新時期如何做好文件保密、歸檔與利用工作

摘 要：當前，社會發展進入新階段，文件在社會實際發展中運用比較廣泛，是記錄信息的重要資源。因此，相關部門需要借助有效措施加強對文件的管理，高度重視文件的保密，歸檔和利用，避免由于文件泄露造成經濟損失。本文主要就新時期文件保密，歸檔和利用工作的實施策略展開分析。

關鍵詞：新時期;文件管理;保密;歸檔;利用

目前，社會發展進入新的歷史時期，對于文件管理工作提出更高要求。文件中承載著很多關鍵的內容，對于社會的建設發展具有重要影響。因此，需要做好文件的保密，歸檔和利用工作，為后續的工作提供科學的借鑒指導，為社會的建設發展創造更多的效益。

一、如何加強文件的保密工作

（一）提高工作人員的保密意識

文件保密工作是文件管理工作人員的工作職責，因此，負責文件管理的工作人員需要有效的明確自身責任，防止出現文件出現泄露。相關的從業人員需要提升自身的安全防范意識和職業道德操守，增強自身的保密意識，高度重視文件保密工作。一旦出現文件泄露情況，需要有關部門嚴格進行懲處，有效的處理文件泄密問題[1]。

（二）加強文件管理的防護措施

在文件管理工作實際中，在硬件設施建設上，需要重視重要文件的安全管理。要安裝保險鎖，保險柜和其他的防盜設備等，提升文件安全。相關的工作人員需要對重要文件進行備份，防止文件丟失導致無法復原。要重視文件的防潮，防曬和防蛀工作，保護文件的完整性。針對那些絕密的文件需要進行嚴格審查，在合格之后進行歸檔，仔細核對簽字。在進行歸檔時，如果出現泄密情況，需要立即查找文件泄露的原因，對會造成的后果進行預測，借助有效方法進行處理，把損害降到最低。要有效的落實科學的防守制度，安排專門人員進行管理，防止出現文件丟失情況，如果沒有授權不能調取檔案，如果工作有需要，需要進行一系列比較嚴格程序。

（三）讓保密準則落實到個人

文件對于社會的公共利益具有重要影響，與每個人的切身利益有密切聯系。相關的文件管理部門需要讓每個人明確保密規則，要進行保密準則的教育宣傳，提升工作人員的保密意識。

二、如何做好文件的歸檔工作

（一）詳細分類設好目錄

文件管理工作中比較關鍵的內容是保障文件的完整性和安全性，是文件管理工作的基礎性內容。文件需要保持完整，整齊，要有效的進行保存，為后續的文件運用提供有效幫助，以此來實現文件管理工作的目的。所以，需要對文件進行仔細分類，讓每一個文件具備一定的條理性，比如，可以結合文件的年限，性質，保密程度，地區等進行分類。需要為文件創設比較準確的目錄，可以進行整齊擺放，與此同時，為了保持文件的完整性，需要對文件進行定期的清理，或者結合實際，對文件進行重新分類[2]。

（二）及時歸檔建立網絡

要重視文件的網絡管理，借助電子郵箱對檔案備份和目錄進行保存，借助微機軟件或者移動硬盤對那些不能借助紙質存放的文件進行保存。有效的利用搜索引擎，可以為后續的文件查找工作節省更多的時間，節約人力資源，防止出現人工失誤情況，導致文件管理工作的效率下降。與此同時，電子文件的運用可以有效的彌補紙質文件的不足。在文件不斷增加的狀況下，相關的管理工作人員需要進行有效的清理，分類和存放。如果文件比較多，需要進行簡單的記錄，為后續的工作提供指導。

（三）積累經驗完善細節

文件管理工作人員需要不斷學習工作經驗，要對事件的后果進行預測，借助有效措施進行解決，要做好前期的準備工作，提升管理工作的實效性。文件管理工作人員需要具備良好的職業道德，要保護好文件的安全。在管理工作中一旦發現不足，需要借助有效方法進行整合優化[3]。

三、如何做到文件的精準利用

為了有效的利用文件，需要做好文件的存檔工作，保障文件保存工作的高效性，如果文件泄密，導致文件失去原本的意義。如果不能對文件進行科學分類，那么后續很難進行有效查找。所以，要有效的利用文件，實現文件管理保存的目的。

（一）質量是文件可利用的前提

在文件存放的實際中，要避免出現內容與文件名不符，文件缺失，電子文件泄露，文件不能有效提取等等問題。與此同時，在對文件進行歸檔的實際中，不能對文件進行混亂擺放，隨意更好等行為，要對每一人文件進行有效保存，保障文件的內在價值，提升文件管理的質量，為后續的文件利用提供有效幫助。

（二）規范是文件存放的重要保障

文件的規范性主要是文件的真實，完整和高效。那些被保存歸檔后的文件需要有效利用，這些被歸檔的文件需要具備可識別的標志，保存比較完整，文件名與實際內容符合等等。規范性是文件管理工作的重要前提。規范字主要是要文件可以分清主次，權衡輕重，等級識別。可以把使用頻率比較高的文件放置在關鍵位置，為后續的運用提供便利。對那些次要文件進行科學整理，根據級別與相同類型的文件共同存放。可以把索引根據名稱，時間和區域等進分類規劃，按照搜集信息，成立卷宗，審核內容和處理安放等步驟進行保存，可以把工作人員的各類職責和工作步驟規范進行落實。要在重視管理人員的素質教育，提升管理人員的綜合能力和素養，提升管理人員的責任意識，實現文件管理的高效性。

1、開拓思路讓文件管理工作可持續發展，伴隨文件的逐漸增加，科學技術的不斷發展，文件管理的方式逐漸出現一些變化。文件由以往紙質文件，聲像文件，實物文件轉化為電子文件，網絡文件，光盤和影碟等智能化的文件。因此，對于人才的需求不斷增加，需要引進專業的管理人員，具備一定的網絡信息技術能力，要不斷學習，提升自身的職業素養[4]。

2、開辟多種路徑，開拓資源收集整合的渠道并且進行反饋。 能夠有效的運用信息資源，創設科學的文件資料管理制度。

結束語

總而言之，為了促進文件管理工作的高效運行，需要重視對文件的保密，歸檔和利用，實現文件的價值，促進文件管理工作的可持續發展，為社會創造更多的效益。

參考文獻

[1]羅小玲. 新時期事業單位檔案管理工作創新策略[J]. 陜西檔案，2021，（6）：54-55.

[2]黃思民. 新時期機關事業單位人事檔案管理工作的現狀分析及應對策略[J]. 黑龍江人力資源和社會保障，2021，（14）：85-87.

[3]齊月. 新時期做好企業檔案保密工作的若干思考[J]. 蘭臺內外，2021，（3）：55-56.

[4]王蕓. 做好新時期事業單位人事檔案管理工作的探析[J]. 經濟管理文摘，2021，（1）：88-89.

姓名：戴塔娜? ?出生年月：1983年09月，性別：女? ?民族：蒙古族? ? 籍貫：通遼市? ? 學歷：大學本科? ?職稱：檔案館員，研究方向：1保密文件的歸檔或保存期限方面? ? 2文件檔案電子化的趨向