“十四五”時期，地方高校檔案管理數字化轉型存在的問題與對策

許靜

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案信息化也實現了快速發展，尤其“十四五”時期，國家將檔案事業發展提升了一個新高度，將檔案定義為重要的信息資源和文化遺產，并倡導加快檔案的全面數字化轉型和智能化發展。但實際上，就近期地方高校檔案管理的數字化發展而言，因受各方面影響，導致數字化轉型過程中存在著很多問題，因此，本文在分析地方高校檔案管理數字化轉型必要性和意義的基礎上，對檔案管理數字化轉型的問題進行研究，并提出一些相應的對策，以期為后續的發展和變革提供理論參考。

關鍵詞：“十四五”時期;地方高校;檔案管理;數字化轉型

科技的快速發展使得數字化與人們的日常生活和工作深度融合，檔案管理也逐漸向數字化方向發展，檔案管理數字轉型不僅為檔案的日常管理和應用提供了很大便利，檔案管理方式也得以優化，逐漸邁向更高層次，滿足了“十四五”時期深化檔案信息化戰略轉型的要求。在這種背景下，信息數字化、傳輸網絡化也逐漸成為高校檔案管理發展的重要趨勢。

一、“十四五”時期高校檔案管理數字化轉型的必要性和意義分析

1.檔案管理數字化轉型是校園辦公自動化發展的必然趨勢

隨著科學技術和信息技術的快速發展，我國的辦公自動化水平有了很大的提升，無紙化辦公背景下出現了很多以網絡、硬盤為載體的數據信息，形成了各種動態化的數字檔案。在這種情況下，如果仍然采用傳統方法開展高校的檔案管理工作，顯然是無法滿足高校發展需求的。

在“十四五”時期，檔案事業得到了關注，檔案管理逐漸朝著數字化方向轉型，以不同載體形式存在的檔案信息在數字化標準下統一保存，并且能夠快速傳播和共享，使得傳統檔案管理工作的勞動強度大大降低。因此，在高校檔案管理數字化發展過程中，學校檔案工作負責人及檔案管理人員應及時把握檔案工作信息化和數字化的發展情況，緊跟時代發展步伐，變革管理方法，達到高校檔案數字化管理的目標。

2.檔案管理數字化轉型有利于實現信息資源的傳播和共享

社會信息化進程的加快使得檔案信息資源得到了更加廣泛的關注，人們對檔案利用的需求也不斷提升，檔案數字化的價值也就凸顯了出來。朝著數字化方向發展，很好地實現了高校檔案的快速檢索和傳遞，只要檔案使用者具備進入檔案系統的權限，就能隨時進入系統查詢所需信息，降低了檔案管理和應用的人工成本。同時，將高校的紙質檔案轉化成電子信息，檔案信息不再受時間和空間的限制，檔案使用效率和價值明顯提升，達到了檔案資源共享的目的。

3.檔案管理數字化轉型是強化檔案現代化管理的最終結果

隨著社會的進步和科學技術的發展，形成的檔案類型和檔案載體也多種多樣，在這種情況下，傳統的檔案管理方式顯然已經無法滿足師生及社會對檔案利用的需求，數字化管理也就成為高校檔案管理發展的必然結果。通常情況下，檔案是以孤本形式存在的，一旦損毀就無法挽救，而檔案數字化可以將各種信息輸入電腦系統，電腦可以即時備份，很好地解決了檔案孤本的問題，檔案管理的人工成本也得到了有效控制，是現代化發展的最終結果。

二、當前地方高校檔案管理數字化轉型過程中存在的問題

1.地方高校檔案管理理念落后

隨著“十四五”規劃的不斷推進，我國的檔案事業得到快速發展，國家深入推進檔案信息化戰略轉型，強調檔案管理的數字化發展。但就當前地方高校的檔案管理工作而言，學校領導及中層干部的現代化管理意識和觀念相對薄弱，沒有建立對行政部門、教學院系及檔案專兼職工作人員合理的考核和獎懲機制，不能進行有效管理，導致檔案工作人員思想懈怠，工作積極性不高，沒有創新意識，掌握現代化技術和設備的能力和意識更是不足，對地方高校檔案管理的數字化轉型造成了一定阻礙，很難滿足“十四五”時期檔案管理工作的要求。

