《產品數據管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）的主要內容述評及思考

魏歌

摘要：《產品數據管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）為企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了方法和指南，其頒布實施完善了我國專業(yè)領域電子檔案標準體系。在明確該標準主要特點與現實意義的基礎上，通過對標準主要內容的介紹與分析，提出了術語使用的規(guī)范性有待提升、部分內容有待完善和細化等建議。

關鍵詞：產品數據管理（PDM）系統(tǒng) 電子文件歸檔 電子檔案管理

Abstract：The Specification for product data？ management（PDM） system electronic documents archiving and electronic records management（DA/ T 88—2021）provides methods and guidelines for the electronic documents archiving and electronic records management of the enterprise PDM sys？ tem， and its promulgation and implementation im？ prove the standard system of electronic archives in professional field. On the basis of clarifying the main characteristics and practical significance of the standard， through the introduction and analysis of the main content of the standard， suggestions such as the normative use of terminology need to be improved and some content need to be im？ proved and refined are proposed.

Keywords：productdatamanagement（PDM） system；electronic documents archiving；electronic records management

作為企業(yè)核心業(yè)務系統(tǒng)，產品數據管理（PDM）系統(tǒng)（全文簡稱“PDM系統(tǒng)”）通過對產品相關的數據和過程進行集成化管理，有助于促進企業(yè)信息的集成和共享，縮短產品研發(fā)及生產制造周期，并實現全生命周期的產品質量管控。PDM系統(tǒng)中形成的電子文件是企業(yè)重要信息資源，對其進行及時歸檔和科學管理將有助于留存企業(yè)核心資產，增強企業(yè)競爭優(yōu)勢，為企業(yè)全面數字化轉型提供堅實數據基礎。為進一步規(guī)范PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理，推動檔案信息化更好地服務于重點行業(yè)領域發(fā)展[1]，2021年5月26日，國家檔案局發(fā)布《產品數據管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）（以下簡稱《規(guī)范》）。《規(guī)范》的發(fā)布為PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理提供了方法和參考。為更好地學習和理解《規(guī)范》的各項條款和要求，本文分析了《規(guī)范》的主要特點及意義，對《規(guī)范》的主要結構和重點內容進行了詳細介紹和解讀，并提出了進一步改進的建議。

（一）適用范圍較為明確

《規(guī)范》在“1范圍”中明確提出“本文件適用于企業(yè)產品數據管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作”。這表明：其一，《規(guī)范》適用的組織機構類型為企業(yè)而不是事業(yè)單位或社會組織。《規(guī)范》更多地立足于企業(yè)發(fā)展的視角，內容更符合企業(yè)實踐，對企業(yè)的指導意義更強。其二，《規(guī)范》適用的業(yè)務系統(tǒng)類型為PDM系統(tǒng)。作為我國專業(yè)領域的電子檔案標準，《規(guī)范》著眼于企業(yè)PDM系統(tǒng)本身的特點，明確了電子文件歸檔的相關要求。《規(guī)范》在借鑒與參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894—2016）核心思想和通用性要求的基礎上，充分把握PDM系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)之間的差異，制定相關條款，使適用范圍更加明確，針對性和指導意義更強。例如，《規(guī)范》指出PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主，與設計相關聯的項目管理類電子文件、試驗類電子文件等應同時歸檔；針對PDM系統(tǒng)本身所具有的文件格式多樣、結構復雜等特點，《規(guī)范》明確了二維圖樣、三維數模電子文件的歸檔格式，并在附錄部分補充了PDM系統(tǒng)電子檔案的增設元數據類型。

（二）內容完備性好

《規(guī)范》詳細描述了PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法，從頂層設計、組織保障、業(yè)務保障等不同方面提出歸檔管理要求。首先，《規(guī)范》從頂層規(guī)劃層面對企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理的總體要求和工作流程進行了說明和梳理。其次，通過明確各歸檔參與主體——PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術部門、業(yè)務部門等的職責，《規(guī)范》為各部門各司其職，相互配合推進PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了良好的組織保障。最后，《規(guī)范》不僅對電子文件歸檔要求、捕獲、分類、立卷、檢測接收、歸檔接口功能與建設等方面予以詳細規(guī)定，而且也對電子檔案的整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定處置等全流程業(yè)務提出了具體的要求。此外，《規(guī)范》還以附錄的形式補充了PDM系統(tǒng)電子檔案的元數據類型、不同類型電子文件的歸檔范圍與保管期限表、電子檔案分類表、電子檔案“四性”檢測方案等。

