醫院衛生專業技術人員“兩歷”檔案管理

崔瑜 曹冬梅 馬佳 崔彤彤

摘要：根據干部人事檔案專項審核全覆蓋工作要求，需對醫院衛生專業技術人員人事檔案進行“三齡兩歷”審核。其中，“兩歷”檔案是人事檔案的重要組成部分，記錄了工作人員的成長路徑。該文將人事檔案審核實踐工作中發現的問題進行梳理分析，并從個人、學校以及用人單位三個方面提出有針對性的建議，為醫院人事檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：醫院人事檔案 檔案審核 檔案管理

《干部人事檔案工作條例》自頒布以來，有力地推動了干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。我國自2019年11月起開展干部人事檔案專項審核全覆蓋工作，對醫院副高級以上職稱衛生專業技術人員人事檔案進行審核。作為體現學習經歷和工作經歷的“兩歷檔案”，是人事檔案的重要組成部分，兩者相互獨立又相互結合。本文通過對審核過程中發現的問題進行歸納和總結，就醫院衛生專業技術人員學歷學位、工作經歷檔案管理工作存在的問題進行分析并提出解決路徑和措施。[1]

（一）學歷學位檔案

人事檔案中學歷學位檔案是個人學習過程的體現，主要形成組織為學校，是全面反映學生在校期間的個人經歷、學習成績、生產實習、思想品德等情況的原始記錄。[2]

1.學歷學位檔案特點：（1）學歷層次跨度大，包括中專、大專、本科、碩士、博士等；（2）培養形式多樣，包括統招、定向、委培、夜大、網校、成教、高自考、同等學力、軍隊院校、留學歸國等；（3）所涉專業主要是醫學院醫學類相關專業，包括臨床醫學、基礎醫學、口腔醫學、中醫學、護理學、藥學等一級學科，以及研究生階段醫學類二級學科等。

2.審核要點：（1）全日制中專、大專、本科、碩士研究生和博士研究生等，應該包括報考表、學生登記表、學生成績單、畢業生登記表、授予學位證明等；（2）同等學力申請碩士、博士須有學位課程認定成績表和學位授予材料，醫學學科還需要綜合水平全國統一考試和外國語水平成績合格證等；（3）各類成人高等教育或通過高等教育自學考試形式取得的學歷，符合相關政策規定予以承認；（4）留學歸國人員，要審核留學歸國人員證明、國外學歷學位認證書等；（5）借助國家電子查詢系統對學歷和學位真實性進行查詢。

（二）工作經歷檔案

在人事檔案中記錄工作經歷的材料主要包括一類個人履歷表材料、三類考核鑒定類材料、四類專業技術職務材料、九類工作任免材料和十類其他材料等。

1.工作經歷檔案特點：（1）材料較多，包括從參加工作開始形成的履歷表、轉正定級表及年度考核表，初級到高級職稱的各級專業技術資格考試、評審、聘任表，醫護人員執業資格審核及注冊表，干部任免表及考察材料，因新入職定級、轉正定級、年度考核合格調整，工資標準調整、職稱晉升、職務發生變動等情況的工資變動審批表等；（2）不同歷史時期要求不一致，如1998年前的醫師必須有醫師資格認定審批表，而隨著全國醫師資格考試的開展，相應醫師資格材料被替換成了醫師資格考試報名、成績單、授予審批表等材料，部分初、中級專業技術職務資格的取得由評審改為考試，形成的審批材料也有所不同等。

2.審核要點：一般是先從最新的干部履歷表和干部任免表中大體確定其簡歷，再反查各類相關材料印證每段經歷[3]；再確認每段工作經歷期間形成的干部履歷表、年度考核表、轉正定級表、工資審批表、聘用（勞動）合同等材料是否齊全，內容是否準確完整，關聯性是否合理等。如出現材料缺失或記錄不一致，要根據履歷材料、考核材料、工資材料等綜合研判其工作經歷是否真實。

