新時代事業單位檔案管理的問題及對策探討

謝霞

◆摘 要：檔案管理作為事業單位的重要工作之一，因起步較晚始終處于摸索階段，各項管理工作并沒有緊跟時代的發展，因此需要對檔案管理工作以及服務模式進行創新改革。目前來看，我國事業單位檔案管理工作還不是很完善，還存在著一些這樣或那樣的問題。這些問題直接影響了管理國家人的部門對我國事業單位人員管理的有效性以及傳統的人工管理檔案方式無法適應信息化時代背景下事業單位的實際要求，需要對實際工作加以創新，采取科學的創新思路，確保大數據時代檔案管理工作的實效性能夠穩定提升。

◆關鍵詞：新時代;事業單位;檔案管理

一、引言

隨著社會的快速發展，檔案管理的重要性日益突顯，對事業單位而言在新時代下提升檔案管理的質量，對單位的長遠發展來說有著重要意義。事業單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務質量;事業單位的內部資料要進行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續工作打下堅實基礎。因此事業單位檔案管理與服務模式需要進行創新與改革。

二、事業單位進行檔案管理的必要性

（一）檔案的信息化發展

隨著信息技術發展的突飛猛進和移動終端的廣泛普及，人們出門已經只需要一部手機就能夠搞定日常生活所需的所有內容，無論是乘車、購物、旅游、導航、閱讀、辦公都可以通過移動終端和網絡技術辦到。傳統的紙質數據正在逐漸被淘汰，事業單位的檔案管理也應當與時俱進，在保留紙質數據檔案資料的同時，也應當加大檔案數據信息化的發展力度。始終采用紙質數據會因為紙質破損、篡改、丟失等各方面原因造成檔案數據的流失。采用互聯網技術和計算機技術，能夠有效對檔案資料進行妥善保存和快速檢索，不僅有利于檔案的保存，還能夠為查閱檔案提供更加快捷便利的服務。可以說，事業單位的檔案信息化管理是順應時代發展的必然需求。

（二）事業單位的體制改革

我國的事業單位隨著時代的發展正在逐漸進入改革時期，對事業單位進行改革首先要清查的就是單位相關的工作報告檔案以及發展歷程記錄等，這樣才能夠更加高效快捷地完成對事業單位的改革。如果采用傳統檔案的管理模式，無法提高改革效率，甚至還會給事業單位改革造成一定的阻礙。充分結合信息化技術和計算機技術進行檔案管理，可以根據實際工作情況來對相關資料和檔案進行快速查閱和調閱，利用大數據技術對事業單位的時間線和海量數據進行整理、篩選、處理、保存，極大程度推動了事業單位的改革進度，這也是事業單位改革的必經之路。

（三）傳統管理模式效率低下

傳統檔案管理模式中的紙質檔案材料需要定期維護和保養，進行保養的設備和外界條件都較為苛刻。紙質檔案所占空間較大，不易保管和統計，查閱時易造成人為的損壞和丟失，甚至出現篡改的情況。耗時長、人力消耗較大、外界影響因素較多，這些都會對檔案造成各種程度的傷害。隨著信息數據的不斷增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足日新月異的新時代社會的發展了，事業單位必須要改變傳統的管理模式，才能緊跟時代發展的步伐。

三、新時代事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員專業素養較低

事業單位的不斷發展，檔案管理如果不想成為事業單位發展的阻礙，就必須對現有的檔案管理現狀進行分析，找出檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出相應的解決方法，而在現代大數據的背景下，要想促使檔案管理工作高效率實施，關鍵在于增強檔案管理人員自身能力，加深對相關檔案要點的掌握，使檔案管理人員樹立新型的管理理念，跟上時代發展的潮流，盡快適應檔案管理的新形勢，只有這樣才能進一步促進事業單位的發展，同時針對于事業單位檔案管理期間存在的各項問題，就要求引進專業性強并且技能高以及素質良好的綜合性檔案管理人員有效優化檔案管理流程，創新檔案管理方式，定期對檔案管理人員加以培訓，只有這樣，才可以實現大數據時代下事業單位檔案管理目標。

