高校財務會計檔案存在的問題及其解決建議

王艷　武偉

高校的財務檔案在高校的經濟業務方面發揮著巨大的作用，財務會計檔案在記錄和反映高校經濟業務的方面充當著重要史料和證據的角色，在高校檔案中占據著重要的地位。隨著我國的經濟發展和社會的進步，社會主義市場經濟的不斷崛起為高校會計檔案工作帶來了新的發展方向，高校的財務會計檔案管理方面要面對越來越多的問題。在全新的情況下如何將高校財務檔案進行有效的管理，以及采取相應的措施來解決檔案管理過程中面對的問題，是當前高校檔案管理中面對的重要問題。

財務會計檔案是高校中的重要經濟檔案，它是記錄和反映各高校、單位經濟業務的證據和參考資料，它不光在高校的會計工作中發揮著作用，在經濟管理工作中也有多方面的利用價值，我國對于會計檔案管理方面作出了很多的相關規定，我國頒布的《會計法》和《會計檔案管理辦法》等都對高校及其他單位的檔案管理進行了有關方面的管理及規定。隨著社會的不斷發展和會計相關行業的日新月異，財務會計檔案管理的工作變得日益復雜，財務會計檔案管理成為了會計日常工作的重點工作內容，也是會計最基礎的工作，對高校會計檔案進行規范化的管理可以有效地防止舞弊行為的出現。高校的財務檔案是否真實、齊全、準確、完整，關系到高校財務檔案管理的質量和高校未來的教育發展情況。

一、高校的財務會計檔案管理的主要內容

《會計檔案管理辦法》中對會計檔案管理工作作出了詳細的說明，會計檔案是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。其管理內容包括：①會計憑證類：包括原始憑證、匯總憑證、記賬憑證、其他憑證;②財務報告類：包括月度財務報告、季度財務報告、年度財務報告，這里面有會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告;③會計賬簿類：包含總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿;④還有一些例如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等財務檔案管理內容;⑤電算化會計檔案：可以存儲會計憑證、賬簿、報告等，例如磁盤、磁帶、紙質檔案等。

二、高校財務會計檔案目前存在的主要問題

（一）目前的高校財務檔案主要為紙質檔案。目前我國高校的檔案大部分還是以紙質形式，紙質會計檔案存在一些外在風險，例如紙質檔案容易破碎、損壞，容易受到外界環境的影響，可控性差。在日常的檔案管理工作及日常查閱環節中，由于客觀環境和人為因素的影響，會計紙質檔案有很大的概率會受到污漬或其他外在物體的影響，使紙質檔案受到污染，造成紙質檔案的字跡模糊、無法繼續使用的情況，更為嚴重的話會造成財務會計檔案的損壞，出現腐爛，最終導致會計紙質檔案不能繼續使用。目前高校的領導部門經常對學校內部的科研項目、財政情況、學校建設項目進行經濟方面的審查和經濟審計，這需要查閱許多的會計憑證和項目明細賬，還需要對相關資料進行大量的復印，目前高校的財務檔案管理模式首先要通過查賬，之后通過人工進行翻查、復印紙質憑證，這不僅需要大量的人力物力資源，在重復的查閱過程中容易對紙質檔案造成損害，導致紙質檔案的清晰度和完整度不斷下降。

（二）高校缺乏專職人員進行高校財務會計檔案的管理。目前的情況來看，會計檔案管理人員都是會計兼職管理，由于會計人員工作量大，人事變動頻繁，會計檔案的保管都是自己經手的，導致很多年的財務檔案資料沒有向學校檔案管理機構移交。嚴重違背了“會計檔案管理辦法”規定，財務檔案工作人員的工作情況沒有有效地完成。目前，大部分高校的財務部門都沒有設置檔案管理的專職人員，財務會計檔案管理工作也沒有專業化，高校的財務部門管理檔案的工作人員大部分都是會計人員，財務檔案管理只是他們的兼職工作，這些管理人員沒有受到檔案業務知識的專業培訓，不了解財務會計檔案的管理范圍和管理標準，所以工作人員對于財務檔案的管理重視程度不高，管理工作中的精細化也明顯不足，而且大部分的工作人員沒有專門的檔案管理工作經歷，缺乏檔案管理方面的經驗。財務會計檔案管理人員有時會有人手不夠的情況，所以財務管理部門會請學生或者其他非正式員工來進行檔案的裝訂工作，但是由于缺乏工作經驗，對檔案的基本操作規程缺乏經驗，這就導致工作人員整理的財務檔案沒有質量保證，裝訂不規范，難以保證檔案的完整性和安全性，會計憑證裝訂成冊后，有可能不符合裝訂要求。

