我國數字檔案保管模式發展思路初探

摘要：數字檔案的保管模式受技術環境、社會需求和管理體制等多方面因素的影響，具有較強的不確定性。目前在全球范圍內形成了集中式、分布式和集中與分布相結合等多種數字檔案保管模式，在國際上也曾引發廣泛討論。基于當前我國數字檔案保管所面臨的問題和挑戰，該文介紹了數字檔案保管模式的研究與實踐概況，對我國數字檔案保管模式的現狀和問題進行了分析，并展望我國數字檔案保管模式的發展思路：建立自上而下的政策引導機制、加強集中管控，基于多元主體參與視角構建數字檔案保管體系。

關鍵詞：數字檔案 保管模式 集中式保管 分布式保管 多元主體參與

為實現對具有保存價值的檔案資源的有效控制，實行由檔案部門集中保管為主的保管模式是我國長期形成的檔案保管傳統。在數字環境下，檔案的保管狀況發生了巨大變化，電子文件載體和內容的可分離性、技術依賴性等特征，成為影響保管模式變革的重要因素。在新的技術環境變革背景下，數字檔案由誰保管更為合理？采用集中式保管還是分布式保管的模式？單一主體保管還是多主體合作保管？如果是多主體合作保管，相互之間的關系如何建立？這一系列問題困擾著我們。目前國內學者對數字檔案保管模式的研究成果較少，主要集中于早期國外的數字檔案保管模式的介紹及國外不同保管模式的比較研究，對我國數字檔案保管模式的現實問題和未來發展思路較少談及，缺乏對數字檔案保管模式問題研究的系統跟進，總體上較難指導我國數字檔案保管實踐的創新。對此，本文在介紹相關研究和實踐概括的基礎上，對我國數字檔案保管模式的現狀和問題進行分析，并初步提出我國數字檔案保管模式的未來發展思路。

（一）相關術語解析

在數字檔案保管模式的研究和實踐中，有幾對相關術語需要厘清，以避免在使用過程中因概念的混淆而導致理解的差異性，造成數字檔案保管實踐的誤區。

一是“保管”與“管理”。“管理”的范疇高于“保管”，“保管”是“管理”的一個環節，指的是“維護檔案的完整與安全的活動”。[1]檔案的“管理”（manage？ ment）則包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等多項活動。國際上關于“保管權”（custo？ dy）有多種不同說法，有的涵蓋實體保管權和法律保管權兩層含義，有的僅指實體保管。在探討檔案保管模式的過程中，“管理”和“保管”不能互換，即分布式保管不等同于分布式管理，集中式保管也不等同于集中式管理。

二是“分布式保管”與“分散式管理”。分布式保管指的是將檔案的實體存儲在不同的物理位置，并不影響其管理上的邏輯集中，尤其是“信息化條件下的集中強調邏輯上的集中，不排除物理上的分布，信息化條件下檔案信息資源的分布也能實現集中管理和共享利用”[2]。而分散式管理指的是無論是在物理上的保管還是邏輯上的管理都是分散的，沒有“集中”。所以，分布式保管與分散式管理之間沒有必然的關聯，分布式保管既可以應用于分散式管理模式，也可以應用于集中式管理模式。

三是“集中式保管”與“集中管控”。與上一對概念相類似，“集中式保管”與“集中管控”也是需要分開辨析的概念。集中式保管指的是對數字檔案的物理實體進行集中式存儲和維護，集中管控則強調的是國家檔案機構對各類保管資源和保管主體的核心控制權。

（二）國際研究與實踐

從相關領域已有的文獻研究成果來看，國外對于數字檔案保管模式的探討研究和多元實踐開始于20世紀末期。例如，國際檔案界普遍認可的電子文件管理兩大模式———堅持集中式保管的哥倫比亞模式與堅持分布式保管的匹茲堡模式的爭論，曾對西方國家的數字檔案保管實踐產生重要影響。[3]近幾年也有少數學者跟蹤研究了不同國家數字檔案保管模式向多樣化發展的進展，包括集中式保管、分布式保管、專業機構托管式保管等。[4]

1995年，澳大利亞成為世界上首個提出全面實施電子文件分布式保管的國家，強調“電子文件一旦形成就應該被維護和保存在形成機構的現行系統中”[5]，但在分布式保管政策實施五年之后，出于技術能力和職能需要，又重新回歸集中式保管模式，并在實踐中最終選擇了集中與分布相結合的模式；[6]美國國家檔案與文件署則吸取1934年國家檔案館成立之前執行“不保管”政策造成大量文件丟失、銷毀的教訓，長期堅持集中式保管模式，[7]但也允許設立附屬檔案館保管具有特殊需求的檔案。近些年，隨著技術環境的變化和數字檔案類型的增多，英國、美國、澳大利亞等國家均默認在把握法律保管權（非實體保管）的前提下，允許將部分不適宜于國家檔案館保管的檔案交由形成機構或第三方代管機構保管，通過例外規定的方式實施小規模的分布式保管。因此，當前在國外的數字檔案保管實踐發展中，選用哪種保管模式不再強調優劣之分，而主要取決于不同的實踐需求。