（二）人事檔案管理技術落后

事業單位的檔案管理工作正面臨著提升的重要階段，在大數據的時代背景下，以往傳統檔案工作開展期間還存在著諸多的問題，比如依舊秉承以往傳統理念，以人工操作方式為主，顯然此種現象根本不符合新形勢背景下的檔案管理工作發展要求，對此，事業單位務必加大對此種現象的重視程度，引進與之相符的檔案管理方式，利用此種方式實現檔案管理效率和質量的提升，這是時代發展的發展要求，也是人們的需求，綜合性引進新型技術，比如計算機多媒體信息化等多項技術，提升資源配置效率，科學合理的應用各項資源，減少成本輸出，將人事檔案管理技術的優勢更好的體現出來，但是目前看來，在檔案管理方式上還是普遍存在著落后的問題。雖然各項部門依照實際情況已經紛紛引進了有關的檔案管理方式，可是存在著檔案管理人員無法熟練操作的現象，導致檔案管理技術的效果被限制，不利于管理工作的穩定實施。

（三）管理部門職能轉變問題

隨著大數據技術的發展，檔案管理模式的開始了轉變，管理部門的職能開始變得模糊起來。傳統部門的職能和管理方式顯然已經不適應當下的時代發展，整體效果難以體現出來，雖然大多數檔案工作開展期間，相關人員采取電子系統的方式儲存有關信息，通過該項方式降低工作人員的工作壓力，可是也從一定程度上增加了電子檔案的管理難度，導致電子檔案管理內容增多，呈現出了繁瑣性和復雜性特征。為了解決此種現象，就要求工作人員明確工作要點和基本目標，提升自身技能，使其熟練性的操作電子檔案管理階段。而且從實際情況來看，檔案管理工作和其他工作相比較而言有著明顯的特殊性特征，需要工作人員做好檔案管理的完善工作，加強數據的保密程度。

四、新時代背景下事業單位檔案管理的優化策略

（一）對檔案管理目標予以明確并優化管理制度

事業單位要想充分發揮檔案管理的實際價值，就必須要在管理過程中對檔案管理目標予以明確并作出科學合理的規劃，便于檔案管理工作的有序推進。對單位而言要根據自身運營發展的實際狀況制定檔案管理的戰略目標，并實現短期目標和長期目標相結合，在具體操作過程中增強檔案管理的實用性和靈活性，從而做到檔案管理的可持續發展。體現以人為本的原則，加強對檔案管理人員職業技能的培訓，使其學習和了解最新的檔案管理模式，還需要對檔案管理制度予以不斷優化，為檔案管理安全性和水平的提升提供制度保障。對檔案室管理的范圍予以明確的規定，并完善相應的技術標準，增強對紙質檔案進出庫的登記管理，確保紙質檔案及電子檔案數據的安全性。

（二）加強檔案管理的數字化保護

對傳統紙質檔案的數字化轉換是新時代背景下檔案管理工作的重點，因此需要檔案管理人員有計劃有步驟地對大量檔案進行光盤轉刻，并對其進行計算機編目，從而使傳統檔案逐步轉變成數字化檔案，另外需要對圖像失真、字跡失真的檔案進行及時修復并做好轉存和備份工作，全面加強檔案的數字化保護。

（三）對現代化信息技術予以充分的運用

首先，加強傳統檔案室中紙質資料的防光防火工作，同時需要對消防設備、開關、照明線路等設備進行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標簽系統，便于在查閱檔案時通過電腦系統快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關設備，確保檔案室長期的環境穩定，這有助于延長電子設備及紙質檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監控檔案室內的各種情況，有助于意外發生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應的權限，無權限者一概不得入內，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進出實時情況進行監控。