2.檔案管理數字化經費不足、檔案管理系統建設落后

檔案數字化工作需要購置專門的硬件設備、管理軟件及相關配套設備，地方高校因為經驗不足，需要選擇專業的公司外包加工，經費動輒幾十萬甚至上百萬，而很多地方高校由于財政困難，在檔案管理數字化建設上缺乏足夠的資金投入，因此，地方高校檔案管理數字化工作出現各種各樣的問題。據調查，目前，有很多高職高專院校因為經費不足，沒有配置專門的檔案管理系統。而情況相對好一點的高校即使配置了檔案管理系統，還是會因為經費緊張，不得不采用各種各樣的應對“策略”。部分高校采取“螞蟻搬家”的方式，申請一點經費，完成一部分檔案數字化，沒有經費就暫停，檔案數字化工作缺乏整體規劃。部分高校購買檔案管理系統后，因為后期維護費用高，經費得不到保障，只能沿用老版系統，產品得不到有效維護、更新和適配，系統建設存在著很大的滯后性，運行過程中存在諸多不足。還有部分高校只做了條目的錄入，仍然很難在短時間內將所需檔案調取出來，數據得不到充分利用，工作效率低下，發揮檔案數字化管理方便快捷的作用非常有限。因此，經費不足是導致地方高校檔案管理數字化轉型面臨重重阻礙的重要原因之一。

3.檔案數字化管理體制不完善

高校檔案管理數字化發展趨勢適應了當前檔案管理不斷改革的形勢，“十四五”期間檔案管理工作的管理理念、管理技術方法和管理模式逐漸發生了變化，并取得了初步的成效。在“十四五”期間，進一步促進了高校檔案資源數字化管理的開展，不斷加強檔案管理的安全性和便捷性，成為當前高校檔案數字化管理工作中的主要改革內容。

但是，當前地方高校檔案數字化管理體制并不完善，現在所采用的管理制度和管理模式仍然是傳統檔案工作模式下的方案體系，并未結合數字化發展的現實情況，無法滿足當前檔案管理數字化發展的現實需求，對高校檔案管理數字化發展的安全性和管理效能造成一定影響。

4.高校檔案工作缺乏復合型人才

隨著高校的不斷發展，招生規模擴大，檔案數量呈現出逐年增加的態勢，檔案類型也更加豐富。面對如此復雜的形勢，高校檔案的數字化轉型對工作人員掌握計算機、管理軟件等科學技術的能力提出更高的要求，新時期的檔案管理人員不僅要具備扎實的檔案專業知識，更要緊跟時代步伐，積極學習計算機、網絡以及系統維護等方面的技術，掌握各種軟件的應用技能，及時更新信息技術知識。但實際上，當前高校檔案部門尚未將這一環節高度重視起來，工作人員不夠，現有人員老齡化嚴重，對高校檔案數字化發展造成了較大影響。

三、“十四五”背景下地方高校檔案管理數字化發展的有效對策

目前，我國已經進入信息化時代，信息技術的快速發展促進了各領域的進步，“十四五”規劃的提出，對各領域未來的整體發展提出了更高的要求。而高校作為培養人才的主要場所，受到政府的重點關注，在當前背景下，檔案管理數字化建設已成為地方高校目前檔案管理工作的重要內容，其未來建設的方向需要以“十四五”規劃的奮斗目標為基準，從而提高地方高校檔案資源數字化管理效能。

1.改變地方高校傳統檔案管理理念

在信息技術飛速發展的背景下，高校檔案管理工作的信息化建設步伐逐漸加快，雖然部分地方高校檔案工作負責人已經認識到加強檔案管理數字化建設的重要性，但是，在具體實施過程中仍然堅持傳統的檔案管理理念。基于此，地方高校檔案工作負責人需要積極學習全新的思想觀念，并引進先進的信息技術和技術人才，從而豐富檔案管理工作內容，提高工作效率。可以考慮本校計算機專業的優秀畢業生，本校優秀畢業生的綜合情況對于檔案管理人員來講容易了解，管理人員可以根據學生的個人優勢安排合適的工作崗位，同時針對不同領域的工作內容制訂不同的培訓計劃，提高人才利用率。此外，針對檔案部門在職工作人員的具體工作情況，不定期進行專業知識培訓，鼓勵在職人員不斷更新檔案管理理念，不斷豐富見識，提高工作能力。為了幫助地方高校檔案工作負責人及檔案管理人員更新管理理念，高校應邀請專家對其進行基礎業務培訓，在培訓過程中著重分析檔案管理數字化建設的重要性，并以“十四五”規劃的遠景目標為基礎，進一步促進高校檔案管理的智能化發展。

