信息技術在疾控檔案管理中的應用研究

張帥

關鍵詞 信息化 疾控檔案管理 應用研究

1緒論

1.1研究背景

隨著科技的進步和信息技術的發展，許多行業逐漸引入互聯網信息技術，因為其在一定程度上可以幫助企業提高工作效率、降低人工成本。基于此，國家公共衛生事業也引入了互聯網信息技術。現階段，公共衛生事業飛速發展，而在這個過程中，疾控部門對相關檔案進行管理并對重要的檔案進行儲存尤為重要。隨著互聯網+的發展，一些疾控部門在檔案管理工作引入了信息技術，因為疾控部門利用信息技術處理相關檔案管理工作可以方便管理，同時也可以解放疾控部門的一部分工作人員，降低人力成本。

疾控部門的主要工作是應對一些突發性的社會公共衛生事件，因此利用信息技術可以快速查清相關傳染病的源頭、傳播途徑等，可以快速針對這些傳染病提出應對措施，以此保障人民的生命安全。而且在未來發展中，疾控部門檔案管理信息化將會是一大發展趨勢[1] 。

1.2文獻綜述

隨著我國經濟的快速發展，國家越來越重視人民的生命安全，而作為保障人民生命安全的疾控部門要對檔案管理工作進行信息化管理。基于此，國內學者關于該課題的研究內容如下：劉沫姝（2021）認為我國疾控部門的檔案管理工作和互聯網信息技術進行聯動，可以使有關部門的檔案管理工作更加標準和規范。提高檔案管理工作中信息技術的使用程度，可以加快有關部門的工作速度，從而提高工作效率。因此，其在了解信息技術對于檔案管理的意義的基礎上分析了現階段我國疾控部門檔案管理存在的問題，并就對這些問題從管理、人員、資金等方面提出了相應的解決措施。佘春紅（2020）認為疾控檔案管理在疾控部門中非常重要，現階段疾控部門緊跟時代的腳步，在具體的工作中充分利用了互聯網信息技術，但是在引入信息技術后，由于疾控部門檔案管理存在制度不完善、工作人員技術水平低、管理不規范等問題，阻礙了疾控部門檔案管理水平的進一步提高。因此，該學者也對這些問題提出了解決措施以此來提高檔案管理的信息化技術水平。綜上所述，國內學者在研究信息技術在疾控部門檔案管理的應用分析時，都是在了解相關理論知識的基礎上，分析了現階段疾控部門利用信息化進行檔案管理中存在的問題，并就這些問題提出解決措施以此來推動疾控部門的檔案管理工作順利進行。

1.3研究意義

應用信息技術有利于我國公共衛生事業的發展。隨著科技的進步，傳統的老舊檔案管理方式已逐漸跟不上時代的發展，因此利用信息技術對有關疾控檔案進行管理可以提高檔案管理工作的效率。如今，受到疫情的影響，疾控部門的檔案管理工作需要做出改進，而信息技術可以使工作人員及時注意疫情的發生以及變化情況，并對此及時提出解決措施，大大提高了工作人員的工作效率。由此可見，分析信息技術在疾控部門檔案管理中的應用具有現實意義。同時，當前疾控部門的檔案信息化管理工作還存在一些問題，對這些問題進行分析可以為后續研究該選題提供借鑒意義。綜上所述，研究信息技術在疾控檔案管理中的應用不僅具有現實意義還具有理論意義。

1.4研究方法

本文主要采用文獻研究法對現階段信息化環境中疾控部門檔案管理工作的相關理論進行搜集，在理解疾控檔案管理含義的基礎上，分析利用信息技術進行疾控檔案管理的意義。同時，分析疾控檔案管理運用信息技術存在的問題，并對這些問題提出相應措施，從而大力推進檔案管理管理工作的信息化建設、提高檔案管理人員的技術水平、強化檔案管理的基礎設備建設、更新檔案管理理念等，以此推動信息技術在疾控部門檔案管理工作中更好的應用。

