機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究

焦志德

摘要：伴隨科技的突飛猛進，以及信息化時代的來到，行業也會因此而逐漸產生巨大變革。與此同時，也對綜合性較強的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案事業需要與社會科學發展的步伐相適應，要用新型的現代信息管理等科技手段與之融合，構建起一個區別于傳統方式的數字化檔案管理工作模式，才能真正與信息時代同步發展。本篇文章將根據作者長期參與檔案管理的工作實踐，對國家機關及事業單位內控制度數字化以及檔案管理工作中普遍存在的問題進行了一些分析，并期望于工作上提出值得參考的方法。

關鍵詞：機關事業單位;數字化;檔案管理

引言：國家機關事業單位的數字化檔案管理工作，是指運用計算機技術、現代信息化技術等管理手段，將其在執行職責、開展業務過程中所產生的各種圖文、音像、錄像等文字資源，加以采集、分類、歸檔、存儲的工作總稱。對于提高工作效果、改善工作品質，就有必須在剖析當前機關事業單位數字化檔案管理工作存在的不足的基石上，探尋出執行效果的具體措施。

一、機關事業單位數字化檔案管理工作的現狀

（一）缺少對檔案管理的重視

現今，機關事業單位人員在上班時間常把工作績效放在首位，而缺乏對后勤部門工作人員的投入。檔案管理人員作為政府后勤工作中的重要一員，自然沒有上級領導的重要性，致使檔案管理工作多流于意識形態，而沒有真正充分發揮它應有的作用。在這一觀點的影響下，政府工作人員對開展檔案管理工作的熱情逐步減弱，管理意識也逐步減弱，最終檔案管理的相關工作也無法順利開展。

（二）檔案管理方法滯后

隨著新技術的發展，也給檔案管理工作人員帶來了新的發展機會，但由于不少機關事業單位在財務管理中依舊保持著傳統的管理觀念，再加上傳統管理方式的落后，不少管理方式還是停留在紙質層面。而且這些管理方式很明顯地和當下的新技術發展趨勢相悖，例如，在檔案管理工作人員在需要查閱有關資料時，仍必須花費數小時來到規定地點，然后完成文檔查閱。紙質檔案資料檢索既耗費時間，也易發生損毀丟失等狀況[1]。所以，造成當前階段國家機關事業單位檔案管理工作效果低下。

（三）檔案資源開發及設施建設程度低

當期，在機關事業單位的檔案管理管理工作開展過程中除以上幾個方面問題之外，在其資源開發利用工作和基礎設施建設等方面，也出現了一些問題。因為設施建設水平和資源開發利用程度相對較低，資源開發利用工作無法起到實際作用，這也導致了歸檔效率的逐漸下降。機關事業單位中并沒有嚴格的規范標準，在實際工作期間只重視對檔案資料搜集、整理、安放，而工作人員卻把其當成了檔案管理重點。而這些片面理解，也是造成檔案資料開發低下水平的主要因素。

二、機關事業單位數字化檔案管理工作的改進措施

1、加大設施投入

機關事業單位應當注重檔案管理工作的數字化，科學合理制定和分解計劃，增加檔案管理軟件、硬設備的投資，使之可以適應現代檔案管理工作的要求。一是，要加強對硬件設備的投資。認真評估現行檔案管理設備情況，對陳舊落伍、技術性能指標不合格的設備加以更新[2]。單位在進行新型檔案管理設備的購買投資過程中，應該充分考慮新型設備的技術先進性問題，而不是必須購買技術性能指標較為領先的設備，并綜合考慮影響各種因素，以力求在投資成本、技術性能、最佳的應用期限之間平衡發展。二是，要加強對系統軟件設備的投資。單位使用的檔案管理系統軟件直接影響了單位硬件設施性能的發展，所以單位在加強對硬件設備投資的同時，也必須對系統軟件設備加以必要的投資。

2、提高安全防護技術

要提高安全保護技能，必須確保數字檔案的安全。數字檔案主要是利用網絡與計算機設備加以保存，所以，其安全性一定要有所保證，不然如果遭到駭客、病毒的進攻和侵犯，將會給國家機關事業單位的各項操作帶來不良的影響。所以，必須要結合實際情況，配置殺毒，設置防火墻，或者控制瀏覽權限;定時更新數據庫和病毒庫，并進行文件、存檔的備份保存管理工作，如果出現差錯，就不會造成數據信息資源的損失[3]。做好軟件和硬件設備的更新與建設，以提升管理水平，從而做到對檔案資料的合理使用和共享。機關事業單位，在注重數字化檔案管理與建設的基礎上，還要做好對軟硬件設備的定期維護與檢測，以了解其有無出現問題，適時予以檢查更新，以提升檔案的利用率和使用安全。

3、培訓招聘相互結合

高層次的復合人才對于開展數字化檔案管理工作尤其重要，機關事業單位的財務管理部門要通過培訓與招聘相結合的辦法培養人員素質，并做好管理團隊建設。通過對現有員工進行培養，能夠有效彌補當前歸檔管理工作的領域短板;通過對新人員實行招聘，進一步增強歸檔管理隊伍的操作技術力量;通過新老人員間的結合，能夠形成管理隊伍人員的優勢互補關系。一是，要對現在歸檔管理工作人才加以培養。應該通過外聘歸檔管理工作人員對現在人才加以培養，但培養重心應該放到對歸檔操作基礎知識、軟件應用能力等對現在人才把握較淡薄的領域。與此同時，還要重視對現在人才自我把握能力的培養，讓其在操作實踐過程中進一步找到自己的不足，并不斷實現自我提升與完善。二是，要招錄歸檔管理工作的專業技能人才。按照職業特性與內容編制錄用標準，通過對應聘人才的從業經歷、業務能力等方面進行嚴格審核，擇優錄取。

結束語：綜上，在國家機關事業單位財務管理信息化工程中，檔案管理功能非常關鍵，為保障機關檔案管理業務的全面健康發展，也為各個部門貢獻了力量，必須要持續提高檔案管理效率，所以，在當下有必要推動機關檔案管理工作朝著數字化方面前進。在社會發展中，機關事業單位的財務管理工作人員要進一步提高對數字化檔案保護的意識，努力建設高素質的歸檔管理團隊，保證單位檔案管理工作人員全面掌握先進信息技術，更有效的應對數字化檔案保護，并有效克服電子化檔案保護中的種種問題。

參考文獻：

[1]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務，2017，（08）.

[2]郭華鋒.信息化條件下機關事業單位檔案管理問題分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院“.決策論壇———創新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）[C].2017.

[3]張黎一.機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J].科技風，2019，（26）.