電子政務環境下檔案利用服務水平提高策略探討

張平平

摘 要：近年來，在當今信息時代快速發展的背景下，檔案資源管理的地位日漸凸顯，如何提高檔案資源的利用率，選擇適宜的利用服務模式，是相關檔案工作人員需充分重視的問題。與此同時，在充分重視檔案利用服務工作的基礎上，需要綜合考慮電子政務環境的特點，提升檔案利用服務水平，進一步充分發揮檔案資源的利用價值。本文主要在分析電子政務環境下檔案利用服務趨勢的基礎上，進一步分析了電子政務環境對檔案利用服務模式的影響，并結合電子政務環境下檔案管理工作現狀及問題，提出具體的提高策略，旨在全面提升電子政務檔案利用服務質量水平。

關鍵詞：電子政務;檔案利用;服務水平;影響;現狀問題;提高策略

檔案利用服務作為區域政務工作的主要組成部分，在日常政務工作中的價值作用顯著。為有效提升政務檔案資源的利用價值，滿足社會大眾檔案查詢、使用的需求，應充分重視檔案利用服務工作的開展，保證政務檔案信息資源利用服務的質量。近些年來，受電子政務環境的影響，傳統滯后的檔案利用服務模式難以滿足當下單位或個人的使用需求。因此，相關政務服務中心需以電子政務環境的特點為依據，選擇適宜的檔案利用服務模式，強調保證檔案利用服務的質量，深入挖掘檔案信息資源，持續拓展檔案利用服務的覆蓋領域。總體而言，從政務檔案利用服務質量水平全面提高角度考慮，本文圍繞“電子政務環境下檔案利用服務水平提高策略”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、電子政務環境下檔案利用服務趨勢分析

傳統紙質檔案管理及服務模式呈現單一化的特點，在電子政務環境下，檔案利用服務發展趨勢明顯，具體表現如下：

1.信息服務方式發生變革

在信息技術快速發展的背景下，電子政務工作持續推進。基于電子政務的概念層面分析，即指的是國家機關處于政務活動開展期間，對現代信息技術、網絡技術、辦公自動化技術等全方位應用，通過辦公、管理等工作的優化，進一步為社會提供公共服務的一種全新管理模式。值得注意的是，在電子政務大環境下，檔案信息服務的渠道也呈現出多元化的特點，服務內容更加豐富多樣，并且在網絡化、知識經濟的影響下，使相關檔案部門的館藏優勢受到一定程度的弱化，用戶可利用搜索引擎、網站、數字文獻信息系統等媒介，獲取自身所需的檔案信息資源。

顯然，在此情況下檔案資源檢索、查閱等基礎服務將面臨較大挑戰。同時，在電子政務環境下，檔案的類型越來越多，包括文字、圖片、音頻、視頻等檔案信息，為了提升服務，有必要及時革新電子政務檔案信息服務的方式方法。

2.檔案信息資源更加豐富

在統一的政務服務平臺支持下，電子政務目標才能夠有效實現。值得注意的是，政務信息主要以數字化載體方式呈現。在電子政務環境下，信息流通和共享的效率得到大幅度提高，進一步使政務信息建設的集成化及體系化程度越來越成熟。在此背景下，檔案信息資源更加豐富，顯然，傳統單一化的管理方法難以滿足電子政務環境下檔案利用服務工作的需求，應及時革新服務方式方法，使豐富的檔案信息資源得到高效存儲管理及開發利用。比如，重視電子政務檔案資源體系建設，使電子檔案信息基于實體環境、互聯網環境、前后端形成完整的體系，進一步促進電子政務檔案服務效率及質量的全面提升。

3.檔案利用服務內容細化

在電子政務環境下，檔案利用服務內容細化是檔案利用服務工作的必然發展趨勢。一方面，隨著檔案信息資源的增多，需對檔案信息內容進行合理分類，分成學術利用檔案、生活利用檔案、文化教育利用檔案、人事利用檔案、科研利用檔案等。由此可見，電子政務環境下，檔案利用服務的內容細化程度非常高。另一方面，傳統檔案利用服務較為分散，一般分散到各個檔案管理部門，這利用服務方式存在較多弊端，如部門與部門之間分散，難以集中管理，從而使檔案信息資源的利用效率難以得到有效提高。

對此，在對信息檔案資源利用服務內容進行細化的基礎上，采取統一化管理模式，即對檔案信息資源進行集中利用管理，解決傳統檔案利用服務管理的不足問題，使電子政務檔案利用服務水平得到全面提高。