我國的數字檔案保管與其他國家具有一些共性，但是也存在較大的差異。例如，美國、加拿大、澳大利亞等國家在中央和地方之間存在分權狀態，兩者在數字檔案保管模式的選擇上具有相對獨立性；我國采取的是集中統一領導的管理體制，中央和地方在制度層面具有高度的一致性，因而在數字檔案保管模式選擇方面要考慮從中央到地方不同層級的實踐狀態及相互之間的關系，建立較為系統、全面的保管模式體系。

從體制上看，我國的數字檔案保管模式是集中統一領導下的分級保管制度。《中華人民共和國檔案法》規定“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則”且“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。[8]《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》中規定各級綜合檔案館、部門檔案館、專門檔案館、企事業檔案館主要收集包括各自行政區和組織內形成的檔案。[9]從縱向行政職能上，國家檔案局、地方檔案主管部門和組織機構檔案室之間存在垂直指導的關系；但是作為保管主體，不同層級的國家檔案館及組織機構檔案室并沒有直接的關聯關系。檔案主管部門將保管和管理權責交由各個分管單位，各分管單位對自身檔案保管工作的方案具有較強的自主性。

從實踐發展來看，我國的數字檔案保管活動又兼具自發性和多元性的特征。雖然傳統的集中式保管制度延續到數字時代，但數字環境下的檔案保管又面臨新的復雜問題，呼喚新的解決方案。在國家層面的數字檔案管理制度尚在探索完善之際，我國不同地區、不同行業、不同組織機構針對自身的信息化進展和數字檔案管理需求展開了各自的探索。例如，在單軌制不斷推進的過程中，部分單位針對核心數字檔案資源建設了集中式歸檔保管平臺——浙江省檔案館的電子公文和行政審批電子文件歸檔平臺、上海市自貿區的電子文件單套制管理原型系統、北京市檔案館集中建設的數字檔案館系統、青島市檔案館的電子檔案中心、上海市高級人民法院的“混合單套制”電子檔案保管系統；部分企業探索了集中式保管與分布式保管相結合的數字檔案資源管控方案——中國石油天然氣集團有限公司、中國化工集團、國家電網有限公司等組織內部的企業檔案館自身具備對部分核心數字檔案資源的保管能力，因而在內部對部分通用管理類和生產經營類電子文件實行集中歸檔保管，而對其他業務系統生成的電子文件則授權業務系統自主保管；還有部分組織機構采用了“集中管理、分別歸檔”的制度，由檔案室指導各業務部門對自身形成的數字檔案進行自主保管。總的來看，我國數字檔案保管模式實踐的個性化和多樣性特點突出。

在當前數字轉型的背景下，電子文件管理的發展從雙軌制向單軌制不斷突破，數字檔案的保管問題更加突出。隨著信息技術所帶來的文件數量劇增、技術環境復雜性更高等問題的出現，數字檔案資源的管控正面臨著檔案部門保管能力有限和收集范圍不斷擴大的矛盾，以及數據化檔案資源的互通互聯共享高需求和數字檔案資源存儲分散之間的矛盾。[10]雖然各組織機構自發的多元數字檔案保管探索實踐為我國數字檔案管理的發展儲備了豐富經驗，但同時也面臨缺乏整體規劃和理論指導的問題，給國家在整體上管控數字檔案資源帶來諸多風險。

（一）建立自上而下的政策引導機制，加強集中管控

現階段，我國各實踐單位對數字檔案保管策略的探索呈現出自發性發展的特征，缺少統一性的規劃和集中管控措施。這一特點反映了實踐部門的真實需求和發展現狀，但是不利于我國數字檔案資源管控整體發展的規范化、體系化，容易導致數字檔案資源管理的失控。在這樣的背景下，加強自上而下的政策引導和集中管控尤為重要。

