關(guān)于加強(qiáng)軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)及其保密工作的思考

■ 王能文

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息化為重心轉(zhuǎn)變的過程。由于軍工企業(yè)的特殊性，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中，涉及到很多需要保密的工作內(nèi)容。因此，在建設(shè)信息化的過程中，不僅僅要充分保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境的可靠性，在定制開發(fā)的過程中更應(yīng)該保證其安全性。只有得到雙重保障，軍工企業(yè)檔案信息化的良好建設(shè)才有可能順利實(shí)現(xiàn)。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

不論是軍工企業(yè)還是其他企業(yè)，檔案信息化建設(shè)都是非常必要且重要的。首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息化的建設(shè)成為了必然。在國家發(fā)布的多項(xiàng)材料中，都明確指出國有軍工企業(yè)要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。第二，軍工企業(yè)都是涉及到國家機(jī)密的企業(yè)，不管是從安全性還是效率方面考慮，檔案信息化建設(shè)都是國有企業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的發(fā)展，國有企業(yè)的現(xiàn)代化程度不斷地在加深，涉密網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷地在成熟，大多數(shù)的國有企業(yè)都已經(jīng)通過了涉密網(wǎng)絡(luò)測評，很多便捷的應(yīng)用軟件也得到了普及。其次，檔案信息化建設(shè)是國有軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特殊性的特殊要求。大型國有企業(yè)背后都有著重大的使命，或國防建設(shè)或保家衛(wèi)國，在工作的過程中產(chǎn)生的信息都是涉密內(nèi)容。所以，這個(gè)信息的借閱流程會經(jīng)受更為嚴(yán)格的程序和監(jiān)督。在傳統(tǒng)的檔案管理制度下，用戶一般都是要逐級請示，然后等待會簽，這樣大大地降低了檔案資源服務(wù)的效率。而檔案信息化建設(shè)則很好地解決了這一問題，它讓審批流程變得快捷便利。最后，檔案信息化能夠促進(jìn)人力資源結(jié)構(gòu)的有效調(diào)整?，F(xiàn)如今，國有企業(yè)的管理崗位比例在逐漸縮減，有關(guān)檔案工作的從業(yè)人員數(shù)量在逐漸縮減，相關(guān)管理崗位的比例也在逐漸減少，人力資源結(jié)構(gòu)在不斷地優(yōu)化。改變傳統(tǒng)的檔案檢索、借閱方式，探索更為快捷便利的檔案借閱流程，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加工為數(shù)字檔案，減少無用的流通環(huán)節(jié)，降低檔案人員的工作量，以最少的從業(yè)人員最大程度地滿足檔案服務(wù)需求，才能適應(yīng)企業(yè)的人力資源戰(zhàn)略調(diào)整。

二、如何加強(qiáng)軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）確保充足的經(jīng)費(fèi)投入

首先要保證投入足夠的經(jīng)費(fèi)。因?yàn)閲熊姽て髽I(yè)的檔案利用有不同于其他企業(yè)的特點(diǎn)，它的軟件往往都需要專門去定制開發(fā)，而且在定制開發(fā)調(diào)查研究的過程中，不管是人力、物力還是財(cái)力，消耗都會比較大，因此成本會偏高。想要更好地實(shí)現(xiàn)檔案信信息化，不僅僅要有主要的服務(wù)器，備份服務(wù)器也是非常重要的。在檔案信息化的過程中，大量的檔案信息都需要掃碼錄入電子系統(tǒng)，工程掃描儀、書刊雜志掃描儀等硬件設(shè)施都是必不可少的。一旦缺失這些硬件設(shè)施，項(xiàng)目的進(jìn)展一定會受到影響，嚴(yán)重的有時(shí)會直接逼停項(xiàng)目。所以說，經(jīng)費(fèi)投入方面要有充足的財(cái)務(wù)預(yù)算做支撐。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)信息化建設(shè)

檔案信息化是整個(gè)企業(yè)信息化最重要的部分之一。為了避免在后期遇到不必要的麻煩，盡可能地提升工作效率，檔案信息化建設(shè)的初期就要設(shè)計(jì)好軟件的具體對接工作。PDM、OA 等軟件相互之間都應(yīng)該設(shè)置互通的模板，以方便用戶在使用軟件的時(shí)候能夠?qū)崿F(xiàn)自由切換，有效地查詢和歸檔各類檔案。針對部分因?yàn)殚_發(fā)較早、版本較低而無法實(shí)現(xiàn)互通的軟件，要盡早想好預(yù)防問題出現(xiàn)的措施，以防止各類信息出現(xiàn)不留接口、斷層獨(dú)立、使用繁瑣等問題。