（三）條款具有可操作性

作為指導企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理的標準和指南，《規(guī)范》對相關業(yè)務提出了明確可行的執(zhí)行要求，具有較強的可操作性。例如，《規(guī)范》對電子文件組件原則、歸檔方式、歸檔周期、不同類型電子文件的歸檔格式要求、立卷規(guī)則等做了詳細說明，企業(yè)可直接據此選擇合適的歸檔方式、歸檔時間等，并基于組件原則、歸檔格式要求、立卷規(guī)則等開展歸檔工作。此外，企業(yè)檔案部門可以以《規(guī)范》對PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口功能的詳細規(guī)定為參考，向技術部門提報系統(tǒng)功能開發(fā)需求，提升檔案部門與技術部門的溝通效率。

《規(guī)范》共分為6章30小節(jié)，6個附錄。具體框架結構如表1。附錄A到附錄F包括：PDM系統(tǒng)電子檔案元數據、PDM電子文件歸檔范圍與保管期限表、PDM系統(tǒng)電子文件歸檔元數據示例、PDM系統(tǒng)電子檔案分類表、PDM系統(tǒng)電子檔案“四性”檢測方案、電子檔案離線存儲載體存儲結構。《規(guī)范》

（一）“范圍”和“規(guī)范性引用文件”

“1范圍”部分明確提出《規(guī)范》適用于企業(yè)產品數據管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作。《規(guī)范》通過描述企業(yè)PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的基本方法，為企業(yè)科學有序地開展相關工作提供標準和參考，同時也為檔案主管部門對企業(yè)相關工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督提供了依據和模板。

在“2規(guī)范性引用文件”部分，《規(guī)范》明確了術語和定義、元數據屬性描述方法、元數據歸檔格式、檔號編制方法、檔案編目、離線存儲載體管理、檔案統(tǒng)計等方面應當參考的標準或規(guī)范。這表明了《規(guī)范》具有繼承性、銜接性與協調性的特點。

（二）“術語和定義”

通過明確術語和定義，《規(guī)范》能夠確保標準的制定者與執(zhí)行者使用相同的概念范疇，進而有助于《規(guī)范》的各項要求更好地被企業(yè)和各主管部門理解和執(zhí)行。《規(guī)范》中的術語或直接引用之前相關標準的定義，或在原有基礎上進行修改。此外，還針對性地新增了“產品數據管理系統(tǒng)”“系統(tǒng)顯示名”“計算機文件名”等與企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔相關的專業(yè)術語。

（三）“總則”

《規(guī)范》明確提出了企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的總體要求，共包括六點內容（具體見表2）。一是定位和整體規(guī)劃層面，《規(guī)范》要求以“資產視角”[2]強化對PDM系統(tǒng)電子文件的價值認知，以“納入”思維推動PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作。其一，《規(guī)范》明確了PDM系統(tǒng)電子文件作為“企業(yè)的核心信息資產”對企業(yè)的價值和意義，要求以資產管理的理念開展歸檔和管理工作，充分引起企業(yè)管理者、業(yè)務人員及檔案人員的關注和重視。對任何一項工作來說，領導和全體人員的高度重視有助于為其提供必要的人、財、物等各方面保障，保證其高效、穩(wěn)定地開展。其二，《規(guī)范》要求企業(yè)以系統(tǒng)的思維將PDM系統(tǒng)電子文件管理“納入”企業(yè)整體電子文件管理之中，實現統(tǒng)籌規(guī)劃和整體推進，這體現了頂層設計的思維。二是明確管理的基本原則和基本目標。PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的基本原則是堅持全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一，對PDM系統(tǒng)電子文件實施全生命周期管理；基本目標是要確保電子檔案的“四性”，即真實性、完整性、可用性、安全性。三是嚴格過程性要求。《規(guī)范》要求PDM電子文件歸檔和電子檔案管理的整體工作程序規(guī)范，規(guī)定應采用技術手段對歸檔與管理的全過程進行監(jiān)控。四是提出明確的業(yè)務要求。《規(guī)范》要求在綜合調查的基礎上，制定歸檔方案、保管期限表、元數據方案、訪問控制規(guī)則及利用等規(guī)范，并嚴格依照規(guī)范開展工作。五是明確組織人員要求和最終目標。其一，《規(guī)范》要求，所有涉及PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的部門和人員應明確分工，相互協作，其中包括但不限于檔案部門、信息技術部門、業(yè)務部門等。業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔作為一項涉及檔案部門、業(yè)務部門、信息技術部門等多個主體的系統(tǒng)性工程，更需要各部門之間分工協作，實現“1+1=1”的效果。《規(guī)范》不僅體現了協同治理[3]的理念，而且還與“十四五”規(guī)劃中“加強部門協同”的要求相契合。其二，《規(guī)范》明確了電子文件歸檔工作的最終目標是要“通過規(guī)范的電子檔案管理，服務于產品管理、風險控制、資產保護等”。這表明了《規(guī)范》要求檔案部門樹立業(yè)務驅動理念[4]，保持檔案工作與企業(yè)發(fā)展同頻共振，及時將檔案規(guī)范化管理的成果轉化為推動企業(yè)業(yè)務能力提升和長遠發(fā)展的資源和動力。六是提出軟硬件基礎設施要求。《規(guī)范》要求企業(yè)配備必要的信息化基礎設施和信息安全設置，保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行和信息安全。