應從政策規范引導的角度加強對數字檔案保管的指導和保障，明確數字檔案集中式保管或分布式保管的范圍。《中華人民共和國檔案法》和相關政策中尚未對數字檔案的保管模式進行明確規定，國家檔案局發布的《電子檔案移交與接收辦法》中指出“屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應當向同級國家綜合檔案館移交”[11]，但這一表述較為模糊，尚未具體明確哪些類型的電子檔案屬于綜合檔案館的接收范圍，在實踐工作中的操作指導性有所欠缺。各地區檔案主管部門制定的電子檔案移交接收辦法也存在類似問題。因此，在當前數字檔案資源類型日益多樣化、管理需求多元化的背景下，應在相關法規、政策中明確數字檔案的移交接收范圍，并對不屬于集中式保管范圍的數字檔案保管應采取的方案和管控措施進行明確規定。例如，可以借鑒澳大利亞國家檔案館對分布式保管的例外規定，以及其通過“集中管控”貫徹檔案館的法定管理職責等方式，為數字檔案的保管提供多種可選方案。在此基礎上，建立多保管場景下國家檔案資源的互聯機制，實現檔案資源在邏輯上的實質性集中，一方面可以為資源的開發利用提供便利，另一方面也有助于避免資源分散化所導致的管理失控。

（二）基于多元主體參與視角構建數字檔案保管體系

在未來，選擇多種保管模式相結合的方案是數字檔案保管實踐的必然選擇。透視我國的數字檔案保管實踐，可以發現任何一個層級的數字檔案保管都離不開檔案機構（檔案主管部門、檔案館室等）和數字檔案形成主體的共同參與。數字檔案管理的連續性思維使其比傳統載體檔案更加強調前端控制，唯有從文件形成時就設計好對系統的文檔管理要求，才可能在數字檔案保管階段更為規范和安全。同時，檔案利用主體和第三方檔案服務機構也在其中扮演著重要的角色，尤其是在信息化檢索和利用的條件下，利用者的需求也在很大程度上影響著數字檔案保管的方案，第三方檔案服務機構則為數字檔案保管提供了專業、高效的技術方案。因而，無論采取何種保管模式，建立有效推進的多主體共同參與體系都尤為重要。

在國家層面，建立國家檔案局管控和指導下的各級各類檔案館與分布式保管主體共同參與的數字檔案保管體系，通過制定協議框架、規范監管流程的方式明確檔案主管部門、檔案館室、檔案形成主體之間及相關利益主體的權責關系；在組織層面，因業務系統異構和多樣，需要對分散存儲于各業務系統的檔案數據加以規范管理和權限控制。我們可以在組織機構內部建立以檔案部門為主導，業務部門與檔案部門共同參與的數字檔案保管方案協商機制，基于數字檔案的復雜保管需求進行保管模式的選擇。在對部分資源進行分布式保管的情況下，檔案部門應主動為各類數字檔案的保管單位提供標準規范、管理規劃和利用服務方面的幫助與建議，并全程監管和指導其保管活動。

數字檔案保管模式的發展是一個十分復雜的問題，除了考慮保管實踐的不同層次之外，還要考慮不同發展階段數字檔案保管的技術環境、檔案館室的保管能力和數字檔案利用需求的變化，以及國家政府機構改革對檔案管理體制所帶來的影響等多方因素。因此，數字檔案保管模式的選擇不會一成不變，也不必然存在固定的模式方案。而面對未來技術環境和社會環境的變化，如何在我國復雜的數字檔案發展背景下做好穩定性與改革創新的平衡，做好集中管理體制與分布式保管的平衡，都是需要進一步探索和思考的問題。

注釋及參考文獻：

[1]檔案工作基本術語[EB/OL].[2020-12-18].https：//max.book118.com/html/2015/0414/14922449.shtm.

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[3]章燕華，徐海靜.超越模式之爭：國外電子文件管理模式反思及啟示[J].北京檔案，2007（4）：26-28.

[4]Jinfang Niu.Appraisal and Custody of Electronic Records： Fidings from Four National Archives[J].Archival Issues，2012，34（2）：117-130.

[5]章燕華.電子文件保管模式研究：歷史、機理與路徑[J].浙江檔案，2008（11）：38.

[6]王寧，劉越男.集中與分布的博弈：數字時代澳大利亞檔案保管模式的發展及啟示[J].檔案學研究， 2019（6）：108-114.

[7]章燕華.電子文件保管模式研究：歷史、機理與路徑[J].浙江檔案，2008（11）：39.

[8]中華人民共和國檔案法[ EB/OL]. [2021-02-17]. https：//www.saac.gov.cn / daj / falv /202006 / 79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

[9]各級各類檔案館收集檔案范圍的規定[EB/OL].[2021- 02- 18]. http ：// www. saac. gov. cn/ daj/ bmgz/201112/98f8ec7758c746a984dbaca1a15e1063/ files/642623a14c044b9ea97e3164d6b49fcd.pdf.

[10]楊智勇，費美榮.基于集中與分布相結合的檔案資源可控模式研究[J].檔案學通訊，2017（5）：50.

[11]國家檔案局關于印發《電子檔案移交與接收辦法》的通知[EB/OL].[2021-03-10].https：//www.saac.gov.cn/ daj/tzgg / 201212 /fe663e208cf544c8a49632db04567b83. shtml.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院