運用Excel數據處理功能提升高職院校學籍管理效率的探究

胡鳳新 孫藝鳴 高曉杰 沈超然

摘要：文章闡述了Excel數據處理功能在高職院校學籍管理中應用的重要性，介紹了在學籍管理中應用Excel進行數據處理及分析的一些技巧，有效地解決在學籍管理中必然會遇到的各類學生名單制作及數據統計分析的難題，為提高高職院校學籍管理效率提供寶貴的經驗。

關鍵詞：Excel 數據處理；學籍管理；應用

中圖分類號：G642? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2022）30-0103-04

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

高職院校學籍管理是指高職院校依據國家教育行政部門頒發的有關規定，并結合學校的自身發展需求而制定的規章制度和實施辦法，對學生從入學到畢業的整個學習階段中所產生的動態數據進行管理和考評[1]。目前，高職院校學籍管理工作主要包括以下幾方面內容：新生注冊及信息核對、學籍異動辦理、畢業生圖像信息采集、畢業資格審查和畢業證書發放、各類數據的統計與報表、為學校其他部門提供各種不同分類的學生信息數據等。完成上述每項工作都要進行大量的數據處理與統計，因此學籍管理人員掌握一套得心應手的數據處理方法對學籍管理的順利進行非常重要。

1 學籍管理中應用Excel處理數據的重要性

目前，高職院校的學生數量逐年增加，生源類型也出現了多樣化的發展趨勢，如通過普通高考招生的三年制學生、中職高職對接的五年一貫制學生還有擴招的（包括下崗工人、農民工、退役軍人）三年制學生。隨著學生人數和招生類型的增加，學籍管理的難度越來越大，學籍管理的任務越來越重。學籍管理責任大，工作中必須做到零失誤，因此學籍管理員的心理壓力非常大。而學籍管理人員數量少，且流動性非常大，隊伍不穩定[2]，如何在管理人員少，任務量大的情況下保質保量地完成學籍管理任務是亟待解決的問題。Microsoft Excel是辦公自動化中重要的軟件，Excel具備數據計算和自動處理的功能[3] 。它可以進行各種數據的處理、統計分析和輔助決策操作，廣泛地應用于管理、統計、財經、金融等眾多領域[4]。因此，對于大多數非計算機專業畢業的學籍管理人員來說，掌握關鍵的Excel數據處理及統計分析技術，對提高學籍管理的工作效率和減輕工作壓力極其重要。在學籍管理中常用的Excel工具包括引用函數vlookup、高級篩選、數據透視表、分類匯總、Excel的查找與替換等。Excel的這些數據處理與分析功能，易學易用，簡便靈活，非常適于學籍管理中各種數據的統計分析、各類統計報表及存檔材料的排版制作。本文對Excel表格的分類匯總、數據透視表、查找替換等功能在學籍管理中的技巧性應用予以具體、詳細的闡述，以期能夠對學籍管理工作者有所幫助。

2? 學籍管理中常用的Excel數據處理方法

2.1 Excel分類匯總功能在學籍管理中的應用

學籍管理員每學期都會制作各種學生名單，這些名單主要用于學生信息的核對、存檔及日常管理等。學生名單通常要求有每個班級中每個學生具體的個人信息，包括學生所在班級、姓名、性別、身份證號、學號、政治面貌、民族、專業名稱等。應用Excel表格的分類匯總功能，可根據管理需要將所有學生進行快速的分類及計數，方便學籍管理人員完成各類名單制作。Excel表格分類匯總方法常用于新生核對名單、在校生管理名單、畢業生圖像信息采集核對名單、預計畢業生核對名單及畢業生存檔名單的制作，通過分類匯總方法，能夠快速完成各類學生名單的按班級分頁、計數，以便為各二級學院或教學系、檔案室等按班級打印、分發名單。為方便文章的闡述，筆者做了一份虛擬的2020級學生名單（圖1），以下提及的2020級學生名單均為圖1所示名單。

用Excel對2020級學生名單按班級進行分類匯總方法如下：

打開“2020級學生名單工作簿”，將2020級學生名單依次按班號、學號順序進行排序。排序后單擊數據區域內的任一單元格，在菜單中點【數據】，在工具欄點【分類匯總】按鈕，打開分類匯總對話框。在“分類字段（A）”下拉字段列表中選擇“班號”，在“匯總方式（U）”下拉表框中選擇“計數 ”，在“選定匯總項（D）”下拉字段列表中選擇“學號”，然后勾選對話框中的“替換當前分類匯總（C）”“每組數據分頁（P）”及“匯總結果顯示在數據下方（S）”， 單擊“確定”按鈕則完成分類匯總（圖1）。分類匯總結果見圖2。

