試析新形勢下做好企業檔案管理工作的策略

李海霞

摘 要：隨著科學技術的不斷進步，信息化和大數據的時代已然來臨。信息技術越來越廣泛地應用到社會生活和工作的各個領域，并引起了相關行業的巨大變革。當然，信息化的發展也為我國檔案管理工作帶來了巨大挑戰，企業需要跟隨時代的進步不斷調整檔案管理辦法。筆者主要針對信息化背景之下企業檔案管理科學化的研究進行分析，分別分析了當前企業檔案管理中存在的問題，并提出了相應的解決策略，以期夯實企業檔案管理，提升企業檔案管理水平。

關鍵詞：新形勢;企業;檔案管理工作

檔案是企業發展的重要體現載體，是企業重要的信息資源。作為“沒有摻過水的史料”，檔案不但保留著企業發展各階段的原始資料，也對企業和個人發展中遇到的難題，具有廣泛的參考作用。做好檔案管理工作既是貫徹落實國家對企業檔案管理工作的目標要求，更是對黨和人民負責、對歷史負責的體現。可以說，企業的長遠發展離不開檔案管理工作的支持，企業檔案管理工作的順利開展能夠促進整個企業的健康發展。因此，企業必須要高度重視檔案的管理工作，不斷調整相應的管理模式，從而有效提升檔案管理工作的質量。

新形勢下，數字化、信息化作為檔案管理工作的要求和方向，對當代企業檔案管理工作提出了新的要求。但是，當前企業檔案管理工作還存在一些問題，需要使用科學化的方法予以應對。一方面，企業需要對已歸檔的文件材料進行更加規范、精細化的管理;另一方面，企業也需要努力協調，向上爭取資金支持，積極改善硬件基礎設施和信息化水平。筆者認為，企業采用信息化檔案管理方式，既能在查閱相關資料時一目了然，又能保證檔案室的安全，還能做好檔案保密工作。

一、檔案管理工作的重要性

在當前的信息化背景下，工作效率已經成為人們最為重視的問題之一。企業改革創新的目的是提高工作效率，而為了達到這個目的，就一定要實現信息化發展。創新作為時代發展的動力，尤其是信息化時代，只有不斷創新，才能在市場競爭越來越激烈的環境下更好地發展。檔案管理作為企業的重要工作之一，其中涉及的內容很多，其不僅關系到企業員工的利益，還關系到了企業地發展，如果檔案管理工作出現嚴重的問題，還會對社會的發展產生一定的影響。但是，現階段許多企業檔案管理工作相對還比較傳統，檔案信息的錄入與存儲方式還比較老舊，容易導致檔案信息的失真與丟失等問題，進而對企業單位的發展造成很大的影響。

信息化在目前的檔案管理中主要是應用在檔案管理的信息系統中，通過信息化的管理系統能夠使檔案管理工作變得更加便捷與高效。對于檔案管理工作來說，一定要結合時代背景和需求進行不斷創新，才能提升檔案管理工作的效率和水平，使檔案充分發揮作用。同時，隨著信息化時代的到來，信息化技術已經被廣泛應用在了各行各業當中，所以，新形勢下的檔案管理工作也應該進行信息化、網絡化的升級，使管理水平與效率得到提升，同時還可以有效減少管理成本，使企業對重要信息進行收集與掌握，進而為推動企業發展提供有力幫助。

二、當前企業檔案管理中存在的問題

1.基礎設施不完善，缺乏技術支持

在信息化背景下，想要做好企業檔案的網絡化管理，那么相應的基礎設備是必不可少的，同時要確保設備的完備與高效，只有這樣才能夠為檔案信息化管理工作打下良好的基礎。但是，現階段大部分企業對于檔案管理工作并沒有予以相應的重視，依舊使用傳統的檔案管理系統，這就使檔案管理工作沒有辦法跟上時代的腳步，尤其是企業中的設備比較落后，缺乏統籌、不夠規范、缺少監督，極大影響了企業檔案管理工作的效率，進而嚴重阻礙檔案管理事業的發展腳步。

