新時代職業(yè)中等專業(yè)學校檔案管理信息化建設探討

摘要：中職院校的檔案管理工作是中職教育管理工作的一個重要內容。中職院校在信息化條件下，要順應新時代發(fā)展的特征，采取相應的措施，加強中職檔案管理工作的信息化、科學化，為中職院校的發(fā)展打下堅實的基礎。本文從中職院校檔案工作信息化的必要性入手，對中職院校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題進行了分析，并提出了相應的對策。

關鍵詞：中職院校;檔案管理;信息化;科學化;策略研究

中職院校作為職業(yè)技術人員培訓的一個重要機構，其教學管理工作是否科學，與新時期中職院校的發(fā)展有著密切的關系。檔案管理是中職院校管理與發(fā)展的一項重要內容，它是中職院校在教育實踐中所進行的有關活動的真實數(shù)據(jù)，它既能反映中職教育的發(fā)展，又能為社會提供專業(yè)技術人員。而學生的學籍檔案則是反映了中職學生學習、生活、發(fā)展的有關信息。可以說，檔案管理是中職教育發(fā)展的一個重要的參照，也是學生管理、教學管理、就業(yè)管理等工作的基礎。在信息化條件下，中職院校應從信息化、科學化的視角進行檔案管理創(chuàng)新，實現(xiàn)高質量、高效率的檔案管理，為中職院校的發(fā)展提供有力的支撐。中職院校是職業(yè)教育體系的一個重要組成部分，而檔案管理是中職院校工作的一個重要環(huán)節(jié)。中職院校檔案管理工作的信息化、科學化，可以為中職院校在新時代提高辦學質量、優(yōu)化人才培養(yǎng)。

一、中職院校檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理的種類不統(tǒng)一

中職院校的檔案管理是一個復雜的工作。其內容繁雜，涉及范圍廣;分類繁多，需要全面科學地進行管理。然而，在實踐中，許多中等職業(yè)學校的檔案管理工作存在著種類不明確的問題，這對中職院校實行統(tǒng)一的分類管理有一定的不利影響。一些中等職業(yè)學校對檔案管理工作的認識不夠科學、系統(tǒng)化，對各類檔案的歸類問題不能充分發(fā)揮其作用。此外，有些中等職業(yè)學校在進行檔案管理時，很多教學方案、影像資料都沒有放入檔案，不但會導致資料的缺失，而且會對檔案的系統(tǒng)產(chǎn)生一定的影響，所以要加強中職院校的檔案管理工作。

（二）檔案管理的科學性不足

中職學校的檔案管理體系缺乏系統(tǒng)性、科學化的管理，是當前許多中等職業(yè)學校的檔案管理工作需要進一步改善的問題。檔案管理工作中存在著不科學的管理方式，造成了檔案管理工作的混亂，從而影響了檔案工作的質量和效益。當前，我國中職院校存在著對中職檔案工作重要性認識不足、教學設備落后等問題。中職院校的工作人員工作質量較低，在檔案管理工方面缺乏方法與手段，導致工作質量品質不高。

（三）檔案管理方法陳舊

中職院校的檔案管理方法不夠成熟，與中職院校在信息化條件下的創(chuàng)新發(fā)展不相適應，是目前中職院校檔案工作的突出問題。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理逐漸走向信息化。檔案管理工作的信息化建設，不但可以降低檔案管理人員的數(shù)量，還可以極大地提高檔案管理工作效率。中職院校的檔案資料數(shù)據(jù)庫建設、網(wǎng)絡技術的運用，應該與檔案資料的建設、網(wǎng)絡技術的運用相結合，但在當前中職院校的檔案工作中，這些都不能很好地運用，而且其管理方法也比較陳舊，急需進一步的完善與提升。

