合同檔案管理中的主要風(fēng)險與管理措施

段學(xué)敏

摘要：現(xiàn)階段，我國各類企業(yè)面臨著極大的發(fā)展和生產(chǎn)壓力，在此形勢下企業(yè)越來越重視合同檔案管理。對此，本文主要分析了合同檔案管理中的主要風(fēng)險，同時對相應(yīng)的管理措施進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：合同檔案;主要風(fēng)險;管理措施

當前，我國市場經(jīng)濟發(fā)展速度日益加快，企業(yè)在日常經(jīng)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生諸多的檔案與合同，這些資料屬于保護以及證明企業(yè)合法經(jīng)營的主要依據(jù)，所以重要性不言而喻。但是，受經(jīng)營習(xí)慣、計劃經(jīng)濟體制等相關(guān)原因的長時間影響，諸多企業(yè)經(jīng)營人員缺乏對合同檔案管理的關(guān)注，使得檔案運用與管理風(fēng)險增高。諸多經(jīng)驗教訓(xùn)真實：只有對切實可行的檔案管理措施予以研究和制定，才可以有效規(guī)避這些風(fēng)險，為企業(yè)有序、健康經(jīng)營提供重要保障。

一、合同檔案管理中的主要風(fēng)險

（一）管理方面的風(fēng)險

對合同檔案予以管理時，經(jīng)常會遇到各式各樣的問題，從而促進合同檔案管理風(fēng)險增多。

諸如合同格式缺乏準確性，內(nèi)容完整性不強。某些企業(yè)合同經(jīng)辦人不具備良好的法制觀念，并未根據(jù)相關(guān)規(guī)定擬定合同。在使用合同的時候，企業(yè)顯得十分被動。部分企業(yè)對合同檔案予以管理時，運用到的整理方式與要求不符，進而促進合同檔案管理風(fēng)險的提高。現(xiàn)階段，電子合同檔案在管理效率方面實現(xiàn)了顯著的提升，電腦填寫合同檔案已成為常態(tài)，如此極易丟失合同檔案原件。大部分企業(yè)之中的合同檔案管理人員，只是簡單的保存合同復(fù)印件，亦或是傳真，進而讓合同檔案管理存在許多的安全隱患。除此之外，一些企業(yè)合同簽訂后并未存儲，引起了檔案丟失、調(diào)包等相關(guān)狀況。

（二）保存中的安全風(fēng)險

合理保存合同檔案，對其正常使用極為有利，還能在重要時刻將其作為證據(jù)[1]。但是，當前大部分企業(yè)的檔案管理人員并未履行好此職責(zé)。一直以來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同檔案和現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案的安全都是必須重視的問題。在保存管理傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案中存在的防火防盜問題極為關(guān)鍵，同時電子化檔案也存在嚴重電腦入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊引發(fā)的安全風(fēng)險，因此，不管在什么條件下，都必須將合同檔案的安全保持工作切實做好。

（三）違約風(fēng)險

合同檔案是開展企業(yè)開展經(jīng)營活動的重要憑證，其具有一定的約束力和法律效力，如此便決定了其可以當作法律判決、合同仲裁以及合同糾紛的重要依據(jù)。但現(xiàn)階段，我國大多數(shù)企業(yè)經(jīng)營人員法律風(fēng)險意識不足。對此，企業(yè)在經(jīng)營中很容易出現(xiàn)隨意毀約和違約的問題出現(xiàn)，合同檔案在管理方面也涉及諸多風(fēng)險。如，企業(yè)在招聘人才的過程中，通常與其簽訂勞動合同，但如果勞動合同并未到起就隨意的將員工開除，需要向員工支付相應(yīng)的補償金，并且也難以將合同檔案管理所具備的作用展現(xiàn)出來。