據調查，企業檔案需求量在逐漸增大，傳統的檔案管理系統已經逐漸乏力，對于企業中的重要信息進行全方位的管理已經十分困難，特別是傳統的紙質版資料面臨著時間損耗、易燃、占用空間大等諸多現實問題。可以說，完善企業檔案管理基礎設施迫在眉睫，而企業想要做到檔案的網絡化管理，第一步就是對企業當前的基礎設施進行更新與升級，同時引進網絡、計算機軟硬件等諸多技術，充分發揮專業技術公司與企業檔案館的合力，進而才能為檔案管理工作的開展創造良好的環境。

2.檔案管理工作人員的專業能力不高

因為企業中檔案管理是一項非常復雜的工作，對于業務的要求比較高，這就要求檔案管理人員必須要對自己所管理的檔案有充分的了解和掌握，并且能夠根據具體的需要來進行檔案信息的調整。與此同時，從業人員還要嚴格按照檔案管理的制度和規定來進行工作，但是如今的大多數企業忽視檔案管理工作，對檔案工作人員沒有進行有效配置，人員檔案意識薄弱，對檔案管理重視程度不高。此外，很多檔案管理人員都沒有接受過相應的專業知識培訓，造成了他們對于檔案整理等一些情況不熟悉，專業性差，嚴重影響了企業檔案工作的質量和水平。

3.缺乏完善的檔案管理制度

目前，我國大部分的企業檔案管理制度還不夠完善，相應的管理體制落后，嚴重阻礙了企業的正常發展。通過調查，我們能夠發現造成這一問題的主要原因是相關的檔案部門對檔案管理沒有進行專門的規定，對企業檔案的管理沒有統一的標準。另外，在企業發展中難免會出現檔案丟失的問題，大部分的企業卻對于檔案管理人員沒有相應的懲罰，使得管理人員對檔案管理的規定置之不理，企業檔案管理政策并沒有嚴格執行，沒有制約檔案管理人員的工作行為，從而對企業檔案管理規定的落實工作產生了不利的影響。

三、新形勢下做好檔案管理工作的措施

1.提高檔案管理的重視程度，增加資金投入

在現代化的發展過程中，企業順利開展檔案管理信息化建設的第一步就是要引進先進的基礎設施，對于現有設備進行更新，進而為檔案管理工作打下良好基礎。比如，企業可以對各種門類和載體檔案進行集中統一管理，配備電腦、打印機、掃描儀、檔案密集架、空調、窗簾、溫濕度計、防蟲藥劑等必要的設備設施，以便有效保管和利用檔案信息資源。同時，企業還需購置檔案柜、檔案盒、歸檔章等檔案整理工具，以便有效整理和保管好企業紙質檔案。

除此之外，對于檔案管理信息化建設，還需要將信息系統與實際需求進行結合，采購必要的硬件設備，還應該和檔案信息化服務公司進行有效合作，使紙質檔案信息化。

同時，檔案管理部門也需要制訂完善的管理計劃，確保進入檔案的數據量符合要求，對檔案的信息輸入工作予以重視，只有這樣才能夠在真正意義上發揮檔案信息化軟硬件配套設施的實際功能，努力提高信息服務水平，促進檔案信息化的全面實現。

2.培養檔案管理專業人才，提高管理工作質量和水平

為了培養檔案管理專業人才，提高管理工作質量和水平，保證檔案管理工作的健康發展，企業必須積極提升檔案管理人員的素養。比如，企業可以安排檔案管理人員進行專業知識培訓，幫助他們了解和掌握檔案新政策和先進的管理技術，不斷強化自身的專業理論知識和管理技能，以此提升檔案管理人員的素養。筆者認為，檔案管理人員也要改變自己的觀念，加強對檔案管理工作重要性的認識，用專業的檔案管理知識和理論來開展工作，從而不斷適應當代企業檔案管理的新要求。

同時，企業要設置專職檔案管理人員，提高檔案管理工作的專業性。企業還要對檔案管理人員進行充分的思想素質教育，一個優秀的檔案管理人員應以身作則，對工作嚴謹認真，有工作責任感，能夠為管理工作盡自己最大的貢獻和努力。除此之外，企業也要關心檔案管理人員的身心健康，使他們在管理工作中體會到溫暖，不斷提高他們的工作積極性，推動整個企業檔案管理工作的開展。

3.建立健全檔案管理機制，確保檔案管理制度的完善性

在促進企業信息化的檔案管理過程中，為保障檔案管理質量，要積極加強相關管理制度的完善，使工作人員在實際的工作過程中能夠有管理制度進行約束，提高檔案管理工作人員的工作效率，全面提高企業檔案管理規范化。比如，企業可以按照檔案管理要求，制定本單位《檔案管理辦法》，明確檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限，并對歷年歸檔文件材料編制檢索目錄，保證檔案查閱工作的方便快捷。這樣既能改變傳統檔案管理中的不足，又能促進現代化發展過程中的整體管理質量。