《規(guī)范》明晰了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理過程中，PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術部門、業(yè)務部門的責任與義務，這為各部門立足自身職能、發(fā)揮協同作用提供了參照。其中，PDM系統(tǒng)主管部門主要負責PDM系統(tǒng)歸檔功能建設的組織和保障工作。檔案部門主要圍繞歸檔接口和電子檔案管理兩個重點開展工作，一是負責提出歸檔需求、參與系統(tǒng)接口的實施、負責歸檔接口測試及日后運行檢測；二是負責電子文件的接收，電子檔案的整理、保管、統(tǒng)計、利用和組織期滿電子檔案的鑒定、處置。信息技術部門主要負責響應和處理檔案部門提出的系統(tǒng)功能需求、問題反饋，開發(fā)、測試和運維歸檔接口，參與期滿電子檔案的銷毀工作，為PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供技術支持。業(yè)務部門主要負責待歸檔電子文件的質量審核、提交歸檔，和期滿電子檔案的鑒定。其中，業(yè)務部門對待歸檔電子文件的質量檢查責任在“5.3歸檔要求”下的“5.3.4捕獲”部分被再一次強調，這是“前端控制”思想的體現，將電子文件質量的管控前移至文件的形成與流轉階段。同時，由業(yè)務人員——文件形成者對電子文件進行質量把關，也有助于保證電子檔案的“四性”，確保歸檔后電子檔案與生成時一致。

《規(guī)范》以圖示方式全面展現了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理流程，該流程涵蓋電子文件及其元數據的捕獲、歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等各個重點環(huán)節(jié)。整體工作流程的清晰呈現有助于各部門從宏觀上把控整項工作的來龍去脈和重要節(jié)點，更好地認識和履行自身職責，使彼此配合更加高效，確保PDM電子文件歸檔與電子檔案管理目標的實現。

（四）“PDM系統(tǒng)電子文件歸檔”

在歸檔范圍與保管期限方面，結合具體應用場景，《規(guī)范》明確了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設計類電子文件為主，同時應當將與之相關聯的項目管理類、試驗類、制造類、客服類、市場與銷售類、供應商類電子文件歸檔。在附錄部分，詳細列舉了上述七類電子文件的歸檔范圍與保管期限表，為企業(yè)進一步制定符合其工作實際的制度提供了直接的參考和依據。“5.1.3”中指出檔案部門、業(yè)務部門、PDM系統(tǒng)主管部門應共同確定本單位PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與保管期限表，這是“4.1.5總體要求”中協同治理理念的具體體現。

歸檔要求方面，《規(guī)范》首先提出了PDM電子文件歸檔有在線歸檔和線下歸檔兩種方式。其中，在線歸檔對企業(yè)軟硬件基礎設施要求較高，通過PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口實現，可選用Web Service歸檔接口和中間庫歸檔接口。其次，就歸檔時間來說，企業(yè)可根據自身具體的業(yè)務類型和工作周期選擇實時歸檔或定期歸檔。再次，《規(guī)范》對于電子文件及其元數據歸檔格式的要求充分關注了對電子檔案憑證性的維護及其長期保存的需要。例如，《規(guī)范》要求文本類電子文件一般采用版式文件格式歸檔，根據需要同時保存原始格式；二維圖樣和三維數模電子文件以原始格式和版式文件格式、中性格式同時歸檔；元數據根據歸檔接口類型采用XML、ET、DBF等格式歸檔。最后，《規(guī)范》還針對捕獲、分類、立卷、檔號編制、歸檔、檢測接收等環(huán)節(jié)提出了具體要求。