（三）提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)

檔案從業(yè)人員的素質(zhì)將直接影響檔案信息化的整體進(jìn)程。因此，提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)是推動(dòng)檔案信息化工作的必要舉措。除了逐步引進(jìn)相關(guān)的高素質(zhì)人才，針對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員，也應(yīng)該對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和科學(xué)的管理。具體而言，可以定期組建如計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、現(xiàn)代管理技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)知識的培訓(xùn)講座，為檔案從業(yè)人員有效地掌握技能、提升素質(zhì)提供殷實(shí)的條件，從而為推動(dòng)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程培養(yǎng)杰出的專業(yè)人才。

三、完善軍工保密工作的思路及建議

在科技不斷進(jìn)步的背景下，我國軍工企業(yè)的保密工作獲得了一定的成效。然而，從總體上看，我國軍工企業(yè)還十分缺乏杰出的技術(shù)人才，人才的技術(shù)水平也各有高低。而人才的缺乏也不是近幾年才產(chǎn)生的，只是對比科技發(fā)展的速度，保密工作的技術(shù)人才培養(yǎng)確實(shí)是相對滯后的。針對這樣的情況，筆者提出了幾點(diǎn)完善軍工保密工作的思路以及建議。

首先，堅(jiān)持重點(diǎn)防范工作。這個(gè)重點(diǎn)，一方面指的是工作中的重點(diǎn)，另一方面指的是具體防范工作中的重點(diǎn)。在軍工企業(yè)的保密工作中，重點(diǎn)要關(guān)注的是保密制度的建設(shè)以及從事保密工作人員意識的增強(qiáng)。比如，在外包項(xiàng)目上，對于圖紙的發(fā)送，要做到分批、分頁；對于進(jìn)入科研區(qū)域的車輛、司機(jī)都要實(shí)施重點(diǎn)檢測，以防止文件的丟失。第二，保密教育精確化。以《中華人民共和國保守國家秘密法》搭配黨和國家對企業(yè)在保密工作中的要求為教育內(nèi)容，結(jié)合具體的案列，開展保密教育工作。保密工作還應(yīng)該致力于實(shí)現(xiàn)教育對象的重點(diǎn)化、教育管理的規(guī)范化、教育形式的多樣化以及教育實(shí)施的常態(tài)化。除了特別關(guān)注重點(diǎn)部門和重點(diǎn)人員的保密意識，還應(yīng)該從整體上不斷提升全體涉密人員的保密意識。第三，在實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的過程中，要盡量地去減少涉密人員的數(shù)量。首先，軍工企業(yè)一定會生產(chǎn)大量的軍用裝備，所以要意識到將軍用品和普通民用品分離開來，讓民用品人員接觸不到軍用品；針對必要的外包項(xiàng)目，也應(yīng)該盡量去控制供貨廠家的數(shù)量，保證圖紙、技術(shù)等等產(chǎn)品的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)全套的把控；更為重要的是，一定要加強(qiáng)外包廠家的保密要求，讓外包廠家對此簽訂協(xié)議，并要求其在發(fā)貨清單上以非密代號進(jìn)行標(biāo)識。

四、結(jié)語

總之，實(shí)現(xiàn)國有大型軍工企業(yè)的檔案信息化雖然是比較復(fù)雜的，卻是勢在必行的，它不僅僅是整個(gè)社會檔案信息管理的整體發(fā)展趨勢，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要支撐。在實(shí)際的工作過程中，一定要確保充足的經(jīng)費(fèi)投入，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)信息化建設(shè)，提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)，完善并執(zhí)行軍工保密工作的思路?！奥仿湫捱h(yuǎn)兮，吾將上下而求索?！本W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展告訴我們檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要我們時(shí)刻去堅(jiān)守、去探索。走軍工企業(yè)的檔案信息化的這條道路固然是比較辛苦的，但是有收獲，有樂趣在其中，我們就應(yīng)該在這條道路上通過不斷的探索、嘗試和努力，一直走下去，從而為軍工企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份屬于自己的力量。