《檔案管理辦法》是促進企業檔案管理工作順利開展的基石。企業應加強各類檔案日常規范查閱、復印以及借閱程序，確保現存檔案不丟失、無紕漏，相關工作人員要根據管理制度進行檔案管理，保障檔案管理的質量。相關管理制度也能夠約束工作人員對檔案信息的管理，促進現代化發展過程中的檔案管理質量。企業在發展中應不斷加強對檔案信息管理制度的完善，促使檔案管理過程中的相關工作能夠為自身的發展提供良好的工作質量。在相關管理制度完善的過程中，企業更要重點針對檔案管理標準、借閱制度，以及工作人員的行為規范，以此確保檔案管理制度的完善性，加強對工作人員的約束。

4.更新檔案管理觀念

企業管理者往往忽略了檔案的應用價值而過于注重檔案管理方面，從而錯失了檔案在應用中的經濟價值，讓檔案管理變得沒有意義。因此，為了有效解決這個問題，必須要更新管理者的管理觀念，增強他們的檔案管理意識，要讓其充分認識到檔案管理工作的重要性，可以通過開展定期的講座，聘請專家來對檔案管理工作進行分析和相關研究，讓企業員工對檔案管理工作的重要性有充分認識，從而使他們對自己企業中的檔案管理狀況進行反思，不斷更新他們的管理觀念，推動企業檔案管理工作的順利進行。

5.創新檔案管理思路

在信息化檔案管理過程中，為保障信息化檔案管理的質量，方便企業職工對檔案資料進行查詢，要積極建立檔案信息管理系統，保障檔案信息在現代化發展過程中的綜合管理質量。

比如，企業職工可以通過檔案信息系統對相關資料進行查詢，簡化煩瑣的借閱手續，以此提高現代化發展過程中檔案信息的使用效率。據調查，檔案信息系統能夠有效將檔案信息進行分類，便于檔案信息的查詢，促進現代化發展過程中的檔案管理便捷性。完善企業檔案管理，創新檔案管理思路，企業各部門應積極配合檔案室共同開展檔案評查工作，推動企業檔案電子化、標準化管理，在檔案事項較為集中、信息化建設水平較高的部門開展企業檔案單套制管理試點，為下屬企業和同級單位做榜樣。同時，在信息化背景下的檔案管理過程中，企業還要促進檔案管理質量，使相關檔案能夠充分發揮自身的優勢。

6.強化檔案信息的安全性

檔案信息的安全問題應該引起相關管理人員的重視，企業很多檔案資料都帶有機密性，一旦失誤泄露，后果不堪設想。因此，檔案管理部門需要通過有效措施來保障檔案信息的安全，如定期更新病毒庫和主機，徹底查殺木馬等計算機病毒。

同時，還可結合實際現狀，設立資料借閱規章制度，借閱程序需要符合規定，實現檔案的有序管理。檔案資料在網絡間進行傳遞也需進行嚴格細化管理，可根據資料的核心程度以及重要程度，差異化設置等級，通過這種方式保證檔案的安全性。另外，國家也需盡快完善網絡安全法規，加大網絡犯罪的打擊和懲罰力度，為我國網絡環境凈化提供保障，給用戶創造一個安全、優質的網絡共享環境。

四、結語

綜上所述，企業的檔案信息化管理要緊跟時代發展的腳步，要給予檔案信息化管理足夠的重視，要組建高素質的專業化檔案管理團隊。首先，對于檔案管理工作，企業要以科學規范的標準來完善制度，以規范配置信息化基礎設施為保障，加強檔案安全保密體系建設，從而為企業的長遠發展打下堅實的基礎。其次，企業要加強對檔案管理工作的重視，根據時代的發展和變化，不斷對檔案管理方式進行調整，以檔案管理工作人員為紐帶，將新思想和新技術積極應用到檔案管理工作中。最后，企業還要對檔案管理工作進行創新，使檔案管理工作的質量得到提升，進而促進企業檔案信息管理工作效率的提高。

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（作者單位：陜西核昌機電裝備有限公司）