歸檔接口方面，《規(guī)范》明確指出PDM系統(tǒng)歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)接口所應具備的功能，并提出歸檔接口建設管理的基本要求。分析發(fā)現，本節(jié)內容充分融入“前端控制”的理念和思想，同時，《規(guī)范》也切實關注了PDM系統(tǒng)電子文件版本變更頻繁、數據關系復雜等特點，并有針對性地提出相關歸檔要求。

第一，《規(guī)范》通過在PDM系統(tǒng)中嵌入歸檔要求、開發(fā)歸檔接口實現電子文件的有效歸檔，充分體現了前端控制的思想。一是將電子文件歸檔要求延伸到PDM系統(tǒng)設計之中，要求“歸檔接口宜與業(yè)務系統(tǒng)同設計、同開發(fā)、同測試和同實施，未開發(fā)歸檔接口的業(yè)務系統(tǒng)應及時通過二次開發(fā)實現”；二是將分類方案、組卷排序及編號規(guī)則等配置于業(yè)務系統(tǒng)歸檔模塊，系統(tǒng)完成電子文件及其元數據的捕獲后自動進行分類、立卷、排序、賦予檔號，這與國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中對業(yè)務系統(tǒng)歸檔管理的功能要求相符合，即業(yè)務系統(tǒng)應具備形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數據的功能。“前端控制”思想指導下開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔有助于業(yè)務部門更好地了解并落實電子檔案管理的要求，實現業(yè)務部門與檔案部門在電子文件歸檔與電子檔案管理上的標準統(tǒng)一、目標一致，從而優(yōu)化歸檔管理流程，提升管理效率，從源頭上確保電子檔案的真實完整、可靠安全。

第二，通過在接口功能和捕獲環(huán)節(jié)提出相關要求，《規(guī)范》確保了電子檔案與PDM系統(tǒng)中發(fā)生版本變更的電子文件始終保持統(tǒng)一。PDM系統(tǒng)作為一個復雜的動態(tài)數據管理系統(tǒng)[5]，產生的設計類電子文件、圖樣文件等不可避免地會發(fā)生變更、修改，這時需要及時對電子檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案進行更新，保證電子檔案內容的有效性、有用性。因此，《規(guī)范》在電子文件捕獲環(huán)節(jié)要求“電子文件歸檔后PDM系統(tǒng)電子文件如發(fā)生更改或作廢，應將新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔，并將相關關聯關系以元數據形式同步歸檔，確保歸檔電子文件狀態(tài)與PDM系統(tǒng)一致”。同時，《規(guī)范》還具體規(guī)定了PDM系統(tǒng)歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)接口的功能，以確保電子檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案與PDM系統(tǒng)中電子文件狀態(tài)保持一致。例如，《規(guī)范》要求PDM系統(tǒng)的歸檔接口“應能夠將升版、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)”，電子檔案管理系統(tǒng)接口“應能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規(guī)則與對應電子檔案關聯”。

第三，《規(guī)范》充分關注產品零部件等數據之間的關系，要求對其進行提取和解析，并與電子檔案相關聯。PDM系統(tǒng)是圍繞產品開展數據管理的業(yè)務系統(tǒng)[6]，其數據的邏輯線條有兩個，一是縱向上產品從設計、研發(fā)、試驗、制造生產等整個生命周期地向前推進關系，二是橫向上產品各類零部件構成的整體與部分關系。對產品設計、生產各流程及各個零部件之間的關系數據進行有效歸檔有助于記錄數據的關聯關系，呈現產品的數據結構，保證歸檔的完整性并實現對檔案之間固有的有機聯系性的維護。為此，《規(guī)范》要求PDM系統(tǒng)的歸檔接口具備以下功能：一是能夠提取零部件裝配關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，二是能夠以文件實體關系元數據形式傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)；相應地，電子檔案管理系統(tǒng)接口“應能夠正確解析零部件上下級關系，以及其他數據對象之間的關聯關系，并按約定規(guī)則與對應電子檔案關聯”。

