備了檔案密集架、消防設備、安防設備、控制溫濕度設備、消毒除塵設備、打印掃描設備、計算機設備及檔案整理工具等。

（三）積極開展房地產企業工程項目檔案數字化建設

在房地產行業迅猛發展背景下，相應的檔案信息也呈井噴式增長，傳統管理模式顯然難以為繼，房地產企業加強工程項目檔案數字化建設，積極引入信息化技術成為必然趨勢。為此，筆者所在單位在房地產項目開工前會同步制定檔案信息化統一標準，規范、完善當前檔案信息化的管理模式和規則；在項目建設過程中，利用數據平臺將檔案收集整理和歸檔保管與施工進度保持同步，以保證檔案的齊全完整；在建設項目竣工后使用高端的系統軟件，對現存的工程檔案實現科學收集、整理、掃描和數據掛接。此項措施可以整合檔案信息資源并使之更合理化，在開工前統一數據保存格式和形式，以便在項目進程中實現數據對接、數據共享，提升工程項目檔案的數字化建設水平。

（四）提高房地產企業工程項目檔案管理人才的素質

房地產企業工程項目檔案管理離不開具有計算機專業知識、熟悉工程建設全生命周期流程的技術人才。對于一些建設單位、施工單位的兼職檔案管理人員，應明確其職責，最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，規范其操作行為；在專業知識上，引導其調整自身知識結構，除了加強對檔案領域政策法規、理論知識的學習外，還應使其積極參加工程文件歸檔整理的專業實操培訓，認真學習工程建設全生命周期理論，熟悉工程項目的各個環節，具備基礎的房地產專業知識。同時房地產企業應重視檔案管理部門，積極引進檔案專業人才，優化檔案管理部門人員的職場晉升空間，從而促使更多優秀人才加入房地產企業檔案管理部門。

房地產企業工程項目檔案具有科技檔案的特點，內容涉及工程圖紙、藍圖、竣工資料等，是房地產企業未來工程設計的一個重要參考。房地產企業檔案管理部門應結合各個項目建設情況，把握好各個節點，對前期事務、設計、施工、竣工，直到銷售和項目結案的所有資料進行科學的立卷管理，實現檔案的規范化、標準化管理，以便為日后項目經驗借鑒、重大項目決策提供參考。

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作者單位：北京新航城開發建設有限公司