二、電子政務環境對檔案利用服務模式的影響分析

在電子政務環境下，對政務服務中心檔案利用服務模式產生了較影響。總結起來，具體影響如下：

1.形成開放性服務理念

電子政務，指的是政務機關部門靈活運用網絡信息技術，將信息服務提供給公眾與企事業單位的一項政務工作。在電子政務環境下，電子政務管理與服務功能可以在開放的平臺上實現。從本質角度來看，電子政務的核心思想在于使政務工作趨向公開化、透明化，政府職能由過去管理型向服務型轉變。與此同時，受電子政務開放模式的影響，使檔案管理部門內部逐步形成開放性的檔案利用服務意識，可以有效拓展檔案利用與服務的空間。此外，從檔案利用服務層面分析，開放式理念意識可以和電子政務建設、發展方面的需求相適應，有效提高檔案資源的利用率，并使社會大眾對檔案資源的使用需求得到有效滿足。

2.優化檔案利用服務法治環境

電子政務涉及覆蓋范圍相對廣泛，并且電子政務工作的開展，需要具備有效的法律法規支持。為了保證電子政務工作正常運轉，需要做好相應的信息資源整合工作，引進切實可行的保密安全機制。在電子政務環境下，相繼出臺了電子政務相關法律法規，而相關法律法規強調規范檔案信息利用的相關行為。以《政府信息公開條例》為例，明確提出政務信息公開的標準，并詳細說明了檔案信息利用服務方面的實施細則。由此說明，電子政務工作模式的推行，可以創設嚴格的法治環境，規范檔案利用服務的流程，使檔案利用服務工作朝著可持續方向不斷發展。

3.為檔案利用服務提供充分有效的技術保障

電子政務的運轉需要政府網站的充分支持，同時安全可靠的網絡技術可以為電子政務工作提供強有力的支持。因此，以新型信息技術為導向，能夠在很大程度上保證檔案利用服務的質量。并且，除保證檔案利用服務質量外，積極推行電子政務工作模式，可以解決受網絡安全風險因素影響，使檔案資源難以在網絡上高效應用問題，以此充分發揮先進信息技術的作用與網絡功能，不僅能夠保證檔案服務的工作水平，還能夠大幅度提升檔案資源的利用率。此外，在電子政務環境下，通過搭建集成性服務平臺，可以有效拓展該服務的功能，創新服務項目，考慮到相關用戶的切身需求，為檔案利用服務提供充分有效的技術保障。

三、電子政務環境下檔案管理工作現狀問題分析

雖然基于電子政務環境下，檔案利用服務工作發展趨勢明朗，且有助于檔案利用服務質量水平的提高。但是，現狀下電子政務檔案管理工作也存在一些有待解決的問題。

1.資金投入較少

縣政務服務中心的工作項目較多，存在將大量資金用于其他項目建設，而電子檔案管理資金投入較少的現象。在此情況下，則難以優化、完善電子政務檔案管理工作所需軟硬件設備設施，難以為電子檔案管理工作的順利、有序開展提供充足的基礎保障。同時，在資金投入較少的情況下，還易出現檔案利用服務任務劃分不明確的情況，出現問題時相關部門及人員易發生互相推諉責任的情況，顯然這不利于電子政務檔案管理工作質量水平的提高。

2.電子政務檔案安全管理技術薄弱

在電子政務背景下，加強檔案安全管理至關重要。但是，在電子政務檔案管理軟硬件設備設施不足、缺少安全防護措施的支持下，易引發安全管理方面的問題。比如，在缺少防火墻技術、安全密鑰技術以及殺毒軟件支持的情況下，易發生病毒感染、不法分子入侵等相關安全性問題，使電子政務檔案被改動、損壞、竊取等，不利于電子政務工作的順利、有序開展。

3.檔案管理人員素質水平有待提高

在電子政務檔案管理工作開展期間，檔案管理人員占據非常重要的地位及作用。要想提高電子政務檔案管理工作的質量水平，需提升檔案管理人員素質水平。但部分單位對檔案管理人員培訓教育工作缺乏重視，在檔案管理人員缺少參與培訓的情況下，自身業務能力、檔案管理綜合素養水平便難以得到有效提升。加上部分檔案管理人員自主學習意識較為薄弱，難以與時俱進地學習電子政務檔案管理新技術、新方法，仍使用一些傳統的管理方式方法，使電子政務檔案管理的質量水平難以得到有效提高。由此可見，從檔案利用服務水平提高角度考慮，其前提需要充分重視檔案管理人員素質水平的提高。

