基于互聯網時代的醫院檔案歸檔與管理探析

摘要：本文主要目的是探析基于互聯網時代的醫院檔案歸檔和管理。為了提高醫院檔案歸檔管理效果，文章首先從基于互聯網時代醫院檔案管理的基本特征入手，具體分析基于互聯網時代醫院檔案歸檔管理工作的必要性;在此基礎上，結合醫院檔案歸檔管理存在的問題，從而提出相應的解決方案，旨在幫助醫院提升自身的核心競爭價值，最終增強其醫療服務水平。基于此，通過對上述內容進行簡單的分析，希望能給其他管理人員提供一定的理論參考和借鑒。

關鍵詞：互聯網時代;醫院;檔案管理;歸檔;探析

一、引言

近些年來，人們越來越關注自己的身體健康情況，因此也開始關注醫院的專業資質和醫療服務情況。在醫療衛生體制改革背景下，醫院需要結合自身的實際發展情況，不斷對檔案管理進行模式創新、改革，提高醫院的醫療衛生質量，為病患提供更為優質的醫療服務。但是由于受到傳統管理理念的影響，醫院檔案歸檔管理還存在很多問題，對此，基于互聯網時代，加強醫院檔案歸檔管理，有助于增強醫院檔案歸檔管理效率，推動醫院實現自身的高質量發展[1]。

二、互聯網時代的醫院檔案管理的基本特征分析

（一）歸檔更及時

在傳統醫院檔案管理過程中，資料的歸檔、交接以及上架等工作很容易耗費大量的人力資源、物力資源、財力資源，而且也會占用一大部分的儲存室空間，嚴重的增加醫院檔案管理人員的工作壓力，很可能發生檔案資料歸檔不及時的問題[2]。在互聯網背景下，相關管理人員將互聯網信息技術有效融入醫院檔案管理工作中，便于各項資料的搜索、查找、歸檔，相關醫護人員借助醫院內部的OA系統對相關檔案內容進行及時的歸納、總結，便于歸檔工作順利開展，從根本上解決數據資料丟失的問題。

（二）載體更多樣

傳統的醫院檔案管理工作載體以紙質文件資料、照片為主，不能長時間的儲存，在查找相關數據信息時需要耗費大量的時間、精力、人力。而將互聯網信息技術和醫院檔案管理工作緊密聯系在一起，促使其工作載體發生相關的轉變。隨著其信息技術的高效發展，相關管理人員以圖文、聲音、動畫等形式作為檔案管理工作的載體內容，同時也將部分移動終端技術引入其中，保證醫院檔案管理工作載體更為多元化。

（三）服務更多元

傳統醫院檔案管理工作很容易受到人員能力、軟硬件配套設施的影響，導致其管理效率不高，工作質量也不能得到提高，嚴重影響整個醫院的服務水平。基于互聯網時代的醫院檔案管理工作時，節省人工查找并打印文件資料的時間，合理配置醫院內部檔案信息資源，促使其實現信息的共享，有助于增強檔案資料的使用價值，增強醫院的服務水平，最終提升醫院檔案管理工作質量[3]。

（四）檢索更便捷

在過去，醫院開展檔案管理工作都是按照紙質資料對相關信息進行查找的，嚴重降低檔案信息的檢索效率。隨著互聯網信息技術的不斷發展，將醫院檔案管理改革工作和互聯網技術緊密聯系在一塊，大大的增強醫院檔案資料的檢索效率。另外一方面，將云計算、大數據、互聯網等技術應用其中，在檢索各種資料信息過程中，大大增強其便捷性。

三、 互聯網時代的醫院檔案歸檔的必要性分析

醫院檔案包括醫院項目建設從動工到竣工的整體過程，在此期間包括大量有價值的文字、圖像、聲音、圖紙等各類資料，除此之外，也包括醫院內部全部醫護人員的個人信息、基本資料以及購買大型醫療設備的資料信息[4]，這些資料本身具有很大的利用價值，需要相關管理人員進行全面的收集，按照一定的門類對其進行立卷歸檔，從而建立一套保存完整、內容精準、體系齊全的檔案。