（四）提升檔案管理人員綜合素質

為了更好地促進事業單位檔案管理工作的有效開展，應當提升檔案管理人員的綜合素質，通過增強檔案管理人員的專業能力，為檔案管理工作的有效開展打下堅實基礎。首先，應加強檔案管理人員的技術培訓。結合檔案管理工作涉及的相關內容如檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧、檔案管理制度等，幫助檔案管理人員充分了解檔案管理工作所需的相關內容，提高檔案管理人員的專業素質，使檔案管理人員從理論知識到操作能力都能夠得到提高。其次，加強對檔案管理人員的管理。應對檔案管理人員負責的內容進行明確分工，使檔案管理人員能夠有序地開展各項工作。不僅如此，還應對檔案管理人員的薪資福利進行有效提升，為檔案管理人員提供良好的晉升渠道和發展空間，充分調動其工作熱情，對即將離職的人員應提前報備，做好離職人員工作的交接，避免由于人員流失而造成了工作混亂。最后，強化檔案管理人員的服務意識和敬業精神。通過加強檔案管理人員的基礎專業技能和相關知識的學習，從根本上提高管理人員的業務水平。通過定期開展專業培訓，不斷學習新技術、新方法、新技巧，從而使事業單位的檔案管理工作能夠更加科學、完善。

（五）建立檔案管理數字化服務體系

增設計算機設備和網絡系統建立數字化的檔案管理體系，充分利用數字化信息技術和自動化程序編程來代替傳統人工文字檔案處理和管理方法，從根本上提升檔案管理方法，提升事業單位檔案管理的時效性。將原有的實體服務轉型為線上線下結合服務模式，采用更加快速便捷簡單的信息服務模式，一方面能夠增加檔案的利用率，另一方面也能夠迎合新時代的發展趨勢。事業單位推行專業的檔案管理體系，管理人員可以通過掃描、圖像傳遞等方法將單位內部檔案進行整理錄入，保存在服務器上。開通網上檔案資料查閱業務，對單位中的資料信息進行有效收集和管理，為更多部門提供有效的資料服務。增設網絡平臺和手機客戶端等服務窗口，單位內部員工可以通過有效信息登錄檔案平臺獲取需要的檔案資料，極大程度提升檔案管理服務工作的效率。事業單位采用全新的管理模式能夠有效增強內部各個部門的信息協調性，對信息資料進行科學管理也能夠提升檔案資料的有效使用。事業單位采用數字化程序來代替人工管理，能有效降低人為失誤的出現，也能夠降低人力資源成本，為后續的單位內部管理改革打下良好的基礎，這也是事業單位工作內容和工作模式改革的必然發展趨勢。

（六）加快構建檔案管理一體化系統

檔案的一體化管理系統指的是對各種海量的檔案資源進行編目和整合，從而使其成為具有實用價值以及現實意義的文化資產，這有利于檔案管理人員對其進行再加工，并在此過程中節省了人力、物力和財力，有助于加強對檔案的集中式管理和高效運用，避免出現檔案管理的分散情況，在此基礎上實現對檔案的一體化和集成化管理，從而形成全方位的檔案管理系統。

五、結語

綜上所述，事業單位檔案管理要想在大數據時代，得到更好地發展，就必須對管理人員的技能進行培訓，只有這樣才能抓住機遇，利用信息時代化的優勢，將傳統的檔案管理加以改變并創新，適應當下大數據的發展，才能得到時效性的保障，才會使事業單位的檔案管理得到更好的發展。同時提高事業單位的管理與效率，在檔案管理層面，有效地促進了事業單位的健康與發展。要利用科學的方式要不斷完善管理制度，面對新機遇，迎接新挑戰，采取一些新的措施，不斷推動檔案工作的新成效，這樣才能為事業單位的發展提供更有效地價值，從而為新時代下事業單位可持續性發展創造有利條件。

參考文獻

[1]何小琴.試論新形勢下事業單位檔案管理與創新[J].蘭臺內外，2020（32）：13-15.

[2]徐娟.事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].蘭臺內外，2020（32）：4-6.

[3]徐維欣.大數據背景下事業單位檔案管理工作的分析[J].中外企業家，2019（36）：107.

[4]申波，閔彥娟.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新[J].中國市場，2018（32）：179+181.