（四）檔案數(shù)據(jù)運用不足

檔案管理是為了給教學、教師、學生、學校管理者等有關活動的開展提供數(shù)據(jù)和依據(jù)。然而，中職院校的檔案管理方式比較落后，許多檔案材料難以獲得，檔案使用不到位，檔案管理的基本作用并未完全發(fā)揮出來。為了有效地提升中職院校檔案材料的使用效率，應從管理理念、管理方法等方面進行改革與創(chuàng)新，以提高中職院校檔案材料的使用率。

二、中職院校檔案工作的信息化建設

（一）順應時代發(fā)展需要下的中職學校檔案管理信息化

在5G時期，我國已全面推行了信息技術，并在改革中做出了重大的貢獻。在中職院校，運用 OA系統(tǒng)進行學生的管理，已得到了廣泛的運用。中等職業(yè)學校在全面進入信息化的今天，把文字、影像等檔案資料數(shù)字化、標準化、規(guī)范化管理，把數(shù)量龐大的紙質資料、影像資料按編碼存儲方式進行歸檔，以滿足數(shù)字化校園的需要和數(shù)字化的發(fā)展，也是新時期的建設需要。

（二）中職學校檔案管理信息化為適應中職院校的長期發(fā)展

中職學校的檔案管理信息系統(tǒng)是培養(yǎng)人才的有效途徑。構建了校園內外各類學生管理、教學管理、行政管理等各類信息資源，在占地面積小的情況下，可以有效地減少中職學校的文件使用和管理成本。站在學生的角度，無論畢業(yè)生，還是在校生，都能很容易地找到與自己有關的信息，并且協(xié)助他們進行資料的處理。在教師的視角下，可以更好地掌握教學數(shù)據(jù)庫的資源，更好地掌握學生的成長軌跡，從而更好地完成教學工作。對管理人員而言，可以根據(jù)不同的數(shù)據(jù)進行比較，找出發(fā)展中存在的問題，以便有針對性地解決這些問題。

（三）中職學校檔案管理信息化是檔案管理人員自我完善的需要

“全面發(fā)展”是指人的全面發(fā)展，全面提升人的素質和人格。作為一個社會人，檔案工作者必須要做到自身的全面發(fā)展。“互聯(lián)網(wǎng)+”是當今信息化時代的必然要求。中職院校檔案管理的信息化，一方面能有效地提高檔案管理的準確性，減輕工作人員的負擔;另一方面，可以使員工擺脫煩瑣、繁重的工作，使他們有更多的時間去享受人生，更多的精力去實現(xiàn)自己的全面發(fā)展。

三、學校檔案信息管理的優(yōu)越性

（一）進一步優(yōu)化檔案信息儲存環(huán)境

利用數(shù)字化信息技術對檔案進行管理，可以建立一個電子檔案儲存體系，采用實名登記的方法，對個人的檔案進行系統(tǒng)的儲存。這樣的信息存儲方法能夠很好地解決傳統(tǒng)檔案存儲問題，因為海量的數(shù)據(jù)只占用了硬盤和U盤的一部分，而不會占用更多的內存。另外，由于硬盤對使用環(huán)境的要求比較低，可以節(jié)約存儲費用，并能大大提高檔案的存儲周期。與傳統(tǒng)的檔案儲存方式相比較，它更適應現(xiàn)代信息時代的特征。

（二）更方便地查閱和使用檔案

以往的檔案查詢、使用，都是由行政人員自己去查詢，煩瑣的程序，在海量的檔案資料中逐一的篩選，會消耗大量的人力物力，浪費檔案使用者寶貴的時間，效率也相對低下。信息化的檔案管理模式，在使用的時候，只要在搜索引擎中輸入用戶的姓名、性別、日期，就能查找到相應的檔案，管理員只需要按照地址來查找就可以了。通過該方法，可以大大減少檢索時間，有效地提高了檔案檢索的利用率和使用率。

（三）保存檔案資料的安全

中職檔案是一種高度保密的制度，一旦出現(xiàn)信息泄漏，將嚴重危害到學生的個人隱私。采用信息化的檔案管理方式，既能確保工作效率的穩(wěn)定提高，又能實現(xiàn)對檔案信息的加密，確保信息的安全性。通過指紋、密碼等多種措施，可以實現(xiàn)對檔案信息的保護。