（三）對財務檔案管理缺乏重視，工作重要性意識淡薄。高校的財務會計檔案管理工作是一項非常重要的工作，它關系到學校歷史的保存，起到了服務現實，承上啟下的作用。但是很多高校的管理人員對財務檔案工作沒有明確的認識，對于檔案管理工作不夠重視，把高校財務工作中的大量原始憑證的整理當成了一件浪費時間和財力的事，沒有將財務資料的整理歸檔工作作為財務管理的一項重要內容看待。造成了財務會計檔案資料堆積如山的現象，由于會計檔案管理辦法中有一項規定，當年形成的會計檔案要由單位會計管理機構臨時保管一年，一年后再交到單位檔案管理機構。但是財務部門對于這一相關工作沒有很好地處理，導致其他與財務相關的資料堆積如山，對于資料的保管時間也缺乏了解，這些檔案經過長時間的積累成為了財務檔案管理部門棘手的問題。

（四）財務檔案管理不完善、不規范。財務檔案管理機構是財務檔案管理工作能夠順利進行的重要保證，設置財會檔案管理機構是高校必須要重視的一項工作，也是國家法律規章的要求，但是目前很多高校對于檔案管理的實際工作缺乏足夠的重視，導致各高校財務檔案工作均不夠完善和規范，財務會計檔案管理工作的人員不夠專業，造成了檔案管理工作的分散，管理環節的分散造成檔案管理工作形成了很多不規范的現象，檔案管理的設施也不夠完善，沒有專業化的設備來參與檔案管理工作，例如財務檔案沒有設立專門的庫房，不符合“七防” 要求，沒有檔案檢索工具，查找不方便。

三、高校會計檔案管理的改進方法

隨著社會的不斷發展，高校會計檔案管理的工作也在不斷改革與完善，這對高校會計檔案管理工作帶來了更多的問題，提出了更多的要求。會計檔案管理是高校會計工作中最基本的一項工作，所以高校要提高財務會計檔案管理的科學性與規范性。

（一）會計資料歸檔要安排專人負責

會計檔案中包含很多與高校經濟業務相關的重要資料和有效憑證，包含了會計憑證、會計賬簿、財務報告等，財務會計檔案在高校的經濟業務中發揮著很大的作用，會計檔案在日常生活中的使用頻率很高，所以為了提高財務會計檔案的使用效率，要加大對財務會計檔案規范管理工作，對檔案的整理和歸檔提出更加嚴格的要求。高校的管理人員要提高對會計檔案的重視，對于檔案管理人員的選擇要符合檔案管理人員的相關要求，要挑選有責任心、思想品質優良的財務人員專職進行會計檔案的裝訂和保管工作。財務檔案的管理工作包含很多零碎的工作，除了會計檔案管理辦法里規定的對會計憑證、賬簿、財務會計報告進行整理，還要對財務相關的收據、發票、工資冊及其他財務支撐材料進行整理，這些材料的整理要符合要求，這些資料的整理及保管需要有相關工作經驗、有專業知識、工作細致認真的工作人員完成。還要提高財務管理人員素質。高校財務檔案工作要和當前不斷發展的檔案管理模式相適應，要對財務檔案管理人員的素質加強培養，提高工作能力，不斷對檔案人員進行多方面的教育培訓，讓財務檔案人員緊跟時代的發展，不斷提高其在工作上的責任心和工作能力，可以根據管理標準來對檔案進行科學的分類、整理。

