基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理研究

劉紅

摘 要：隨著信息技術廣泛普及，各行業發展隨之產生大量的電子文件檔案，針對數量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業所需做好的重要工作內容。重點是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實現檔案數據的在線訪問效果，切實提升檔案管理質量和效率的同時，實現對電子檔案管理的自主可控。要想實現對電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術手段來實現，如運用集中式和分布式電子檔案管理技術就是很好的實現手段，能夠結合用戶對電子檔案歸檔及管理的實際需求來進行擴容、存儲，確保電子檔案的安全性，達成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標，針對電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進行探究，以供參考。

關鍵詞：自主可控;電子文件歸檔;電子檔案;檔案管理

信息技術迅猛發展，各領域產生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點研究課題。經過檔案行業多年的研究探索，針對電子文件歸檔和管理，形成了相對豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實際管理上搭建出了一系列信息數據庫進行存儲與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問題越來越突出，難以實現有效歸檔存儲的同時，同步達成在線訪問的效果。

為此，就要求業內人員進一步采取技術手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問、共享及傳輸的方向，促使電子文件歸檔和管理的全過程實現自主可控的目標。

一、相關概念概述

1.電子文件歸檔方式

電子檔案的歸檔方式迥異于傳統的紙質歸檔管理方式，其根源也大不相同。總的來說，信息的傳遞方式、信息構成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時，需要建立相應的工作模式，充分利用最新技術，促進文件整理和歸檔自動化和排序。同時，要建立比較完善的歸檔制度，對不同的文件設置不同的保存期限，對不同的文件進行編碼，實現自動化管理，提高文件歸檔和存儲的便利性。基于電子和紙質文檔并存的管理和存儲形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準確性。

此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計算機安全技術來協助文件歸檔和存儲過程的機密性，并避免在傳輸或使用過程中出現泄漏、盜竊、篡改等問題。例如，可以設置相應的防火墻或設定嚴格的訪問權限，以全面提高文件存檔的真實可靠性。

2.電子檔案管理

電子文件管理直接突破了傳統的管理模式，具體在文件的發送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統。這使得不同部門可以在不同的網絡環境中同步其電子文件管理任務，避免重復輸入數據和高能耗。（2）注重提高電子網絡資源的利用效率，利用網絡對電子文件實行集中管理。對部分非電子檔案存儲內容進行綜合數字化轉換，形成綜合性電子檔案庫，保證文件檔案的規范管理，使電子檔案信息能夠順利發布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點及作用優勢

1.電子文件歸檔管理的特點

（1）數字化呈現在大眾眼中

如今，計算機生成、形成、分發、使用和管理的電子文件以數字形式存在，允許其將信息內容與攜帶的載體格式分開。電子文件可用于各種計算機媒體。以數字信號的形式呈現，超越了以往物理距離和紙質載體的原有屬性和特征。

（2）依賴于計算機及其環境

電子文檔的生成、分發和管理通過在計算機環境中運行來實現。電子文檔依賴于計算機的軟件和硬件、互聯網的最新技術等。

（3）方便使用、共享和存儲大量數據和信息

計算機本身具有高執行速度和高計算效率的特點，使得在辦公環境中處理電子文檔變得快捷方便。計算機可以依靠互聯網技術共享和開發信息資源，跨越物理距離、紙質載體等障礙共享信息資源。

（4）易被篡改，穩定性、安全性風險較高

電子文檔是根據計算機系統所形成的數字編碼信息。與紙質文件不同，其信息內容和計算機載體是可分離的，使得電子文件容易被篡改。電腦的迭代速度是比較快的，相應的存儲設備層出不窮，電子文檔的穩定性給長期閱讀帶來隱患。同樣從安全角度來看，應依靠不斷變化的信息規劃和歸檔理念來降低隱藏風險。

2.電子文件歸檔管理的作用優勢

（1）電子檔案管理的作用。電子檔案主要是指已歸檔的具有保存價值的電子文件及相關電子資料。與傳統的紙質文件相比，電子檔案更易于存儲、管理和使用。隨著信息技術的發展，電子檔案管理必然會取代傳統的檔案管理方式。

