淺談干部人事檔案的轉移銜接工作

□陶惠文

（作者單位：周口市疾病預防控制中心。）

董必武用“古為今用，功同史冊”來形容檔案管理的重要性，對于個人而言，人事檔案是個人履歷的表現，具有較強的時間線性，真實記錄了一個人的工作經歷和成長過程，通常不可隨意更改變動，任何細小疏漏，都會造成不必要的麻煩，甚至可能影響干部的工資待遇、考評任免等重大事項。人事檔案是個人成長經歷的真實記錄，為用人單位提供詳實的參考信息，是每個人工作生活中的“必需品”。隨著我國干部人事檔案工作體制機制的不斷健全，對檔案管理工作也提出了新的要求、新的紀律和新的方法。人事檔案的管理工作不僅僅是將其保存在文件柜中，而是要在檔案的調閱、移交、接收、歸檔甚至數字化過程中，對其進行詳盡審核、查漏補缺、修正錯誤。由此看來，人事檔案的轉移和銜接，不僅是日常管理的重點和難點，也是提升檔案質量和管理水平的良機。

一、人事檔案銜接的重要性和常見問題

隨著一個人的生活、學習、勞動等社會行為，其社會身份不斷發生變化，人事檔案的增量也是顯而易見的。同樣，隨著社會構成和經濟制度的不斷轉變，也可能會出現大量的“無用”檔案，甚至一些信息化程度不高的檔案會出現偽造、涂改、撤換等違法行為。據不完全統計，近年來發生的勞務糾紛訴訟案件中，有關人事檔案的糾紛比例正逐年增加。在這種背景下，在人事檔案管理過程中，發揮檔案管理部門的監督審查作用是極為重要的。

人事檔案的轉遞本質上是一種具有保密性的信息傳播過程，體現了檔案的動態特點。在這一過程中，檔案管理人員必須尊重現實性這一基礎和前提，做到整體內容完整齊全、個體材料客觀真實，才能為用人單位提供優質可靠的信息服務。進入一個新的單位或部門，必須盡快做好新材料的收集補充，縮短檔案生成與員工入職的時間差。檔案管理與人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用。

良好的轉移與銜接能夠有效發揮干部人事檔案的資政作用，在人事工作的各個環節都具有無可比擬的重要性，也是合理開發利用人事檔案的關鍵環節。在檔案轉移銜接過程中，監督審查應貫穿始終，其本質是追溯檔案信息來源的可靠性，糾正歷史遺留問題，確保人事檔案及人事信息的真實性、規范性及完整性，客觀上提高檔案管理效率，有助于深挖檔案信息，增強人力資源管理部門服務質量，進一步保護檔案的安全性及完整性。

二、人事檔案轉移相關法律法規政策解讀

中共中央辦公廳2018 年11 月印發的《干部人事檔案工作條例》中多次強調人事檔案轉遞與接收的重要性，明確規定干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”。在檔案轉遞、接收環節，嚴格按照有關政策和標準，及時做好干部人事檔案審核工作，可以有效篩查虛假、錯漏的材料內容，精簡、刪減無用的冗余信息。不僅能進一步提升檔案質量，更好地為單位服務，還可以逐步推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化的建設進程，為其他方面的檔案管理工作提供一個基本遵循，在集體管理、事業發展、監督執紀甚至社會信用體系中發揮了越來越重要的作用。

與1991 年頒布的《干部檔案工作條例》相比，新的《干部人事檔案工作條例》突出全面從嚴這一政治要求，明確了新時代干部人事檔案工作定位，新設專章明確檔案工作紀律和監督要求。重點收集體現干部忠誠、清廉、擔當等方面的材料，增加檔案信息化建設和信息資源開發要求，為全面、歷史、辯證地評價干部提供更為詳實的檔案信息。

《干部人事檔案工作條例》的頒布實施，對檔案管理人員的業務能力也提出了新的要求，不僅要熟知傳統的檔案轉移工作流程，還要在各個環節擔負起審核員、監督員的莊嚴使命。在充分了解黨和國家在紀檢監察方面的法律法規的同時，還應具備一定的邏輯推理能力，能夠通過文字和數據還原一個人的社會經歷，在長達數十年的檔案時間線中發現紕漏、去偽存真。

三、人事檔案移交和監交工作要點

檔案移交，不僅是文件材料的移交。在現實工作中，由于交接手續不齊全、交接制度不健全造成檔案管理工作長時間脫節的情況比比皆是。監交對檔案交接全程起到見證與監督作用，因此，無論是對外進行的檔案移交和接收，還是新舊檔案管理人員的內部工作交接，都應該安排專人負責監交。監交人通常由分管檔案科室的領導班子成員擔任，也可邀請檔案行政管理部門派人監交。

可見，建設一支優質高效的檔案管理團隊應該作為單位集體高度重視的一項人才培養計劃。不僅要強化責任教育，加強審核監督，還要不斷完善相關教育與培訓制度。一旦在檔案移交過程中發生徇私舞弊的情況，不僅無法修正遺留錯誤，還有可能出現更為嚴重的廉政風險問題。

相對其他檔案文書，人事檔案的轉遞和接收工作更為復雜和嚴謹，可能涉及檔案、人事、紀檢等多個部門以及檔案所有人所在業務部門。因此，在正式移交之前就應會同各部門對要移交的檔案進行一次全面梳理，分類排序，編制移交文據及表格，撰寫移交說明。然后優化交接雙方的人員配置，由分管領導牽頭，人事和檔案管理科室分別派出業務水平較高、政治素養較好的同志具體負責，在提檔現場即進行初步審核，對檔案中存在的問題當場理清，制訂切實可行的解決方案。及時同步數字化檔案內容，紙質檔案柜和電子檔案數據庫并行管理，二者互為備份，避免日后推諉扯皮。

四、結語

在實際的檔案轉移工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即檔案實體的交接工作，還應做好檔案“軟件”的交接工作，即檔案業務工作的交接。不僅要徹底完善干部人事檔案管理制度，進一步強調干部人事檔案專項審核的重要性，還可能涉及數字化建設、安全保密等多項相關工作。尤其是在大數據時代背景下，人檔案轉遞和接收工作較多的依賴信息化平臺，打破傳統思維和管理手段，形成科學、完善、可持續的新時期檔案管理制度。歸根結底是要提升檔案管理人員的職業素質，確保人事檔案在轉移銜接過程中不脫節、不亂序，始終保持人的經歷與檔案內容高度同步。嚴密把握人事檔案的真實性、完整性，嚴格遵守檔案銜接的程序性、合法性，是單位人才體系建設的第一步，也是極其重要的一步，是單位全面高速發展的重要依托。