2相關理論概述

2.1疾控檔案管理的含義

疾控檔案管理是疾控中心的檔案管理部門對一個地區的疾病預防控制和公共衛生服務信息進行管理的活動，具體包括收集關于疾病預防和公共衛生事業的資料，并將這部分資料整理成檔案的形式，進而對檔案的期限進行鑒定，檔案的保管以及最后信息進行統計。

2.2利用信息技術進行疾控檔案管理的意義

隨著科技的進步和發展，檔案管理也逐漸引入信息技術[2] ，利用信息技術進行檔案管理主要有以下意義：首先，可以方便尋找資料。在疾控管理檔案中，利用信息技術可以實現分類查找，將紙質資料通過電子掃描的方式進行數字化管理，既有利于數據的查詢，又有利于紙質化資料的保管，避免由于經常查閱紙質資料造成資料的損壞和遺失。其次，可以實現資源共享。在信息化時代，在同一系統進行數據和資源共享是必然趨勢，“疾控”承擔著一個地區的疾病的統計和分析，因此將疾控方面的檔案進行信息化管理可以快速對相關信息進行統計。若某地區出現流行病，疾控中心就可以通過數字化的檔案快速整理有效信息，從而及時采取應對措施。同時，同一系統的工作人員查找資料時可以節約時間。最后，可以節省大量的空間。紙質化檔案儲存條件較高，如對環境的要求較高，若處理不當會對檔案造成損壞，信息化檔案管理則可以避免出現這一問題。由此可見，利用信息技術進行疾控檔案管理具有重要的意義。

3疾控檔案管理應用信息技術存在的問題

3.1檔案管理信息化建設程度低

傳統的檔案管理主要是將實體檔案通過相應的分類方式進行分類，并將其存放于干燥、安全的地方。在這種保存方式的影響下，疾控檔案管理的信息化建設不到位，且整體發展趨勢緩慢。首先，從檔案利用率來看，大部分疾控檔案管理“重藏輕用”，相當一部分檔案管理人員認為檔案管理就是把一些資料整理起來放到盒子里面即可，“反正利用率也不高，何必費勁的進行信息化建設”，這種錯誤的觀念就造成了檔案管理的信息化建設緩慢。比如，金昌市某疾控管理部門在日常的工作中，將所有的資料放到一個房間里就算是完成了對檔案的管理，若工作人員需要使用資料就將其從房間取出，不用的時候繼續將其放入房間，在資料取進取出的情況下，容易造成檔案資料的丟失，不利于檔案的管理。在該檔案保管方式下，該疾控部門忽視了檔案管理的信息化建設。綜上所述，現階段一些疾控管理部門忽視了檔案管理的信息化建設，認為信息化建設可有可無[3] 。

3.2檔案管理人員技術水平低

由于疾控部門的主要工作是對疾病的防治和管理公共衛生事務，因此對相關檔案管理工作的重視程度不高，在進行檔案管理時一般采取兩種方式，即內部人員對檔案進行整理和外包檔案業務，而這兩種方式都存在檔案管理人員技術水平低，信息化程度不高的情況。

疾控部門的工作人員在進行檔案整理時并沒有經過專業訓練，業務水平較差，比如在將有關疾控檔案按不同類別和保管期限進行分類的基本工作方面，若沒有過硬的技術，就不能完成檔案管理工作[4] 。因此，在這種情況下，疾控中心就會將檔案業務進行外包。而后，一些專門負責整理檔案的公司由于人員流動性大，也存在檔案管理人員技術水平低的情況。雖然人才流動是必然的，但是檔案管理工作并沒有建立相關的職業資格認證制度，檔案工作的門檻進入低，對工作人員的要求也比較低，帶給員工的回報率低，在一些小地方該現象尤為嚴重。綜上所述，在具體的疾控檔案管理工作中，工作人員水平低、專業素質差是阻礙信息化在疾控檔案管理應用中的一個重要問題。