（三）注重“兩歷”結合的審核方法

對于醫院衛生專業技術人員而言，其學習經歷往往具有持續性，如果是本科或碩士畢業參加工作，伴隨工作技能和專業技術知識更新的需要，他們會繼續深造學習到博士。因為深造培養方式的多樣性，其工作經歷中往往穿插統招、定向、在職等形式的學習經歷。針對衛生專業技術人員的職業特點和檔案特點，要想把握好審核要點，確保檔案真實完整、內容規范、認定準確，在審核過程中要將學歷學位和工作經歷中的材料相結合。當對一段工作經歷中穿插的學習經歷、培養方式無法判斷時，要結合學習期間是否產生工作經歷材料，如年度考核表、工資變動審批表等進行綜合研判。

此次人事檔案專項審核全覆蓋工作進一步明確了人事檔案管理工作的標準規范，再一次強調了人事檔案管理工作的要求，為今后人事檔案管理工作指明了方向。我們需認真對待審核暴露出的以下突出問題，以便進一步完善今后的檔案管理工作。

（一）學歷學位審核中發現的問題

1.個人信息填寫不準確。（1）把個人培訓經歷填寫為學歷，把在職學歷填寫為全日制學歷，把無學歷有學位填寫成有學歷有學位，把培養方式定向填寫成統招等。（2）刻意隱瞞過往經歷。如高考志愿表要填寫是應屆或往屆考生，個人在后期填寫履歷時，為了避免體現高考曾經復讀，會將入小學時間往后順延。對于初學歷是中專或者大專的，在后期填寫履歷時，選擇直接從本科開始填寫，不再填寫原始學歷等。

2.材料缺失情況較多。（1）關鍵性材料缺失，如畢業生登記表、授予碩士或博士學位證明等；（2）其他材料缺失，如學生登記表、授予學士學位證明；（3）中間整段學習經歷材料缺失，如有本科和博士材料，缺失碩士階段全部材料。

3.同一院校在不同歷史階段形成的材料越來越簡化。隨著報考等事宜通過網絡申報，形成“線上”材料，只在電子系統內留存不再歸檔，有部分院校歸檔材料中不再出現考試報名表、博士專家推薦書及入學填寫的學生登記表等。

（二）工作經歷審核中發現的問題

1.信息填寫不準確。（1）個人填寫的干部履歷表、年度考核表等，填寫信息前后不一致；（2）組織形成的工資審批表出現內容缺項、填寫錯誤等；（3）干部任免表上任免信息前后不一致，填寫干部簡歷不夠嚴謹等。

2.記錄工作經歷的材料缺失。（1）部分缺少原單位工作期間的干部履歷表、轉正定級表；（2）部分缺少年度考核表但有連續工資變動審批表；（3）年度考核合格卻無工資變動審批表或工資調整金額不連貫等；（4）干部任免審批表及考察材料不全，出現有任無免、有免無任現象，無法判定其干部任職起始時間等；（5）簽訂聘用（勞動）合同單位與繳納社會保險單位不一致，通過掛靠用人單位或個人繳納社會保險，無法判斷其實際工作經歷等。

（三）“兩歷”結合審核中發現的問題

學習經歷和工作經歷相結合，出現信息前后記載不一致情況。例如：（1）就業報到證寫培養方式為統招，但是學習期間形成年度考核表及工資變動表等；（2）在職攻讀碩士研究生報考和錄取為“定向、委培研究生”，但畢業時發放就業報到證上培養方式寫為統招等；（3）定向委托培養的研究生學習期間無年度考核表和工資變動表等；（4）本科畢業工作一年后報考碩士研究生，在報名表上有用人單位審核蓋章，但無此單位其他工作經歷材料，無法判斷其是否實際參加工作等。

此次人事檔案專項審核全覆蓋工作，讓個人、學校以及用人單位對人事檔案管理有了全面的認識，對各方的職責義務也有了進一步的明確。

（一）對個人建議

1.增強個人對人事檔案重要性的意識。人事檔案是反映個人情況的重要信息載體，是以學生時代為起點，經歷工作階段到個人退休，全面記錄個人成才成長過程；是各級組織了解個人情況的重要途徑，是辦理社會保險、記錄工作年限、工資待遇等的重要依據。[4]