（五）“電子檔案管理”

“PDM系統(tǒng)電子文件歸檔”面向PDM系統(tǒng)中產生的電子文件，各個環(huán)節(jié)工作主要由業(yè)務部門主導，其他各部門配合完成；“電子檔案管理”面向已經歸檔的電子文件，即電子檔案，主要由檔案部門主導進行電子檔案的整理、存儲、保管、提供利用、統(tǒng)計、鑒定處置等。

在PDM電子檔案存儲與保管環(huán)節(jié)，《規(guī)范》進一步強化檔案安全意識，尤其強調電子檔案長期保存的目標和需要。第一，《規(guī)范》要求進行PDM電子檔案在線存儲時，應通過實施增量備份和全備份，以及雙機熱備的方式盡可能消減電子檔案的安全風險；第二，《規(guī)范》要求對電子檔案以件（含元數據）為存儲單元的保存信息包實施離線存儲，以進一步降低電子檔案長期保存風險；第三，《規(guī)范》強調多套備份，要求電子檔案離線存儲介質應制作3套以上；第四，《規(guī)范》要求通過電子檔案的全程動態(tài)管理，從動態(tài)中尋求恒久，及時對電子檔案進行格式轉換、存儲介質轉換、存儲介質遷移、電子檔案及其元數據的遷移等確保電子檔案的長期可讀、永久真實。

《規(guī)范》的整體內容充實、系統(tǒng)，具有較強的針對性和可操作性，對于推進企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理具有重要指導意義。筆者認為《規(guī)范》還存在一些尚待完善的地方。

（一）《規(guī)范》中術語使用的規(guī)范性有待提升

“5.3.4捕獲”存在對“捕獲”和“歸檔”概念的混用。根據《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014），捕獲是適時獲取電子文件及其元數據的方法與過程，歸檔是按照國家規(guī)定將具有保存價值的電子文件及其元數據的保管權交給檔案部門的過程。這表明了歸檔不等于捕獲，兩者在產生背景、操作對象、操作時間、管理視角等方面都有所區(qū)分，具體見表3。《規(guī)范》中將捕獲、分類、立卷、賦予檔號等都視為歸檔前的準備工作，“捕獲”是歸檔的基礎，但“5.3.4捕獲”下面的五項操作要求指向性比較模糊，“5.3.4.1”“5.3.4.3”和“5.3.4.5”是關于捕獲的要求，包括捕獲對象、格式轉換、對新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔的要求；而“5.3.4.2”和“5.3.4.4”則傾向于說明歸檔的要求，包括歸檔前業(yè)務部門人員的質量檢查責任、歸檔信息包構成等。建議：（1）將“5.3.4.2”和“5.3.4.4”兩條規(guī)定調整至“5.3.8”歸檔部分；（2）在“5.3.4捕獲”下面增加對電子文件及其元數據捕獲的具體要求、捕獲范圍等。

（二）《規(guī)范》中部分內容有待完善和細化

《規(guī)范》多次強調業(yè)務部門人員對歸檔電子文件質量檢查的責任，但對于具體的檢查內容和工作節(jié)點需進一步明確。基于前端控制的理念，《規(guī)范》提出業(yè)務部門人員的歸檔檢查責任，其目的是將不符合歸檔要求的電子文件及其元數據由文件形成者直接鑒別、篩選、補充完善，從而提升歸檔的質量和效率。但文中對于業(yè)務部門開展質量檢查的標準和內容沒有明確給出，是否遵循“四性”檢測的要求？還是僅僅對歸檔電子文件及其元數據格式進行檢查？且在“4.3工作流程”中也未體現業(yè)務部門的審核環(huán)節(jié)。建議：（1）基于上一條建議的修改結果，將“5.3.4.2”調整至“5.3.8”歸檔部分后，增加業(yè)務部門進行質量檢查的具體內容，進一步增強《規(guī)范》的可操作性；（2）為了將業(yè)務部門提交歸檔前進行的質量檢查和檔案部門接收時進行的“四性”檢測區(qū)分開，建議將“5.3.9.1”調整為“電子檔案管理系統(tǒng)應對歸檔信息包進行‘四性’檢測”；（3）在“4.3”工作流程部分圖1中“捕獲、分類、立卷、歸檔”修改為“捕獲、分類、立卷、質量檢查、歸檔”。

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作者單位：中國人民解放軍國防大學