（一）緩解醫院檔案的歸檔和保管壓力

醫院檔案歸檔時間很長，涉及到很多方面的內容，在一定程度上給醫院檔案管理人員進行資料的歸檔和保管帶來更大的難度。傳統的醫院檔案資料都是紙質的，在進行醫院檔案資料歸檔過程中，相關管理人員需要將原件，比如：規劃許可證、員工簡歷信息、設備資料信息等原件轉移給檔案館，一般來說，原件都是醫院工作人員進行保管，這就導致檔案部門收集到的此類文件都是檔案館蓋章的復印件。在一個比較完整的工作流程中，不同部門的工作人員需要大量復制和歸檔資料，很容易出現重復歸檔的問題，直接給醫院檔案管理部門帶來更大的歸檔壓力和保管壓力。但是在互聯網時代下，相關管理人員通過對原件進行數字化掃描，有助于增強醫院檔案資料歸檔效率，促使醫院檔案管理部門保存的資料信息更豐富。

（二）保證檔案實體安全

在醫院檔案管理過程中，藥品信息、員工信息、設備信息、醫療技術資料、科研資料等使用率最高，和普通的紙質檔案資料進行對比分析，以上這幾種檔案資料的使用時間比較短，對于保管空間的環境要求也比較高。而且，在對紙質檔案資料進行復制過程中，也很容易出現損壞原本檔案的情況，導致復制的檔案資料不能達到原檔案的質量。在互聯網時代下，醫院內部全部的檔案資料都可以借助互聯網技術進行處理，便于相關工作人員隨時隨地的查看檔案資料信息。而且，醫院檔案管理部門可以對數字化文件進行彩印，減少其中的流轉環節，便于保證實體檔案資料的安全性、原始性。

（三）提升檔案服務效率

醫院檔案管理部門有很多的館藏資源，他們都是醫院基建、醫療、管理等工作的主要憑證。在具體落實相關的管理工作過程中，醫院會存在水電改造、電梯消防、設備維修和管理、醫護人員的離職入職申請等情況，都會涉及到醫院檔案管理。在傳統的醫院檔案管理過程中，檔案資料的查找只能通過工作人員手動查找，很容易受到時間、空間的束縛，一旦發生應急事故，便會出現處理不及時的問題。在互聯網時代下，醫院開展檔案資料歸檔工作，充分發揮檔案信息化管理的功能、價值，實現網絡化傳輸，同樣地，醫院內部工作人員可以在不同空間、同一時間下查找所需的檔案資料，有助于增強醫院的服務水平。

（四）明確醫院事件發展進程

隨著社會經濟的高效發展，在一定程度上推動信息加速傳播。近些年來，醫生和病人之間也逐漸形成比較緊張的醫患關系，嚴重的情況下甚至發生醫患沖突。此類問題的出現，嚴重限制醫院的高質量發展。在互聯網時代下，醫院開展檔案資料歸檔管理工作，有助于防止醫患糾紛事件的發生，最大程度的還原事件的本質現象。與此同時，檔案資料歸檔管理有助于維護醫院的基本法律權益，保證全體醫護人員自身的生命安全[5]。比如：醫生在和婦女、幼兒發生沖突事件時，關于二者的資料管理可以為相關單位提供事件資料的理論憑證，有助于維護醫院事件的法律效率，從而保證醫院自身的合法權益。

四、醫院檔案歸檔管理存在的主要問題分析

（一）醫院檔案管理體制比較落后，沒有實行一體化管理

醫院部分決策者缺少對檔案管理工作的全面認識，領導更關注的還是醫院本身的盈利情況，在一定程度上就會忽略醫院發展的歷史背景以及相關資料的完整性。一直以來，由于受到傳統管理思想的影響，大部分醫院還是采用比較傳統的管理方式，一般都是在醫院內部建立檔案管理室，主要管理一些紙質資料、藥品信息、員工入職離職情況、設備購買信息、員工薪資情況等，而對于一些醫療設備的基本信息，比如：文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像檔案等不在其中。而且，關于檔案資料的查找，也還是采用傳統人工查找方式，不僅耽誤大量的時間、精力，可以挖掘到具有實用價值的信息也比較少，在一定程度上就會限制檔案資料的利用、開發。