二、合同檔案管理風(fēng)險的管理措施

（一）建立健全企業(yè)合同檔案管理制度

合同檔案管理工作和企業(yè)各個部門息息相關(guān)，不管哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，便會對企業(yè)的正常運營造成影響，同時還會使企業(yè)的經(jīng)濟利益受損。因此，企業(yè)必須建立健全合同檔案管理制度，對合同檔案管理流程進行規(guī)范，促進合同檔案管理效率提高，最大化挖掘出合同檔案中的信息價值，使企業(yè)的利益得到保障[2]。如在制定中明確規(guī)定合同應(yīng)該何時歸檔，向合同檔案管理人員和相關(guān)部門提出要求，必須按時分類、歸檔合同檔案等。同時，要大力培訓(xùn)合同檔案管理人員，促進其專業(yè)水平提高。在培訓(xùn)中，要加深合同檔案管理人員對合同檔案具體管理流程和相關(guān)規(guī)定的了解。在管理合同檔案時，還要嚴格監(jiān)督合同檔案管理人員，確保其可以規(guī)定為基礎(chǔ)管理合同檔案，確保檔案信息安全性以及完整性。只有確保制度的完善性，才可以為順利開展合同檔案管理工作提供保障，從而有效維護企業(yè)的合法權(quán)益。

（二）提高合同管理專業(yè)化水平

對于企業(yè)合同管理專業(yè)化水平偏低的情況，屬于引起檔案管理違約風(fēng)險的主要原因。所以，企業(yè)需不斷加強合同管理水平，而要想實現(xiàn)此目標，應(yīng)以結(jié)合靜態(tài)管理和動態(tài)管理、提高專業(yè)素質(zhì)兩方面為中心，詳細而言：第一，結(jié)合靜態(tài)管理和動態(tài)管理。靜態(tài)管理指的是傳統(tǒng)檔案管理，動態(tài)管理則表現(xiàn)為分類、維護合同檔案;第二，提高專業(yè)素質(zhì)。加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，立足于此促進通識教育效果的提高，拓寬其知識面促進其專業(yè)素質(zhì)提高。

要想確保合同檔案管理工作展現(xiàn)出應(yīng)有的作用，需要獲取到相關(guān)部門的支持，對此企業(yè)可通過卡子專題講座等相關(guān)形式，確保全體員工均能夠認識到合同檔案管理的重要性。基于此，此項工作在落實方面就會獲取到更多支持。并且，增強兩種工作合作力度，可促進企業(yè)合同檔案管理水平的提高，也可以有效消除合同檔案保存中出現(xiàn)的風(fēng)險。

（三）進一步強化合同檔案管理的法治化

企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，就應(yīng)在檔案管理工作的各階段中融入合同檔案法制化，特別是在市場經(jīng)濟下，經(jīng)營活動必須立足于法治精神，從法律入手開展合同檔案管理工作。換言之，企業(yè)在開展合同檔案管理時，要以企業(yè)實際經(jīng)營情況以及相應(yīng)的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，對具有規(guī)范性、科學(xué)性的管理制度進行制定，以免出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象[3]。同時，在管理合同檔案的過程中，相關(guān)工作人員必須加深對法律知識的了解，用法律法規(guī)全面規(guī)范自己的日常工作，實現(xiàn)合同檔案管理法治化目標。當企業(yè)和外部簽訂合同時，要根據(jù)法律法規(guī)的內(nèi)容，保護好合同檔案，使企業(yè)的合法權(quán)益得到保證，以堅實的基礎(chǔ)助推企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語：

總而言之，現(xiàn)階段信息技術(shù)在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，在管理合同檔案的過程中要與企業(yè)的發(fā)展需求相結(jié)合，建立健全企業(yè)合同檔案管理制度，如此才可以確保合同檔案管理工作有據(jù)可循。與此同時，應(yīng)使合同檔案管理的規(guī)范性得到保證，促進合同檔案管理人員素質(zhì)提升，從而確保合同檔案管理更加有效，促使合同檔案管理風(fēng)險顯著降低，有效維護企業(yè)的合法權(quán)益。

參考文獻

[1]崔立紅，楊淑梅，馬帥章.創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案的管理實踐探析[J].機電兵船檔案，2020（03）：52-54.

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[3]施高燕.淺析合同檔案的管理[J].經(jīng)營管理者，2019（06）：78-79.