2.需要個人填寫的材料要如實準確填寫，如干部履歷表、考試報名表、年度考核表等材料都是先由個人填寫，再由組織進行審核確認。個人不能因為在意初學歷低或原工作單位過于基層，就通過前后拼湊時間、“化零為整”整合工作單位等情形進行填寫。按要求填寫家庭成員信息的，不能因以個人隱私或者嫌麻煩為由，不填寫或者選擇性填寫等。

（二）對學校建議

1.要明確學歷學位材料是個人檔案的一部分，會成為學生進入用人單位后形成的人事檔案材料的重要組成部分。中學、高等學校應明確并統一學生類檔案材料的歸檔范圍和目錄。

2.加強在校期間學籍檔案管理，最大限度保證在本校學習期間檔案材料的完整性和準確性。同時學校要對轉入學校的人事檔案進行審核，發現材料缺失要及時提醒個人，在較短的時間范圍內進行材料追補，避免把人事檔案管理壓力完全傳導給用人單位和個人；要避免因重名或失誤等原因在材料歸檔時“張冠李戴”等；要避免統招、定向等培養方式前后記載不一致等。

（三）對用人單位人事檔案管理部門建議

1.制定并完善人事檔案工作制度，始終把《干部人事檔案管理條例》作為人事檔案工作的基本遵循，制定并完善檔案的建立、接收、保管、轉遞、利用、審核等方面的工作流程。[5]

2.加強醫院人事檔案全過程管理。（1）檔案轉入時期。醫院人事檔案管理部門應及時完成人事檔案審核，及時查漏補缺，為入職后的人事檔案管理奠定良好基礎。（2）檔案在工作單位管理時期。在本單位形成的工作經歷檔案，一部分由人事部門形成，包括干部履歷表、年度考核表、工資變動審批表和專業技術職務資格及聘任材料等；另一部分由其他業務主管部門形成，如醫護人員執業資格、黨團材料、干部任免及考察材料，繼續教育取得學歷學位材料、獎勵和處分材料等。醫院要加強人事部門各崗位及各材料形成部門的聯系，積極收集各方面材料，充實檔案內容；對收集起來的人事檔案材料認真核查，及時歸入個人檔案，保證歸檔準確；及時維護、更新人事檔案及人力資源管理電子信息系統。（3）檔案準備轉出時期，對調出的人事檔案進行清點、核對、整理、裝訂，及時轉給新的干部檔案主管部門，要保證目錄準確，確保在本單位管理范圍內形成的人事檔案材料完整準確。

3.人事檔案管理工作是一項業務性很強的工作，需要檔案工作人員熟悉醫院人力資源工作，熟悉衛生專業技術人員在學習、工作中的成長軌跡；具備相應的專業背景、業務能力和穩定的工作周期；精準掌握人事檔案管理的各項政策、規定，也需要具備通過分析復雜檔案材料，做出客觀、準確、權威評估評價的能力，從而進一步為人事檔案管理和人力資源管理工作提供可靠的依據。

人事檔案在人力資源工作中發揮著重要的基礎保障作用。醫院要建立起衛生專業技術人員人事檔案管理機制，將人事檔案信息作為醫院人才選拔、人才培養、人員配置等管理及決策的必要參考。在醫療改革的新形勢下，醫院要積極采取有效措施強化和完善人事檔案管理工作，通過多種途徑提升人事檔案在醫院人力資源管理中的應用價值，從而為醫院的更好發展提供有力的人才支撐，為健康中國戰略提供有力的人力資源保障。

注釋及參考文獻：

[1]郭萍，朱華炳.基于人事檔案審核視角的工作經歷檔案管理[J].蘭臺世界，2020（12）：95-97.

[2]趙維超，王雪荻.從干部人事檔案審核反思高校學生類檔案的管理[J].辦公室業務，2021（2）：184-185.

[3]刁美文.強化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平[J].人才資源開發，2015（16）：122-124.

[4]宋平.淺析高校畢業生人事檔案的知情權[J].北京檔案，2011（4）：44-45.

[5]張憲，張晗，張文萍.健全制度標準創新方式方法全面提升干部人事檔案工作質量[J].現代企業文化，2019（17）：132-133.

作者單位：首都醫科大學附屬北京同仁醫院