（二）歸檔制度不完善，檔案收集效率較低

檔案管理室是醫院內部檔案資料信息管理的重要場所，而檔案收集工作正是檔案歸檔的前提。在具體歸檔過程中，需要相關工作人員按照不同類型、不同型號、不同時間等進行集中整理。但是在實際歸檔過程中，大部分醫院并沒有完善相應的歸檔標準，依舊采用傳統人工管理方法。醫院一般都是按照自身的理解，沒有及時將應該納入到檔案管理中的內容融入其中。最后，在醫院目標管理考核過程中，也沒有將檔案管理納入到目標考核中，很容易降低檔案管理歸檔效率，導致檔案資料不太齊全。

（三）工作人員專業性較低

在醫院檔案管理建設過程中，工作人員應該結合相應的工作標準，對其進行更為完善的工作管理，提高檔案信息歸檔的精準度。目前，在醫院實際發展階段，醫院已經對部分工作人員做好基礎的工作培訓，但是其他醫護人員卻沒有得到專業化的業務培訓，再加上不同工作部門之間的配合不太密切，導致醫護人員自身的專業知識、技能有待進一步提高。尤其是醫院的管理領導，他們沒有認清楚檔案管理工作的重要價值，使得醫院檔案管理效果較差。最后，部分醫院的人力資源分配不均勻，工作人員并不都是專職人員，也有一部分兼職人員，這些兼職人員不如專職人員那般業務熟練，一些高難度的工作也不能得到合理的解決，導致醫院檔案歸檔管理工作效率嚴重降低。

五、互聯網時代的醫院檔案歸檔管理的方法分析

（一）細化檔案歸檔管理措施，提高管理效率

在互聯網時代，為了提升醫院檔案歸檔管理質量，可以從以下幾方面入手：其一，對醫院檔案歸檔管理工作進行詳盡的劃分，結合實際情況，明確歸檔范圍、歸檔類型，有助于完善檔案資料信息。在具體制定歸檔范圍過程中，相關檔案管理人員必須要保證檔案資料信息更完善，才能提高檔案歸檔管理質量，在一定程度上可以提升醫院的核心競爭力。其二，相關管理人員必須要加強檔案資料的細節管理，建立符合實際情況的檔案歸檔管理制度，并將歸檔計劃落實到實際工作中，針對其中存在的問題，逐一記錄在內，等到開會時重點解決，保證歸檔工作的全面性。對于醫院來說，要科學、合理的優化內部人員資源配置，將文件檔案資料的交接工作作為首要工作，以規范化管理為核心，確保檔案資料的清晰化[6]。

另外一方面，還需要對相關人員進行業務培訓，通過開展座談會、科務會、在線學習等手段豐富相關工作人員自身的知識儲備量，不斷提升其專業素養，促使管理人員自覺遵守相關的管理制度，從而在醫院內部營造良好的工作環境。在互聯網時代，醫院檔案歸檔管理工作的信息化程度也隨之增加，因此，提升管理人員的信息化操作水平，確保醫院實現自身的可持續發展。