通過分類匯總的方法處理學生數據，可以輕松地將學生按班級分開、按班級分頁、統計每個班級學生人數，同理可以統計每個二級學院或教學系的學生人數。如圖2所示，用分類匯總的方法統計出20財務管理1班學生數為4人，20會計2班學生數為5人，2020級學生總數為15人。此時打印2020級學生名單，則會自動將一個年級的學生按班級分開打印，省去人工分頁、分班級打印的麻煩，對提高工作效率有很大作用。

2.2 Excel表格查找、替換功能在學籍管理中的應用

Excel表格的查找與替換是工作中經常會用到的功能。通過查找功能，很容易從表格中查找到目標數據，通過查找、替換功能的結合使用，則會將表格中查找到的目標數據替換成另外的數據，極大地方便了使用者對數據的查找和快速替換。

Excel表格的查找與替換功能在學籍管理中也起到了非常重要的作用。除了查找和替換數據外，利用Excel表格的查找、替換功能可以輕松完成不同樣式學生名單的轉換制作。在學籍管理中根據不同部門的要求與需要，工作人員經常會制作不同樣式的學生名單，有的名單制作起來比較麻煩。學籍管理員根據不同名單的樣式要求，采用復制、粘貼的方法完成不同格式名單的制作是比較常見的方法之一。即在原有名單的基礎上，按照新名單的格式要求，將原名單不同字段對應的數據粘貼到新名單要求的對應位置，從而完成不同格式新名單的制作。對于超萬人的學校來說，用上述辦法制作不同格式的在校學生名單、畢業生名單等工作量極大，會花費很多精力與時間，并且容易出錯。而利用 Excel表格查找、替換功能則會輕松完成任務。例如在學籍管理工作中，經常會遇到將一列數據轉換成多列數據的學生名單的制作，其目的是減少篇幅、精簡頁數、方便領導簽字等。如以二級學院或教學系為單位領取畢業證書時會制作畢業證書領取簽字表、向檔案室交存檔名單時為方便檔案管理，會制作不同樣式的畢業生、在校生名單。應用Excel將一列數據變成多列數據的功能，快速完成新樣式名單的制作，在提高工作效率，減輕勞動強度方面起到重要作用。本文以2020級學生名單為例，對在Excel表格中應用查找、替換功能將一列變多列數據名單的制作進行闡述。

如預將圖3的2020級學生名單中“姓名”數據由一列變為多行4列分布，可用下面方法實現。首先在表格的空白列處的任一行中分別在相鄰的4列中按順序依次鍵入C2、C3、C4、C5，在下一行的對應位置按順序依次鍵入C6、C7、C8、C9，然后選中C2、C3、C4、C5，C6、C7、C8、C9，將鼠標放在選中框的右下角，當光標變成“+”后按住鼠標左鍵下拖，直到C16出現為止。C2為第一個學生姓名所在的單元格，C3為第二個學生姓名所在的單元格，C5、C6、C7...C16以此類推，分別為不同學生姓名所在的單元格，C16為名單中最后一名學生姓名所在單元格（圖3）。在菜單欄中點【開始】按鈕，然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標，在下拉菜單中選擇“替換”，出現圖3中“查找和替換”對話框，在對話框“查找內容（N）”中填“C”，在“替換為（E）”對話框中填 “=C”。然后點“全部替換（A）”，則姓名列由1列轉換為4列（圖4）。

經過替換，C1、C2、C3...C16均被替換成對應單元格中的學生姓名。由于C17所在單元格中沒有學生，所以C17被替換后替換結果為“0”，將“0”刪除即可。通過應用Excel表格的查找和替換功能，快速將圖3中的學生姓名由1列轉換成了4列（圖4）。學生姓名所在列由一列轉化成多列操作完成后，根據需要，將轉換后的名單復制粘貼到另一新的Excel表格中，則會完成多行多列名單的制作。通過上述操作過程避免了傳統的每四個學生姓名復制粘貼各一次的反復操作，節省大量的勞動和時間。

如果需要將更多的字段數據內容由1列變成多列排列，如欲將圖5中2020級學生名單中的班號、學號、姓名于一頁紙張中各排成3列，可按如下操作進行：

首先在表格的空白處的一行中依次鍵入A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4，在下一行的對應位置按順序依次鍵入A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，然后選中A2、B2、C2、A3、B3、C3、A4、B4、C4、A5、B5、C5、A6、B6、C6、A7、B7、C7，將鼠標放在選中框的右下角，當光標變成“+”后按住鼠標左鍵下拖，直到A16、B16、C16出現為止。A2為第一個學生所屬班級所在單元格、B2為第一個學生學號所在單元格、C2為第一個學生姓名所在單元格，A3、B3、C3...A16、B16、C16以此類推，分別為不同學生所屬班級、學號及姓名所在的單元格（圖5）。

然后在工具欄中點【查找和選擇】圖標，在下拉菜單中選擇“替換”，出現圖5中“查找和替換”對話框，在對話框“查找內容（N）”中填“A”，在“替換為（E）”對話框中填 “=A”。然后點“全部替換（A）”，則班級列由1列轉換為3列（圖6）。