四、中職院校檔案管理工作中的一些問題

（一）學校對教育的重視不夠，教育投入不夠

中職院校由于缺乏對檔案管理的重視，把大量的人力物力用于檔案的經(jīng)營，會對整體的工作產(chǎn)生一定的負面作用。中等職業(yè)學校的文件工作一般都是由學校的工作人員或者是業(yè)余的，并沒有專門的全職工作。中等職業(yè)學校的檔案管理工作在空間上有一些劃分;如經(jīng)費、設備投資不足等。中職教育在觀念上的高度關注和教育投資的局限性，必將成為影響高職教育工作信息化的重要因素。

（二）在立德樹人方面存在的問題

中職院校要真正貫徹“以德為本”的根本目標，建立“德、技并重、工學結合”的人才培養(yǎng)體制，健全“三位一體”考核機制，建立“三位一體”的人才培育模式。立德樹人既是中職院校的基礎工作，又是中職院校的教學工作。但是，中職院校的檔案管理部門往往僅停留在行政人員的工作理念上，并未建立起“以人為本”的思想，這與立德樹人的根本任務相違背，對中等職業(yè)學校的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。目前中職檔案工作中的“管理者”問題使其無法貫徹，未能建立起“三全”的培養(yǎng)方式，無法從檔案管理等瑣碎的工作中對其進行切實的管理，嚴重地制約了教育與教學的效果。

（三）檔案管理不規(guī)范

傳統(tǒng)的檔案資料管理流程不夠精細，資料搜集、整理、在立卷、存檔的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)資料的差錯、資料的偏移、丟失、外泄等問題。中職院校在檔案管理工作中，存在著對檔案管理的不嚴格、檔案管理不規(guī)范等問題。在檔案的搜集和整理中，存在著格式不統(tǒng)一、內容不清楚等問題。檔案保存中存在著檔案丟失、檔案保存不全等問題。檔案管理的不規(guī)范，使現(xiàn)行的檔案資料收集工作面臨很大的難度。同時，過去的檔案大多是紙質檔案，在保管中易被水浸泡、蟲蛀、霉變等，給目前的檔案收集工作帶來了困難。中職院校的檔案管理存在的弊端，使得當前的檔案管理工作存在著一種惰性思維，嚴重地制約著檔案管理信息化的順利進行。

（四）檔案管理員缺乏專業(yè)技能

中職院校對檔案的處理，因其對檔案的關注不足。由于投資少，許多檔案管理員都是非專門從事檔案工作的，有些還是臨時性的。這就造成了中等職業(yè)院校的檔案管理者工作能力普遍偏低、工作隨意;表現(xiàn)為工作的臨時性質，工作熱情低，工作態(tài)度差，工作沒壓力，不能深入到工作中。中職院校在檔案管理工作的信息化進程中，由于缺乏專業(yè)技能，難免造成工作落后，出現(xiàn)抵觸、扯皮等問題，嚴重地制約了工作的順利進行。

五、中職學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新途徑

（一）建立健全檔案管理體系

中職院校的檔案管理制度必須嚴格遵守國家《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，建立健全檔案管理制度。首先，要規(guī)范中職院校的檔案管理工作，不僅要建立檔案管理工作網(wǎng)絡，還要明確各單位的職能，把工作的責任細化到每個人，并及時解決工作中的各種矛盾和問題。其次，要根據(jù)學校的具體情況進行分層;逐步建立健全的檔案管理體系。例如，對于小型的學校，可以將人事檔案分為人事處和檔案館，既方便管理，又可以防止管理上的混亂;在大型院校中，其歸檔類型廣泛;因為數(shù)量太多，不可能在短期內得到改進，所以可以將注意力集中在工作流程上。中職院校要建立人員制度、轉遞制度、保存制度、安全保密制度，以保證檔案管理體的功能。