（2）電子檔案管理的優勢。一是紙質文件需要在一定的條件和環境下保存，對溫度和濕度的要求比較高，而電子文件不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也比較小。二是在電子檔案管理中可以充分發揮信息技術的優勢，節省大量人力、物力。三是保存紙質文件龐大而復雜，雖然相關的步驟和文件的歸檔、查看、修改程序煩瑣，但電子文件很容易備份、歸檔、提取和搜索。四是依托單位OA系統的便利性，電子檔案可以實現信息資源共享，提高檔案管理效率。五是電子文件管理可以減少人為因素造成文件泄露的可能性。

三、當前電子文件歸檔和電子檔案管理存在的不足

1.電子文件業務系統中有關檔案管理功能設置不完備

目前，大部分電子文件業務管理系統都是由外包系統開發公司生產的，這些公司利用IT信息技術進行開發。很少有甲方單位（使用系統的單位）被記錄在案參與系統開發。在使用企業電子文件系統時，文件管理人員僅根據系統開發人員的用戶指南進行操作，缺乏重新優化和改進系統功能的相關專業知識。電子檔案業務系統是IT工程師單方面開發的，在電子檔案歸檔的細節上存在一些小問題。例如，歸檔的電子文件不能自動備份到其所在的目錄中，必須手動復制和粘貼，并且不能批量操作。

電子文件系統的初始設置只考慮文件的邏輯歸檔設置，不設置電子文件的物理歸檔功能。從性能上看，減少了文件管理人員的工作量，提高了工作效率。當計算機被外部病毒入侵或癱瘓時，所有數據庫信息都被破壞，造成不可估量的損失。因此，檔案工作者需要在企業電子文檔和業務系統開發之初就參與設計，因為 IT 技術的實現需要依賴于特定檔案的管理規則，否則缺乏行業針對性。

2.網絡技術更新換代使得電子文檔永久讀取與保存存在風險

如今，企業正在迅速改變對互聯網技術的支持，以提高現代辦公管理效率，滿足文檔集成工作的要求。企業電子文檔業務系統中的簽字蓋章設置更加與時俱進，可以根據需要自定義文檔中個人和單位的正式蓋章。為保證電子文檔中使用的各種編碼數字信息的安全性和可靠性，IT人員可以利用SQL數據庫等方式，將同一份電子文檔的信息內容保存到不同的地址。上述最新的信息技術更新迅速，沒有統一的標準，因此電子文檔的信息內容會在長期讀取和存儲方面存在隱患。

四、基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理的需求

企業的業務數據最終被歸檔，這些是企業的核心資產。根據這些數據歸檔和信息存儲需求，在存儲容量擴展、系統兼容性、系統可擴展性、存儲安全性、國內自主可控環境、性能與特性性價比、使用成本、維護成本等幾個方面進行需求分析。

1.存儲擴展需求

隨著企業信息化的快速發展，企業發展對存儲擴展的需求將不斷增加。這是每個公司都必須面對的情況。

2.系統兼容性要求

公司現有系統大部分運行在硬盤、磁盤陣列和NAS上，信息存儲方式包括文件類型存儲和塊存儲。這些系統基本是在傳統存儲方式的基礎上開發的。因此，新升級的存儲服務器必須滿足原有應用系統的部分兼容性要求，保護舊軟件系統的投資，以最低的成本實現存儲擴展。企業可以在不更改或進行微小更改的情況下擴展原始業務系統，同時提高安全性和可靠性。

3.可擴展性要求

信息存儲設備需要具有高度的可擴展性，更大的可擴展性包括增加存儲容量、更快讀寫速度、提高存儲的安全性和可靠性、應用系統的二次開發和增強以及對技術進步的響應。最主要是在訪問速度、易擴展性、維護成本和應用系統集成的簡易性等方面都有特定的規劃需求。

4.存儲安全需求

數據安全是存儲系統所需的一項基本功能。數據安全有兩個含義。一方面，是為了確保數據不被損壞或丟失;另一方面，是為了防止未經授權訪問數據。數據資產保護是對存儲設備的更高級要求。

5.國內自主可控需求

建設網絡強國，重大基礎設施領域不被他人主導，建設安全可控的信息技術體系將是重中之重。本地化、自主可控的產品和系統級服務有望快速發展。從信息技術系統的分類來看，主要包括IT硬件設備、基礎軟件、應用軟件和安全軟件。從自主可控采用到軟件國產化，重點行業高端換代有望加速，國內軟件廠商直接受益。

