探討初中學校檔案管理工作

◆摘? 要：檔案管理工作是校園日常管理工作的重要組成部分，由于傳統的管理模式以及管理人員水平不足等影響，初中學校的檔案管理工作存在許多問題。本文主要通過管理制度、人員培養以及信息化建設三方面進行論述，希望為學校的檔案管理工作提供幫助，提高工作效率。

◆關鍵詞：初中學校;檔案管理工作;信息化

一、引言

檔案管理工作是一項專業性較強的工作，也是學校開展各項工作的基礎與必要條件。學校檔案主要包括人事檔案、財會檔案以及教職人員的業績檔案等，是校園歷史的載體，體現著學校的管理質量。目前很多初中學校的檔案室設備陳舊，缺少配備專業的人員進行管理，沒能與大數據平臺有效結合，導致檔案管理水平下降，影響學校日常的工作效率。

二、初中學校檔案管理工作中存在的問題

目前，學校普遍對檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作對于學校的日常運行具有重要意義，但是在很多時候卻被受到忽視，初中學校的檔案管理工作存在著諸多問題，主要體現在以下三個方面：首先是學校的管理制度不夠完善，很多學校的檔案管理工作不規范，檔案資料信息收集不完整，檔案部門形同虛設，上級領導政策難以有效的貫徹執行。其次是檔案工作人員的專業素養不夠，管理水平不高。我國的檔案管理工作起步較晚，缺乏有相關經驗的專業人士，導致檔案管理工作隊伍業務水平較低，不能有效地應對當前繁雜的檔案管理工作。最后是檔案管理的信息化程度較低，主要工作形式依然是人工管理。在檔案的管理與存儲上仍然采用紙質化，沒有運用快捷有效的數字信息技術，工作效率低。而且紙質化對檔案室的環境要求較高，增加了資金成本。

三、提高初中學校檔案管理工作創新舉措

（一）完善管理制度

1.強化責任意識

責任意識是做好檔案管理工作，推動校園教育建設的前提和保障。責任意識既是一種工作態度，也是檔案管理工作者業務能力與現代化管理水平的體現。學校的檔案管理工作是一個長期的系統化的工程，是不斷變化發展的，只有管理者具備良好的責任意識，才能更好地體現檔案管理工作的價值與成效。在以前校園的檔案室被束之高閣，師生查調資料時要大費周章，很多時候資料調借也沒有及時記錄，導致很多資料遺失或損毀。管理人員要將每一份數據與信息都要仔細核對并記錄成冊，校園這些重要檔案資料的保存管理離不開管理人員的責任意識。

2.建立獎懲機制

無規矩難以立方圓，管理活動離不開相應的約束機制，首先要建立績效考核制度，來推進檔案管理工作的更好運行。從制度層面樹立明確的考核目的、考核辦法以及對應的獎懲機制等，以實現考核制度的科學化、規范化。在建立績效考核制度時要注意依據法律和政策，制度的文字表述要清楚明確，防止模棱兩可語句的出現。其次要制定嚴格合理的績效考核標準，以保障考核的公平。實行打分制度，根據管理人員的綜合業務素養、具體管理情況進行測評，在制定評分的標準上要進行開會談論，做到合理性與民主性的有效結合。最后要確立相應的考核程序，以保證考核工作的透明化。要成立相對應的領導小組進行評審，先由部門對評測結果進行自查，再由上級復查，最后進行公開展示，部門以此作出針對性整改。

（二）加強人才培養建設

1.提高專業知識

檔案管理人員是檔案工作的主體，過硬的專業素養和業務水平是檔案管理工作開展的基礎，隨著大數據的快速發展，信息化時代已經到來，要求檔案管理人員要與時俱進不斷拓寬自己的知識范圍，對最新的科學技術必須熟悉并掌握，運用數字化信息手段可以讓工作效率大為提高，檔案的安全性也能夠得到更好地保障。

2.培養創新精神

數字化不僅是理論概念，更是工作中的現實需求。信息時代的到來給檔案管理工作既帶來了機遇也帶來了挑戰。當前，很多檔案管理人員都欠缺創新意識，工作理念與工作方式仍然墨守成規，遇到一些新的問題和需求便束手無策。第一，工作人員要樹立獨立思考的習慣，要根據外在時代的變化更新工作思路，及時調整工作技巧與方法，對于工作中出現的新問題要勇于提出自己的意見，挑戰傳統思維和工作經驗，獨立思考是做好檔案管理工作的前提。第二，工作人員要對檔案管理工作保持熱愛，檔案工作細致瑣碎，所以只有熱愛才能將檔案工作管理好，把平凡的事做好就不平凡。在工作中還要積極思考，在工作中得出自己的經驗與意見，最終再投入實踐形成良性循環。如果對這份工作并不熱愛甚至具有排斥抵觸心理很難將工作出色完成。

（三）構建信息化管理模式

第一，加大資金投入。學校要從自身的實際情況出發，展望學校未來發展并結合自身的經費狀況，有計劃地加大對檔案管理信息化的投入。從資金方面來看，很多專業信息化設備出現問題是一般工作人員難以解決的，需要請到公司專業的技術人員前來解決。信息化設備的硬件也比較昂貴，學校要積極爭取上級劃撥的經費，并將這筆經費用于檔案信息化建設中，要舍得將財力物力投入到信息化的軟件和硬件設備上，以提高后期的管理工作效率。第二，完善信息化體系。構建校園檔案信息化建設，要從現實中的各個因素出發，改變現有的信息管理經驗，減少紙質化的應用，將文本信息儲存到計算機硬件中，以順應時代和現實對于檔案管理提出的新需求，以提升檔案管理工作效率。

四、結束語

在信息化和大數據時代的背景下，傳統的管理模式已經無法滿足當前的現實需求，只有運用科學化的技術手段，不斷改進工作經驗和工作方法，完善管理模式，提升工作人員專業素養，并將信息化融入到檔案管理的日常工作中，才能使得檔案管理部門更好地為師生服務，更好地推動學校的健康運行。

參考文獻

[1]王敬.學校檔案管理工作探索[J].黑龍江檔案，2021（03）：102-103.

[2]朱明國.“互聯網+”下的學校檔案管理分析[J].數字通信世界，2021（10）：279-280.

作者簡介

崔子建（1977.05—），女，漢族，山東淄博人，本科，中級會計師，研究方向：檔案管理。