機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理探究

吉向芬

◆摘? 要：經過長期的發展，我國社會經濟已經取得了重要的發展突破，不僅僅局限于社會經濟形態優化之中，也體現于電子技術的發展之中。在對機關事業單位的檔案管理工作內容進行把握的過程中，積極優化電子檔案管理水平，從高效、便捷等特征分析的角度出發，進一步的創新電子檔案管理模式十分重要。在具體落實過程中，還需結合機關事業單位的本質屬性，進一步的調整電子檔案管理思路，從而提升管理水平。

◆關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;電子檔案管理探究

一、引言

進入到新的發展時代，積極了解機關事業單位檔案管理的需求，從電子檔案管理創新等不同角度出發，進一步的推動檔案管理工作開展的智能化和信息化是很重要的。所以，針對這一問題，本文在探索過程中，將結合電子檔案管理的基本優勢以及具體特征，不斷了解未來優化機關事業單位電子檔案管理水平的策略和方法，從而通過理論內容的分析，為今后工作的開展奠定良好的基礎。

二、機關事業單位檔案管理中應用電子檔案管理的理論分析

在對電子檔案管理的基本內容進行探究之前，首先要了解電子檔案管理的基本特征以及具體優勢，這樣可以幫助我們正確的理解電子檔案管理與機關事業單位檔案管理之間的重要連接。一般來講，理論內容主要包括以下幾個方面的內容：

（一）電子檔案管理模式應用的重要價值

在機關事業單位檔案管理工作中，積極推動檔案管理的信息化建設，可以更好的優化電子檔案管理的形式。首先，加強現代檔案管理模式的優化，可以更好的降低整體的成本消耗。通過相關資料設備的節省，最大程度上將紙質檔案整合到電腦等相關設備之中，可以降低時間和空間的限制。在查閱檔案時。可以快速的通過搜索引擎的使用，降低人員管理方面的消耗。其次，加強機關事業單位電子檔案管理模式的創新，也可以強化檔案自身信息管理的安全性。我們都知道，紙質檔案管理模式下，檔案信息很容易出現丟失、破損等相關問題。在發展過程中，重點優化機關事業單位檔案管理的體制，可以最大程度上保護檔案信息管理的安全性。在相關信息管理中，設置多元化的管理權限，可以優化檔案信息自身的可靠性。

（二）電子檔案管理的具體特征

電子檔案管理模式之下，特征非常鮮明，主要體現于電子化、智能化、信息化等相關層面。首先，電子檔案管理模式之中，可以通過文字、圖片的自動識別，將檔案信息高效率的傳輸到智能設備當中，使整體的檔案工作管理效率更高。其次，在信息化管理模式之下，電子檔案管理的查詢管理都比較方便，可以通過自動搜索功能的展現，快速查閱檔案資料。最后，檔案信息的保存更加高效便捷，對周圍環境沒有過多的限制，可以通過互感的多次保存，避免檔案丟失問題的頻繁出現。

三、機關事業單位檔案管理工作推進專業化電子檔案管理模式的基本方法和策略

目前來看，機關事業單位積極主動地對各項管理體制進行構建，已經取得了重要成效。但是，還存在一些不規范的問題。比如，操作過程并不規范，很多電子設備的使用不安全，降低了檔案管理工作開展的質量和水平。因此，優化電子檔案管理方法，解決實際操作中的問題是非常重要的。具體內容主要研究如下：

（一）構建嚴密、可靠的電子檔案管理制度

從制度構建的角度來看，將整體的管理工作內容納入到體系建設之中，讓工作人員明確電子檔案管理的相關流程以及工序要求，這樣既可以推動檔案管理的規范和制度化，也可以通過人員約束，進一步的加強績效監督。比如，構建完善的電子監督管理機制，安排專門的工作人員對管理工作進行檢查監督，進一步的優化電子檔案自身的準確性和精確性，整體的體系內容較明確，管理人員的工作內容也要從工作職責清晰展現的角度入手，把握電子檔案管理工作的科學性。

（二）注重電子檔案管理的安全推進

除了上述措施之外，機關事業單位在對電子檔案管理的安全性進行優化的過程中，也要以安全管理為出發點，創新電子檔案管理新模式。一方面，在對相關設備進行管理的過程中，要對現代化的電子商務管理系統進行完善，注重定期維護，完善安全措施。比如，構建防火墻，對電腦的相關服務器進行有效的檢查等。硬件、軟件的出現問題時，要及時進行維護，設置相關的權限。禁止沒有身份權限的人對信息進行查看。對各項查看記錄進行準確的整理和記錄。后臺設備當中，也要配備一定的監控設備。使電子檔案管理系統的使用更加健全。

（三）注重操作管理質效的優化

最后，要想從根源上提升電子檔案管理的水平，也要對工作人員的操作管理進行全面的優化。一方面，要加強培訓與教育，使相關工作人員可以了解電子檔案管理的基本需求。做好人員考察，使他們熟悉具體的操作流程。通過多層級的篩選，使具備專業能力的工作人員可以進入到后臺終端融入管理工作的推進之中。另一方面，要明確操作考核的基本要點，使工作人員可以在日常學習過程中，了解自身工作中的不足，優化思想覺悟，定期組織專業人員到單位進行講座，提升工作人員自身的工作水平，這在某種程度上可以大大推動機關事業單位的快速發展。

四、結束語

總而言之，為有效推動機關事業單位電子檔案管理水平的優化，從系統完善等不同層面入手，推動各項操作標準化發展十分關鍵。在未來的發展過程中，機關事業單位還要結合自身的不同情況，靈活調整電子檔案管理的具體要點，從而提升整體的管理水平。

參考文獻

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