企業檔案管理系統的設計與實現

王卓

摘 要：在國內經濟高速發展的今天，國家明令要加強體制改革，提高工作執行效率，積極健全法治社會，維護國家長治久安遙作為護法、維法、執法的公安部門，在這樣的時代背景下，公務會更加繁重，需要記錄的文案和事件將會更多。因此，如何更加合理、高效、規范地管理紙質文件檔案成為公安部門大力推進體制改革的重要一部分。隨著社會的不斷發展，計算機的不斷普及，檔案管理系統的建設成為我國社會事業的重要組成部分，傳統的紙質檔案系統已經不能滿足社會的發展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關鍵詞：企業檔案? 管理系統? 設計與實現

引言

系統的設計與實現：智能檔案柜管理系統基于“互聯網+物聯網”技術，可用于各企事業單位， 方便對紙質檔案文件進行規范化管理，提高工作效率。系統分為兩大部分：硬件和軟件。硬件部分包括主柜和副柜、智能鎖板和智能顯示屏，軟件部分包括服務器管理平臺和移動客戶端。

系統功能模塊設計：檔案柜平臺綜合運用二維碼識別、自動控制、網絡和數據庫等多種先進的技術手段，實現了取件碼、二維碼掃碼開柜、柜門狀態查詢等功能。整個系統分為服務端和移動端。

一、檔案管理系統

平臺管理員在檢查系統狀態時，登錄管理系統查看當前柜門狀態。柜門狀態保存在數據庫中，以枚舉的方式定義了三個狀態，分別為開、關和不確定。不確定指的是柜門狀態沒有在指定時間內刷新袁即柜子安卓端平板與后端長連接已經斷開;開和關兩種狀態指的是一段時間內的柜門狀態，而不是指實時的柜門狀態。

后臺授權開柜：平臺的核心功能在于開柜，后端服務器接收到開柜請求后，按照請求路徑分發給不同的驗證邏輯，通過驗證才能生成對應的開柜信息，并按照規定的加密方式返回。驗證的主要內容主要包括身份和信息的有效性以及驗證碼和二維碼包含信息的正確性。

文件使用記錄：柜門開關等操作包含有身份信息的驗證，每次開柜的時候，這些操作都會生成日志，里面記錄了開柜日期，開柜人員和開柜的柜門號以及文件的編號。一旦岀現文檔丟失的情況，可以通過查看日志來追責。

開柜請求處理：開柜請求來自于平臺和安卓平板，對請求的參數驗證完之后，取岀有用的憑證，作為查詢數據庫的索引值，找到對應的柜門編號和柜門狀態遙

系統監控管理：平臺對系統的魯棒性要求高，需要一個機制來監控系統的運行狀況。主要監控運行的程序和內存空間，統計系統中的異常，作為后期維護的依據。

檔案利用統計：對檔案利用者、檔案利用時間、利用次數、利用目的進行利用統計，利用人、利用時間、利用次數、利用目的等等。

檔案庫房管理：圖形化方式模擬展示實體庫房密集架或檔案柜布局、實體檔案擺放情況，支持倉庫布局及檔案柜基礎數據維護。

檔案關鍵詞管理：在系統錄入時自動生成關鍵詞，能夠全面地反映檔案內容，支持關鍵詞規則設定。

二、全方位高效信息化管理

智能檔案管理系統對合同數據的收集、掃描、存儲、應用、安全進行科學規劃和設計，從而保證檔案信息的收集、整理、歸檔、統計、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫房管理等環節的全方位高效信息化管理，實現了檔案數據的全生命周期管理。智能檔案管理系統更能實現與公司其他核心業務系統的無縫銜接，使大量有價值的檔案文件得以規范、自動、完整采集。

三、紙質檔案的優點和電子檔案的優點

紙質檔案的優點。任何形式的檔案都有自己的優點和缺點。紙質檔案也不例外，紙質檔案也有自己的優點。首先是直觀性，在實際工作中要查詢紙質檔案的時候，只要檔案沒有被涂改、沒有損壞也沒有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實性和安全性，紙質的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因為涂改或是修正后，一般都會留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實和安全的憑證，很難修改，真實性和安全性也就有了保障。雖然現在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認為紙質檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問題的時候，電子檔案的使用一般都很謹慎，人們也普遍認為紙質檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

電子檔案的優點。隨著計算機的發展，電子檔案越來越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優點。首先是能夠提高效率，計算機能夠提升工作效率，在進行存儲和查找的時候也能夠提升工作人員的速度，查找起來也相對的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲，電子檔案存儲系統不需要很大的空間也可以將檔案儲存完整，也不會因為環境因素的影響而減少存儲壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲存在計算機上，如果對系統進行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒有權限的人是沒有辦法進入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質量比較高。紙質檔案一般由人來存儲和排列，太多人為因素會導致檔案錯誤的概率增加，而電子檔案則沒有這方面的問題，電子檔案的質量和利用率比紙質檔案要高。

結論

隨著計算機和網絡的發展，信息技術在企業的發展管理中占據著越來越重要的地位。檔案作為企業的一種信息資源，是企業生產經營中不可或缺的一部分，在管理和決策中發揮重要的作用。傳統的紙質檔案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如紙質文檔易受潮，丟失損害難以修復，查找不便等。為了解決上述問題，電子檔案管理系統應運而生，這不僅為企業整個檔案系統增加了科技化的管理，同時也因為文檔管理系統的可備份化，為企業檔案增加了另一份安全保障。而對于檔案利用人員來說，有了文檔管理系統，同時有專門的檔案維護人員，檔案的檢索利用也會比過去的紙質文檔檢索利用更加簡便快捷。

參考文獻

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