（二）會計檔案保管和管理要利用現代化的技術手段

由于目前大多數高校都以紙質檔案為主，但是紙質檔案容易損壞，且損壞具有不可逆性，現在上級主管部門的專項審計、檢查任務逐漸增多且時間跨度大，高校中的上級部門也經常對財務會計檔案進行查閱，這樣就造成了會計檔案的管理難度大，檔案的損壞程度高等問題。在會計檔案管理辦法中有相關的規定，單位的財務檔案可以加入計算機等現代化技術來參與管理，隨著當前的信息化技術不斷進步，高校財務信息化平臺的建設進程也在不斷加快，越來越多的輔助財務會計檔案的現代化技術不斷出現，市場上已經出現了憑證影像系統、財務檔案管理系統，這些系統可以有效解決紙質化檔案中存在的缺點，可以通過掃描的方式來將紙質會計檔案及紙質憑證轉換成清晰的電子文件，這樣可以對紙質檔案進行備份，防止因為紙質檔案損壞、丟失帶來不可逆的損失，還可以提高會計憑證的使用效率，實現檔案的快速調閱，簡單方便，不受時間和地點的影響，減少了人為因素對紙質檔案的影響，有效降低了紙質檔案的損壞程度，降低檔案管理成本，使紙質檔案得到更好的保護。在使用電子檔案的過程中也要符合會計檔案管理辦法中的規定，要保證電子會計資料的真實性和準確性，在對紙質檔案電子化的過程中要保證電子檔案的正確匹配，在電子檔案的管理中，要提高電子檔案的安全性和隱私性，采取有效防范措施，防止電子會計檔案被篡改和泄露。電子檔案管理系統的建立提高了檔案的管理效率，對電子會計檔案的長久保存有很大的保證，該系統可以實現電子會計檔案與紙質會計檔案的檢索關系。隨著當前信息化技術的不斷進步，財務會計檔案的信息化管理技術也在不斷完善，高校要提高對信息化紙質檔案管理的建設，加大對其的經濟投入，加大電子檔案技術在財務檔案管理中的比重，提高檔案管理的工作效率。

（三）加大財務與檔案管理部門的溝通

財務部門要設置整理會計檔案資料的專職人員，專職人員要加大與學校檔案管理部門的交流，相關部門學習相關工作經驗，財務工作人員的工作不僅僅是裝訂憑證、賬表，將裝訂完成的檔案移交到檔案管理部門，檔案管理部門缺少與財務部門的溝通，對于相關檔案缺乏認識，會造成檔案管理的失誤。財務部門對檔案的整理和裝訂工作要按照會計檔案管理辦法的要求，這就需要與檔案管理部門進行溝通來確定整理和裝訂的具體要求，學校檔案管理部門要給予正確的指導。財務檔案管理要做到權責明晰，工作有序，財務檔案歸檔標準化、 規范化的要求。

（四）建立健全高校財務檔案管理的規章制度

要實現高校財務檔案規范化，要制定檔案工作管理的明確規章制度，建立檔案管理的責任化制度，并建立一套科學完善的檔案管理制度，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等工作，讓財務檔案管理工作有明確的規章制度來管理。財務檔案信息化是當前信息化時代的成果，也是現代檔案工作的重要組成部分，是檔案管理工作的未來發展趨勢。所以，大力改善財務檔案工作的管理水平及管理設施條件是非常重要的，首先要確保檔案的完整性，要不斷地更新檔案管理部門的設施，例如防火設備、防盜設備等，建立檔案管理流程的規范，讓工作人員的工作嚴格按照流程來進行，保證檔案管理的準確性和安全性。其次是加快檔案工作現代化進程，在檔案工作室加入計算機、打印機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備，對于設施的管理也要建立管理辦法，利用大量的會計檔案資料實現各類財務檢查的真實性。

結 語

綜上所述，高校財務會計檔案管理工作的開展關系到學校未來的發展，這需要會計基礎工作要更加科學化和規范化。所以，高校管理層要加強對會計檔案管理工作的重視程度，轉變傳統的觀念，不斷完善高校會計檔案管理體系，提高高校的會計檔案管理工作的效率，提升檔案信息的利用效率，促進高校會計檔案管理水平的不斷提升。