（二）注重數據的收集和積累，建立高質量的基礎數據源

相關管理人員要加強對檔案資料的收集，注重檔案資料的積累、整理，建立高質量的基礎數據源，有效的推動醫院文獻信息化管理。相關管理人員只有保證檔案資料的收集和積累，才能確保醫院文獻管理質量得以提升。在互聯網時代背景下，相關管理人員需要對部分高質量的壓縮文件進行文檔管理，并以此為前提，開展更為系統的數據分析，有助于增強其服務效果，對于提升醫院的核心競爭力有一定的推動作用。為了保證醫院文獻管理的信息化，相關工作人員應該建立完善的文件安全管理機制，通過使用互聯網技術，將原本零散的文件集中在一起，制作相關的文件夾。但是，互聯網技術有利也有弊，不僅給使用者帶來一定的便利，也會造成一定的網絡安全，所以，安全機制的建立對于保護醫院檔案資料來說是十分重要的。醫院文件有很多涉及到醫療技術和患者隱私的內容，所以，加強醫院綜合業務管理是非常迫切的，在具體落實綜合業務管理過程中，相關工作人員要注意醫院文件實體的安全性、可靠性，還需要注重醫院文件的真實性，在相關法律法規允許的范圍之內，以文件保證機制作為維護自身的權益的基本手段，依法行事、有法必依。

（三）加強醫院文件的安全管理

在互聯網時代下，醫院文件的管理人員借助互聯網信息技術為醫院文件制作相關的明細表，通過計算機系統讀取其中的內容，便于全部文件資料的精準管理。另外一方面，相關工作人員還應該時時刻刻關注醫院的實際發展情況，以及最新醫療技術的發展進度，將最新的文獻整合到數據庫中。醫院的文檔管理系統的制定，有助于提高醫院文件管理效率，不斷開拓相關的歸檔管理體制，保證醫院文件管理業務的規范性，為日后醫院的長久發展奠定良好的基礎。

醫院不同科室部門要結合實際發展情況，建立相對應的醫院文件管理機制，便于不同科室人員進行檔案交接工作，保證歸檔工作更為系統化。按照具體類型對醫院文件進行標記、分類，保證檔案文件的安全性，提高醫院檔案室的實用價值，避免發生重要文件、機密文件丟失的情況，從根本上提升醫院文件的完整性。

要想充分發揮電子文件的功能價值，還應該建立安全管理體系。一方面，文件系統驗證過程要滿足特定的需求，通過安全管理體制，提升文件處理效果;同時不斷優化互聯網技術結構，有助于提升電子文件質量。另外一方面，加強信息監管，在建立信息處理機制時，通過全面的分析，建立完善的監管體系，不斷對電子文件信息進行重點審核。最后，將計算機看作是一個整體，尤其是針對其中存在的網絡風險，需要工作人員對其進行全面的監管，提高信息處理的有效性，謹防重要文件、機密文件被電腦黑客竊取。

六、結束語

綜上所述，醫院檔案管理工作涉及到很多方面的內容，加強醫院檔案歸檔管理，有助于提高檔案歸檔管理工作的質量和效率，推動醫院實現自身的可持續發展。在醫院檔案歸檔管理過程中，醫院領導及管理人員要結合醫院自身的實際發展情況，加大對檔案歸檔管理的重視，并建立一套符合實際情況的檔案歸檔管理方案，并將其落實到實際工作中，更好的約束管理人員的工作行為，便于醫院的科學決策、正確決策、合理決策，增強醫院的核心競爭力。

參? 考? 文? 獻

[1]劉貴云.基于人力資源開發視角下醫院檔案管理工作的探究[J].財經界，2020（01）：255.

[2]陳忠煜. 基于大數據的醫院電子檔案歸檔管理系統研究[J].自動化技術與應用，2022，41（1）：5-6.

[3]劉貴云.基于人力資源開發視角下醫院檔案管理工作的探究[J].財經界，2020（01）：255.

[4]崔雨晴.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用探究[J].信息與電腦（理論版），2019（24）：183-184.

[5]范佳正，鄒萍萍.互聯網背景下現代醫院檔案管理改革策略和模式創新[J].中國衛生標準管理， 2019（14）：7-9.

[6]葉曉韻，馮天明.“雙軌制”管理——醫院文書檔案管理創新的多元化舉措[J].蘭臺內外，2020（01）：25-26.

作者單位：劉婷婷? ? 濟寧醫學院附屬醫院

劉婷婷（1983-），女，漢族，山東濟寧，大學本科，濟寧醫學院附屬醫院檔案館員，研究方向：檔案管理。