（二）加強對檔案的管理

中職院校要盡量提升檔案管理的價值，以避免“千人一面”、缺乏個性特征;除了品行、作風和政治思想之外，還要具備全面的專長，注重個人的專業(yè)傾向和個人特點。檔案工作也要定期更新和鑒別檔案資料，促進檔案內容的更新，為學校人事工作和領導決策提供重要的參考資料。此外，中職院校應做到檔案載體多元化，對有意義的事件和活動進行存儲，從而更好地實現(xiàn)檔案的個人化管理。另外，還必須具備高效、科學性、合理的工作流程，以及符合質量的要求，才能方便的獲取和提供的數(shù)據(jù)。同時，管理者也要經(jīng)常檢查和查找檔案中的遺漏，防止信息遺漏，保證信息的最終匯總結果精準無誤。

（三）推動檔案管理的發(fā)展

隨著計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展與推廣，人事資料的信息處理可以利用信息技術，通過掃描設備把紙質文件轉化為電子文件，實行現(xiàn)代人事管理體系。行政機關在查詢、核實、修改、增刪等過程中，均能通過電子文件進行處理，既能減輕工作的困難，又能有效地解決問題。提高了企業(yè)的經(jīng)營效率和經(jīng)營的品質。通過運用現(xiàn)代計算機技術，對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、匯總，提高了工作的效率和工作質量。中職要順應社會發(fā)展，就需要在現(xiàn)代化的經(jīng)營方式上進行改進。從而有效地促進了課堂教學。首先，中職業(yè)學校可以在數(shù)據(jù)庫建設的過程中，構建基本的數(shù)據(jù)庫。資料的真實性要得到保障，如果資料與資料有出入，請仔細審查。其次，從傳統(tǒng)的文件向電子文件轉變，要確保文件的真實性和完整性;第三，要全面、詳細、準確地記錄文件內容。建立查找、比較、分析、統(tǒng)計等多種查詢方法，并在軟件的設計中確保了用戶的人機交互。同時，要實現(xiàn)信息資源的共享，確保工作人員的便捷和規(guī)范化。在此基礎上，應盡可能降低網(wǎng)絡共用所帶來的安全性隱患，并對內部網(wǎng)絡進行嚴密的隔離。定時進行數(shù)據(jù)備份，提高員工對互聯(lián)網(wǎng)的認識和信息的安全性。

（四）增加對管理經(jīng)費的投資

由于檔案管理信息化是一項耗資巨大的項目，它的軟硬件、網(wǎng)絡設備以及相關的設備都是一筆巨大的投資，因此，檔案管理的信息化建設在初期階段就顯得特別突出。因此，中職院校必須充分認識到中職檔案管理工作的重要性，并將其納入到學校的預算之中，使之成為一種常態(tài)化、制度化、專業(yè)化的工作方式，從而改變傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，從而加速整個檔案信息化的進程。

（五）檔案管理規(guī)范化

中職院校要加強對中職檔案管理工作的研究，必須加強對中職檔案工作的指導和實施。首先，必須制定檔案的管理規(guī)范、標準化，以統(tǒng)一的標準推動電子數(shù)據(jù)的整理、使用、轉發(fā)和保存，減少重復建設和分散的現(xiàn)象。其次，系統(tǒng)的軟件、硬件設備和技術標準必須統(tǒng)一，例如，檔案數(shù)據(jù)的壓縮、數(shù)據(jù)的交換、加密等。另外，還要對檔案管理工作的規(guī)章制度進行規(guī)范化，以確保其有章法。

六、結束語

檔案工作是中職學校管理與發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)，是中職學校教育與發(fā)展的一個重大課題。總之，中職檔案管理信息化的先決條件是規(guī)范化和創(chuàng)新性的發(fā)展，必須建立健全的認識，不斷規(guī)范和改進管理內容，運用先進的網(wǎng)絡技術和完善的軟硬件設備來提高檔案管理信息化水平，從而更好地為學校科研、教學提高服務。

作者單位：杜昌瑞? ? 嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學校

參? 考? 文? 獻

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