6.對性能、功能、價格比的需求

本著投資定額、利潤最大化的原則，在滿足功能、性能、安全、質量要求的前提下，追求最高的性價比。對于IT系統來說，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全級別，但要盡量降低采購成本，滿足一段時間內的使用和擴容需求。通常是在5年內分批更新和淘汰設備，5年內攤銷處理固定資產。所以，對于IT產品來說，需要的延期是3-5年，不再需要滿足長久需求而消耗更高的成本。

7.使用成本要求

專業存儲設備必須每天24小時打開并運行。在功能和性能指標下，服務器功耗是一個重要的成本指標。假設滿足其他指標，則優先考慮具有節能綠色環保指標的產品。

8.維護成本要求

存儲設備的維護成本包括預備件、人工成本、維護周期時間成本等，綜合考慮選取維護成本相對偏低的產品類型。

五、基于自主可控的電子文件歸檔和電子檔案管理實現路徑

1.分布式檔案存儲與訪問的實現

隨著電子文件的集中管理，與數字文件管理相關的音視頻文件占用了巨大的存儲空間，大量的數據在傳輸過程中給網絡傳輸帶來了很大的壓力，多媒體數據存儲也將會顯著增加。為提高管理，采用分布式數據存儲和傳輸方式，降低管理成本，實現更快的傳輸。分布式數據存檔只是從邏輯關系的角度來看屬于同一數據系統的一組數據集合，從物理儀器系統的角度來看，可以分布到集成網絡環境中的任何網絡存儲節點，其中數據以組件級方式處理和存儲。

首先，從全局存儲角度來看，文件信息被拆分。換言之，由于大量文件按照文本文件提供精準單位標準以邏輯結構排列，因此根據單元網絡與每個邏輯存儲的邏輯關系創建電子文件和文本文件以及碎片文件節點。即把文件數據分配給對應的數據庫服務器節點，主要目的是讓本地請求找到請求目標，找到最近的邏輯存儲節點，以便更快地訪問和處理。實際的文件操作是通過文件管理部門的管理服務器來實現的。文件管理部門可以監控和管理所有文件操作，確保文件存儲和操作的安全。對于全網的文件請求，也可以通過節點傳輸實現跨區域訪問的目的。動態跨節點訪問模式顯著減少了對文件管理服務器的訪問，數據節點之間的協同也加快了文件查詢的速度。

2.分布式信息流處理實現

電子文件系統通常具有多種類型的信息，包括會議照片、記錄和音視頻等。因此，必須妥善處理傳輸過程中的分布式信息流。面向對象的文件信息處理方式盡可能提高客戶端軟件的信息利用率和復寫率，但需要通過編譯信息源代碼對多媒體文件信息進行解碼、修改和復制、讀取，發回服務器時，必須進行編碼，多媒體數據隱藏在對象發送流中，由于對象與信息的綁定關系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒體信息處理必須克服面向對象媒體處理的不足。依托組件的藍圖模式，支持預處理組件讀取、組件重寫等，由用戶端組件、媒體信息端組件、中間傳輸組件三個構建層次組成。中間發送組件平衡文件信息流發送、目錄重建等，檢索文件媒體信息，選擇合適的媒體庫或數據庫提供直接瀏覽能力，將遠程信息內容結果傳輸給用戶。同時，其平衡信息節點之間的信息并管理媒體。媒體信息側提供信息流化，實現組件功能，將媒體傳輸到網絡進行讀取、瀏覽查閱、編碼和解碼授權等一系列操作，這些均通過遠程操作組件來完成，并依托中間介質協同處理，將更為直觀的結果發送給用戶。用戶可以通過該組件對授權文件進行播放、瀏覽、下載等操作，整個過程異常方便、快捷。

六、結語

綜上所述，隨著社會不斷進步發展，對于電子文件歸檔和管理的要求也必然有所改變，其中“自主可控”將是電子檔案管理的主流方向。要想實現對電子文件歸檔與管理的自主可控效果，就必須采取先進技術手段，對電子文件檔案實施分布式處理，搭建分布式存儲系統，由此實現電子文件內容的異步共享，簡化電子檔案檢索算法，促使電子檔案資源的完善性、準確性、可靠性及安全性。

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（作者單位：濱州市公共就業和人才服務中心）