同理，按上述步驟重復操作，在對話框“查找內容（N）”中填“B”，在“替換為（E）”中填 “=B”，然后點“全部替換（A）”，完成學號列由1列變3列的轉換。在對話框“查找內容（N）”中填“C”，在“替換為（E）”中填 “=C”，然后點“全部替換（A）”，完成學生姓名由1列到3列的轉換（圖7）。

將圖7中轉換后的名單復制粘貼到新建的Excel表格中，則會完成新名單的制作。通過上述操作可見，應用Excel查找和替換功能可以快速完成學籍名單不同格式的轉換，滿足不同部門的管理需要，對提高學籍管理效率，起到重要的作用。

2.3數據透視表在學籍管理中的應用

Excel中的數據透視表是一種可以快速匯總大量數據的交互式報表。數據透視表具有最快、最靈活的數據匯總功能[5]，是Excel中重要的分析性報告工具。應用數據透視表可以快速合并和比較分析大量的數據。在學籍管理中，數據透視表主要用于按不同分類要求快速統計學生數量。掌握數據透視表的應用技巧，在高等學校基層報表、分類統計在校生、畢業生人數等工作中將會發揮重要的作用。以2020級新生數據為例，應用數據透視表對這份數據進行數據分析的具體方法如下：

首先打開“2020級新生名單"工作簿，單擊數據區域內的任一單元格，點擊菜單中的“插入”按鈕，然后點擊工具欄的數據透視表圖標，在“來自表格或區域的數據透視表”菜單中選“新建工作表（N）”（圖8），然后點“確定”，出現圖9的對話框。

按照分類統計的需要，分別將“數據透視表字段”列表中的字段拖動到“在以下區域間拖動字段”的“篩選”“行”“列”“值”下面的空白區域、即可完成分類統計。如要統計2020級每個班級的男生數、女生數、班級總人數以及上述類別所對應的不同學制的人數，則將字段“班級”拖動到“行”下面的空白區域，將字段“性別”拖動到“列”下面的空白區域，將“姓名”字段拖動到“值”下面的空白區域，將“學制”字段拖動到“篩選”下面的空白區域（圖10）。拖動之后，即可以統計出每個班級的男生數、女生數、總人數及不同學制的人數，還可以同時統計出年級學生總數。如圖11所示，通過應用數據透視表統計得出20財務管理1班男生數為2人，女生數為2人，全班總計人數為4人。2020級學生男生總人數為8人，女生總人數為7人，總計人數為15人（圖11）。

如需按學制對各班級學生進行分類，則可點擊圖10 中“學制（全部）”字段后的下拉箭頭選擇學制（圖12）， 圖12中“3”和“5” 兩個數字分別代表3年制和5年制，如預分類統計3年制學生人數，點擊圖12中的數字“3”，然后點“確定”按鈕，則會分類統計出3年制的學生數。經過統計得出20財務管理1班3年制學生男生數為2人、3年制學生女生數為2人，全班總計3年制學生數為4人。2020級3年制學生男生數為3人，3年制學生女生數為5人，總計3年制學生數為8人（圖13）。同理，可以統計出2020級各班5年制學生的男生數量和女生數量。

通過應用Excel數據透視表進行數據分析，將一份信息復雜的2020級學生數據快速進行了分類統計，非常快捷方便。靈活應用數據透視表進行數據分析可以提高工作效率，減少工作強度，對學籍管理員的幫助很大。數據透視表在各班級人數、班級中男生數、女生數、不同學制的學生數、班級中各民族的學生數以及學籍異動中休學、復學、保留學籍學生數等分類統計中均有應用，并發揮重要作用。在高基報表等各類統計報表中應用數據透視表分類統計學生數可起到事半功倍的效果，極大地減輕統計人員的勞動強度，因此建議每位學籍管理人員都應掌握這一統計方法。

3 結束語

Excel的數據處理功能非常強大，并且操作簡便、易學。除上述幾種常用的功能外，還有高級篩選、VLOOKUP函數、MID函數等也是學籍管理中經常要用到的功能，掌握并靈活使用這些功能，是提高工作效率的重要手段。學籍管理人員應在管理實踐中不斷學習、挖掘、應用Excel軟件的數據處理方法，解決煩瑣的學生數據處理和分析的問題，不斷提高管理質量和工作效率。

參考文獻：

[1] 羅敏佳.高職院校二級學院學籍管理體系的研究與實踐[J].科技風，2021（16）：173-174，185.

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[3] 高建立，劉仲會.Excel在高校學籍信息管理工作中的應用[J].天津職業院校聯合學報，2019，21（10）：76-79，128.

[4] 張勇.Excel函數在開放教育學籍管理中的應用——以南京廣播電視大學為例[J].南京廣播電視大學學報，2014（3）：26-29.

[5] 丁紅利.Excel數據透視表在高校數據處理中的應用[J].電腦知識與技術，2017，13（3）：67-68.

【通聯編輯：王力】