四、電子政務環境下檔案利用服務水平的提高策略分析

如前所述，在電子政務環境下對檔案利用服務模式產生了較多影響。從檔案利用服務水平提高角度考慮，需要結合電子政務環境，落實提高策略。

1.合理劃分檔案利用服務任務

為了在電子政務背景下保證檔案利用服務模式符合實際使用需求，使各項工作順利有序開展，地方政務服務中心根據不同的檔案利用服務要求，合理劃分檔案管理人員的工作職責。具體而言，需要根據個人、政府部門、事企單位的檔案利用服務要求，拓展原有檔案利用與服務覆蓋范圍，以服務大眾思想為引導，滿足不同人群的檔案利用服務需求。同時，做好檔案信息資源的整合、分類工作，突出檔案信息資源分類的合理性，確保檔案利用與服務工作有序開展。此外，還有必要深入挖掘檔案信息資源的內容，進一步提升檔案信息資源的利用效果，將檔案信息資源的利用價值充分發揮出來。

2.積極拓展檔案利用服務模式

在電子政務環境下，檔案利用服務模式得以深入拓展，如新增檔案定制、檔案推送服務項目，能夠在很大程度上提高檔案利用服務的工作效率及質量。其中，檔案推送服務指全面分析大眾的檔案利用服務需求，再以此分析結果為基礎，靈活運用互聯網技術，針對具有特定需求的用戶，向其提供有針對性的檔案信息服務，以達到滿足檔案利用服務需求的目標。檔案定制服務指的是引進實名注冊形式，對申請特定主題檔案進行定制處理，再運用網絡技術方法向檔案使用方傳遞檔案信息的服務模式，具有主動性強的鮮明特點，可以持續優化檔案利用服務流程。由此可見，需要充分發揮檔案定制、檔案推送服務項目的作用，使檔案利用服務的質量水平得到進一步提升。

3.完善檔案利用服務信息反饋機制

信息反饋是電子政務背景下檔案利用服務中相對重要的工作環節，因此在具體工作期間，地方政務服務中心需要靈活運用互聯網技術，提供有針對性的檔案利用服務，鼓勵用戶通過網絡形式留言，對檔案利用服務進行綜合評價，再將所有建議與需求反饋至具體崗位。與此同時，充分發揮反饋溝通機制的作用，幫助相關政務服務中心了解用戶檔案利用服務需求變化情況，不斷改進現行的檔案利用服務內容，持續優化檔案利用服務的方式方法，使檔案利用服務的針對性特點與優勢有效體現出來，進一步促進檔案利用服務工作質量水平的提高。

4.構建完善的保密審查機制，加強檔案管理人員培訓教育

在電子政務背景下，新型檔案利用服務模式主張以電子政務平臺建設為基礎，同時受檔案信息資源具備保密性強特點的影響，使在開展檔案利用服務工作期間，特別是處于開放網絡環境當中，有必要積極推行嚴格的認證審查機制，如審查檔案使用方的身份、相關檔案信息內容等。值得注意的是，為了實現上述目標，相關地方政務服務中心要合理引進信息安全保密技術，將技術應用范圍拓展至管理、制度等多個層面。必要時搭建完善的保密審查模式，充分發揮其保障作用。

同時，由于檔案管理人員的綜合素質水平對檔案利用服務質量的影響較大，因此相關地方政務服務中心應積極組織崗位培訓活動，強化檔案管理人員教育力度，從根源上糾正檔案管理人員對電子政務片面或錯誤的認知，有效掌握信息技術的應用要點，確保檔案利用服務工作順利、有序開展，進一步全面提高檔案利用服務工作的效率及質量。

當然，從培訓教育工作質量水平提高角度考慮，針對參與培訓的檔案管理人員，可與考核機制掛鉤，參與培訓，通過考核方可持證上崗;若考核不過關，則繼續考核，直至考核過關為止，以此提升檔案管理隊伍綜合素養水平，確保能夠完全勝任電子政務大環境下檔案利用服務崗位工作。

五、結語

綜上所述，檔案利用服務是區域政務工作的主體內容，為了做好政務檔案工作，政務服務中心方面需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的基本工作原則，綜合考慮電子政務環境的特點，立足自身區域的發展情況與未來發展方向，選擇適宜的檔案利用服務模式，深入挖掘檔案資源內容，積極拓展檔案利用與服務的覆蓋范圍，做到滿足社會大眾檔案使用的需求，進一步促進政務服務中心檔案利用服務水平的全面提高。

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（作者單位：博興縣政務服務中心）