3.3基礎設施不完備

一直以來，疾控中心的職責是預防有關疾病和傳染病以及管理公共衛生事務，為此其忽視了對檔案工作的管理。同時，有關疾控部門的工作人員對檔案管理工作也不重視，這就導致各級疾控部門信息化的基礎設施建設不到位，無法滿足當前的檔案管理工作需求。在當前的信息化時代，疾控檔案管理工作不僅需要配套的設施，同時還要需要利用網絡來實現信息管理和資源共享。然而在具體的疾控檔案管理工作中，不僅設施不齊全，而且與之有關的網絡技術未達到要求，這就導致各級疾控機構沒有辦法進行信息化管理和信息共享，從而影響疾控檔案管理的信息化服務，不利于提高疾控檔案管理效率[5] 。

3.4檔案管理理念沒有與時俱進

疾控檔案管理部門與其他檔案管理部門不同，其他檔案管理部門主要負責內部檔案管理工作，而疾控檔案部門不僅要負責內部檔案管理工作，還要負責平行部門以及上下部門的檔案管理工作，其管理范圍較廣，需要傳遞的信息量較大。然而，現階段疾控管理部門并不能及時傳遞相關信息，從而造成工作失誤[6] 。

4信息技術在疾控檔案管理中的應用

4.1大力推進檔案管理工作的信息化建設

隨著信息技術的快速發展，檔案管理信息化已成為檔案管理工作的重心。疾控部門作為關乎人民健康、生命安全的部門，一定要認識到檔案管理信息化在疾控事業中的重要性，相關人員可以積極和當地財政局進行聯系和溝通，將檔案管理信息化納入財政支持中，為疾控部門檔案管理工作信息化提供一定的資金支持。同時，結合自身的實際情況建立數據庫系統，確保檔案管理的數據庫系統的高效性，提升檔案的利用效率。在上述案例中，該疾控部門應積極進行檔案管理工作的信息化建設。若將部門有關疾控檔案進行信息化處理具有以下優點：一方面，提高資料的使用率，在遇到突發事件時，可以快速通過信息化的方式查閱有關資料文件，為快速處理突發性事件提供幫助。另一方面，信息化可以保證原始資料的完整性，利于原始檔案資料的整理。綜上所述，疾控部門在進行相關檔案管理時，應該提高信息化建設意識[7] 。

4.2提高檔案管理人員的技術水平

對于疾控檔案管理而言，提高檔案管理人員的技術水平非常重要，因此提高疾控檔案管理工作的效率應該從兩個角度出發：對于疾控檔案部門來說，在人才匱乏的情況下應及時完善與檔案管理工作相關的崗位制度，建立起有關檔案管理的文化，對部門工作人員進行培訓，設立相應的崗位晉升機制，以此調動部門工作人員的積極性，從而推動檔案管理工作的信息化建設[8] 。同時，在招聘工作人員時應該聘請復合型人才，以改善人才結構，從而建立檔案信息化隊伍。而對于社會來說，應該建立相應的職業資格認證制度，提高整個檔案管理行業的相關人員的技術水平，從而推動疾控檔案管理的信息化進程。同時，對于檔案管理企業而言，應該提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，建立相應的薪酬待遇體系，從而降低工作人員的流動性。另外，提高行業的準入門檻，招收真正熱愛檔案管理工作的人才[9] 。

4.3強化檔案管理的基礎設施建設

為了對疾控中心的檔案進行信息化管理，強化基礎設施建設很有必要。一方面，根據疾控部門的相關業務，建立檔案信息化系統，使其與傳染病系統和慢熱病系統相結合，以實現資源共享。另一方面，應加大對疾控檔案管理基礎設施建設的資金投入[10] 。

4.4更新檔案管理理念

若大面積推廣信息化檔案管理，可以采用符合社會發展的新管理模式，及時采集信息、管理信息、傳遞信息，從而為疾控管理工作提供幫助。由此可見，更新檔案管理理念，使之與社會的發展相匹配，有利于加快檔案管理工作的信息化進程[11] 。

5總結

隨著時代的進步，信息化發展是必然趨勢，因此疾控檔案管理工作應該順應時代潮流，利用信息化對檔案進行管理[12] 。然而，現階段疾控檔案的信息化管理存在一定問題，只有及時解決這些問題才可以提高疾控部門的工作效率，從而為人們的健康提供保障。