2.保障經費投入，加強檔案數字化基礎設施建設和管理系統建設

檔案管理數字化轉型是一項促進高校發展，并且對高校有著深遠意義的工作，是高校檔案管理發展的必然趨勢，因此高校需將檔案數字化建設工作納入學校的總體規劃，檔案數字化經費納入學校經費預算，統一規劃，加強檔案數字化基礎設施建設和管理系統建設。地方高校需結合實際情況，以建立綜合檔案信息資源總庫為目標，構建一個滿足學校檔案工作需求的檔案數字化管理系統，實現對黨群、行政、教學、科研、設備、基建、聲像等傳統檔案、專題檔案和校史資料的系統管理，實現涵蓋信息資源的收集、整編、歸檔、查詢、利用、借閱、鑒定、銷毀、編研等全過程規范化管理。還要將檔案數字化管理系統與高校的辦公自動化系統、教務系統、圖書管理系統等形成有效對接，構建一個檔案數字化管理共享平臺，確保各部門都能實現數據信息的即時共享，資源互補，解決檔案系統中人為錄入檔案工作量大、易出錯等問題，為高校提高各部門的工作效率以及檔案信息的有效管理提供了切實保障。

3.加強地方高校檔案數字化管理體制的建設

“十四五”規劃中提出了在未來發展中需要實現互聯網、大數據和人工智能的高效融合。高校檔案資料管理煩瑣且復雜，想要提高工作效率，需要工作人員積極采用先進的信息技術，實現檔案資源數字化管理。雖然地方高校檔案管理工作在運行過程中有相關制度可遵循，但是并不適合數字化的檔案資源管理，為了促進數字化檔案資源管理工作的開展，相關工作人員在完善檔案數字化管理制度時，需要堅持“十四五”規劃中的檔案管理目標，在工作開展中堅持依法治理的原則，并隨著時代的發展實現開放化和現代化，促進檔案管理數字化的可持續發展。其一，地方高校在對檔案資源進行數字化管理之前，需要根據本校檔案管理工作的基本特點制定較詳細的管理條例，管理條例在應用過程中切實起到指導作用，按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施，實現檔案資源分批次、分層次的數字化管理。

其二，堅持循序漸進的原則，檔案資源數字化管理體制的完善并不是一朝一夕完成的，其制度內容在檔案資源管理工作中逐漸完善，由于高校檔案種類較為復雜，所以在促進數字化管理時，需要提前將不能數字化的檔案進行整理分類，選擇檔案內容具有長遠價值且利用率較高的檔案作為首要的數字化管理對象，整個數字化管理工作的開展，需要在完善的管理制度下有序完成。

4.加大復合型檔案人才培養的力度

高校要想實現檔案的現代化管理，人才是非常關鍵的一部分，可以說，檔案人員的素質和水平對檔案數字化建設有著決定性的作用。因此，在高校的檔案數字化發展過程中，一定要注重對檔案人員的培訓和培養，加大對現有人員的培訓力度，做好對檔案人員的繼續教育，帶領其學習現代化的檔案管理知識，掌握先進的計算機技術。在此過程中需要注意，繼續教育必須要從高校檔案工作和檔案人員的實際情況展開，將崗位再教育和全面系統培養充分結合，在自學提升的同時加強脫產培訓，實現檔案基礎知識和專業技能的有效融合。同時，繼續教育還要和崗位晉升、加薪等緊密結合起來，促進檔案工作人員提高專業素質和專業技能的主動性。此外，高校還要積極引進既具備專業檔案知識又掌握計算機技術以及各種軟件應用的高素質復合型人才，能夠高效開展數字化分析和處理工作，以此打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，定期組織優秀人才參與知識講座和學術交流，不斷更新知識，時刻擁有最先進的知識和技術，為高校檔案管理的數字化、智能化發展奠定堅實的基礎。

四、結語

總而言之，在高校的檔案工作中，檔案數字化轉型既是促進高校各項工作有序開展的催化劑，又為其帶來一系列的挑戰和難題，可謂是一把雙刃劍。國家不斷出臺更新的各項法律、政策和飛速發展的科學技術為解決這些難題提供了有力支撐，為高校檔案管理數字化轉型提供了更多的可能性，不僅是社會對高校提出的要求，更是高校檔案管理部門自身發展的迫切需要。因此，地方高校以及相關管理人員一定要重視檔案管理數字化轉型發展，對當前檔案管理數字化發展過程中出現的各種問題進行全面分析，結合問題采取相對有效的對策，轉變管理觀念，注重現有檔案數據庫的強化和再建設，完善相關方面的管理工作，加強體制機制建設，規范檔案管理數字化轉型的方方面面，緊跟時代步伐積極轉變，旨在實現地方高校檔案管理以及相關工作的數字化、信息化、智能化發展，為檔案資源的充分利用提供支撐。

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（作者單位：山西工程技術學院 ）